Verordnung über Registraturen und elektronische Datenverarbeitung bei der Schaffhauser Polizei (RegVO)

Vom 02.03.2004 (Stand 01.01.2018)

Präambel

Der Regierungsrat des Kantons Schaffhausen,

gestützt auf Art. 23 Abs. 4 des Gesetzes über die Organisation des Polizeiwesens (Polizeiorganisationsgesetz) vom 21. Februar 2000 und Art. 14 der Schweizerischen Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007, *

beschliesst:

1 1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich

Diese Verordnung regelt die elektronische Datenverarbeitung und das Registraturwesen durch die Schaffhauser Polizei (Polizei).

Soweit diese Verordnung keine spezielle Regelung enthält, gelten für das Bearbeiten von Personendaten die Bestimmungen des Gesetzes über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz) vom 7. März 1994[1] sowie der Verordnung über den Schutz von Personendaten (Kantonale Datenschutzverordnung) vom 28. Februar 1995[2].

Für die Bearbeitung von Daten in Bundessystemen gilt Bundesrecht. Die Polizei ist für den Vollzug zuständig.

Art. 2 Erhebung und Bearbeitung von Daten

Die Polizei ist befugt, die zur Ausübung ihrer Tätigkeit notwendigen Daten zu erheben, zu bearbeiten und darüber Registraturen anzulegen und zu führen. Sie kann hierfür die elektronische Datenverarbeitung einsetzen.

Das Polizeikommando erlässt die nötigen Weisungen und führt eine Kontrolle über sämtliche Registraturen.

Art. 3 Datensicherung und Zugriff auf Daten

Die durch die Polizei erhobenen und bearbeiteten Daten sind durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen vor Verlust, Entwendung und unbefugtem Bearbeiten zu schützen.

Zugriff auf die Daten haben die Angestellten der Polizei, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie sind zur strikten Beachtung des Amtsgeheimnisses verpflichtet.

Das Polizeikommando erteilt die Zugriffsberechtigungen und erlässt die nötigen Weisungen für den Datenzugriff sowie die Datensicherung.

Die Polizei kann Informationssysteme durch Dritte betreiben lassen. Sie muss durch Vereinbarung, Auflagen oder auf andere Weise sicherstellen, dass die Informationssicherheit gewährleistet ist. *

Art. 4 Richtigkeit der Daten

Die Daten sind von den Bearbeitenden auf ihre Richtigkeit und Aktualität hin zu überprüfen.

Art. 4a Nationaler Polizeiindex

Zur Verbesserung der Suche nach Informationen über Personen und zur Vereinfachung der Rechtshilfe schliesst die Schaffhauser Polizei ihre Informationssysteme nach Massgabe des Bundesgesetzes über die polizeilichen Informationssysteme (BPI) an den Nationalen Polizeiindex an.

Der Umfang der erfassten Daten richtet sich nach Art. 17 Abs. 3 BPI. Aus ermittlungstaktischen Gründen oder zum Schutz besonders sensibler Daten kann der Umfang der Datenweitergabe eingeschränkt werden.

2 2 Tagesjournal

Art. 5

Die Polizei führt mittels elektronischer Datenverarbeitung ein Tagesjournal.

3 3 Auftrags-, Pendenzenund Geschäftskontrolle

Art. 6

Die Polizei führt mittels elektronischer Datenverarbeitung eine Auftrags-, Pendenzen- und Geschäftskontrolle.

Art. 7 Auftragsund Pendenzenkontrolle

Die Auftrags- und Pendenzenkontrolle dient der Kontrolle über den Eingang, den Bearbeitungsstand und die Erledigung von Geschäften (inklusive Anzeigen und Requisitionen).

Die Abteilungen sind mit Zustimmung des Kommandanten befugt, eine eigene Auftrags- und Pendenzenkontrolle zu führen.

Art. 8 Geschäftskontrolle

Die Geschäftskontrolle enthält die Daten über alle bearbeiteten beziehungsweise erledigten Geschäfte. Sie bezweckt die Informationsbeschaffung zur Aufklärung von Straftaten. Dazu gehören unter anderem folgende Daten:

Grunddaten
Geschäftsdaten
erkennungsdienstliche Daten
Haftdaten
Fahndungsdaten

4 4 Bezeichnung der gespeicherten Daten

Art. 9 Grunddaten

Grunddaten sind vollständige Angaben zu natürlichen und juristischen Personen sowie zu anderen Körperschaften, Anstalten, Stiftungen, Vereinen oder Einzelfirmen etc.

