Les aides financières sont versées annuellement. Elles peuvent être versées au plus tôt dès le moment où des dépenses apparaissent imminentes.
L’OFAS fixe le montant des aides financières:
- pour les structures d’accueil collectif de jour et les structures d’accueil parascolaire: sur la base des statistiques annuelles sur le taux d’occupation et du compte annuel arrêté;
- pour les structures coordonnant l’accueil familial de jour: sur la base des coûts annuels attestés de formation et de formation continue ainsi que du nombre de familles de jour occupées ou du décompte final du projet.
Les documents susmentionnés doivent être présentés à l’OFAS dans les 3 mois qui suivent la fin de l’année pour laquelle l’aide financière a été allouée (année de contribution) ou la clôture du projet. Ce délai peut être prolongé d’un mois au maximum avant son expiration sur demande écrite et pour des raisons suffisantes. La non-observation sans raison valable du délai ordinaire ou du délai prolongé entraîne une réduction de l’aide financière d’un cinquième en cas de retard allant jusqu’à un mois, et d’un autre cinquième pour chaque mois de retard supplémentaire.
L’OFAS peut accorder des avances sur demande écrite. Celles-ci ne sont versées aux structures d’accueil collectif de jour et aux structures d’accueil parascolaire qu’après que les requérants ont présenté à l’OFAS une copie de l’autorisation requise, le cas échéant, au sens de l’ordonnance du 19 octobre 1977 sur le placement d’enfants et l’ont informé par écrit de l’ouverture de la structure ou de l’augmentation de l’offre.
Les bénéficiaires des aides financières sont tenus d’informer l’OFAS sans délai de toute modification importante.