AS 2014 2781

Verordnung über das Informationssystem des Zivildienstes

vom 20. August 2014

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 80 Absatz 4 des Zivildienstgesetzes vom 6. Oktober 19951 (ZDG), verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Geltungsbereich Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Daten im Rahmen des Vollzugs des Zivildienstes durch Behörden und durch Dritte, die nach Artikel 79 Absatz 2 ZDG mit Vollzugsaufgaben betraut sind (Vollzugsbeauftragte).

Art. 2 Verantwortliche Stellen 1 Die Vollzugsstelle für den Zivildienst (Vollzugsstelle) ist verantwortlich für die Entwicklung und den Betrieb des automatisierten Informationssystems des Zivil- dienstes (E-ZIVI).

2 Sie kann für die technische Entwicklung und den Betrieb von E-ZIVI andere

Bundesstellen und private Anbieter beiziehen.

Art. 3 Zweck von E-ZIVI Mit E-ZIVI werden alle Belange des Vollzugs des Zivildienstes unterstützt: a. die Durchführung des Zulassungsverfahrens zum Zivildienst; b. die Durchführung des Verfahrens der Anerkennung von Einsatzbetrieben; c. die Vorbereitung, die Durchführung, die Verwaltung, die Kontrolle und die Auswertung von Einsätzen; d. die Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatz- betrieben; e. die Vorbereitung, die Durchführung, die Finanzierung, die Verwaltung, die Kontrolle und die Auswertung von Einführungs- und Ausbildungskursen für zivildienstpflichtige Personen; f. die Durchführung von Disziplinarverfahren und die Bearbeitung von Scha- denersatzbegehren;

SR 824.095 1 SR 824.0

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Informationssystem des Zivildienstes. V AS 2014

g. die Bearbeitung von Beratungsbegehren zivildienstpflichtiger Personen; h. die Erhebung von Abgaben von den Einsatzbetrieben und die Gewährung von Finanzhilfen an dieselben; i. die Mitwirkung in Beschwerdeverfahren; j. die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung; k. die Dokumentation; l. die Statistik; m. die Authentifizierung der Benützerinnen und Benützer eines Extranets.

Art. 4 Veröffentlichung von Stammdaten und Einsatzmöglichkeiten Die Stammdaten und die Einsatzmöglichkeiten von anerkannten Einsatzbetrieben können auf der Webseite der Vollzugsstelle jedermann zugänglich gemacht werden, sofern die betroffenen Betriebe damit einverstanden sind.

2. Abschnitt: Struktur von E-ZIVI und Datenbearbeitung

Art. 5 Struktur und Inhalt von E-ZIVI

1 E-ZIVI besteht aus den folgenden Untersystemen:

a. dem Verwaltungssystem (VS); b. dem Kundensystem (KS); c. dem «Business Intelligence System» (BIS).

2 E-ZIVI enthält Daten über:

a. gesuchstellende und zivildienstpflichtige Personen; b. gesuchstellende Institutionen und anerkannte Einsatzbetriebe; c. Ausbildungsbetriebe; d. Einsätze sowie Einführungs- und Ausbildungskurse; e. Disziplinar- und Beschwerdeverfahren; f. Ergebnisse von Inspektionen und Wirkungskontrollen.

3 Das BIS enthält Daten über Prozess- und Geschäftskennzahlen zur Leistungsüber-

wachung, Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse der Vollzugsstelle.

Art. 6 Datenbeschaffung Die Daten in E-ZIVI werden beschafft bei: a. den gesuchstellenden und den zivildienstpflichtigen Personen; b. den Institutionen, die ein Gesuch um Anerkennung als Einsatzbetrieb stel- len;

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c. den Ausbildungsbetrieben; d. den Datenempfängerinnen und -empfängern nach Artikel 8.

Art. 7 Zugriffs- und Bearbeitungsrechte

1 Auf die Daten im VS haben die Vollzugsstelle und die Vollzugsbeauftragten im

Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben Zugriff.

2 Auf die Daten im KS haben die zuständigen Behörden im Rahmen ihrer gesetz-

lichen Aufgaben im Abrufverfahren Zugriff.

