AS 2002 111

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell'Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)

del 21 novembre 2001

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 351octies capoverso 8 del Codice penale1 (CP), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto L’Ufficio federale di polizia (Ufficio federale) gestisce un sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli (IPAS). La presente ordinanza ne disciplina la gestione e l’utilizzazione.

Art. 2 Scopo dell’IPAS L’IPAS serve a: a. constatare se l’Ufficio federale tratta dati riferiti a una determinata persona; b. trattare dati riferiti a persone, casi e fascicoli dell’Ufficio federale tramite INTERPOL e a trattare dati e documenti relativi all’identificazione delle persone, alla ricerca delle persone scomparse e ai documenti d’identità; c. aggiornare i fascicoli, organizzare lo svolgimento dei lavori e allestire stati- stiche.

Art. 3 Struttura dell’IPAS L’IPAS si compone di: a. un sistema principale; b. un indice; c. una funzione di gestione dei documenti e dei fascicoli (funzione di gestione).

RS 361.2 1 RS 311.0

2001-1657 111

Ordinanza IPAS RU 2002

Art. 4 Sistema principale

1 Il sistema principale si suddivide nelle seguenti sottocategorie:

a. «Dati di base», in cui sono registrati dati relativi a persone fisiche, persone giuridiche e oggetti; b. «Fascicoli», in cui sono registrati l’ubicazione dei fascicoli cartacei, i diritti d’accesso ai fascicoli e le indicazioni relative al prestito; c. «Pratiche», in cui sono registrati la categoria secondo l’articolo 5 capoverso

1 cui appartengono i fascicoli, il loro stato d’avanzamento nonché la persona

incaricata del fascicolo; d. «Contenuto», in cui sono registrati i dati più dettagliati relativi agli antece- denti riguardanti le persone fisiche, le persone giuridiche e gli oggetti. 2 I dati specifici registrati nelle sottocategorie di cui al capoverso 1 sono elencati nell’allegato 1 (catalogo dei dati).

Art. 5 Dati trattati nel sistema principale 1 Nel sistema principale sono trattati dati e documenti relativi alle seguenti catego- rie: a. dati e documenti relativi a persone che gli organi di polizia svizzeri o stra- nieri hanno trattato a scopo di identificazione e che sono state notificate all’Ufficio federale per confronto di dati (categoria «AFIS»); b. dati e documenti relativi a persone annunciate come autori presunti di reati, parti lese o testimoni alla Polizia giudiziaria federale (PGF) o al servizio competente in seno all’INTERPOL, nell’ambito di inchieste della polizia giudiziaria o di attività di polizia finalizzate alla prevenzione condotte da autorità di perseguimento penale o di polizia svizzere o straniere (categoria «INTERPOL»); c. dati e documenti relativi alle ricerche di persone scomparse in Svizzera e all’estero (categoria «Ricerca di persone scomparse»); d. dati e documenti relativi alle pratiche del servizio competente in materia di coordinamento nell’ambito dei documenti d’identità e di legittimazione (ca- tegoria «Documenti d’identità»). 2 I dati e i documenti che rientrano in più categorie secondo il capoverso 1 sono trattati in ciascuna categoria di dati corrispondente.

Art. 6 Indice 1 L’indice serve a rilevare se l’Ufficio federale tratta dati riguardanti una determinata persona fisica o giuridica.

Ordinanza IPAS RU 2002

2 Esso contiene i dati seguenti:

a. l’identità delle persone cui si riferiscono i dati; b. la designazione dei servizi dell’Ufficio federale nei quali una determinata persona è registrata; c. la designazione dei sistemi d’informazione dell’Ufficio federale nei quali una determinata persona è registrata, ad eccezione dei sistemi di cui all’arti- colo 11 della legge federale del 7 ottobre 19942 sugli Uffici centrali di poli- zia giudiziaria della Confederazione (LUC) e all’articolo 15 della legge fe- derale del 21 marzo 19973 sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna (LMSI).

Art. 7 Funzione di gestione 1 La funzione di gestione serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli dell’Ufficio federale relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridi- che o oggetti.

2 Essa dà accesso:

a. ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate dall’Ufficio federale; b. ai dati relativi alla trasmissione e allo stadio dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli; c. all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito.

Art. 8 Copia dei dati 1 Al fine di evitare una doppia registrazione, i dati riguardanti gli ambiti di compe- tenza della PGF e che sono entrati tramite INTERPOL possono essere copiati nel sistema informatizzato della PGF (JANUS). 2 L’Ufficio federale disciplina le modalità di questa operazione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 14.

Sezione 2: Accesso all’IPAS e comunicazione dei dati

Art. 9 Utenti interni all’Ufficio federale 1 I collaboratori dell’Ufficio federale possono consultare l’IPAS online se per adem- piere i loro compiti legali hanno bisogno di dati registrati nel sistema.

