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731.22

Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens

(OÖBV)

vom 05.11.2014 (Stand 01.07.2025)

Präambel

Der Regierungsrat des Kantons Bern,

gestützt auf Artikel 20 Absatz 4 und Artikel 21 Absatz 1 des Gesetzes vom 20. Juni 1995 über die Organisation des Regierungsrates und der Verwaltung (Organisationsgesetz, OrG)[1],

auf Antrag der Finanzdirektion,

beschliesst:

Anhänge

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt die Aufgaben und Zuständigkeiten bei öffentlichen Beschaffungen der Kantonsverwaltung.

Art. 2 Ziele

Diese Verordnung soll

  1. die Kosten der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen reduzieren, indem die Beschaffungsverfahren professionalisiert und die Aufträge wo möglich gebündelt vergeben werden, und
  2. die Qualität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmässigkeit der Beschaffungsentscheide sichern.

Art. 3 Geltungsbereich

Diese Verordnung gilt für die Direktionen und die Staatskanzlei mit den ihnen unterstellten zentralen, regionalen und dezentralen Organisationseinheiten, mit Ausnahme derjenigen, die sich autonom verwalten.

Sie gilt auch für andere kantonale Träger öffentlicher Aufgaben, soweit sich diese an Beschaffungen der Kantonsverwaltung beteiligen.

Sie gilt nicht für andere Träger öffentlicher Aufgaben. Dazu gehören namentlich die Gemeinden und die anderen Körperschaften, die der Gemeindegesetzgebung unterstehen, sowie private Träger öffentlicher Aufgaben. Vorbehalten bleibt das Beratungsangebot auch für solche Stellen.

Art. 4 Begriffe

In dieser Verordnung bedeuten:

  1. Bedarfsstelle: Organisationseinheit, die Güter und Dienstleistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt.
  2. Beschaffungsstelle: Organisationseinheit, die ein Beschaffungsverfahren durchführt.
  3. Zentrale Beschaffungsstelle (ZBS): Beschaffungsstelle, die damit beauftragt ist, Leistungen für die ganze Kantonsverwaltung zu beschaffen.

2 Beschaffungsstrategie für Güter und Dienstleistungen

Art. 5 Gesetzmässigkeit

Beschaffungen erfolgen gemäss der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen.

Die Beschaffungsstellen beachten die Grundsätze dieser Gesetzgebung, namentlich die Wirtschaftlichkeit, die Transparenz, die Gleichbehandlung der Anbieterinnen und Anbieter sowie deren Anspruch auf Zugang zum öffentlichen Markt.

Art. 6 Standardisierung

Beschaffungen erfolgen möglichst gemäss einheitlichen Prozessen sowie gemäss einheitlichen funktionalen Spezifikationen und technischen Standards.

Art. 6a * Nachhaltigkeit

Die Beschaffungsstellen berücksichtigen die Nachhaltigkeit der beschafften Leistungen.

Sie sehen dazu entsprechende Kriterien oder technische Spezifikationen vor, wenn dies ohne übermässige Einschränkung des Wettbewerbs möglich ist.

Im Rahmen des Preises berücksichtigen sie wenn möglich alle Kosten während und nach der voraussichtlichen Nutzungsdauer der Leistung.

Art. 7 Kooperation

Nach Möglichkeit und soweit wettbewerbsrechtlich zulässig erfolgen Beschaffungen gemeinsam mit anderen grösseren öffentlichen Beschaffungsstellen wie beispielsweise dem Bund, anderen Kantonen, grösseren Gemeinden oder selbstständigen kantonalen Anstalten.

Die Beschaffungsstellen können kantonale Träger öffentlicher Aufgaben, für die diese Verordnung nicht gilt, an Beschaffungen der Kantonsverwaltung beteiligen, wenn der für die Kantonsverwaltung entstehende Mehraufwand geringer ist als die dank der Beteiligung realisierten Einsparungen.

Art. 8 Lieferantenpolitik

Die Anzahl der Lieferanten pro Leistungskategorie wird so tief wie möglich und so hoch wie nötig gehalten.

Um Risiken zu vermeiden, insbesondere übermässige Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten, können mehrere Lieferanten berücksichtigt werden.

Art. 8a * Beizug externer Beraterinnen und Berater

Die Beschaffungsstellen können Dritte für Beratungsaufgaben beiziehen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

  1. Die Gesetzgebung oder ein Beschluss des Regierungsrates erlaubt die Leistungserbringung durch Dritte ausdrücklich oder schreibt sie vor.
  2. Die Leistungserbringung durch eigenes Personal wäre teurer, langwieriger oder minderwertiger als die Leistungserbringung durch Dritte.
  3. Die zuständige Behörde verfügt nicht über Personal mit den nötigen Fähigkeiten oder im nötigen Umfang.