3 Die Daten im KS von gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen sowie

von gesuchstellenden Institutionen und anerkannten Einsatzbetrieben können nur abgefragt werden, sofern die betreffende Person, Institution oder der betreffende Einsatzbetrieb sich damit einverstanden erklärt hat.

4 Die individuellen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind im Anhang geregelt.

Art. 8 Bekanntgabe von Personendaten Die Vollzugsstelle gibt den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Personendaten bekannt: a. den SBB: zur Abrechnung der Fahrten von zivildienstleistenden Personen in öffentlichen Verkehrsmitteln; b. schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren spezialisierten Institu- tionen: zur Prüfung von Sicherheitsfragen im Zusammenhang mit Ausland- einsätzen sowie zur Begutachtung von Anerkennungsgesuchen von Einsatz- betrieben, die Einsätze im Ausland oder in der Landwirtschaft anbieten wollen, und von Finanzhilfegesuchen von Einsatzbetrieben; c. den zivildienstpflichtigen Personen und den Einsatzbetrieben: zur Vorberei- tung von Einsätzen mit Hilfe des KS; d. den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern von zivildienstleistenden Personen: zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperr- fristen nach Artikel 336c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts2; e. den Krankenkassen: zur Sistierung der Versicherungspflicht der zivildienst- leistenden Personen; f. dem Betreiber des E-Shops der Vollzugsstelle: zur Administration der Aus- rüstungsgegenstände für die Kennzeichnung der zivildienstpflichtigen Per- sonen; g. dem Bundesamt für Bauten und Logistik: für Druckaufträge; h. dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: für Massenversän- de auf elektronischem Weg; i. den Hotelleriebetrieben: zur Buchung von Übernachtungen der zivildienst- leistenden Personen.

2 SR 220

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Art. 9 Aufsicht und Koordination

1 Die Vollzugsstelle übt die Aufsicht aus über:

a. die Bearbeitung der Personendaten nach dieser Verordnung; b. die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, die an E-ZIVI beteiligt sind. 2 Sie koordiniert ihre Tätigkeiten mit den an E-ZIVI beteiligten Behörden des Bun- des und den beigezogenen privaten Personen und Institutionen.

3 Sie erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für E-ZIVI.

3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 10 Sorgfaltspflichten 1 Die an E-ZIVI beteiligten Behörden sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Perso- nendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 2 Die mit Vollzugsaufgaben betrauten privaten Personen und Institutionen sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 3 Die Behörden und die privaten Personen und Institutionen stellen sicher, dass die Personendaten, die sie in den Untersystemen nach Artikel 5 Absatz 1 eintragen oder die sie den zuständigen Stellen bekannt geben, vollständig, richtig und nachgeführt sind.

Art. 11 Datensicherheit

1 Die Datensicherheit richtet sich nach den Artikeln 8–12 der Verordnung vom

14. Juni 19933 zum Bundesgesetz über den Datenschutz, nach den Bestimmungen der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 20114 sowie nach den Weisun- gen des Bundesrates vom 14. August 20135 über die IKT-Sicherheit in der Bundes- verwaltung. 2 Die nach Artikel 7 berechtigten Behörden und privaten Personen und Institutionen treffen die nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erforderlichen organisa- torischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust, vor Entwendung und gegen unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sind. 3 Die Vollzugsstelle erlässt ein Bearbeitungsreglement, das die erforderlichen Rege- lungen über organisatorische und sicherheitstechnische Massnahmen sowie die nötigen Bestimmungen über die Kontrolle der Datenbearbeitung enthält. 4 Sie sorgt dafür, dass automatisch protokolliert wird, welche Benützerin oder wel- cher Benützer zu welchem Zeitpunkt den aktuellen Datenstand herbeigeführt hat.

3 SR 235.11 4 SR 172.010.58

5 BBl 2013 6713

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4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Statistik

Art. 12 Aufbewahrung Während fünf Jahren werden aufbewahrt: a. die Daten über zivildienstpflichtige Personen, ab dem Ende ihrer Zivil- dienstpflicht; b. die Daten über Einsatzbetriebe, ab dem Wegfall ihrer Anerkennung; c. die Daten über Ausbildungsinstitutionen, ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Ausbildungskurs stattgefunden hat.

