AS 2008 5043

Verordnung über das informatisierte Personennachweis, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei (IPAS-Verordnung)

Verordnung über das informatisierte Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei (IPAS-Verordnung)

vom 15. Oktober 2008

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf den Artikel 19 des Bundesgesetzes vom 13. Juni 20081 über die polizeilichen Informationssysteme des Bundes (BPI), verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand 1 Diese Verordnung regelt für das Informationssystem IPAS nach Artikel 12, 14 und 18 BPI: a. die verantwortliche Behörde und die Aufsicht; b. die Struktur und den Inhalt; c. die Zugriffsberechtigungen und die Datenbearbeitung; d. den Datenschutz und die Datensicherheit;

2 Das Informationssystem IPAS setzt sich aus folgenden Subsystemen zusammen:

a. System internationale und interkantonale Polizeikooperation nach Artikel 12 BPI; b. System zur Personenidentifikation im Rahmen der Strafverfolgung und bei der Suche nach vermissten Personen nach Artikel 14 BPI; c. Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol nach Artikel 18 BPI.

Art. 2 Verantwortliche Behörde und Aufsicht

1 Das Bundesamt für Polizei (fedpol) trägt die Verantwortung für das IPAS. Es

erlässt ein Bearbeitungsreglement der im IPAS gespeicherten Daten. 2 Das fedpol bestellt einen Kontrolldienst. Dieser regelt den Zugriff auf das IPAS gemäss der Zugriffsmatrix im Anhang 2, überwacht die automatischen Daten- löschungen und führt Datenkontrollen durch. Der Kontrolldienst ist verantwortlich

SR 361.2 1 SR 361

2008-1754 5043

IPAS-Verordnung AS 2008

für die Einhaltung der Verordnung, ihrer Anhänge und des Bearbeitungsreglements durch die Benutzerinnen und Benutzer.

3 Der vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement beauftragte Informatik-

Leistungserbringer stellt die für den Betrieb des IPAS erforderlichen Informatik- mittel.

2. Abschnitt: Struktur und Inhalt von IPAS

Art. 3 Struktur von IPAS

1 Das IPAS enthält die folgenden Kategorien:

a. Interpol; b. Europol; c. N-SIS; d. AFIS-DNA; e. Nachforschungen nach vermissten Personen; f. Identitätsausweise.

2 Jede Kategorie ist in die folgenden Unterkategorien unterteilt:

a. Stämme; darin werden Angaben über natürliche und juristische Personen sowie Objekte gespeichert; b. Dossiers; darin werden der Standort der Akten, Angaben über das Recht auf Dossierzugriff und Angaben über die Aktenausleihe gespeichert; c. Geschäfte; darin werden die Kategorie des Dossiers gemäss Artikel 4 Absatz 1, der Stand der Arbeit und Angaben über die mit der Bearbeitung des Dossiers betraute Person gespeichert. d. Geschäftsinhalt; darin werden Detailangaben über Vorgänge betreffend natürliche und juristische Personen beziehungsweise Objekte gespeichert. e. Geschäfts- und Aktenverwaltung; eine Funktion für die Geschäfts- und Aktenverwaltung.

Art. 4 Im IPAS bearbeitete Daten

1 Das IPAS enthält die folgenden Daten und Unterlagen:

a. Kategorie Interpol: Daten und Unterlagen zu Personen, die im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungsverfahren, die nicht der Bundesgerichts- barkeit unterstehen, oder im Rahmen präventiver polizeilicher Tätigkeit von in- oder ausländischen Strafverfolgungs- und Polizeibehörden der Bundes- kriminalpolizei (BKP) als Tatverdächtige, Geschädigte oder Auskunftsper- sonen gemeldet worden sind; b. Kategorie Europol: Daten, die im Rahmen der Zusammenarbeit mit Europol übermittelt worden sind;

