Des consultations fréquentes et la coopération sont essentielles pour que la Convention fonctionne efficacement et soit appliquée uniformément. Le présent article prévoit, en conséquence, que les représentants des autorités compétentes se réuniront chaque fois que de besoin, mais au moins une fois par an. L’expression «représentants des autorités compétentes» est utilisée pour permettre aux chefs des autorités compétentes ou à n’importe quel fonctionnaire ou inspecteur de leur service d’assister à des réunions, selon la nature des questions à examiner. Ces réunions ont plusieurs tâches à accomplir; il faut alors prendre en considération, chaque fois qu’il y a lieu, les développements en cours et les travaux effectués dans d’autres organisations internationales.
L’une des premières tâches consistera à étudier, en tenant compte des travaux de l’OMS, du Conseil de l’Europe (Accord partiel) et des organisations industrielles, les détails des normes générales de bonne pratique de fabrication telles qu’elles sont couramment proposées, puis à présenter des recommandations à cette fin.
Jusqu’à maintenant, à l’exception de la région nordique, il n’existe pas de coopération internationale élargie entre les inspecteurs nationaux. Certains pays ont mis au point des systèmes destinés à contrôler des produits particuliers ou des aspects particuliers de la fabrication desdits produits. Ces systèmes ne sont pas toujours connus des inspecteurs des autres pays. La Convention prévoit donc d’échanger régulièrement informations et expériences concernant les meilleurs moyens et méthodes pour effectuer ces inspections afin que chaque Etat Contractant puisse profiter de l’expérience des autres.
En outre, les réunions peuvent permettre la formation mutuelle des inspecteurs afin qu’ils puissent se familiariser avec les méthodes et les systèmes en usage, ou assister à des séminaires où certaines questions sont discutées de façon méthodique. De cette manière, les inspecteurs acquerraient avec le temps des connaissances et une expérience équivalentes. Cela faciliterait grandement l’application de la Convention en inspirant une confiance mutuelle dans les normes d’inspection des Etats Contractants.
Les réunions doivent aussi faire progresser la coopération entre les autorités compétentes. Cela comprend tous les détails dans l’application des règles de la Convention, et notamment toutes les questions relatives à l’échange d’informations et à la simplification de celui‑ci. L’une des premières questions à discuter sous ce titre sera celle des rapports écrits.
Avec le temps, les participants aux réunions pourraient arriver à la conclusion qu’il est nécessaire d’amender l’une ou l’autre disposition de la Convention; en pareil cas, ils devraient être libres de faire une proposition en ce sens.