Die Beschaffungsstellen dokumentieren die Erfüllung der Voraussetzungen gemäss Absatz 1 vor der Vergabe von Aufträgen mit einem Wert von über 200'000 Franken.

Die Kantonale Beschaffungskonferenz (KBK) erlässt einen Leitfaden zur Anwendung dieser Bestimmung.

Art. 8b * Beratungsaufgaben

Zu den Beratungsaufgaben im Sinne dieser Verordnung gehören namentlich:

  1. Rechtsberatung und Rechtsvertretung,
  2. Erstellung von Gutachten, Studien, Plänen oder Konzepten,
  3. Coaching,
  4. Projektleitung, Projektbegleitung und Projektassistenz,
  5. Kommunikationsaufgaben,
  6. Qualitätssicherung.

Beratungsaufgaben im Sinne dieser Verordnung sind jedoch nicht Leistungen, die im Rahmen von Bauprojekten und Bauplanungen erbracht werden. 

Art. 9 Interne Transparenz

Kosten, Konditionen und Lieferanten aller bedeutenden Leistungskategorien und die Bedarfsstruktur der Bedarfsstellen werden verwaltungsintern transparent gemacht.

Art. 10 Professionalität

… *

Die an Beschaffungen mitwirkenden Personen müssen über das nötige Wissen über die Grundsätze und Abläufe des öffentlichen Beschaffungswesens sowie über die zu beachtenden Verhaltensregeln verfügen. *

Die Beschaffungsstellen sorgen für die Weiterbildung ihres Personals.

Art. 11 Integrität und Nachvollziehbarkeit

Die Beschaffungsstellen stellen die Integrität und Nachvollziehbarkeit ihrer Beschaffungen sicher, insbesondere durch die folgenden Massnahmen:

  1. …
  2. Folgende Entscheide müssen von mindestens zwei Personen gefällt oder genehmigt werden, wenn der Schwellenwert des Einladungsverfahrens erreicht ist: Festlegung der Anforderungen, Zuschlag, Vertragsabschluss, -änderung oder -kündigung.

3 Beschaffungsorganisation

3.1 Zuständigkeit für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen

Art. 13 Grundsatz

Beschaffungen von Gütern und Dienstleistungen erfolgen

  1. zentral durch die ZBS, soweit Weisungen der KBK dies vorsehen,
  2. bei Bauleistungen gemäss den dafür geltenden Vorschriften durch die zuständigen Ämter der Bau- und Verkehrsdirektion (BVD),
  3. ansonsten dezentral durch die Bedarfsstellen.

Wo in dieser Verordnung die Zuständigkeit der Bedarfsstellen gegeben ist, können deren vorgesetzte Stellen diese einer anderen unterstellten Organisationseinheit übertragen.

Art. 14 Zuständigkeiten bei zentraler Beschaffung

Bei zentralen Beschaffungen gelten folgende Zuständigkeiten, soweit die ZBS unter Mitwirkung der KBK oder der Regierungsrat nichts anderes festlegt: *

  1. Die ZBS führt das Beschaffungsverfahren durch, schliesst Rahmenverträge ab und legt weitere Rahmenbedingungen des Leistungsabrufs fest.
  2. Die Bedarfsstellen stellen die finanziellen Mittel im Budget und im Aufgaben- und Finanzplan ein.
  3. Die Bedarfsstellen oder, gemäss den Vorschriften über die Ausgabenbefugnisse, ihre vorgesetzten Stellen bewilligen die Ausgaben und rufen die einzelnen Leistungen ab. Sie tragen die damit verbundenen Risiken.

Soweit die ZBS zuständig ist, kann sie unter Mitwirkung der KBK den Bedarfsstellen die externen Kosten weiter verrechnen oder ihnen die Planung und den Einsatz der finanziellen Mittel in Teilbereichen delegieren.

Art. 15 Bestimmung des Bedarfs und der Anforderungen bei zentraler Beschaffung

Bei zentralen Beschaffungen melden die Bedarfsstellen der ZBS frühzeitig, in der Regel direktionsweise und im Rahmen des Planungsprozesses, ihren Bedarf mit allen Angaben, die für das Einholen von Angeboten notwendig sind. Sie fassen nach Möglichkeit den Bedarf an gleichartigen Gütern oder Dienstleistungen zusammen.