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c. Kategorie N-SIS: Daten, die dem SIRENE-Büro im Zusammenhang mit einer Ausschreibung im N-SIS übermittelt worden sind; d. Kategorie AFIS-DNA: Daten und Unterlagen zu Personen, die von schweize- rischen oder ausländischen Polizeibehörden oder vom Grenzwachtkorps erkennungsdienstlich behandelt und dem Bundesamt zum Datenvergleich gemeldet worden sind; e. Kategorie Nachforschungen zu vermissten Personen: Daten und Unterlagen zu Personen, über die schweizerische oder ausländische Behörden, Privat- personen, Institutionen oder internationale Organisationen eine Eingabe an den fedpol angegliederten Dienst für Nachforschungen nach vermissten Per- sonen gerichtet haben; f. Kategorie Identitätsausweise: Daten und Unterlagen zu Personen, über die fedpol im Zuge der Anwendung der Ausweisgesetzgebung ein Dossier ange- legt hat.

2 Daten und Unterlagen, die zu mehreren Kategorien gemäss Artikel 3 Absatz 1

einen Bezug aufweisen, werden in jeder der betroffenen Kategorien bearbeitet.

3 Die spezifischen Daten, werden in Anhang 1 aufgelistet.

Art. 5 Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol

1 Das Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol dient dazu, die Verwal-

tung der Unterlagen und Dossiers zu erleichtern, die sich auf Geschäfte beziehen, die natürliche und juristische Personen oder Objekte betreffen; ausgenommen sind Unterlagen und fallbezogene Einträge zu Geschäften, die die BKP im Informations- system JANUS bearbeitet.

2 Das Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol kann alle Mitteilungen

umfassen, insbesondere solche, die per Telefon, E-Mails, Briefe und Fax an fedpol gerichtet sind oder von ihm ausgehen. Es umfasst insbesondere die im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Europäischen Polizeiamt (Europol) ergangenen Mitteilun- gen.

3 Es erlaubt den Zugriff auf:

a. spezifische, in Text- oder Bildform gespeicherte Unterlagen, die sich auf Geschäfte von fedpol beziehen; b. Daten über die Übermittlung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers wie auch über allfällige Recherchen die in den von fedpol zugänglichen Informationssystemen gemacht wurden; c. den Standort der Akten und Angaben über die Aktenausleihe.

4 Die im Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol bearbeiteten Daten

können nach Personen, Objekten oder Ereignissen klassifiziert und mit anderen Unterkategorien oder Informationssystemen von fedpol verknüpft werden. Für Daten, die mit anderen Unterkategorien oder einem anderen Informationssystem verknüpft sind, gelten die Bearbeitungsbestimmungen und Zugriffsbeschränkungen der jeweiligen Systeme.

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3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Datenbearbeitung

Art. 6 Zugriffberechtigte Stellen

1 Die Mitarbeitenden von fedpol können das IPAS online abfragen, sofern sie zur

Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten benötigen, die im System gespeichert sind.

2 Die Zugriffsberechtigungen sind im Anhang 2 geregelt.

Art. 7 Weitergabe von Daten Vorbehältlich der gesetzlichen Bestimmungen über die Behandlung von erken- nungsdienstlichen Daten, Interpol, Europol, N-SIS, die Nachforschung nach ver- missten Personen und Ausweise kann fedpol im Rahmen der Amtshilfe aus dem IPAS stammende Daten folgenden Behörden auf Anfrage bekannt geben, soweit die Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe der anfragenden Behörde erforderlich sind: a. den Polizei- oder Strafverfolgungsbehörden des Bundes, der Kantone und des Auslandes; b. dem Nationalen Zentralbüros Interpol und das Generalsekretariat Interpol; c. den Diensten des Bundesamtes für Migration, die für die Identifikation von Flüchtlingen und Schutzbedürftigen sowie für die Erfüllung der Aufgaben laut Bundesgesetz vom 16. Dezember 20052 über die Ausländerinnen und Ausländer und laut Bürgerrechtsgesetz vom 29. September 19523 zuständig sind; d. Europol; e. den zuständigen Diensten der Eidgenössischen Zollverwaltung; f. den für die Erteilung von Visa zuständigen schweizerischen Vertretungen im Ausland.