Art. 13 Archivierung

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden nach Artikel 21 des Bundesgesetzes

vom 19. Juni 19926 über den Datenschutz alle Daten von der Vollzugsstelle dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.

2 Die dem Bundesarchiv abgelieferten Daten werden in E-ZIVI vernichtet.

Art. 14 Statistik Die Vollzugsstelle gibt dem Bundesamt für Statistik die Daten bekannt, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

5. Abschnitt: Finanzierung

Art. 15

1 Der Bund finanziert die Entwicklung und den Betrieb von E-ZIVI sowie die

Erschliessung und den Betrieb der Datenleitungen zu den direkt am VS und am BIS angeschlossenen Stellen und Personen.

2 Die an E-ZIVI direkt angeschlossenen Stellen und Personen übernehmen die

Kosten für die Anschaffung und den Betrieb ihrer Geräte sowie der benötigten Software. Die Vollzugsstelle legt die Bedingungen fest, welche diese Geräte und die Software erfüllen müssen.

6. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses Die Verordnung vom 30. Juni 20047 über das Informationssystem des Zivildienstes wird aufgehoben.

6 SR 235.1 7 AS 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119

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Art. 17 Übergangsbestimmung

1 Das Informationssystem ZIVI+ ist spätestens neun Monate nach Inkrafttreten

dieser Verordnung ausser Betrieb zu setzen.

2 Die Daten aus dem Informationssystem ZIVI+ werden innerhalb von neun Mona-

ten nach Inkrafttreten dieser Verordnung in E-ZIVI überführt. 3 Ausgenommen sind Daten aus ZIVI+ betreffend Personen, die zu einer Arbeitsleis- tung verpflichtet wurden. Diese Daten sind spätestens neun Monate nach Inkrafttre- ten dieser Verordnung dem Bundesarchiv abzuliefern oder zu vernichten.

Art. 18 Übergangsordnung für Fälle schwerwiegender Störungen in der Einführungsphase Falls nach Inkrafttreten dieser Verordnung das bisherige Informationssystem ZIVI+ zur Überbrückung schwerwiegender technischer oder organisatorischer Störungen weiter betrieben oder wieder in Betrieb genommen werden muss, bleibt die Verord- nung vom 30. Juni 20048 über das Informationssystem des Zivildienstes während längstens neun Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung in ihrer bisher gelten- den Fassung anwendbar.

Art. 19 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 15. September 2014 in Kraft.

20. August 2014 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Didier Burkhalter Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

8 AS 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119

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Informationssystem des Zivildienstes. V AS 2014

Anhang (Art. 7 Abs. 4)

Personendaten in E-ZIVI: Benützer/innen, Zugriff und Berechtigung zur Abfrage und Bearbeitung Benützer/in: Kennwert: Zugriff auf:

Produktmanager/in Anerkennung, Betreuung und Inspektion von Einsatzbetrieben (ABI) a Verwaltungssystem (VS) Mitarbeiter/in ABI b VS Produktmanager/in Betreuung und Einsätze Zivildienstpflichtige (BEZ) c VS Mitarbeiter/in BEZ d VS Produktmanager/in Einführung und Ausbildung Zivildienstpflichtige (EAZ) e VS Mitarbeiter/in EAZ f VS Produktmanager/in Zulassung (ZUL) g VS Mitarbeiter/in ZUL h VS Mitarbeiter/in Vollzugsunterstützung i VS Mitarbeiter/in Kanzlei j VS Rechtsdienst k VS Mitarbeiter/in Controlling l VS Buchhaltung m VS Mitarbeiter/in Human Resources n VS Mitarbeiter/in Kommunikation o VS Leiter/in Regionalzentrum p VS

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Informationssystem des Zivildienstes. V AS 2014

Benützer/in: Kennwert: Zugriff auf:

Geschäftsleitung Vollzugsstelle q VS Systemadministrator/in r VS und Kundensystem (KS) Gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person s KS Gesuchstellende Institution/Einsatzbetrieb t KS Militärversicherung u KS Kantonale Behörden für Wehrpflichtersatzabgabe / Eidg. Steuerverwaltung v KS Organe der Erwerbsersatzordnung w KS

