AS 2004 3633

Verordnung über das Informationssystem des Zivildienstes

vom 30. Juni 2004

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf die Artikel 80 Absatz 4 und 80a Absatz 4 des Zivildienstgesetzes vom 6. Oktober 19951 (ZDG), verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Daten im Rahmen des Vollzugs des Zivildienstes durch Behörden und durch Dritte, die nach Artikel 79 Absatz 2 ZDG mit Vollzugsaufgaben betraut sind (Vollzugsbeauftragte).

Art. 2 Für das automatisierte Informationssystem verantwortliche Stellen 1 Die Vollzugsstelle für den Zivildienst (Vollzugsstelle) ist verantwortlich für die Entwicklung und den Betrieb des automatisierten Informationssystems des Zivil- dienstes (ZIVI+).

2 Die Vollzugsstelle kann für die technische Entwicklung von ZIVI+ und für den

Betrieb der Anwendung eine andere Bundesstelle oder einen privaten Anbieter beiziehen.

Art. 3 Zweck von ZIVI+ Mit ZIVI+ werden alle Belange des Vollzugs des Zivildienstes unterstützt: a. die Durchführung des Zulassungsverfahrens zum Zivildienst; b. die Durchführung des Verfahrens der Anerkennung von Einsatzbetrieben; c. die Vorbereitung, die Durchführung, die Verwaltung, die Kontrolle und die Auswertung von Einsätzen; d. die Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatz- betrieben; e. die Vorbereitung, Durchführung, Finanzierung und Kontrolle von Ein- führungs- und Ausbildungskursen für zivildienst- und arbeitspflichtige Per- sonen;

SR 824.095 1 SR 824.0

2003-1920 3633

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

f. die Durchführung von Disziplinarverfahren und die Bearbeitung von Scha- denersatzbegehren; g. die Bearbeitung von Beratungs- und Unterstützungsbegehren zivildienst- und arbeitspflichtiger Personen sowie die Rückforderung von Fürsorgeleis- tungen; h. die Erhebung von Abgaben von den Einsatzbetrieben und die Gewährung von Finanzhilfen an dieselben; i. die Mitwirkung in Beschwerdeverfahren; j. die Mitgliederverwaltung der Zulassungs- und der Anerkennungskommis- sion, die Disposition der Anhörungen und die administrative Unterstützung der Kommissionsarbeiten; k. die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung; l. die Dokumentation; m. die Statistik; n. das Einsatzinformationssystem für zivildienst- und arbeitspflichtige Perso- nen; o. die Authentifizierung der Benützer eines Extranets; p. die gesicherte Kommunikation mit den Mitgliedern der Zulassungskommis- sion.

Art. 4 Publikation im Internet Im Internet können die Stammdaten und die Einsatzmöglichkeiten derjenigen aner- kannten Einsatzbetriebe allgemein zugänglich gemacht werden, die mit der Publika- tion ihrer Daten im Internet einverstanden sind.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Herkunft der Daten Die Daten für den Vollzug des Zivildienstes stammen von: a. den gesuchstellenden sowie den zivildienst- und arbeitspflichtigen Personen; b. den Institutionen, die ein Gesuch um Anerkennung als Einsatzbetrieb stel- len; c. den Ausbildungsbetrieben; d. den Mitgliedern der Zulassungs- und der Anerkennungskommission; e. den Datenempfängern nach den Artikeln 7 und 8.

3634

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Art. 6 Inhalt von ZIVI+

1 In ZIVI+ dürfen Daten bearbeitet werden über:

a. gesuchstellende sowie zivildienst- und arbeitspflichtige Personen; b. gesuchstellende Institutionen und anerkannte Einsatzbetriebe; c. Ausbildungsbetriebe; d. Einsätze sowie Einführungs- und Ausbildungskurse; e. den Inhalt des Dienstbüchleins; f. Disziplinar- und Beschwerdeverfahren; g. Mitglieder der Zulassungs- und der Anerkennungskommission; h. Sitzungen der Zulassungs- und der Anerkennungskommission; i. Ergebnisse von Inspektionen und Wirkungskontrollen.

2 Die in ZIVI+ zu bearbeitenden besonders schützenswerten Personendaten sowie

die Berechtigungen des Zugriffs und der Datenbearbeitung sind im Anhang festge- legt.

