AS 2022 617

Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals (BPDV)

Präambel

Der Schweizerische Bundesrat

verordnet:

I

Die Verordnung vom 22. November 2017¹ über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals wird wie folgt geändert:

Ingress

gestützt auf die Artikel 27 Absatz 5 und 27d Absatz 6 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000² (BPG)
und auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020³ über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten,

Art. 1 Abs. 2

² Das 4. und das 6. Kapitel dieser Verordnung gelten zusätzlich für Personen, die mit der Bundesverwaltung in einem Auftragsverhältnis oder in einem Personalverleihverhältnis stehen, sowie für Honorarkonsulinnen und Honorarkonsule.

Art. 5 Abs. 1

¹ Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht beim jeweiligen Personaldienst, bei der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) sowie bei den durch das Eidgenössische Finanzdepartement bezeichneten Ärztinnen und Ärzten geltend machen. Vorbehalten bleiben die Artikel 15 und 27.

Art. 7 Abs. 4

⁴ Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für Angestellte, die innerhalb der Bundesverwaltung die Verwaltungseinheit wechseln. Vorbehalten bleiben die Artikel 7a, 7b, 22 und 35.

Art. 7a Datenweitergabe im Rahmen von Reorganisationen und organisatorischen Betriebsübernahmen

Für die Vorbereitung und Umsetzung von Reorganisationen und organisatorischen Betriebsübernahmen können Daten an die neue Verwaltungseinheit weitergegeben werden, welche für die Überprüfung der Zumutbarkeit einer Stelle oder die Übernahme der Arbeitsverhältnisse notwendig sind. Die betroffene angestellte Person ist über die Datenweitergabe zu informieren.

Art. 7b Datenweitergabe bei ungerechtfertigten finanziellen Leistungen

Datenweitergaben zwischen Verwaltungseinheiten sind möglich, wenn zugunsten einer angestellten Person eine ungerechtfertigte finanzielle Leistung festgestellt wurde oder ein begründeter Verdacht auf eine solche besteht. Die betroffene angestellte Person ist über die Datenweitergabe zu informieren.

Art. 8 Abs. 1 und 3

¹ Bewerberinnen und Bewerber reichen ihr Bewerbungsdossier in elektronischer Form ein. Ausnahmsweise können sie das Bewerbungsdossier in Papierform einreichen.

³ Die Verwaltungseinheiten können anstelle des Bewerbungsgespräches vor Ort eine Audio- oder Videokonferenz durchführen oder von der Bewerberin oder dem Bewerber erstellte Aufnahmen nutzen. Die Aufzeichnungen sind Teil des Bewerbungsdossiers.

Art. 10 Abs. 2

² Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber, die angestellt werden, in das Personaldossier (Art. 19–23) und in das Informationssystem für das Personaldatenmanagement (Art. 30–38) übertragen. Ausgenommen davon sind die Aufzeichnungen nach Artikel 8 Absatz 3.

Art. 19 Abs. 1 Bst. c

¹ Das Personaldossier kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten enthalten:

c. Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Arztzeugnisse sowie Absenzen infolge von Krankheit und Unfall, medizinische Expertisen, Eignungsbeurteilungen und Daten des Case Management;

Art. 20 Datenbearbeitung

Die folgenden Stellen bearbeiten die Daten der Personaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist:

a. die Personaldienste;
b. die Fachdienstleistungszentren Personal;
c. die Vorgesetzten;
d. die Fachbereiche EPA;
e. die Rechtsdienste.

Art. 22 Dossierübergabe bei internem Übertritt

¹ Tritt eine angestellte Person in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier nicht an die neue Verwaltungseinheit übergeben. Jede Abweichung wird mit der angestellten Person vereinbart.

² Tritt eine angestellte Person infolge einer organisatorischen Betriebsübernahme in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier an die neue Verwaltungseinheit übergeben.

³ Im Einvernehmen mit der angestellten Person kann die neue Verwaltungseinheit von der alten Verwaltungseinheit die Unterlagen anfordern, die die angestellte Person bei der alten Verwaltungseinheit bereits eingereicht hat.

Art. 26 Abs. 2

² Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal können den Vorgesetzten, dem jeweiligen Rechtsdienst sowie den Fachbereichen EPA bei Bedarf ein Zugriffsrecht erteilen.

Art. 32 Bst. h, i und j

Das IPDM besteht aus folgenden Komponenten:

h. Personaleinarbeitung für die Verwaltung der Personendaten von neuen Angestellten;
i. Grunddaten für die Erstellung von Arbeitszeugnissen;
j. Management der Absenzen infolge von Krankheit und Unfall.

Art. 40 Abs. 2

² Die Daten für das Informationssystem Personalcontrolling werden aus dem IPDM übernommen.

Art. 42 Abs. 1^bis und 1^ter

^1bis Die Angestellten können ihre eigenen Daten, namentlich Zeitdaten, einsehen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht.

^1ter Die Vorgesetzten können die Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, namentlich Zeitdaten, einsehen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht.

Art. 42a Datenbekanntgabe

Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem Informationssystem Personalcontrolling können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern:

a. für das andere Informationssystem eine gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der Daten und eine formell-gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der besonders schützenswerten Personendaten besteht;
b. das Informationssystem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten angemeldet ist, mit Ausnahme der Datensammlungen nach Artikel 18 der Verordnung vom 14. Juni 1993⁴ zum Bundesgesetz über den Datenschutz;
c. für das Informationssystem ein Bearbeitungsreglement besteht; und
d. keine erhöhten Sicherheitsanforderungen an die Daten der Angestellten vorliegen.