2 I diritti d’accesso sono disciplinati nell’allegato 2.

2 RS 360 3 RS 120

Ordinanza IPAS RU 2002

Art. 10 Utenti esterni all’Ufficio federale Le seguenti autorità possono consultare online i dati che figurano nell’indice: a. il Ministero pubblico della Confederazione, nell’ambito di inchieste di poli- zia giudiziaria ; b. le autorità federali incaricate di effettuare i controlli di sicurezza conforme- mente all’articolo 2 capoverso 4 lettera c LMSI4; c. il Corpo delle guardie di frontiera per accertare se una persona è registrata presso la PGF o il servizio incaricato delle pratiche relative a INTERPOL; d. la sezione Estradizioni dell’Ufficio federale di giustizia (UFG).

Art. 11 Trasmissione di dati 1 Fatte salve le disposizioni legali che reggono i dati segnaletici, INTERPOL, la ri- cerca di persone scomparse e i documenti d’identità, l’Ufficio federale può, in casi particolari e nell’ambito dell’assistenza amministrativa, comunicare informazioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, quando esse ne hanno bisogno per adem- piere ai loro obblighi legali: a. le autorità di polizia o di perseguimento penale federali, cantonali e stranie- re; b. gli uffici centrali nazionali INTERPOL e la segreteria generale di INTERPOL; c. il servizio dell’Ufficio federale dei rifugiati competente per l’identificazione dei richiedenti l’asilo e delle persone bisognose di protezione; d. i servizi dell’Ufficio federale degli stranieri competenti per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge federale del 26 marzo 19315 concernente la dimora e il domicilio degli stranieri e dalla legge del 29 settembre 19526 sulla cittadinanza; e. il servizio dell’UFG competente per l’assistenza giudiziaria internazionale; f. i servizi dell’Amministrazione federale delle dogane competenti per l’esame delle condizioni d’entrata; g. le rappresentanze svizzere all’estero competenti per il rilascio dei visti.

Art. 12 Ulteriori disposizioni sulla trasmissione dei dati 1 Al momento della comunicazione dei dati registrati nell’IPAS, si devono rispettare i divieti inerenti all’utilizzazione. L’Ufficio federale può comunicare alle autorità straniere di cui all’articolo 11 dati relativi ai richiedenti l’asilo, ai rifugiati o alle persone provvisoriamente ammesse solo previa consultazione dell’Ufficio federale competente.

4 RS 120 5 RS 142.20 6 RS 141.0

Ordinanza IPAS RU 2002

2 L’Ufficio federale rifiuta di trasmettere dati registrati nell’IPAS se vi si oppongono interessi preponderanti pubblici o privati. I dati che non sono destinati a essere co- municati sono segnalati come tali nell’IPAS. 3 Al momento di qualsiasi trasmissione di dati registrati nell’IPAS, il destinatario deve essere informato sulla natura, l’affidabilità e l’attualità dei dati. Può impiegarli esclusivamente allo scopo per cui gli sono stati trasmessi. Deve essere avvertito delle restrizioni d’impiego e del fatto che l’Ufficio federale si riserva il diritto di esi- gere informazioni sull’uso che sarà stato fatto di questi dati. 4 La trasmissione di dati, il destinatario, l’oggetto e il motivo della trasmissione de- vono essere registrati nell’IPAS. 5 L’Ufficio federale disciplina le modalità dettagliate della trasmissione nel regola- mento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 14.

Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati

Art. 13 Diritti delle persone interessate 1 Ogni persona può domandare all’Ufficio federale informazioni sui dati a suo ri- guardo che sono registrati nel sistema principale IPAS e chiedere la rettifica o la soppressione di questi dati. Se la richiesta concerne una persona dispersa, anche i suoi congiunti ai sensi dell’articolo 110 numero 2 CP possono esercitare tale diritto. 2 Il diritto alla consultazione, alla rettifica e alla soppressione dei dati è retto dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 19927 sulla protezione dei dati (LPD). Per i dati comunicati da INTERPOL è fatto salvo l’articolo 13 dell’ordi- nanza del 1° dicembre 19868 sull’Ufficio centrale nazionale INTERPOL Svizzera. Per le iscrizioni nell’indice di dati che dipendono dalle competenze della PGF è fatto salvo l’articolo 14 LUC9.

Art. 14 Sorveglianza e responsabilità

1 L’Ufficio federale è responsabile dell’IPAS. Emana un regolamento sul tratta-

mento dei dati registrati nell’IPAS.

2 Esso nomina un servizio di controllo. Questo è incaricato di gestire i diritti

d’accesso all’IPAS, coordinare i dati dell’indice e far modificare o cancellare i dati d’intesa con i responsabili della registrazione. 3 Il Centro del servizio informatico del Dipartimento federale di giustizia e polizia fornisce i mezzi informatici necessari alla gestione di IPAS.

