AS 2004 2997
Verordnung über die Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer
Verordnung über die Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer (VERA-Verordnung)
vom 7. Juni 2004
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
1 Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems
Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizer (VERA) des Eidgenössischen Depar- tements für auswärtige Angelegenheiten (Departement), das von der Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten für die Schweizeri- schen Vertretungen (Vertretungen) im Ausland betrieben wird.
2 Im VERA werden Daten bearbeitet von:
a. den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern, deren Ehepartnern und Ehepartnerinnen sowie ihren Kindern; b. den Schweizerinnen und Schweizern, die sich vorübergehend im Ausland aufhalten, gegebenenfalls von deren Ehepartnerinnen und Ehepartnern und ihren Kindern im Rahmen des Schutzes privater schweizerischer Interessen; c. den Personen und deren Angehörigen, für welche die Schweiz Schutzfunk- tionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahr- nimmt; d. den ausländischen Staatsangehörigen, welche Mitglied der freiwilligen Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung sind nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19462 über die Alters- und Hinterlasse- nenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19613 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung (VFV).
SR 235.22
2004-0510 2997
VERA-Verordnung AS 2004
Art. 2 Zweck und Inhalt des Informationssystems
1 Das VERA dient der Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die Vertretun-
gen im Rahmen der Förderung der Beziehungen der Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer unter sich und zur Heimat. Die Vertretungen nehmen insbesonde- re Aufgaben wahr im Zusammenhang mit: a. der Führung des Matrikelregisters; b. der Erfüllung der Wehrpflicht durch die Auslandschweizer; c. der Unterstützung der Auslandschweizer; d. der Ausübung der politischen Rechte durch die Auslandschweizer; e. der Leistung von Beistand bei Freiheitsentzug von Schweizern im Ausland; f. der Ausstellung von Ausweisschriften für Auslandschweizer; g. der Nachführung des Zivilstandsregisters.
2 Es dient im weiteren als Grundlage für die Beschaffung der Personendaten im
Zusammenhang mit den Aufgaben, welche die Vertretungen im Rahmen der freiwil- ligen AHV/IV nach Artikel 2 AHVG4 und Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe b VFV5 zu erfüllen haben.
2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung
Art. 3 Personendaten
1 Im VERA werden folgende Personendaten bearbeitet:
a. Namen; b. Vornamen; c. Elternnamen und Vornamen; d. Geschlecht; e. Geburtsdatum und -ort; f. Zivilstand; g. Kantons- und Gemeindebürgerrechte; h. Staatsbürgerrechte; i. Einbürgerungsdatum; j. Fahndungsregistereintrag; k. Beruf; l. Adressdaten und Kommunikationsmittel (Telefon, Fax, E-Mail);
4 SR 831.10 5 SR 831.111
2998
VERA-Verordnung AS 2004
m. Pass- und Identitätskartendaten betreffend Ausweise mit Ausstellungsdatum vor 1. Januar 2003; n. Stimmrechtsdaten; o. Daten über Zivilstandsereignisse; p. Sprache; q. Daten betreffend Zu- und Wegzug; r. Daten betreffend militärische Meldepflicht (Datum Auslandurlaub, Arbeit- geberadresse bei Grenzgängern, Wehrpflichtblatt); s. Hinterlagen; t. Daten betreffend Sozialhilfe; u. Angaben über die Mitgliedschaft bei der «Genosscnschaft Solidaritätsfonds der Auslandsschweizer» (Soliswiss) bei Vorliegen einer schriftlichen Ein- willigung der immatrikulierten Person.
2 Für die Aufgaben im Rahmen der freiwilligen AHV werden folgende Personen-
daten bearbeitet: a. Namen; b. Vornamen; c. Elternnamen und Vornamen; d. Geschlecht; e. Geburtsdatum und –ort; f. Zivilstand; g. Heimatorte; h. Staatsangehörigkeiten; i. Adressdaten und Kommunikationsmittel (Telefon, Fax, E-Mail); j. Daten über Zivilstandsereignisse; k. Sprache; l. Daten betreffend Zu- und Wegzug.