Art. 7 Bekanntgabe von Personendaten Die Vollzugsstelle gibt nachstehenden Stellen Personendaten zu folgenden Zwecken bekannt: a. den Einsatzbetrieben zur Beschäftigung von zivildienst- bzw. arbeitspflich- tigen Personen; b. den Ausbildungsinstitutionen zur Durchführung von Einführungs- und Aus- bildungskursen; c. den Vollzugsbeauftragten zur Erfüllung der ihnen übertragenen Vollzugs- aufgaben, soweit sie keinen direkten Zugriff auf ZIVI+ haben; d. den Vertrauensärzten und -ärztinnen zur Abklärung der Arbeitsfähigkeit; e. der JMed (Sanität) zur Abklärung der Militärdiensttauglichkeit von Perso- nen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst gestellt haben; f. dem Führungsstab der Armee zur Bekanntgabe der Anzahl nicht geleisteter Militärdiensttage und zur Nachführung des Personal-Informations-Systems der Armee (PISA); g. dem Führungsstab der Armee oder dem Oberauditorat zur Behandlung von Gesuchen um Wiedereinteilung in die Armee; h. den Militärgerichtsbehörden zur Berücksichtigung in einem hängigen Mili- tärgerichtsverfahren wegen Militärdienstverweigerung und zur Kontrollfüh- rung über den Abschluss der Arbeitsleistung; i. der zuständigen Militärbehörde zur Kontrollführung über die erbrachten bzw. noch nicht erbrachten Arbeitsleistungen und zur zeitlichen Koordina- tion von Aufgeboten an arbeitspflichtige Personen, die nicht aus der Armee ausgeschlossen worden sind;

3635

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

j. den Rekrutierungszentren der Armee und den zuständigen kantonalen Auf- gebotsstellen zur Koordination von Rekrutierung und Behandlung des Zulassungsgesuchs zum Zivildienst und zur Zuteilung von Stellungspflichti- gen, deren Gesuch um Zulassung zum Zivildienst abgewiesen wurde, in eine militärische Funktion; k. den Strafjustizbehörden im Einzelfall zur Beurteilung von Widerhandlungen gegen das ZDG; l. dem Bundesamt für Polizei (fedpol) zur Aufnahme ins Fahndungssystem RIPOL zwecks Adressermittlung von zivildienst- und arbeitspflichtigen Per- sonen unbekannten Aufenthalts und zur Revokation der Ausschreibung nach erfolgter Adressermittlung; m. dem Eidgenössischen Finanzdepartement, der Schweizerischen Post, der SBB und dem ETH-Rat zur Behandlung von Schadenersatzbegehren; n. den SBB zur Abrechnung der Fahrten von zivildienstleistenden Personen in öffentlichen Verkehrsmitteln; o. sachkundigen schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren speziali- sierten Institutionen zur Begutachtung von Projekten bezüglich Einsätzen im Ausland oder in der Landwirtschaft; p. den kantonalen Arbeitsmarktbehörden zur Stellungnahme zu Anerken- nungsgesuchen von Einsatzbetrieben; q. den Mitgliedern der Zulassungskommission für die Durchführung des Zulas- sungsverfahrens, soweit sie keinen direkten Zugriff auf ZIVI+ haben; r. den Zivilschutzstellen der Wohngemeinden zur zeitlichen Koordination von Aufgeboten für arbeitspflichtige Personen und zur Einteilung von aus der Arbeitsleistung entlassenen Personen; s. den kantonalen Behörden für die Wehrpflichtersatzabgabe zur Veranlagung und zur Rückerstattung der Wehrpflichtersatzabgabe; t. den zuständigen kantonalen oder kommunalen Fürsorgebehörden zur Unter- stützung von zivildienst- und arbeitspflichtigen Personen; u. den Betreibungs- und Konkursämtern zur Feststellung des Rechtsstillstandes und der Unpfändbarkeit von Vermögenswerten; v. den zivildienstpflichtigen Personen und den Einsatzbetrieben zur Vorberei- tung von Einsätzen mit Hilfe des Einsatzinformationssystems; w. den Beratungsstellen für den Zivildienst zur Unterstützung der Suche nach Einsatzmöglichkeiten mit Hilfe des Einsatzinformationssystems; x. den Arbeitgebern von zivildienstleistenden Personen zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperrfristen nach Arti- kel 336c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts2;

2 SR 220

3636

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

y. den Mitgliedern der Anerkennungskommission zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach Massgabe der Verordnung vom 5. Dezember 20033 über die Kommis- sionen des Zivildienstes.