7 RS 235.1 8 RS 351.21 9 RS 360.0

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Art. 15 Sicurezza dei dati La sicurezza dei dati è garantita dall’ordinanza del 23 febbraio 200010 sull’informatica nell’Amministrazione federale (OIAF).

Art. 16 Durata della conservazione dei dati 1 I dati del sistema principale che sono in correlazione con dati dattiloscopici memo- rizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (ordinanza del 21 novembre 200111 sul trattamento dei dati segnaletici; AFIS) o con profili di DNA memorizzati nel sistema d’informazione basato sui profili di DNA (ordinanza SIDNA del 31 maggio 200012) sono cancellati contemporaneamente ai dati corri- spondenti memorizzati in questi sistemi d’informazione. 2 Al momento della cancellazione dei profili di DNA sono cancellati anche tutti gli altri dati conservati nell’ IPAS relativi alla persona in questione, se non vi è altro materiale segnaletico che si riferisca alla stessa persona. Se gli altri dati conservati in IPAS non possono essere cancellati, la nota riguardante l’esistenza di un profilo di DNA è cancellata contemporaneamente al profilo di DNA.

3 Il numero di controllo del processo è cancellato quando la Confederazione non

conserva più alcun dato segnaletico sulla persona in questione. 4 I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità» del sistema principale sono cancellati dopo 15 anni.

5 Gli altri dati del sistema principale sono cancellati dopo dieci anni.

Art. 17 Protocollo Ogni trattamento di dati nell’IPAS è protocollato.

Art. 18 Archiviazione 1 L’Ufficio federale offre all’Archivio federale i dati di cui non ha più bisogno o che sono destinati alla cancellazione, assieme a tutti i documenti che vi si riferiscono. 2 I dati e i documenti che l’Archivio federale giudica privi di valore archivistico so- no distrutti.

10 RS 172.010.58 11 RS 361.3; RU 2002 ... 12 RS 361.1

Ordinanza IPAS RU 2002

Sezione 4: Disposizioni finali

Art. 19 Modifica del diritto vigente Le ordinanze qui appresso sono modificate come segue: 1. Ordinanza del 31 maggio 200013 concernente il sistema d’informazione basato sui profili di DNA Art. 22 Abrogato

2. Ordinanza del 16 marzo 199814 sull’Ufficio di comunicazione in materia di

riciclaggio di denaro Art. 3 cpv. 1 lett. c 1 Per adempiere i suoi compiti legali, l’Ufficio di comunicazione può essere colle- gato per mezzo di una procedura di richiamo (on-line) alle banche di dati seguenti: c. il sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (IPAS);

Art. 20 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2002.

21 novembre 2001 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Moritz Leuenberger La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

13 RS 361.1 14 RS 955.23

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Allegato 1 (art. 4 cpv. 2)

Catalogo dei dati

Sistema principale

A. Categoria «AFIS» Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche

1. Numero

2. Cognome

3. Nome

4. Data di nascita

5. Sesso

6. Nazionalità

7. Indirizzo

8. Luogo di nascita

9. Luogo d’origine

10. Nome dei genitori

11. Stato civile

12. Lingua madre

13. Documenti d’identità

14. Nomi controllati/identità accertata

15. Data del decesso

16. Connotati (segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei

capelli)

17. Pseudonimi e caratteristiche

Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche

1. Numero

2. Nome

3. Sede

4. Nazionalità

5. Forma giuridica

6. Informazioni del registro di commercio

7. Nome dei membri degli organi direttivi

Ordinanza IPAS RU 2002

8. Indirizzo

9. Altri nomi e caratteristiche

Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti

1. Numero

2. Nome dell’oggetto

3. Descrizione

4. Date relative all’evento

5. Paese di provenienza dell’informazione

6. Caratteristiche

7. Indirizzo

Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Collaboratore che ha registrato il fascicolo

3. Ubicazione abituale (centro di documentazione)

4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito)

5. Numero del volume

6. Informazioni sui dati di base legati al fascicolo

7. Date dei documenti del fascicolo

8. Osservazioni

Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Tipo (entrata/uscita, autorità di rilascio o destinatario)

3. Data della pratica

4. Data di registrazione e collaboratore responsabile

5. Autorità responsabile dell’identificazione

6. Motivo per cui la persona è stata segnalata

7. Data dell’identificazione

8. Luogo dell’identificazione

9. Priorità

10. Termine

11. Riferimento

12. Categoria

13. Stato di avanzamento della pratica (fase)

Ordinanza IPAS RU 2002

14. Data della fase

15. Collaboratore incaricato della fase

Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero del controllo del processo (impronte digitali e/o DNA)

