AS 2004 2951
Verordnung über das Informationssystem Ordipro des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten
Verordnung über das Informationssystem Ordipro des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Ordipro-Verordnung)
vom 7. Juni 2004
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
1 Diese Verordnung regelt den Betrieb des Informationssystems Ordipro (Ordipro)
des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Departement).
2 Im Ordipro werden die Daten bearbeitet:
a. der Mitglieder der diplomatischen und konsularischen Vertretungen in der Schweiz sowie der Personen, die zu ihrer Begleitung in die Schweiz ermäch- tigt sind; b. der Mitglieder der ständigen Missionen bei den internationalen Organisatio- nen in der Schweiz; c. der Mitglieder der ständigen Delegationen der internationalen Organisatio- nen bei den internationalen Organisationen in der Schweiz; d. der Mitglieder der ständigen Vertretungen bei der Abrüstungskonferenz in der Schweiz; e. der Mitglieder der Beobachterbüros und der ihnen gleichgestellten Organisa- tionen in der Schweiz; f. der Mitglieder der Sondermissionen in der Schweiz; g. der Personen, die von den internationalen Organisationen in der Schweiz be- schäftigt werden; h. der Personen, die zur Begleitung der Personen nach den Buchstaben b–g in der Schweiz ermächtigt sind.
SR 235.21 1 SR 235.2
2004-0513 2951
Ordipro-Verordnung AS 2004
Art. 2 Zweck und Inhalt des Informationssystems
1 Das Ordipro dient der Erfüllung der Aufgaben der für den Protokolldienst des
Departementes zuständigen Behörde (Protokoll) und der ständigen Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und bei den anderen internationalen Organisationen in Genf (Mission) gemäss dem Wiener Übereinkommen vom 18. April 19612 über die diplomatischen Beziehungen, dem Wiener Übereinkommen vom 24. April 19633 über die konsularischen Beziehungen sowie den Sitzabkommen gemäss Anhang 1. Es dient insbesondere: a. als Grundlage für die administrative Abwicklung der Akkreditierung und des Aufenthalts der erfassten Personen; b. der Ausstellung und Verwaltung der verschiedenen Kategorien von Legiti- mationskarten.
2 Es umfasst die Datensammlungen des Protokolls und der Mission.
3 Das Departement ist ermächtigt, Anhang 1 nachzuführen.
2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung
Art. 3 Daten Im Ordipro werden durch das Protokoll und die Mission folgende Personendaten bearbeitet: a. Name; b. Vorname; c. Geburtsdatum; d. Privatadresse und Tel-Nr.; e. Geschlecht; f. Zivilstand; g. Nationalität; h. Titel und Funktion; i. Arbeitgeber (Vertretung, internationale Organisation, allfälliger weiterer Ar- beitgeber); j. Beruf; k. Pass (Art, Gültigkeit, Nr.); l. Nachfolger von (Name der ersetzten Person); m. Datum Ankunft/Abreise; n. Datum Arbeitsaufnahme;
2 SR 0.191.01 3 SR 0.191.02
Ordipro-Verordnung AS 2004
o. Art der Arbeitsbewilligung in der Schweiz; p. Legitimationskartendaten; q. Fahrzeugschilder und deren Zuordnung; r. Fotodaten; s. Zugehörigkeitsverhältnisse der ermächtigten Begleitpersonen zu den Haupt- personen; t. Schulden; u. Streitfälle, Straf-, Zivil- und Verwaltungsverfahren.
Art. 4 Bearbeitung der Personendaten
1 Die Daten der Personen nach Artikel 1 Absatz 2 Buchstabe a werden vom Proto-
koll, diejenigen der Personen nach Artikel 1 Absatz 2 Buchstaben b–h von der Mission beschafft und bearbeitet. 2 Behörden der Eidgenössischen Zollverwaltung bearbeiten in Ordipro zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten über die Personen nach Artikel 1 Absatz 2. Sie sind hinsichtlich dieser Datenbearbeitung für die Einhaltung der datenschutzrecht- lichen Bestimmungen verantwortlich.
Art. 5 Datenzugriff
1 Generell zugriffsberechtigt sind:
a. die Politische Direktion; b. die Direktion für Völkerrecht; c. die Grenzwachtposten für die Durchführung der Personenkontrolle an der Grenze; d. die internationalen Organisationen in der Schweiz auf die Daten der von ih- nen beschäftigten Personen sowie deren Begleitpersonen.
2 Ausschliesslich zur Identitätsabklärung sind zugriffsberechtigt:
a. die Fremdenpolizeibehörden der Kantone und Gemeinden; b. die von den Kantonen und Gemeinden bezeichneten Polizeistellen; c. das Bundesamt für Polizei (fedpol); d. das Bundesamt für Zuwanderung, Integration und Auswanderung (IMES); e. die Eidgenösschische Zollverwaltung (EZV); f. die kantonale Ausgleichskasse Genf. 3 Die Motorfahrzeugkontrollen/Strassenverkehrsämter der Kantone sind ausschliess- lich zur Kontrolle der Fahrzeuge und zur Identitätsabklärung der Fahrzeugführer und Fahrzeugführerinnen zugriffsberechtigt.