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

1. Personalien gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person

1 System-Nummer der gesuchstellenden / A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A zivildienstpflichtigen Person

2 Name A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

3 Vorname A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 4 Adresse (inkl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse) A A B B A A B B B A B A A A A B A B B A A A A 5 Geburtsdatum A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 6 Heimatort A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 7 Heimatkanton A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 8 AHV-Versichertennummer alt A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 9 AHV-Versichertennummer neu A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 10 Berufliche Tätigkeiten A A B B A A B B B A A A A A A B A B B A A A A 11 Notizfeld für Kontaktinformationen A A B B A A B B B A A A A A A B A B A 12 Korrespondenzsprache A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A 13 Geschlecht A A B B A A B B B A A A A A A B A B A A A A A

14 Angaben zur Ausschreibung und Revokation in RIPOL A A A B A A B

15 Ausbildung A A B B A A A A B A A A A A A B A B B A

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

2. Zulassungsverfahren

16 Zuständigkeit des Regionalzentrums bzw. der A A A A A A B B A A A A A A A B A A A Zentralstelle für die gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person

17 Tauglichkeit B B A B A

18 Letzter militärischer Grad der zivildienstpflichtigen A A A A A A B B A A A A A A A B A A Person 19 Geleistete, anrechenbare und noch zu leistende A A A A A A B B A A A A A A A B A A A Militärdiensttage sowie EO-Abrechnungskategorie 20 Status bei der Zulassung: militärdienstpflichtige / A A A A A A B B A A A A A A B A A stellungspflichtige Person

21 Wiedererwägungen wegen Nichteintreten bzw. B B A B A

Ablehnung des Gesuchs 22 Eingangsdatum des Zulassungsgesuchs und A A A A A A B B A A A A A A A B A nachgereichter Unterlagen

23 Involvierung Militärjustiz B B A B A

24 Bemerkungen zum Zulassungsgesuch B B A B

25 Entscheid über Zulassungsgesuch A A A A A A B B A A A A A A A B A A 26 Zu leistende Zivildiensttage A A A A A A B B A A A A A A A A B A A A A A 27 Dossier der gesuchstellenden Person mit sämtlichen A A A A A A B B A A A A A B Dokumenten des Zulassungsverfahrens

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 28 Korrespondenz zwischen zivildienstpflichtiger Person A A A A A A B B A A A A A B A und Vollzugsstelle

3. Einsätze

29 Besuchte Ausbildungskurse der Vollzugsstelle A A B B A B A A A A A A A A A A B A A A 30 Für die Einträge verantwortliche/r Mitarbeiter/in A A B B A A A A A A A A A A A B A B A 31 Status Durchdiener/in A A A A A A B B A A A A A A A A B A A 32 Leistung zusätzlicher freiwilliger Diensttage A A A A A A A A B A A A A A A A B A A A A 33 Dienstbefreiung nach Art. 13 ZDG A A B B A A A A B A A A A A B A B A A A

34 Passfoto für den Zivildienstausweis B A A A

35 Bemerkungen zur zivildienstpflichtigen Person A A B B A B A A A A A A A A B A B

36 Beurteilung der Arbeitsfähigkeit A A B B B B A B A B A A

37 Vertrauensärztliche Untersuchung B A B

38 Ergebnis der Überprüfung des Leumunds der zivildienst- B B B A A B A

pflichtigen Person

39 Ergebnis der Überprüfung der Eignung der zivildienst- B B B A A B A

pflichtigen Person 40 Aufgebote A A B B A B A A A A A A A A A B A B A A A A A 41 Geplante und geleistete Zivildiensttage A A B B A A A A A A A A A A B A B A A A A A 42 Meldung über die geleisteten Zivildiensttage A B A B A A A A B A B A A A

43 Urlaubsgrund B B A A B B A B A A

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

44 Disziplinar- und Strafverfahren A A B A A

45 Ausschluss von der Zivildienstleistung B A B A A B A A A A

46 Ausschluss aus dem Zivildienst B A B A A B A A A A

47 Ordentliche Entlassung aus der Zivildienstpflicht B B B A B A B A A A A 48 Vorzeitige Entlassung aus der Zivildienstpflicht B A B A A A B A A A A

