AS 2012 337

Verordnung über das Informationssystem EDAssist+

vom 9. Dezember 2011

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000¹ über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (Gesetz) und auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997² (RVOG), verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems EDAssist+ (EDAssist+).

Art. 2 Zweck EDAssist+ dient dem Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) zur: a. Online-Registrierung von im oder von ins Ausland reisenden Personen; b. Bearbeitung von Suchmeldungen vermisster Personen; c. Einleitung von Massnahmen durch das EDA im Krisen- oder Katastrophen- fall; d. Erfassung und Bearbeitung von Anliegen aus der Bevölkerung; e. Bearbeitung konsularischer Schutzfälle nach den Artikeln 16, 17 und 22 des Reglements des schweizerischen diplomatischen und konsularischen Diens- tes vom 24. November 1967³.

Art. 3 Betrieb EDAssist+ wird von der Konsularischen Direktion (KD) des EDA betrieben.

SR 235.24

2010-1340 337

Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Art. 4 Struktur von EDAssist+ EDAssist+ besteht aus den folgenden Bereichen: a. Online-Registrierung; b. Such- und Rückmeldungen; c. Krisen und Katastrophen; d. Helpline; e. Konsularschutz.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Online-Registrierung

1 Wer im Ausland oder ins Ausland reist, kann seine Daten im Bereich «Online-

Registrierung» erfassen.

2 Welche Daten erfasst werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.

3 Die Erfassung ist Personen nach Artikel 4 Absatz 1 und Absatz 2 Buchstaben a

und b des Gesetzes vorbehalten.

Art. 6 Such- und Rückmeldungen

1 Im Bereich «Such- und Rückmeldungen» werden Daten bearbeitet von Personen

nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 Buchstaben a und b des Gesetzes, die vermisst werden.

2 Es werden überdies Daten von Personen bearbeitet, die eine Suchmeldung aufge-

geben haben.

3 Welche Daten bearbeitet werden, ist in den Anhängen 2 und 3 aufgeführt.

4 Die Daten werden von der KD und von den schweizerischen diplomatischen und

konsularischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) erfasst. Daten nach Anhang 2 Ziffern 1–10 und Anhang 3 Ziffern 1–6, welche Personen betreffen, die im Informationssystem Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizer (VERA) einge- tragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus VERA übernommen.

Art. 7 Krisen und Katastrophen

1 Im Bereich «Krisen und Katastrophen» werden Daten bearbeitet von Personen

nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 Buchstaben a und b des Gesetzes, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind.

2 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 4 aufgeführt.

3 Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst. Daten nach

Anhang 4 Ziffern 1–10, welche Personen betreffen, die in VERA eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus VERA übernommen.

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Art. 8 Helpline

1 Im Bereich «Helpline» werden Daten von Personen bearbeitet, die elektronisch,

schriftlich oder telefonisch mit einem Anliegen an die KD oder an die Vertretungen gelangen.

2 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 5 aufgeführt.

3 Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst.

Art. 9 Konsularschutz

1 Im Bereich «Konsularschutz» werden Daten bearbeitet von Personen nach Arti-

kel 4 Absätze 1 und 2 Buchstabe a und b des Gesetzes, die im Rahmen des konsula- rischen Schutzes betreut werden.

2 Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 6 aufgeführt.

3 Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst. Daten nach

Anhang 6 Ziffern 1–10, welche Personen betreffen, die in VERA eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus VERA übernommen.

Art. 10 Bearbeitungsrechte

1 Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten in EDAssist+ zu bear-

beiten.

2 Personen nach Artikel 5 haben das Recht, ihre Daten im Abrufverfahren zu bear-

beiten.

Art. 11 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten

1 Die Daten nach Anhang 1 werden spätestens 30 Tage nach Ablauf der angegebe-

nen Reisedauer vernichtet.

2 Die Daten nach den Anhängen 2–6 mit dem Status «deaktiviert» oder «archiviert»

werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet.

3 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun-

des.

Art. 12 Systemverwaltung

1 Die Systemadministratorinnen und -administratoren verwalten die Computer-

systeme, Datenbanken und Applikationen. Sie planen, installieren, konfigurieren und betreuen die technische Infrastruktur von EDAssist+.

2 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den

Systemadministratorinnen und -administratoren und den Benutzerinnen und Benut- zern. Sie oder er stellt die Benutzerzufriedenheit sicher und führt Bedürfnisabklä- rungen für die Weiterentwicklung von EDAssist+ durch. Sie oder er gehört der KD an.

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Art. 13 Erteilung der individuellen Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitar-

beitern der KD und der Vertretungen die individuelle Zugriffsberechtigung. 2 Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigung weiterhin erfüllt sind.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit

Art. 14 Auskunfts- und Berichtigungsrecht

1 Jede Person kann bei der KD schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität

Auskunft über ihre Daten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

2 Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.

3 Die Auskunft kann nach Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19924 über

den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.

Art. 15 Sorgfaltspflichten

1 Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2 Sie stellt sicher, dass die Daten in EDAssist+ richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausgenommen sind die Daten im Bereich «Online-Registrierung».