Art. 8 Weitere Bestimmungen zur Weitergabe von Daten

1 Bei der Bekanntgabe von Daten aus dem IPAS sind Verwertungsverbote zu beach-

ten. Fedpol darf Daten über Asylsuchende, anerkannte Flüchtlinge und vorläufig Aufgenommene nach Rücksprache mit dem zuständigen Bundesamt an die in Arti- kel 7 aufgeführten ausländischen Behörden weitergeben.

2 Fedpol verweigert eine Weitergabe von Daten aus IPAS, wenn überwiegende

öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Nicht zur Weitergabe geeignete Daten müssen im IPAS entsprechend gekennzeichnet werden.

2 SR 142.20 3 SR 141.0

IPAS-Verordnung AS 2008

3 Bei jeder Bekanntgabe sind die Empfängerinnen und Empfänger über die Art, die

Bewertung und die Aktualität der Daten aus IPAS zu informieren. Sie dürfen die Daten nur zu dem Zweck verwenden, für den sie ihnen bekanntgegeben worden sind. Bei der Bekanntgabe von Daten sind sie auf die Verwendungsbeschränkungen hinzuweisen und darauf, dass es sich fedpol vorbehält, Auskunft über die vorge- nommene Verwendung zu verlangen.

4 Die Bekanntgabe von Daten, die empfangende Stelle oder Person und der Gegen-

stand und Grund des Auskunftsersuchens sind im IPAS zu registrieren. 5 Fedpol regelt in dem in Artikel 2 erwähnten Bearbeitungsreglement die Datenwei- tergabe im Einzelnen.

Art. 9 Aufbewahrungsdauer

1 Die im IPAS gespeicherten Daten, die einen Bezug aufweisen zu den im Automa-

tischen Fingerabdruck-Identifizierungssystem (V vom 21. Nov. 20014 über die Bearbeitung erkennungsdienstlicher Daten) gespeicherten Daten oder zu den im DNA-Profil-Informationssystem (DNA-Profil-Verordnung vom 3. Dez. 20045) gespeicherten DNA-Profilen, werden gleichzeitig mit den entsprechenden, in diesen Informationssystemen abgelegten Daten gelöscht.

2 Bei der Löschung der DNA-Profile werden auch alle anderen, im IPAS aufbewahr-

ten Daten der betroffenen Person gelöscht, wenn sich kein weiteres erkennungs- dienstliches Material auf dieselbe Person bezieht. Können die weiteren im IPAS gespeicherten Daten nicht gelöscht werden, so ist gleichzeitig mit der Löschung des DNA-Profils auch der Vermerk über das Bestehen eines solchen Profils im IPAS zu löschen.

3 Die Prozesskontrollnummer wird gelöscht, wenn über die Person beim Bund keine

erkennungsdienstlichen Daten mehr aufbewahrt werden.

4 Die in den Kategorien Nachforschung nach vermissten Personen und Identitäts-

ausweise gespeicherten Daten werden 50 Jahre nach der ersten Erfassung gelöscht. Die in der Kategorie Nachforschung nach vermissten Personen gespeicherten Daten können so lange aufbewahrt werden, als die Betroffenen nicht gefunden sind, höchs- tens aber, bis diese das 99. Lebensjahr erreicht hätten.

5 Die in der Kategorie Interpol gespeicherten Daten werden nach zehn Jahren

gelöscht.

6 Die in der Kategorie Europol gespeicherten Daten werden entsprechend Artikel 9

Ziffer 8 des Abkommen vom 24. September 20046 zwischen der Schweiz und dem Europäischen Polizeiamt gelöscht.

7 Die in der Kategorie N-SIS gespeicherten Daten, die als Zusatzinformation im

Rahmen der Zusammenarbeit mit anderen Schengen-Staaten übermittelt wurden, werden gemäss Artikel 45 der N-SIS Verordnung vom 7. Mai 20087 gelöscht.