49 Dossier mit sämtlichen Dokumenten der A A B B A B B A B A B

zivildienstpflichtigen Person ohne Dokumente aus Zulassungsverfahren, vertrauensärztlicher Untersuchung und Disziplinar- und Strafverfahren

50 Korrespondenz zwischen zivildienstpflichtiger A A B B A B B A B A B A

Person und Vollzugsstelle 51 Vereinbarung über die spätere Entlassung aus A A B A A A A A B A A A A A B A B A A der Zivildienstpflicht

52 Auslandurlaub B B A A B B A A

53 Dienstverschiebung B B A A B B A A A

54 Einsatzabbruch B B A A B B A A A A

55 Krankenkasse der zivildienstpflichtigen Person B B A A B B A

56 Bankverbindung der zivildienstpflichtigen Person B B B B A A B B B A A

57 Arbeitszeugnis nach Zivildiensteinsatz B B A A B B A A

58 Angaben zu Schadenersatzbegehren A A B B A B B B

59 Persönlicher Fragebogen A A A B A A A A A B

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

4. Gesuchstellende Institutionen/Einsatzbetriebe

60 Name B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

61 Adresse B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

62 Ansprechpersonen B B A A A A A A A A A A A A A A A B A B A

63 System-Nummer A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A

64 Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) B B A A A A A A A A A A A A A A A B B 65 Tätigkeitsbereich des Einsatzbetriebs nach B B A A A A A A A A A A A A A A B A A Art. 4 ZDG 66 Auflistung der Pflichtenhefte mit deren Tätigkeiten B B A A A A A A A A A A A A A A B A A 67 Besondere Anforderungen an den Leumund einer zivil- B B A A A A A A A A A A A A A A B A A dienstpflichtigen Person 68 Besondere Anforderungen an die Eignung einer B B A A A A A A A A A A A A A A B A A zivildienstpflichtigen Person

69 Interne Daten: Rechtsform, Rating, Finanzhilfe, B B A A B A

Überprüfungen, Status, Beschreibung, Verfügungsadressat/in

70 Daten für die Gesuchsbehandlung B B A A B A

71 Abgabepflicht B B A A A A A A A A A A A A B A

72 Anerkennungsentscheid B B A A A A A A A A A A A B A

73 Gesuchsdaten für die Finanzhilfe B B A A A B A

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w 74 Zuständigkeit des Regionalzentrums bzw. der B B A A A A A A A A A A A A A A B A A Zentralstelle für den Einsatzbetrieb

75 Inspektionsdaten B B A A A A A A A A A A B A

76 Dossier mit sämtlichen Dokumenten den B B A A A A B A A B A B

Einsatzbetrieb betreffend

77 Angaben zu Schadenersatzbegehren B B A A A B A B

78 Korrespondenz zwischen Einsatzbetrieb und B B A A A A B A A B A B A

Vollzugsstelle

5. Beschwerdeverfahren

5.1 Beschwerdeverfahren Zulassungen

79 Eingang und Anfechtungsgegenstand der Beschwerde B B B A B

80 Vernehmlassung B B B A B

81 Entscheid des Bundesverwaltungsgerichts B B B A B

5.2 Beschwerdeverfahren Einsätze

82 Beschwerdeführer/in (zivildienstpflichtige Person B B B A A B

oder Einsatzbetrieb)

83 Eingang und Anfechtungsgegenstand der Beschwerde B B B A A B

84 Vernehmlassung B B B A B

85 Entscheid des Bundesverwaltungsgerichts B B B A A B

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Daten Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag und Mutation)

Kennwert Vollzugsstelle Kennwert Kundinnen/Kunden

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w

5.3 Beschwerdeverfahren Anerkennungen

86 Beschwerdeführer/in (Einsatzbetrieb oder kantonale B B B A B

Arbeitsmarktbehörde)

87 Eingang und Anfechtungsgegenstand der Beschwerde B B B A B

88 Vernehmlassung B B B A B

89 Entscheid des Bundesverwaltungsgerichts B B B A B

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