Grunddaten dürfen im Zusammenhang mit erkennungsdienstlichen Daten, Haftdaten, Fahndungsdaten, Geschäftsdaten, Daten über Tatbestände mit zu ermittelnder Täterschaft und Daten der Waffengesetzgebung gespeichert werden.

In der Regel können folgende Grunddaten über natürliche Personen gespeichert werden:

Name, Vorname, Geburtsname
Genanntund Spitznamen
Geburtsdatum und Geburtsort
Heimatort oder Heimatland; Ausländerstatus
Geschlecht
Ausweis
Namen und Vornamen der Eltern
Wohnoder Aufenthaltsort, Adresse, Geschäftsadresse
Angaben der Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax, E-Mail und Pager
Zivilstand, Geburtsdaten sowie Namen und Vornamen des Ehegatten und Angehöriger
Gesetzliche Vertreter
Beruf, Inhaberverhältnisse von Firmen
Militärische Einteilung
Verbindungen
Personenund Fahndungshinweise

In der Regel können folgende Grunddaten über juristische Personen und andere Körperschaften und Anstalten gespeichert werden:

Name, Sitz, Verwaltungsdomizil und Form
Adressen, Angaben der Kommunikationsmittel
Daten über Inhaber, Vertreter und verantwortliche Personen
Angaben aus dem Handelsregister
Verbindungen
Personenund Fahndungshinweise

Angaben über die politische und religiöse Tätigkeit oder Gesinnung werden nicht gespeichert.

Art. 10 Geschäftsdaten

Geschäftsdaten sind Angaben über den Inhalt von polizeilichen Geschäften, die sich aus Ermittlungsverfahren, Strafanzeigen, Requisitionen und dem Berichtwesen ergeben.

Es können in der Regel folgende Angaben gespeichert werden:

Tatbestand, Art des Ereignisses
Tatvorgehen
Sachverhalt
Tatzusammenhang
Hinweise auf die Täterschaft
Spuren
getroffene oder zu treffende Massnahmen
Verfügungen und Registraturvermerke

Das Tatvorgehen bestimmt sich auf Grund des Polizeirapportes.

Art. 11 Erkennungsdienstliche Daten

Erkennungsdienstliche Daten sind Angaben über erkennungsdienstliche Unterlagen.

In der Regel können folgende erkennungsdienstliche Daten gespeichert werden:

Abnahmestelle, Abnahmedatum und Abnahmegrund
Ausweisdaten
Fotodatum und Fotonummer
Signalement und besondere Merkmale
Profile auf bestimmte Tatvorgehen
Hinweise auf Fingerabdrücke, DNA-Profile, Schriftproben und Spurenvergleiche etc.

Art. 12 Fahndungsdaten

Fahndungsdaten sind Angaben über Personen, die zur Fahndung ausgeschrieben sind.

In der Regel können folgende Fahndungsdaten gespeichert werden:

Fahndungsauftrag und Fahndungsgrund
Fahndungshinweise
Auftraggeber
Ausschreibungsdaten und Verfalldaten

Art. 13 Haftdaten

Haftdaten sind Angaben über den Grund der Inhaftierung und die Entlassung.

In der Regel können folgende Haftdaten gespeichert werden:

Einund Austrittsdatum, Ort
Haftart, Grund, Delikt
Verfügungen und Registraturvermerke

5 5 Datensammlung gemäss Waffengesetzgebung

Art. 14

Die Polizei führt mittels elektronischer Datenverarbeitung eine Registratur über die von den kantonalen Behörden erteilten Bewilligungen im Bereich des Waffenrechtes gemäss dem Bundesgesetz über Waffen, Waffenzubehör und Munition (Waffengesetz) vom 20. Juni 1997[3].

Das Register enthält die anhand der eidgenössischen Formulare erhobenen Personendaten sowie die Waffendaten.

6 6 Weitere Datensammlungen und Registraturen

Art. 15

Für weitere Registraturen und Datensammlungen bedarf es der Bewilligung durch das zuständige Departement, soweit die Polizei nicht auf Grund der Gesetzgebung dazu verpflichtet ist.