Art. 16 Daten- und Informatiksicherheit

1 Die Daten- und Informatiksicherheit richtet sich nach der Verordnung vom

14. Juni 19935 zum Bundesgesetz über den Datenschutz und nach Artikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 20116. 2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kon- trolle der Datenbearbeitung. 3 Sie trifft organisatorische und technische Massnahmen gegen das unbefugte Bear- beiten sowie das Entwenden von Daten.

Art. 17 Protokollierung Die Zugriffe und die Änderungen in EDAssist+ werden laufend protokolliert. Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.

4 SR 235.1 5 SR 235.11 6 SR 172.010.58

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Art. 18 Aufsicht

1 Die KD übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Daten in EDAssist+ im Sinne

dieser Verordnung aus.

2 Das EDA übt die Aufsicht über die Einhaltung des Datenschutzes und der Daten-

sicherheit aus.

4. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 19 Änderung bisherigen Rechts Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 20047 wird wie folgt geändert:

Art. 5a Datenübergabe Im Anhang sind die elektronischen Systeme aufgeführt, die eine Schnittstelle zu VERA besitzen, mit der Angabe der Daten, die von VERA in das andere System übertragen werden, und der Periodizität der Übertragung.

Die VERA-Verordnung erhält folgenden Anhang: Anhang (Art. 5a)

Liste der Informationssysteme mit einer Schnittstelle zu VERA

Informationssystem Folgende Personendaten werden von VERA übertragen: Periodizität

EDAssist+ a. Namen Nach Bedarf b. Vornamen c. Adressdaten und Kommunikationsmittel (Kontaktangaben) d. Geburtsdatum e. Geschlecht f. Sprachen g. Heimatorte h. Staatsangehörigkeiten i. Versichertennummer

7 SR 235.22

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Art. 20 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Februar 2012 in Kraft.

9. Dezember 2011 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Die Bundespräsidentin: Micheline Calmy-Rey Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Anhang 1 (Art. 5 Abs. 2)

Daten im Bereich Online-Registrierung

1. Namen

2. Vornamen

3. Geburtsdatum / Alter

4. Adressen

5. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail)

6. Geschlecht

7. Heimatorte

8. Nationalitäten

9. Kontaktperson (Name und Adresse)

10. Reiseroute/-ziel

11. Dauer der Reise / des Aufenthalts

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Anhang 2 (Art. 6 Abs. 3)

Daten im Bereich Such- und Rückmeldungen über vermisste Personen

1. Namen

2. Vornamen

3. Adressen

4. Geburtsdatum / Alter

5. Geschlecht

6. Sprachen

7. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail)

8. Heimatorte

9. Nationalitäten

10. Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezem-

ber 19468 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versi- chertennummer)

11. Ereignis

12. Unterstützungsbedarf

13. Angaben zur Kontaktperson (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktanga-

ben, Sprachen und Geschlecht)

14. Beziehung zur Kontaktperson

15. Aufenthaltsort

16. Zustand (tot, verletzt, krank, wohlauf)

17. Datum letzter Kontakt

18. Passnummer

8 SR 831.10

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Anhang 3 (Art. 6 Abs. 3)

Daten im Bereich Such- und Rückmeldungen über Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben

1. Namen

2. Vornamen

3. Adressen

4. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail)

5. Sprachen

6. Geschlecht

7. Beziehung zur vermissten Person

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Anhang 4 (Art. 7 Abs. 2)

Daten im Bereich Krisen und Katastrophen

1. Namen

2. Vornamen

3. Adressen

4. Geburtsdatum / Alter

5. Geschlecht

6. Sprachen

7. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail)

8. Heimatorte

9. Nationalitäten

10. Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezem-

ber 19469 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versi- chertennummer)

11. Ereignis

12. Unterstützungsbedarf

13. Angaben zur Kontaktperson (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktanga-

ben, Sprachen und Geschlecht)

14. Beziehung zur Kontaktperson

15. Aufenthaltsort

16. Zustand (tot, verletzt, krank, wohlauf)

17. Datum letzter Kontakt

18. Sammelstelle

19. Transportmittel

20. Passnummer

9 SR 831.10

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Anhang 5 (Art. 8 Abs. 2)

Daten im Bereich Helpline

1. Namen

2. Vornamen

3. Adressen

4. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail)

5. Sprachen

6. Geschlecht

7. Anliegen

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Informationssystem EDAssist+ AS 2012

Anhang 6 (Art. 9 Abs. 2)

Daten im Bereich Konsularschutz

1. Namen

2. Vornamen

3. Adressen

4. Geburtsdatum

5. Geschlecht

6. Sprachen

7. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail)

8. Heimatorte

9. Nationalitäten

10. Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezem-

ber 194610 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versi- chertennummer)

11. Ereignis

12. Angaben zur Kontaktperson (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktanga-

ben, Sprachen und Geschlecht)

13. Beziehung zur Kontaktperson

14. Versicherungen

15. IV-Bezüger/in

16. Militärische Meldepflicht

17. Zustand (tot, verletzt, krank, wohlauf)

18. Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe und über administrative und

strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen nach Artikel 4 Absatz 3 Buch- stabe b des Gesetzes

19. Passnummer

10 SR 831.10

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