4 Der Umfang des Zugriffs der berechtigten Behörden ist in Anhang 2 geregelt.
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Art. 6 Erteilung der individuellen Zugriffsberechtigung Die Projektleitung Ordipro erteilt den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der zugriffsberechtigten Stellen die individuelle Zugriffsberechtigung. Sie überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die in Anhang 2 geregelten Zugriffe auf das Ordipro weiterhin bestehen.
Art. 7 Regelmässige Bekanntgabe der Daten Folgenden Behörden und privaten Institutionen werden zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben regelmässig Daten bekannt gegeben: a. dem Bundesamt für Flüchtlinge; b. den Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden; c. dem Bundesamt für Sozialversicherung; d. dem Bundesamt für Gesundheit; e. den Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen gemäss den Sitzabkommen nach Anhang 1 an Personen nach Ar- tikel 1 Absatz 2 zur Überprüfung von deren Berechtigung; f. den Statistikämtern des Bundes, der Kantone und der Gemeinden in anony- misierter Form; g. den Behörden für die Wehrpflichtersatzabgabe des Bundes und der Kantone, ausschliesslich für die Schweizerbürger im Alter zwischen 20 und 30 Jahren.
Art. 8 Bekanntgabe der Daten an Personen Juristischen und natürlichen Personen, welche ein besonderes Bedürfnis darlegen, können die Daten nach Artikel 3 Buchstaben a–i, m–q und s bekannt gegeben wer- den.
Art. 9 Bekanntgabe der Daten im Rahmen der Amtshilfe
1 Den Behörden, die Personendaten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben
benötigen, werden diese aus dem Ordipro zur Verfügung gestellt. Die Bekanntgabe der Daten erfolgt, je nach Zuständigkeit, durch das Protokoll oder die Mission.
2 Das Protokoll oder die Mission können auch Listen abgeben, wenn die ersuchende
Behörde eine Liste zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe benötigt und die Bear- beitung der Personendaten mit dem Bearbeitungszweck nach dem Gesetz vereinbar ist.
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3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit
Art. 10 Auskunftsrecht 1 Jede Person kann bei den zuständigen Stellen nach Artikel 4 schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über die von ihr erfassten Daten verlangen.
2 Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.
3 Die Auskunft kann gemäss Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19924 über
den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.
Art. 11 Berichtigungsrecht Jede Person kann verlangen, dass unrichtige Daten über sie berichtigt werden.
Art. 12 Sorgfaltspflichten
1 Die zuständigen Stellen nach Artikel 4 sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die
Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Sie vergewissern sich, dass die Personendaten, die sie in das Ordipro eingeben
oder die sie bekannt geben, richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 13 Datensicherheit 1 Die zuständigen Stellen nach Artikel 4 erlassen ein Bearbeitungsreglement; dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.
2 Sie treffen in ihren Bereichen gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen
angemessene organisatorische und technische Massnahmen. 3 Jede Datenbearbeitung ist mit individuellen Benutzerprofilen und Passwörtern zu sichern.
Art. 14 Protokollierung Die Zugriffe im Ordipro werden laufend protokolliert. Die Protokollierungen wer- den drei Jahre aufbewahrt.
Art. 15 Aufsicht und Koordination
1 Das Protokoll und die Mission üben die Aufsicht aus über die Bearbeitung der
Personendaten im Ordipro im Sinne dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen. 2 Sie koordinieren ihre Tätigkeiten mit den anderen am Ordipro beteiligten Behör- den nach Artikel 5.
4 SR 235.1
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3 Sie üben die Aufsicht aus über die Einhaltung des Datenschutzes und der Daten-
sicherheit. 4 Sie beaufsichtigen den Hersteller der Legitimationskarten betreffend die Einhal- tung des Datenschutzes und die rechtzeitige elektronische Vernichtung der jeweili- gen Personendaten.
4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten
Art. 16 Aufbewahrungsdauer
1 Die durch das Protokoll und die Mission bearbeiteten Personendaten werden nach
Benachrichtigung von der Abreise einer Person mit dem Status «abgemeldet» verse- hen.
2 Personendaten, die mit dem Status «abgemeldet» versehen werden, sind nach
Ablauf eines Jahres nur noch für das Protokoll und die Mission verfügbar.
3 Sie werden nach fünf Jahren vernichtet, sofern keine Pendenzen nach Artikel 3
Buchstaben t und u bestehen. 4 Der Hersteller der Legitimationskarten vernichtet alle gespeicherten Daten spätes- tens zehn Tage, nachdem er sie erhalten hat.