Art. 8 Bekanntgabe von Personendaten durch Abrufverfahren Direkten (on-line) Zugriff auf ZIVI+ erhalten: a. die Militärversicherung zur Bearbeitung von Versicherungsfällen; b. Vollzugsbeauftragte nach Massgabe der in der Verordnung vom 22. Mai 19964 betreffend die Übertragung von Vollzugsaufgaben des Zivil- dienstes auf Dritte vorgesehenen Verträge; c. der Rechtsdienst des Eidgenössischen Volkswirtschaftsdepartementes zur Prüfung der Ausübung seines Beschwerderechts; d. die Mitglieder der Zulassungskommission zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach Massgabe der Verordnung vom 5. Dezember 20035 über die Kommis- sionen des Zivildienstes.

Art. 9 Bekanntgabe von Personendaten im Einzelfall Die Vollzugsstelle gibt anderen Stellen auf Anfrage und im Einzelfall nur die für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben unentbehrlichen Personendaten bekannt.

Art. 10 Aufsicht und Koordination

1 Die Vollzugsstelle übt die Aufsicht aus über:

a. die Bearbeitung der Personendaten im Sinne dieser Verordnung und des Betriebsreglements; b. die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, welche an ZIVI+ beteiligt sind. 2 Sie koordiniert ihre Tätigkeiten mit den an ZIVI+ beteiligten Behörden des Bundes und den beigezogenen privaten Personen und Institutionen.

3 Sie erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für ZIVI+.

3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 11 Sorgfaltspflichten 1 Die an ZIVI+ beteiligten Behörden sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Perso- nendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

3 SR 824.013 4 SR 824.091 5 SR 824.013

3637

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

2 Die mit Vollzugsaufgaben betrauten privaten Personen und Institutionen sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 3 Die Behörden und die privaten Personen und Institutionen vergewissern sich, dass die Personendaten, die sie in dem System eintragen oder den zuständigen Stellen bekannt geben, vollständig, richtig und nachgeführt sind.

Art. 12 Datensicherheit

1 Die Datensicherheit richtet sich nach den Artikeln 8–12 der Verordnung vom

14. Juni 19936 zum Bundesgesetz über den Datenschutz, nach den Artikeln 8 und 9 der Verordnung vom 26. September 20037 über die Informatik und Telekommunika- tion in der Bundesverwaltung sowie nach den Empfehlungen des Informatikstrate- gieorgans Bund.

2 Die berechtigten Behörden und privaten Personen und Institutionen treffen die

nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust und gegen jegliche unbefugte Bearbeitung, Kenntnisnahme oder Entwendung geschützt sind. 3 Die Vollzugsstelle erlässt ein Bearbeitungsreglement, das die erforderlichen Rege- lungen über organisatorische und sicherheitstechnische Massnahmen sowie die nötigen Bestimmungen über die Kontrolle der Datenbearbeitung enthält. 4 Betreffend die Datenbearbeitung sorgt die Vollzugsstelle dafür, dass automatisch protokolliert wird, welcher Benutzer oder welche Benutzerin zu welchem Zeitpunkt den aktuellen Datenstand herbeigeführt hat.

Art. 13 Auskunfts- und Berichtigungsrechte Die Rechte der Betroffenen, insbesondere das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht, sind bei der Vollzugsstelle geltend zu machen und richten sich nach den Artikeln 5 und 8 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19928 über den Datenschutz (DSG) und nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz vom 20. Dezember 19689.

4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung, Statistik

Art. 14 Aufbewahrungsdauer und Archivierung

1 Während fünf Jahren werden aufbewahrt:

a. die Daten über zivildienst- und arbeitspflichtige Personen ab dem Ende ihrer Zivildienst- bzw. ihrer Arbeitspflicht; b. die Daten über Einsatzbetriebe ab dem Wegfall ihrer Anerkennung;

6 SR 235.11 7 SR 172.010.58 8 SR 235.1 9 SR 172.021

3638

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

c. die Daten über Ausbildungsinstitutionen nach ihrem letzten Einführungs- oder Ausbildungskurs; d. die Daten über Kommissionsmitglieder nach ihrem Ausscheiden aus der Kommission.

2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden alle Daten gemäss Artikel 21

DSG10 von der Vollzugsstelle dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.

3 Die dem Bundesarchiv abgelieferten Daten werden in ZIVI+ vernichtet.

Art. 15 Statistik Die Vollzugsstelle gibt dem Bundesamt für Statistik die Daten bekannt, die es für seine Aufgabenerfüllung benötigt.