4 SR 361.3 5 SR 363.1 6 SR 0.360.268.2 7 SR 362.0

IPAS-Verordnung AS 2008

8 Die im Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem, gespeicherten Daten, die keinen

Bezug aufweisen zu anderen Kategorien werden nach drei Jahren gelöscht.

Art. 10 Archivierung Die Ablieferung von Daten aus dem Informationssystem an das Bundesarchiv richtet sich gemäss Artikel 21 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19928 über den Daten- schutz und nach dem Archivierungsgesetz vom 26. Juni 19989.

4. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 11 Rechte der Betroffenen Das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Daten richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 199210 über den Datenschutz (DSG). Für Daten, die durch Interpol vermittelt wurden, bleibt Artikel 13 der Ver- ordnung vom 1. Dezember 198611 über das Nationale Zentralbüro Interpol Bern vorbehalten. Für Daten, die durch Europol vermittelt wurden, bleibt Artikel 7 Zif- fer 5 des Abkommens vom 24. September 200412 zwischen der Schweiz und dem Europäischen Polizeiamt vorbehalten. Für Daten, die einen Bezug aufweisen zu einer Ausschreibung im N-SIS, bleibt Artikel 49 der N-SIS-Verordnung vom 7. Mai

200813 vorbehalten. Für den Eintrag von Daten ins Geschäfts- und Aktenverwal-

tungssystem von fedpol, die in die Zuständigkeit der BKP fallen, bleibt Artikel 8 BPI vorbehalten.

Art. 12 Datensicherheit Für die Gewährleistung der Datensicherheit gelten die Verordnung vom 14. Juni

199314 zum Bundesgesetz über den Datenschutz, die Bundesinformatikverordnung

vom 26. September 200315 sowie die Weisungen des Informatikrates Bund vom 27. September 2004 über die Informatiksicherheit in der Bundesverwaltung.

Art. 13 Protokollierung Jede Bearbeitung von Daten im IPAS ist in einem Protokoll festzuhalten. Die Proto- kollierungen sind während eines Jahres aufzubewahren.

8 SR 235.1 9 SR 152.1 10 SR 235.1 11 SR 351.21 12 SR 0.360.268.2 13 SR 362.0 14 SR 235.11 15 SR 172.010.58

IPAS-Verordnung AS 2008

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 14 Aufhebung bisherigen Rechts Die IPAS-Verordnung vom 21. November 200116 wird aufgehoben.

Art. 15 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 5. Dezember 2008 in Kraft.

15. Oktober 2008 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Pascal Couchepin Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

16 AS 2002 111, 2004 4813, 2006 945

IPAS-Verordnung AS 2008

Anhang 1 (Art. 4 Abs. 3)

Datenkatalog

IPAS (Kategorien AFIS-DNA, Interpol, EUROPOL, NSIS, Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise) Stämme natürlicher Personen

1. Nummer

2. Name

3. Vorname

4. Geburtsdatum

5. Geschlecht

6. Staatsangehörigkeit

7. Adresse

8. Geburtsort und Geburtsland

9. Heimatort

10. Elternnamen

11. Zivilstand

12. Muttersprache

13. Ausweise

14. Identität kontrolliert/festgestellt

15. Verstorben am

16. Signalement

(besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe)

17. Aliasname(n) und Kennzeichen

18. Identisch oder nicht identisch mit einer gleichnamigen, im System verzeich-

neten Person

19. Person(en) im selben Haushalt wie die physische Person

Stämme juristischer Personen

1. Nummer

2. Name

3. Sitz

4. Staatsangehörigkeit

IPAS-Verordnung AS 2008

5. Rechtsform

6. Angaben des Handelsregisters

7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen

8. Adresse

9. Andere Namen und Kennzeichen

10. Identisch oder nicht identisch mit einer gleichnamigen, im System verzeich-

neten Person Stämme von Objekten

1. Nummer

2. Name des Objekts

3. Beschreibung

4. Ereignisbezogene Daten (Datum/Zeit von … bis …)

5. Land, aus dem das Objekt oder Ereignis stammt

6. Objekt- oder Ereignistyp

7. Adresse

8. Identisch oder nicht identisch mit einem gleichnamigen, im System ver-

zeichneten Objekt Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte

1. Nummer

2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet

3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum)