Art. 17 Anbietepflicht an das Bundesarchiv Das Protokoll und die Mission bieten die von ihnen bearbeiteten Personendaten vor ihrer Vernichtung dem Bundesarchiv an.
5. Abschnitt: Inkrafttreten
Art. 18 Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2004 in Kraft.
7. Juni 2004 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Joseph Deiss Die Bundeskanzlerin: Annemarie Huber-Hotz
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Anhang 1 (Art. 2 Abs. 1)
Sitzabkommen
Abkommen vom 11. Juni/1. Juli 1946 über die Vorrechte und Immunitäten der Organisation der Vereinten Nationen zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Generalsekretär der Vereinten Nationen (SR 0.192.120.1); Abkommen vom 17. November 1997 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und den Vertragsstaaten des Übereinkommens über Vergleichs- und Schiedsverfahren innerhalb der Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa (OSZE) zur Festlegung des rechtlichen Statuts des Vergleichs- und Schiedsgerichtshofs innerhalb der OSZE in der Schweiz (SR 0.192.120.193.1); Abkommen vom 10. März 1955 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Meteorologischen Weltorganisation zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.242); Briefwechsel vom 5. Februar/22. April 1948 zwischen der Schweiz und dem Welt- postverein über das rechtliche Statut dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.278.3); Abkommen vom 22. Juli 1971 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Fernmeldeverein zur Regelung der rechtlichen Stellung dieser Orga- nisation in der Schweiz (SR 0.192.120.278.41); Abkommen vom 21. August 1948 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Weltgesundheitsorganisation zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Orga- nisation in der Schweiz (SR 0.192.120.281); Abkommen vom 11. März 1946 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO) zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.282); Abkommen vom 28. September 1971 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Interparlamentarischen Union zur Regelung der rechtlichen Stellung dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.121.71); Abkommen vom 9. Dezember 1970 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Weltorganisation für geistiges Eigentum zur Regelung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.23); Abkommen vom 17. November 1983 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Verband zum Schutz von Pflanzenzüchtungen zur Regelung des rechtlichen Status dieses Verbandes in der Schweiz (SR 0.192.122.25); Abkommen vom 15. November 1946 betreffend das rechtliche Statut des Internatio- nalen Erziehungsamtes in der Schweiz (mit Prot.) (SR 0.192.122.41);
Abkommen vom 11. Juni 1955 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Europäischen Organisation für Kernphysikalische Forschung zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.42);
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Abkommen vom 19. März 1993 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz zur Festlegung der rechtlichen Stellung des Komitees in der Schweiz (SR 0.192.122.50); Abkommen vom 29. November 1996 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmond-Gesellschaften zur Festlegung der rechtlichen Stellung der Internationalen Föderation in der Schweiz (SR 0.192.122.51); Abkommen vom 10. März 1976 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Internationalen Organisation für Zivilschutz zur Regelung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.52); Abkommen vom 2. Juni 1995 zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Welthandelsorganisation zur Regelung des rechtlichen Status der Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.632); Abkommen vom 10. August 1961 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Europäischen Freihandelsassoziation zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Assoziation in der Schweiz (SR 0.192.122.632.3); Abkommen vom 18. Mai 1987 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Amt für Textilien und Bekleidung zur Regelung der rechtlichen Stellung des Amtes in der Schweiz (SR 0.192.122.632.5); Abkommen vom 10. Februar 1988 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Zwischenstaatlichen Organisation für den internationalen Eisenbahnverkehr (OTIF) zur Festlegung der rechtlichen Stellung dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.742); Abkommen vom 9. Dezember 1976 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Vereinigung Eisenerz exportierender Staaten zur Regelung des rechtlichen Statuts dieser Vereinigung in der Schweiz (SR 0.192.122.931); Briefwechsel vom 7. April/3. Mai 1954 betreffend das rechtliche Statut in der Schweiz des Zwischenstaatlichen Komitees für Europäische Auswanderung (SR 0.192.122.935); Abkommen vom 10. Februar 1987 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Bank für Internationalen Zahlungsausgleich zur Regelung der rechtlichen Stel- lung der Bank in der Schweiz (SR 0.192.122.971.3); Abkommen vom 20. März 1997 zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und dem Centre Sud zur Festlegung des rechtlichen Statuts des Centre in der Schweiz (SR 0.192.122.972.11).
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Anhang 25 (Art. 5 Abs. 4)
Zugriffsmatrix
5 Der Text dieses Anhanges wird in der Amtlichen und der Systematischen Sammlungen des Bundesrechts nicht veröffentlicht. Separatdrucke sind bei der Ständigen Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und den anderen internationalen Organisatio- nen in Genf, Postfach 194, 1211 Genf 20 erhältlich.
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