5. Abschnitt: Finanzierung

Art. 16

1 Der Bund finanziert Entwicklung und Betrieb des Informationssystems ZIVI+

sowie die Erschliessung und den Betrieb der Datenleitungen zu den direkt (on-line) an ZIVI+ angeschlossenen Stellen. Davon ausgenommen sind Erschliessung und Betrieb der Datenleitungen zu den Mitgliedern der Zulassungskommission.

2 Die an ZIVI+ direkt angeschlossenen Stellen und Personen übernehmen die Kosten

für die Anschaffung und den Betrieb ihrer Geräte und für die benötigte Software. Die Vollzugsstelle legt die Bedingungen fest, welche diese Geräte und die Software erfüllen müssen.

6. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 17

1 Die Verordnung vom 14. August 199611.über das Informationssystem des Zivil-

dienstes wird aufgehoben.

2 Diese Verordnung tritt am 1. September 2004 in Kraft.

30. Juni 2004 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Joseph Deiss Die Bundeskanzlerin: Annemarie Huber-Hotz

10 SR 235.1 11 AS 1996 2461, 1997 2779, 1998 2530

3639

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

3640

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Anhang (Art. 6 Abs. 2)

Personendaten im ZIVI+: Benützer und Berechtigung zur Bearbeitung A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintragen und Mutieren)

Beteiligte Organe: 1 = Mitarbeiter/-in Zulassungen 10 = Rechtsdienst Vollzugsstelle

2 = Mitarbeiter/-in Einsätze 11 = Disposition Anhörungen

3 = Mitarbeiter/-in Zulassungen und Einsätze 12 = Spezialeinsätzemanager

4 = Mitarbeiter/-in Inspektion 13 = Zulassungskommission

5 = Mitarbeiter/-in Infrastruktur 14 = Rechtsdienst EVD

6 = Fachadministration Einsätze 15 = Kantonale Behörden für Wehrpflichtersatzabgabe/Eidg. Steuerverwaltung

7 = Fachadministration Zulassungen 16 = Militärversicherung

8 = Leiter/-in Regionalzentrum

9 = Geschäftsleitung Vollzugsstelle

Daten Beteiligte Organe

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1. Personaliensatz Gesuchsteller/Zivildienstpflichtige Person

1 System-Nummer des Gesuchstellers/der zivildienstpflichtigen A A A A A A A A A A A A A A A A Person

2 Name B B B A B B B A A A A B A A A A

3 Vorname B B B A B B B A A A A B A A A A

4 Adresse B B B A B B B A A A A B A A A A

3641

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Daten Beteiligte Organe

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

5 Geburtsdatum B B B A B B B A A A A B A A A A

6 Titel B B B A B B B A A A A B A A A A

7 Zivilstand B B B A B B B A A A A B A A A A

8 Heimatkanton B B B A B B B A A A A B A A A A

9 AHV-Nummer B B B A B B B A A A A B A A A A

10 Berufliche Tätigkeiten B B B A B B B A A A A B A A A A 11 Notizfeld für Kontaktinfos B B B A B B B A A A A B A A A A

2. Zulassungsverfahren

12 Zuständigkeit des Regionalzentrums resp. der Zentralstelle B B B A B B B A A A A B A A A A für die gesuchstellende/zivildienstpflichtige Person

13 Tauglichkeit B A B A B B B A A A A A A A

14 Letzter Militärischer Grad der zivildienstpflichtigen Person B A B A B B B A A A A A A A

15 Eintrag im Strafregister ja/nein, Datum Eintrag B B B A A A A A

16 Mitglieder einer Glaubensgemeinschaft B B B A A A A A

17 Vollständige Unterlagen bei Gesuchseingang B B B A A A A A

18 Sistierungsbemerkungen B B B A A A A A

19 Status bei der Zulassung: Militärdienstpflichtiger, B B B A A A A A A Stellungspflichtiger, Mitglied Religionsgemeinschaft.

20 Wiedererwägungen wegen Nichteintreten bzw. Ablehnung B B B A A A A A

des Gesuchs

21 Fragebogen betreffend Zulassungsverfahren B B B A A A A A

3642

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Daten Beteiligte Organe

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 22 Eingangsdatum des Zulassungsgesuchs und nachgereichter B B B A A A A A Unterlagen