Die Bewilligung wird erteilt, wenn die Registratur oder Datensammlung zur Erfüllung des polizeilichen Auftrages notwendig ist.

7 7 Löschung von Daten

Art. 16

Soweit diese Verordnung keine Regelung enthält, erlässt das Polizeikommando Weisungen über die Aufbewahrungsdauer von Daten.

Art. 17 Tagesjournal

Die elektronischen Daten des Tagesjournals werden nach 3 Jahren gelöscht. In Papierform wird der Ausdruck des Journals 10 Jahre aufbewahrt.

Daten der Auftrags- und Pendenzenkontrolle werden nach 3 Jahren gelöscht.

Art. 18 Grunddaten

Grunddaten von natürlichen Personen werden nach deren Tode oder nach dem 80. Altersjahr gelöscht, sofern keine Geschäftsdaten mehr vorhanden sind, andernfalls nach Ablauf der Laufzeit der Geschäftsdaten.

Grunddaten von Firmen und juristischen Personen werden nach deren Auflösung gelöscht, sofern keine Geschäftsdaten mehr vorhanden sind, andernfalls nach Ablauf der Laufzeit der Geschäftsdaten.

Art. 19 Geschäftsdaten

Geschäftsdaten werden wie folgt gelöscht:

nach 20 Jahren, soweit das Gesetz keine andere Regelung enthält
…
tatbestandsbezogene Daten mit bekannter Täterschaft nach 20 Jahren, sofern kein weiteres polizeiliches Interesse daran besteht
administrative Geschäftsdaten nach 10 Jahren
Geschäftsdaten von vermissten, nicht mehr aufgefundenen Personen mit dem 100. Altersjahr

Daten über Deliktsgut und Fundgut können so lange aufbewahrt werden, als ein polizeiliches Interesse daran besteht.

Art. 20 Erkennungsdienstliche Daten

Erkennungsdienstliche Daten werden nach dem Tode oder dem 80. Altersjahr der betroffenen Person gelöscht, soweit das Bundesrecht keine abweichenden Fristen vorsieht.

Haftdaten werden 10 Jahre nach der Entlassung aus der Haft gelöscht.

8 8 Rechte der betroffenen Personen

Art. 21

Die Rechte der betroffenen Personen richten sich nach dem Datenschutzgesetz und der Datenschutzverordnung beziehungsweise in hängigen Verfahren nach den entsprechenden Verfahrensordnungen.

Die Daten der Geschäftskontrolle können ungeachtet der Erledigung des Verfahrens nur dann vorzeitig gelöscht oder berichtigt werden, wenn ein Eintrag nicht mit dem entsprechenden Polizeirapport übereinstimmt oder der Betroffene beweisen kann, dass der Eintrag offensichtlich falsch ist.

9 9 Schlussbestimmung

Art. 22 In-Kraft-Treten

Diese Verordnung tritt am 1. April 2004 in Kraft.

Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen[4] und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.

Sie ersetzt die Verordnung über Registraturen bei der Kantonspolizei vom 18. Dezember 1990.

Egress

Abl. 2004, S. 293

Änderungstabelle - Nach Beschluss

Beschluss	Inkrafttreten	Element	Änderung	Fundstelle
02.03.2004	01.04.2004	Erlass	Erstfassung	Abl. 2004, S. 293
24.11.2009	01.01.2010	§ 4a	eingefügt	Abl. 2009, S. 1773
21.12.2010	01.01.2011	Ingress	geändert	Abl. 2010, S. 1881
05.12.2017	01.01.2018	§ 3 Abs. 4	eingefügt	Abl. 2017, S. 1935
05.12.2017	01.01.2018	§ 19 Abs. 1, b)	aufgehoben	Abl. 2017, S. 1935

Änderungstabelle - Nach Artikel

Element	Beschluss	Inkrafttreten	Änderung	Fundstelle
Erlass	02.03.2004	01.04.2004	Erstfassung	Abl. 2004, S. 293
Ingress	21.12.2010	01.01.2011	geändert	Abl. 2010, S. 1881
§ 3 Abs. 4	05.12.2017	01.01.2018	eingefügt	Abl. 2017, S. 1935
§ 4a	24.11.2009	01.01.2010	eingefügt	Abl. 2009, S. 1773
§ 19 Abs. 1, b)	05.12.2017	01.01.2018	aufgehoben	Abl. 2017, S. 1935