2. Esistenza di un profilo di DNA in CODIS

3. Tipo (informazioni sulle fotografie, le impronte digitali e i profili di DNA disponibili)

4. Osservazioni (domande e risposte inerenti alla pratica)

5. «Hit» (confronti effettuati, risultato)

6. Misure

B. Categoria «Interpol» Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche

1. Numero

2. Cognome

3. Nome

4. Data di nascita

5. Sesso

6. Nazionalità

7. Indirizzo

8. Luogo di nascita

9. Luogo d’origine

10. Nome dei genitori

11. Stato civile

12. Lingua madre

13. Documenti d’identità

14. Nomi controllati/identità accertata

15. Data del decesso

16. Connotati (segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei ca- pelli)

17. Pseudonimi e caratteristiche

Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche

1. Numero

2. Nome

Ordinanza IPAS RU 2002

3. Sede

4. Nazionalità

5. Forma giuridica

6. Informazioni del registro di commercio

7. Nome dei membri degli organi direttivi

8. Indirizzo

9. Altri nomi e caratteristiche

Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti

1. Numero

2. Nome dell’oggetto

3. Descrizione

4. Date relative all’evento

5. Paese di provenienza

6. Caratteristiche

7. Indirizzo

Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Collaboratore che ha registrato il fascicolo

3. Ubicazione abituale (centro di documentazione)

4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito)

5. Numero del volume

6. Informazioni sui dati di base legati al fascicolo

7. Date dei documenti del fascicolo

8. Osservazioni

Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Tipo (entrata/uscita, autorità di rilascio o destinatario)

3. Data della pratica

4. Data della registrazione e collaboratore responsabile

5. Autorità che ha effettuato l’annuncio

6. Motivo dell’annuncio

7. Data dell’annuncio

8. Luogo dell’annuncio

9. Priorità

Ordinanza IPAS RU 2002

10. Termine

11. Riferimento

12. Categoria

13. Stato di avanzamento della pratica (fase)

14. Data della fase

15. Collaboratore incaricato della fase

Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 1. Osservazioni (testo libero di 600 caratteri con antecedenti e fattispecie rela- tivi alla persona o all’oggetto)

Ordinanza IPAS RU 2002

Allegato 2 (art. 9 cpv. 2)

Diritti d’accesso a IPAS G = Get (Visualizzare) A = Add (Visualizzare, introdurre dati, modificare e cancellare i dati registrati dall’unità amministrativa)

Categoria AFIS Categoria Interpol Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti

UFP Servizi Servizio A A A A A A A A d’identificazione Sezione AFIS A A A A A A A G Permanenza 24h A A A G A A A A Sezione ricer- G – – – G G G – Sezione documenti G – – – G G G – d’identità Ufficio di comunica- G – – – G – – – zione in materia di riciclaggio di denaro

Ordinanza IPAS RU 2002

Categoria AFIS Categoria Interpol Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti

Polizia guidiziaria federale Capodivisione inter- A A A G A A A A vento e pianificazione Commissariato crimi- A A A G A A A A nalità generale Centrale d’intervento A A A G A A A A Divisione coordina- G G G – G G G G zione Servizio di controllo G – – – G G G G JANUS Commissariato SysPol G – – G G G – Ufficiale inquirente G – G – G G G – Divisione inchieste G – G – G G G – Divisione inchieste G – G – G G G – preliminari Servicio di analisi e prevenzione Lotta contro il terrori- G – – – G – – – smo Estremismo G – – – G – – – Servizio informazioni G – – – G – – – Non–proliferazione G – – – G – – – Commissariato EST G – – – G – – – Commissariato G – – – G – – – CENTRO

Ordinanza IPAS RU 2002

Categoria AFIS Categoria Interpol Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti

Commissariato G – – – G – – – OVEST Analisi CO/CE/CG G – – – G – – – Servizio degli stranieri G – – – G – – – Centro di situazione e G – – – G – – – di rapporto Supporto Gestione dei fascicoli A A A G A A A A Servizio postale G – – – G – – – Archivio G – – – G – – – Servizio di controllo A A A G A A A A IPAS Stato maggiore Consulente per la G G G G G G G G protezione dei dati Servizio federale di sicurezza Servizio informazioni, G – – – G – – – valutazioni, protezio- ne e sicurezza (DIAS) Commissariato Sicu- G – – – G – – – rezza dei magistrati e delle rappresentanze estere

Ordinanza IPAS RU 2002

Categoria AFIS Categoria Interpol Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti

Commissariato Sicu- G – – – G – – – rezza dei visitatori stranieri e dell’aviazione civile

UFG G – – – G – – – Sezione estradizioni

DDPS G – – – G – – – Divisione della prote- zione delle informa- zioni e delle opere