Die ZBS legt die Anforderungen an die zu beschaffenden Leistungen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit fest, gestützt auf die Bedarfsmeldungen und Angaben der Bedarfsstellen und mit ihrer Mitwirkung.

Sie informiert über ihr Dienstleistungsangebot.

Sie ermöglicht den möglichst einfachen und unbürokratischen Abruf der Leistungen durch die zuständigen Personen der Bedarfsstellen.

Sie erlässt unter Mitwirkung der Bedarfsstellen Weisungen über den Bezug der Leistungen durch die Bedarfsstellen, insbesondere über den Leistungsabruf, die Qualitätskontrolle, die Leistungsprüfung, den Umgang mit Fehlern oder Störungen, die Berichterstattung und die Datenerfassung.

Art. 16 Delegation bei zentraler Beschaffung

Die ZBS kann die Beschaffung von Leistungen, die gemäss Weisungen der KBK zentral beschafft werden, an die Bedarfsstellen delegieren, soweit: *

  1. für die Deckung von Sonderbedürfnissen Leistungen beschafft werden müssen, die voraussichtlich nicht von mehreren Verwaltungseinheiten benötigt werden,
  2. die geringe Nachfrage eine gebündelte Beschaffung nicht rechtfertigt, oder
  3. die ZBS die Bedürfnisse selbst nicht oder nicht rechtzeitig decken kann.

Art. 17 Verträge

Die Beschaffungsstellen wenden die von der ZBS für ihren Zuständigkeitsbereich oder von der Zentralen Koordinationsstelle Beschaffung (ZKB) vorgegebenen allgemeinen Geschäftsbedingungen und Vertragsvorlagen an, ausser wenn die Natur des Geschäfts die Aushandlung besonderer Bedingungen erfordert. Im Bauwesen finden die branchenüblichen Normen und Standards Anwendung.

Bei wiederkehrend benötigten Leistungen schliessen die Beschaffungsstellen Verträge grundsätzlich für höchstens fünf Jahre ab. In begründeten Fällen können sie eine längere Vertragsdauer oder eine massvolle Verlängerung eines bestehenden Vertrags vereinbaren. Sie machen die Begründung aktenkundig.

3.2 Organe und Aufgaben

Art. 18 Kantonale Beschaffungskonferenz (KBK)

Die KBK nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:

  1. Sie erarbeitet Strategien und andere Grundlagen des öffentlichen Beschaffungswesens.
  2. Sie wirkt bei der Erarbeitung der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen mit und nimmt Stellung zu beschaffungspolitischen und -strategischen Fragen.
  3. Sie unterstützt den Informationsaustausch und die Koordination zwischen den Bedarfsstellen, den ZBS und der ZKB.
  4. Sie erlässt fachliche Weisungen über die Organisation des Beschaffungswesens.
  5. Sie vermittelt in verwaltungsinternen Zuständigkeitskonflikten.
  6. Sie bestimmt, welche ZBS welche Leistungen zentral beschafft.

Sie besteht aus den Verantwortlichen der ZBS und der ZKB sowie einer Vertretung jeder Direktion und der Staatskanzlei.

Sie kann Dritte oder Vertretungen von Aufsichtsbehörden, Beschaffungsstellen oder Bedarfsstellen beiziehen.

Sie kann Fachgruppen einsetzen und diesen Aufgaben aus ihrem Bereich übertragen.

Die Leitung der KBK obliegt dem Amt für Informatik und Organisation (KAIO).

Art. 19 Zentrale Koordinationsstelle Beschaffung (ZKB)

Die ZKB hat insbesondere folgende Aufgaben:

  1. Sie berät die Beschaffungsstellen der Kantonsverwaltung, anderer kantonaler Behörden und der Gemeinden beim Vorbereiten und Durchführen von Beschaffungsverfahren in beschaffungs- und vertragsrechtlichen Fragen.
  2. Sie stellt dafür Vorlagen, Hilfsmittel sowie Aus- und Weiterbildungsangebote zur Verfügung.
  3. Sie berät Beschaffungsstellen in Beschwerdeverfahren.
  4. Sie vertritt den Kanton in interkantonalen Fachorganisationen des Beschaffungswesens.
  5. Sie bereitet unter Mitwirkung der KBK Stellungnahmen des Kantons und Antworten auf parlamentarische Vorstösse im Bereich des Beschaffungswesens vor, wenn sie die Aufgaben von Beschaffungsstellen aus mehreren Direktionen betreffen.
  6. Sie führt das Sekretariat der KBK.
  7. Sie vergibt Zertifikate gemäss Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung vom 17. November 2021 zur Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöBV)[2].
  8. Sie informiert über ihr Dienstleistungsangebot und ihre Tätigkeit.
  9. Sie kann für die Beschaffungs- und Bedarfsstellen sowie mit deren Mitwirkung Informationssysteme zur Durchführung, Verwaltung und Kontrolle der Beschaffungen der Kantonsverwaltung betreiben.
  10. Sie kann Verträge mit Beschaffungsstellen ausserhalb der Kantonsverwaltung abschliessen, um die gemeinsame Benutzung von Informationssystemen und die gemeinsame Bearbeitung von Daten über die Identität (wie Namen, Kontaktangaben und Identifikationsnummern) sowie über die eingereichten Nachweise der Anbieterinnen und Anbieter zu regeln.
  11. Sie sammelt und veröffentlicht statistische Informationen über öffentliche Beschaffungen.
  12. Sie nimmt Anliegen der Organisationen der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerschaft in Bezug auf die Beschaffungspraxis der Verwaltung entgegen.
  13. Sie unterstützt bei Bedarf die Aufsichtsbehörden bei ihrer Tätigkeit.

Die Aufgaben der ZKB werden vom Amt für Informatik und Organisation (KAIO) wahrgenommen.

Art. 20 Zentrale Beschaffungsstellen (ZBS)

Die Organisationseinheiten mit ZBS sind: *

  1. die Staatskanzlei (STA) für Büromaterial, Drucksachen, Presseerzeugnisse, Fachliteratur, Kurier- und Postdienstleistungen sowie für sprachliche Hilfsmittel,
  2. die Kantonspolizei (KAPO) für Mobilitätsdienstleistungen, Fahrzeuge und Treibstoff,
  3. das Amt für Grundstücke und Gebäude (AGG) für Facility Management-Leistungen für den Gebäudebetrieb sowie für Büromobiliar,
  4. das KAIO für Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT),
  5. die Finanzverwaltung (FV) für Versicherungen.

Die ZBS sind in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich

  1. für das Erreichen der Ziele dieser Verordnung,
  2. für das Beschaffungsmanagement einschliesslich des Lebenszyklus von Leistungen von der Beschaffung bis zur Beendigung und der Regelung der Entsorgung,
  3. für das Produktmanagement, wenn dieses nicht durch eine andere Stelle wahrgenommen werden kann,
  4. für klare und transparente Kompetenzen und Abläufe sowie ein angemessenes internes Kontrollsystem,
  5. für die Vertretung des Kantons in der interkantonalen Zusammenarbeit in ihrem Aufgabenbereich.

Art. 20a * Fachstelle für die Gleichstellung von Frauen und Männern (FGS)

Die FGS hat insbesondere folgende Aufgaben:

  1. Sie führt Lohngleichheitskontrollen gemäss Artikel 7a ff. IVöBV durch.
  2. Sie sorgt für die Qualitätssicherung und die Evaluation der Lohngleichheitskontrollen.

Art. 21 Zusammenarbeit *

Die Organe des Beschaffungswesens arbeiten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben partnerschaftlich zusammen. Sie verkehren direkt miteinander.

Die verwaltungsinternen Beschwerdeinstanzen teilen der ZKB Beschwerdeentscheide in Beschaffungssachen mit.

Die ZBS und die ZKB greifen für die Auswertung der Beschaffungen auf die Daten des Finanzinformationssystems und von simap.ch zu.

4 Schlussbestimmungen

Art. 22 Vollzug

Die Organe des Beschaffungswesens und ihre vorgesetzten Stellen vollziehen diese Verordnung.

Die Umsetzung der in dieser Verordnung vorgesehenen Beschaffungsmethoden und die Einführung der entsprechenden Weisungen, Hilfsmittel, Prozesse und Informatikmittel erfolgen schrittweise und in Abstimmung auf die Vertragslaufzeiten und Lebenszyklen der bereits beschafften Leistungen. Soweit die Umsetzung noch nicht erfolgt ist, gelten noch die bisherigen Zuständigkeiten.

Die Beschaffungsstellen bringen die bestehenden Verträge, für die sie zuständig sind, bis am 1. Januar 2019 in Übereinstimmung mit Artikel 17.

Art. 23 Änderung von Erlassen

Folgende Erlasse werden geändert:

1. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Staatskanzlei (Organisationsverordnung STA, OrV STA):[3]
2. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Polizei- und Militärdirektion (Organisationsverordnung POM, OrV POM):[4]
3. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Finanzdirektion (Organisationsverordnung FIN; OrV FIN):[5]
4. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion (Organisationsverordnung BVE; OrV BVE):[6]
5. Personalverordnung (PV) vom 18. Mai 2005:[7]
6. Verordnung über die Gebühren der Kantonsverwaltung (Gebührenverordnung; GebV):[8]
7. Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV):[9]

Art. 24 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.