Art. 49 Bst. b

Die zuständigen Stellen beschaffen die Daten für das LMS Bund:

b. aus dem IPDM.

Gliederungstitel vor Art. 59

8. Kapitel: Gesundheitsdaten

Art. 59

Ärztinnen und Ärzte, die mit medizinischen Expertisen beauftragt worden sind, dürfen Gesundheitsdaten nur an die Verwaltungseinheit oder Dritte weitergeben, wenn die Anforderungen nach Artikel 28 Absätze 2–4 BPG erfüllt sind.

Art. 60–62

Aufgehoben

8. Kapitel 2. Abschnitt (Art. 63–66)

Aufgehoben

Art. 67a Übergangsbestimmung zur Änderung vom 19. Oktober 2022

Das EPA bewahrt die vor dem 1. Januar 2021 entstandenen medizinischen Akten der Bewerberinnen, Bewerber und Angestellten ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung vom 19. Oktober 2022 noch zehn Jahre auf.

II

Mit Inkrafttreten des Datenschutzgesetzes vom 25. September 2020⁵ lautet die nachfolgende Bestimmung wie folgt:

Art. 42a Bst. b

Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem Informationssystem Personalcontrolling können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern:

b. das Informationssystem dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten nach Artikel 12 Absatz 4 DSG⁶ gemeldet wurde;

III

¹ Die Anhänge 1–4 werden gemäss Beilage geändert.

² Anhang 5 erhält die neue Fassung gemäss Beilage.

³ Anhang 7 wird aufgehoben.

IV

¹ Diese Verordnung tritt unter Vorbehalt von Absatz 2 am 1. Januar 2023 in Kraft.

² Ziffer II tritt am 1. September 2023 in Kraft.

19. Oktober 2022

Im Namen des Schweizerischen Bundesrates

Der Bundespräsident: Ignazio Cassis
Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr

(Art. 9 Abs. 2)

Daten des Bewerbungsdossiers

Eintrag «weitere Dokumente» ersetzen durch «weitere Dokumente, die die Bewerberin oder der Bewerber dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt».

Einfügen nach dem Eintrag «weitere Dokumente, die die Bewerberin oder der Bewerber dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt»:

Aufzeichnungen

(Art. 19 Abs. 2)

Daten des Personaldossiers

Ziff. 5.1, 5.2 und 5.5

5.1 Eignungsbeurteilung für sicherheitsrelevante Funktionen bei Eintritt

5.2 Eignungsbeurteilung für sicherheitsrelevante Funktionen während des Arbeitsverhältnisses

5.5 Aufträge an Ärztinnen und Ärzte sowie medizinische Expertisen von Ärztinnen und Ärzten

(Art. 31 Abs. 2 und 33 Abs. 4)

Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM)

Ziff. 1.1 (Tabelle) und 1.2.1

1.1 Tabelle

Bezeichnung	EPA-CCHR (Support)	EPA-Fach	BIT (Support)	Fachdienstleistungszentren	Personaldienste	Finanzdienste	Mitarbeiter/innen	Vorgesetzte
Mutieren	M1)	S	M2)	M	M	S	S, M3)	S, G
Zweck	4	4	5	1	1	2	1	1, 3
Umfang	A	A	A	B	C	C	D	E

1.2.1 Bezeichnung

CCHR Competence Center Human Resources
BIT Bundesamt für Informatik und Telekommunikation

(Art. 42 Abs. 2)

Informationssystem Personalcontrolling

Ziff. 1.1 (Tabelle) und 1.2

1.1 Tabelle

Bezeichnung	EPA-CCHR (Support)	EPA-Fach	BIT (Support)	Personaldienste / HR-Controller	Finanzdienste / FI‑Controller	Mitarbeiter/innen	Vorgesetzte
Daten laden / Sichten	S/SI	S / SI	L/S/SI	S / SI	S	S	S
Zweck	1	1	1	1	1	1	1
Umfang	A	A	A	B	C	D	E

1.2 Erläuterungen zur Tabelle

1.2.1 Bezeichnung

CCHR Competence Center Human Resources
BIT Bundesamt für Informatik und Telekommunikation

1.2.2 Laden, Sichten und Simulation von Daten

L Laden
S Sichten
SI Simulation

1.2.3 Zweck

Controlling

1.2.4 Umfang

A Ganze Bundesverwaltung
B Eigener Buchungskreis
C Personalkostencontrolling im eigenen Buchungskreis
D Eigene Daten
E Daten von unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

(Art. 47)

Informationssystem für die Lernplattform Bund (LMS Bund)

Personendaten

Personalnummer
Name
Vorname
Geschlecht
Geburtsdatum
Korrespondenzsprache
Mailadresse geschäftlich
Organisationseinheit
Dienstadresse / Privatadresse
Funktion
Lokale Personenidentifikatoren
Mobiltelefonnummer
(freiwillig und durch die betreffende Person selbstständig erfasst)
Lernerfolg bei Tests (erfüllt / nicht erfüllt)
Lernfortschritt (nicht gestartet / gestartet / abgeschlossen)
absolvierte Kurse
Kursanmeldungen / Stornierungen / Kursteilnahmen
erlangte Fähigkeiten und Kompetenzen aus absolvierten Kursen
Rolle(n) im LMS (Kursteilnehmer/in, Kursleiter/in, Kursadministrator/in)