AS 2002 111

Ordonnance sur le système informatisé de gestion et d'indexation de dossiers et de personnes de l'Office fédéral de la police (Ordonnance IPAS)

Ordonnance sur le système informatisé de gestion et d’indexation de dossiers et de personnes de l’Office fédéral de la police (Ordonnance IPAS)

du 21 novembre 2001

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 351octies, al. 8, du code pénal (CP)1, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet L’Office fédéral de la police (office) exploite un système informatisé de gestion et d’indexation de dossiers et de personnes (IPAS). La présente ordonnance en règle l’exploitation et l’utilisation.

Art. 2 Buts d’IPAS IPAS permet: a. de constater si l’office traite des données se rapportant à une personne déterminée; b. de traiter des données se rapportant à des personnes, des affaires et des dossiers de l’office par le canal INTERPOL et de traiter des données et des documents relatifs à l’identification de personnes, à la recherche de personnes disparues et aux documents d’identité; c. de gérer le suivi des dossiers, d’organiser le déroulement des travaux et d’établir des statistiques.

Art. 3 Structure d’IPAS IPAS se compose des parties suivantes: a. un système principal; b. un index; c. une fonction de gestion des documents et des dossiers (fonction de gestion).

RS 361.2 1 RS 311.0

2001-1657 111

Ordonnance IPAS RO 2002

Art. 4 Système principal

1 Le système principal se compose des sous-catégories suivantes:

a. «Données de base», où sont enregistrées les données concernant des person- nes physiques, des personnes morales et des objets; b. «Dossiers», où sont enregistrés l’emplacement des dossiers physiques, les droits d’accès aux dossiers et les indications relatives au prêt; c. «Affaires», où sont enregistrés la catégorie selon l’art. 5, al. 1, à laquelle appartiennent les dossiers, leur état d’avancement, ainsi que la personne en charge du dossier; d. «Contenu», où sont enregistrées les données détaillées relatives aux antécé- dents concernant les personnes physiques, les personnes morales et les objets.

2 Les données spécifiques saisies dans les sous-catégories visées à l’al. 1 sont

énumérées à l’annexe 1 (catalogue des données).

Art. 5 Données traitées dans le système principal 1 Sont traités dans les catégories suivantes du système principal les données et documents: a. relatifs aux personnes dont tous les éléments signalétiques, en particulier le signalement, la photographie, les empreintes digitales et le profil d’ADN ont fait l’objet d’un relevé et d’un examen minutieux par des organes de police suisses ou étrangers et qui ont été annoncées à l’office aux fins de compa- raison des données (catégorie «AFIS»); b. relatifs aux personnes annoncées comme auteurs présumés de délits, comme lésés ou comme témoins à la Police judiciaire fédérale (PJF) ou au service chargé des affaires relevant d’INTERPOL dans le cadre d’enquêtes de police judiciaire menées par des autorités de poursuite pénale ou des organes de police suisses ou étrangers, ou qui ont été annoncées dans le cadre d’activités policières visant la prévention des infractions (catégorie «INTERPOL»); c. relatifs aux recherches de personnes disparues en Suisse ou à l’étranger (catégorie «Recherche de personnes disparues»); d. relatifs aux affaires du service compétent en matière de coordination dans le domaine des documents d’identité et de légitimation (catégorie «Documents d’identité»).

2 Les données et documents ayant trait à plusieurs catégories de données selon

l’al. 1, let. a à d, sont traités dans chaque catégorie de données correspondante.

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Art. 6 Index 1 L’index permet de constater si l’office traite des données concernant une personne physique ou morale déterminée.

2 Il contient les données suivantes:

a. l’identité des personnes au sujet desquelles l’office traite des données; b. la désignation des services de l’office dans lesquels une personne déterminée est répertoriée; c. la désignation des systèmes d’information de l’office dans lesquels une personne déterminée est répertoriée, à l’exception des systèmes visés à l’art.

11 de la loi fédérale du 7 octobre 1994 sur les Offices centraux de police

criminelle de la Confédération (LOC)2 et à l’art. 15 de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure (LMSI)3.

Art. 7 Fonction de gestion 1 La fonction de gestion permet de faciliter la gestion des documents et des dossiers de l’office qui se rapportent à des affaires impliquant des personnes physiques, des personnes morales ou des objets.

2 Elle donne accès:

a. aux documents informatisés se rapportant à des affaires traitées par l’office, sous forme de textes ou d’images; b. aux données relatives à la transmission et à l’étape de traitement des docu- ments et des dossiers, et c. à l’emplacement des dossiers et aux indications relatives au prêt.