23 Involvierung Militärjustiz B B B A A A A A

24 Bemerkungen zum Zulassungsgesuch B B B A A A A A

25 Bemerkungen zur Gesuchsistierung inkl. Zeitraum der Sistierung B B B A A A A A

26 Entscheid über Zulassungsgesuch B B B A A A A A A

27 Entscheid betreffend Absenzen Anhörungen A A A A A B A

28 Dossier des Gesuchstellers mit sämtlichen Dokumenten des B B B A A A A A Zulassungsverfahrens

3. Einsätze

29 Ausbildung der zivildienstpflichtigen Person B B B A A B B A A A B A A 30 Dienstart der pflichtigen Person: Zivildienstpflichtige Person, B A B A A B B A A A A A A A zivildienstpflichtige Person aus Arbeitsleistung, Arbeitsleistung oder UO-Verweigerer 31 Für die Einträge verantwortliche/r Mitarbeiter/in B B B A A B B A A A A B A A A

32 Status Durchdiener B B A B A A A B A A

33 Leistung zusätzlicher freiwilliger Diensttage B B A B A A A B A A

34 Dienstbefreiung nach Artikel 13 ZDG B B A B A A A B A A

35 Passfoto für Ausweise und SBB-Fahrkarten der zivildienst- B B A A B A A A B pflichtigen Person

36 Bemerkungen zur zivildienstpflichtigen Person B B A A B A A A B A

37 Neubeurteilung der Diensttauglichkeit B B A B A A A B A A

38 Bemerkungen zur Diensttauglichkeit B B A B A A A B A A

3643

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Daten Beteiligte Organe

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

39 Vertrauensärztliche Untersuchung B B A B A A A B A

40 Zwangsaufgebot B B A B A A A B

41 Urlaubsgrund B B A B A A A B A

42 Disziplinarverfahren mit Entscheid A A A A A A B A

43 Grund für Entlassung aus der Zivildienstpflicht B B A B A A A B A A

44 Dossier mit sämtlichen Dokumenten der zivildienstpflichtigen B B A B A A A B Person ohne Zulassungsdokumente

4. Gesuchstellende Institutionen/Einsatzbetriebe

45 Name B B A B A A A B A

46 Adresse B B A B A A A B A

47 Ansprechperson B B A B A A A B A

48 System-Nummer A A A A A A A A

49 Tätigkeitsbereich des Einsatzbetriebs nach Art. 4 ZDG B B A B A A A B

50 Auflistung der Pflichtenhefte mit deren Tätigkeiten B B A B A A A B

51 Interne Daten: Rechtsform, Rating, Finanzhilfe, Überprüfungen, B B A B A A A B Status, Beschreibung, Verfügungsadressat

52 Daten für die Gesuchsbehandlung B B A B A A A B

53 Fragebogen B B A B A A A B

54 Abgabepflicht B B A B A A A B

55 Anerkennungsentscheid B B A B A A A B

56 Gesuchsdaten für die Finanzhilfe B B A B A A A B

57 Dossier des Einsatzbetriebes mit sämtlichen Dokumenten B B A B A A A B

3644

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Daten Beteiligte Organe

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 58 Zuständigkeit des Regionalzentrums bzw. Zentralstelle für den B B A B A A A B Einsatzbetrieb

59 Inspektionsdaten B B B B A A A B

60 Inhalt des Fragebogens zur Kundenzufriedenheit B B A B A A A B

61 Dossier mit sämtlichen Dokumenten den Einsatzbetrieb betreffend B B A B A A A B

5. Beschwerdeverfahren

5.1 Beschwerdeverfahren Zulassungen

62 Beschwerdeführer (ZDP oder Rechtsdienst EVD) B B B A A A A A

63 Anfechtungsgegenstand der Beschwerde B B B A A A A A

64 Dispositiv des angefochtenen Entscheids B B B A A A A A

65 Verfügende Institution des angefochtenen Entscheids B B B A A A A A

66 Stellungnahme Vollzugsstelle B B B A A A A A

67 Stellungnahme Zulassungskommission B B A A A A A A

68 Entscheid der Rekurskommission B B B A A A A A

5.2 Beschwerdeverfahren Einsätze und Anerkennungen

69 Beschwerdeführer (ZDP oder EIB) B B B A A A B

70 Anfechtungsgegenstand der Beschwerde B B B A A A B

71 Dispositiv des angefochtenen Entscheids B B B A A A B

72 Verfügende Institution des angefochtenen Entscheids B B B A A A B

73 Stellungnahme Vollzugsstelle B B B A A A B

74 Entscheid der Rekurskommission B B B A A A B

3645

Informationssystem des Zivildienstes AS 2004

Daten Beteiligte Organe

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

6. Kommissionen

75 Zuständigkeit des Regionalzentrums für die Mitglieder der B B B A A A B A Zulassungskommission