4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden)

5. Bandnummer oder Unterdossiernummer

6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten

7. Datum und Aktennummer

8. Bemerkungen

Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte

1. Nummer

2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle)

3. Geschäftsdatum

4. Erfassungsdatum und -verantwortliche(r)

5. Für die erkennungsdienstliche Behandlung zuständige Behörde

6. Grund der Meldung/Grund der erkennungsdienstlichen Behandlung

7. Datum der Meldung/Datum der erkennungsdienstlichen Behandlung

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8. Ort der Meldung/Ort der erkennungsdienstlichen Behandlung

9. Priorität

10. Frist

11. Referenz

12. Kategorie

13. Geschäftsschritt (Schritt)

14. Geschäftsschrittdatum

15. Mit dem Geschäftsschritt befasste Sachbearbeitende

16. Aktennummer

17. Text des Geschäfts

Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte

1. Prozesskontrollnummer (Fingerabdrücke und/oder DNA)

2. Bestehende DNA-Profile im CODIS

3. Angaben über vorhandene Fotos, Fingerabdrücke und DNA-Profile

4. Anmerkungen (Fragen und Antworten in Bezug auf das Geschäft)

5. «Hits» (Vergleiche, Ergebnisse)

6. Massnahmen17

7. Anmerkungen (Text bestehend aus 600 Zeichen über Vorgänge und Tat-

bestände, die die Person oder das Objekt betreffen.)18

8. Besondere Bemerkungen

Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol

1. Vorgang (Name, Beschreibung des Vorgangs; Datum und Benutzername)

2. Dossier (Nummer, Art, Kategorie und Beschreibung des Dossiers; Erstel-

lungsdatum, Anmerkungen und Benutzername)

3. Meldung (Nummer, Typ und Art der Meldung; Verknüpfung mit dem

Hauptsystem oder einem anderen Informationssystem; Datum, Zeit und Name der erfassenden Person; Datum und Eingangs-/Ausgangsort; Absen- der/Empfänger; zusammenfassende Beschreibung der Meldung; Fristen; Benutzername und Erstellungsdatum)

4. Zuweisung der Meldung (mit der Bearbeitung betraute Empfänger, Bearbei-

tungsfristen, Vermerke zu ausgeführten Arbeiten)

5. Unterlagen (Nummer, Titel und Art von Unterlagen, Standort, leihnehmende

Stelle, Datum der Ausleihe)

17 Die unter Punkte 1–6 aufgeführten Datenfelder werden nur für die Kategorie

AFIS-DNA verwendet.

18 Das unter Punkt 7 aufgeführte Datenfeld wird nur für die Kategorien Interpol,

Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise verwendet.

IPAS-Verordnung AS 2008

6. Natürliche Personen (vollständige Identität, Überprüfung der Identität,

Elternnamen, Zivilstand, Adresse, Geburtsort, Aliasnamen, Personen im sel- ben Haushalt wie die physische Person)

7. Juristische Personen (Name, Rechtsform, Überprüfung der Identität,

Adresse)

8. Fahrzeuge (Typ, Art, Marke, Land, Kennnummern, Fahrzeugbeschreibung,

Angaben zur Person, auf die das Fahrzeug zugelassen ist)

9. Objekte (Nummer, Typ, Anmerkungen)

IPAS-Verordnung AS 2008

Anhang 2 (Art. 6 Abs. 2)

IPAS Zugriffsrechte G = Get (anzeigen) A = Add (anzeigen, Daten erfassen, und die von der Verwaltungseinheit erfassten Daten ändern und löschen)

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