Egress

Bern, 5. November 2014

Im Namen des Regierungsrates

Die Präsidentin: Egger-Jenzer

Der Staatsschreiber: Auer

14-109

Änderungstabelle - nach Beschluss

Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle
05.11.2014 01.01.2015 Erlass Erstfassung 14-109
10.03.2021 01.05.2021 Art. 13 Abs. 1, b geändert 21-026
17.11.2021 01.02.2022 Art. 6a eingefügt 21-111
17.11.2021 01.02.2022 Art. 11 Abs. 1, a aufgehoben 21-111
17.11.2021 01.02.2022 Art. 12 Abs. 1 aufgehoben 21-111
17.11.2021 01.02.2022 Art. 19 Abs. 1, g geändert 21-111
17.11.2021 01.02.2022 Art. 19 Abs. 1, n eingefügt 21-111
17.11.2021 01.02.2022 Art. 21 Titel geändert 21-111
17.11.2021 01.02.2022 Anhang 1 Inhalt geändert 21-111
21.09.2022 01.11.2022 Art. 8a eingefügt 22-085
21.09.2022 01.11.2022 Art. 8b eingefügt 22-085
21.09.2022 01.11.2022 Art. 10 Abs. 1 aufgehoben 22-085
21.09.2022 01.11.2022 Art. 10 Abs. 2 geändert 22-085
21.09.2022 01.11.2022 Art. 11 Abs. 1, b geändert 22-085
21.09.2022 01.11.2022 Art. 12 aufgehoben 22-085
21.09.2022 01.11.2022 Art. 14 Abs. 1 geändert 22-085
16.11.2022 01.01.2023 Art. 14 Abs. 1, b geändert 22-099
28.08.2024 01.09.2024 Art. 20a eingefügt 24-042
21.05.2025 01.07.2025 Art. 13 Abs. 1, a geändert 25-040
21.05.2025 01.07.2025 Art. 16 Abs. 1 geändert 25-040
21.05.2025 01.07.2025 Art. 18 Abs. 1, f eingefügt 25-040
21.05.2025 01.07.2025 Art. 20 Abs. 1 geändert 25-040
21.05.2025 01.07.2025 Anhang 1 aufgehoben 25-040

Änderungstabelle - nach Artikel

Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle
Erlass 05.11.2014 01.01.2015 Erstfassung 14-109
Art. 6a 17.11.2021 01.02.2022 eingefügt 21-111
Art. 8a 21.09.2022 01.11.2022 eingefügt 22-085
Art. 8b 21.09.2022 01.11.2022 eingefügt 22-085
Art. 10 Abs. 1 21.09.2022 01.11.2022 aufgehoben 22-085
Art. 10 Abs. 2 21.09.2022 01.11.2022 geändert 22-085
Art. 11 Abs. 1, a 17.11.2021 01.02.2022 aufgehoben 21-111
Art. 11 Abs. 1, b 21.09.2022 01.11.2022 geändert 22-085
Art. 12 21.09.2022 01.11.2022 aufgehoben 22-085
Art. 12 Abs. 1 17.11.2021 01.02.2022 aufgehoben 21-111
Art. 13 Abs. 1, a 21.05.2025 01.07.2025 geändert 25-040
Art. 13 Abs. 1, b 10.03.2021 01.05.2021 geändert 21-026
Art. 14 Abs. 1 21.09.2022 01.11.2022 geändert 22-085
Art. 14 Abs. 1, b 16.11.2022 01.01.2023 geändert 22-099
Art. 16 Abs. 1 21.05.2025 01.07.2025 geändert 25-040
Art. 18 Abs. 1, f 21.05.2025 01.07.2025 eingefügt 25-040
Art. 19 Abs. 1, g 17.11.2021 01.02.2022 geändert 21-111
Art. 19 Abs. 1, n 17.11.2021 01.02.2022 eingefügt 21-111
Art. 20 Abs. 1 21.05.2025 01.07.2025 geändert 25-040
Art. 20a 28.08.2024 01.09.2024 eingefügt 24-042
Art. 21 17.11.2021 01.02.2022 Titel geändert 21-111
Anhang 1 17.11.2021 01.02.2022 Inhalt geändert 21-111
Anhang 1 21.05.2025 01.07.2025 aufgehoben 25-040