AS 2002 1399

Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV)

vom 24. April 2002

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 957 Absatz 5 des Obligationenrechts1, verordnet:

1. Abschnitt: Zu führende Bücher

Art. 1

1 Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang

des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen.

2 Das Hauptbuch besteht aus:

a. den Konten (sachlogische Gliederung aller verbuchten Geschäftsvorfälle), auf deren Basis Betriebsrechnung und Bilanz erstellt werden; b. dem Journal (chronologische Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle).

3 Die Hilfsbücher müssen in Ergänzung zum Hauptbuch die Angaben enthalten, die

zur Feststellung der Vermögenslage des Geschäftes und der mit dem Geschäftsbe- trieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der Betriebs- ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre nötig sind. Darunter fallen insbesondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistungen.

2. Abschnitt: Allgemeine Grundsätze

Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher

1 Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind

die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buch- führung).

2 Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt

und aufbewahrt und die Buchungsbelege sowie die Geschäftskorrespondenz elektro- nisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten.

SR 221.431 1 SR 220

2000-1467 1399

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3 Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet

sich nach den allgemein anerkannten Regelwerken und Fachempfehlungen, sofern diese Verordnung oder darauf gestützte Erlasse keine Vorschrift enthalten.

Art. 3 Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Art. 4 Dokumentation 1 Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekom- men sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz verstanden werden können.

2 Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und

gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden.

3. Abschnitt: Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung

Art. 5 Allgemeine Sorgfaltspflicht Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.

Art. 6 Verfügbarkeit

1 Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müs-

sen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden kön- nen. 2 Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.

3 Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäfts-

bücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu ma- chen.

Art. 7 Organisation 1 Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die ar- chivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.

2 Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.

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Art. 8 Archiv Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unter- liegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.

4. Abschnitt: Informationsträger

Art. 9 Zulässige Informationsträger

1 Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:

a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und un- veränderbare Datenträger; b. veränderbare Informationsträger, wenn:

1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität

der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signatur- verfahren),

2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nach-

weisbar ist (z.B. durch «Zeitstempel»),

3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften

über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und

4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumen-

tiert sowie die entsprechende Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden. 2 Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten In- formationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-Speicher).

Art. 10 Überprüfung und Datenmigration 1 Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prü- fen.

2 Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertra-

gen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass: a. die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben; und b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen wei- terhin genügen. 3 Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.

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5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 11 Aufhebung bisherigen Rechts Die Verordnung vom 2. Juni 19762 über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen wird aufgehoben.

Art. 12 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Juni 2002 in Kraft.

24. April 2002 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Kaspar Villiger Die Bundeskanzlerin: Annemarie Huber-Hotz

2 AS 1976 1334

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