Art. 4 Bearbeitung der Personendaten Die Vertretungen beschaffen und bearbeiten die Daten der Personen nach Artikel 1.
Art. 5 Bekanntgabe 1 Die Personendaten mit Ausnahme jener nach Artikel 3 Absatz 1 Buchstaben j und t werden folgenden Stellen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben im Abrufver- fahren, in Form eines Leserechtes, bekannt gegeben: a. der Politischen Direktion, Abteilung VI, Auslandschweizerdienst und Kon- sularischer Schutz;
2999
VERA-Verordnung AS 2004
b. dem Generalsekretariat, Konsular- und Finanzinspektorat; c. der Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenhei- ten und Personaladministration, Backoffice Pass.
2 Der Schweizerischen Ausgleichskasse werden Personendaten nach Artikel 3
Absatz 2 dieser Verordnung in einem durch die Direktion für Ressourcen und Aus- sennetz, Konsularische Angelegenheiten, von VERA getrennt betriebenen Server zum Abruf zur Verfügung gestellt.
3 Behörden können Personendaten im Einzelfall bekannt gegeben werden, wenn sie
diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen.
Art. 6 Datenzugriff 1 Den berechtigten Stellen sowie deren Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Daten im VERA soweit gewährt, als sie diese für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufga- ben benötigen.
2 Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz des Departements, Konsularische
Angelegenheiten, überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberech- tigungen weiterhin bestehen.
3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit
Art. 7 Auskunftsrecht 1 Jede Person, die in einer Eigenschaft nach Artikel 1 in VERA erfasst wird, kann bei der Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Personendaten verlangen.
2 Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.
3 Die Auskunft kann gemäss Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19926 über
den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.
Art. 8 Berichtigungsrecht Jede Person kann verlangen, dass unrichtige Daten über sie berichtigt werden.
Art. 9 Sorgfaltspflichten 1 Die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbei- tet werden. 2 Sie vergewissern sich, dass die Personendaten, die sie in das VERA eingeben oder die sie bekannt geben, richtig, vollständig und nachgeführt sind.
6 SR 235.1
3000
VERA-Verordnung AS 2004
Art. 10 Datensicherheit
1 Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten,
erlässt ein Bearbeitungsreglement, das die erforderlichen Regelungen betreffend organisatorische und sicherheitstechnische Massnahmen sowie die nötigen Bestim- mungen über die Kontrolle der Datenbearbeitung enthält. Sie trifft gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessene organisatorische und technische Massnahmen. 2 Jede Datenbearbeitung ist mit individuellen Benutzerprofilen und Passwörtern zu sichern. Die Daten werden chiffriert übermittelt.
Art. 11 Protokollierung Die Änderungen im VERA werden laufend protokolliert. Die Protokollierungen werden drei Jahre aufbewahrt.
Art. 12 Aufsicht und Koordination
1 Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten,
übt die Aufsicht aus über die Bearbeitung der Personendaten im VERA im Sinne dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.
2 Sie koordiniert ihre Tätigkeiten mit den anderen am VERA beteiligten Behörden.
3 Sie übt die Aufsicht aus über die Einhaltung des Datenschutzes und der Daten-
sicherheit.
4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten
Art. 13 Aufbewahrungsdauer und Vernichtung
1 Nach fünf Jahren werden vernichtet:
a. die Daten von Personen mit dem Anmeldestatus «abgemeldet», sofern in diesem Zeitraum keine Wiederaufnahme stattgefunden hat; b. die Daten von Personen mit dem Anmeldestatus «gestorben».
2 Vorbehalten bleibt Artikel 12 der Weisungen vom 28. September 1999 über die
Anbietepflicht und die Ablieferungspflicht von Unterlagen an das Schweizerische Bundesarchiv hinsichtlich der Führung von Parallelarchiven.
Art. 14 Archivierung Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, bietet die Daten vor der Vernichtung dem Bundesarchiv an.
3001
VERA-Verordnung AS 2004
5. Abschnitt: Inkrafttreten
Art. 15 Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2004 in Kraft.
7. Juni 2004 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Joseph Deiss Die Bundeskanzlerin: Annemarie Huber-Hotz
3002