Art. 8 Copie de données 1 Afin d’éviter une double saisie, les données concernant les domaines de compéten- ces de la PJF qui sont reçues par le canal INTERPOL peuvent être copiées dans le système informatisé de la PJF (système JANUS). 2 L’office définit les modalités de cette opération dans le règlement sur le traitement des données visé à l’art. 14.

2 RS 360 3 RS 120

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Section 2 Accès à IPAS et communication de données

Art. 9 Utilisateurs à l’office 1 Les collaborateurs de l’office peuvent consulter IPAS en ligne s’ils ont besoin de données qui y sont enregistrées pour accomplir les tâches qui leur incombent en vertu de la loi.

2 Les droits d’accès sont réglés à l’annexe 2.

Art. 10 Utilisateurs hors de l’office Peuvent consulter en ligne les données figurant dans l’index: a. le Ministère public de la Confédération, lors de l’exécution d’enquêtes de police judiciaire; b. les autorités fédérales qui effectuent les contrôles de sécurité relatifs à des personnes selon l’art. 2, al. 4, let. c, LMSI4; c. le Corps des gardes-frontière, afin de savoir si une personne est enregistrée auprès de la PJF ou du service de l’office chargé des affaires relevant d’INTERPOL; d. la Section extraditions de l’Office fédéral de la justice (OFJ).

Art. 11 Communication de données Sous réserve des dispositions légales régissant les données signalétiques, INTER- POL, la recherche de personnes disparues et les documents d’identité, l’office peut, dans des cas particuliers et dans le cadre de l’entraide administrative, communiquer des informations enregistrées dans IPAS aux autorités suivantes, lorsqu’elles en ont besoin pour s’acquitter de leurs obligations légales: a. les autorités de police ou de poursuite pénale fédérales, cantonales et étran- gères; b. les bureaux centraux nationaux INTERPOL et le Secrétariat général d’INTERPOL; c. le service de l’Office fédéral des réfugiés compétent pour l’identification des requérants d’asile et des personnes à protéger; d. les services de l’Office fédéral des étrangers compétents pour l’accomplisse- ment des tâches prévues par la loi fédérale du 26 mars 1931 sur le séjour et l’établissement des étrangers5 et la loi fédérale du 29 septembre 1952 sur l’acquisition et la perte de la nationalité6; e. le service de l’OFJ compétent pour l’entraide judiciaire internationale;

4 RS 120 5 RS 142.20 6 RS 141.0

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f. les services de l’Administration fédérale des douanes compétents pour l’examen des conditions d’entrée; g. les représentations de la Suisse à l’étranger compétentes pour la délivrance de visas.

Art. 12 Modalités de la communication

1 Lors de la communication de données enregistrées dans IPAS, les interdictions

portant sur l’utilisation doivent être respectées. L’office ne peut communiquer à des autorités étrangères visées à l’art. 11 des données concernant des demandeurs d’asile, des réfugiés ou des personnes provisoirement admises qu’après consultation de l’office fédéral compétent. 2 L’office refuse la communication de données enregistrées dans IPAS si des intérêts prépondérants publics ou privés s’y opposent. Les données qui ne sont pas destinées à être communiquées doivent être signalées comme telles dans IPAS.

3 Lors de toute communication de données enregistrées dans IPAS, le destinataire

doit être informé de la nature, de la fiabilité et de l’actualité des données. Il ne peut les utiliser que dans le but en vue duquel elles lui ont été communiquées. Il doit être prévenu des restrictions d’utilisation et du fait que l’office se réserve le droit d’exiger des informations sur l’utilisation qui aura été faite de ces données. 4 La communication de données, ainsi que le destinataire, l’objet et le motif de cette communication doivent être enregistrés dans IPAS. 5 L’office définit les modalités détaillées de la communication dans le règlement sur le traitement des données visé à l’art. 14.

Section 3 Protection et sécurité des données

Art. 13 Droits des personnes concernées

1 Toute personne peut demander à l’office des renseignements sur les données la

concernant qui sont enregistrées dans le système principal et requérir la rectification ou la suppression de ces données. Si la requête concerne une personne disparue, les proches de celle-ci au sens de l’art. 110, ch. 2, CP peuvent également exercer ce droit. 2 Le droit à la consultation, à la rectification et à la suppression des données s’exerce conformément aux dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)7. L’art. 13 de l’ordonnance du 1er décembre 1986 concernant le Bureau central national INTERPOL Suisse8 est réservé s’agissant des données transmises par le canal INTERPOL. L’art. 14 LOC9 est réservé pour les inscriptions dans l’index de données relevant des compétences de la PJF.

7 RS 235.1 8 RS 351.21 9 RS 360.0

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Art. 14 Surveillance et responsabilité

1 L’officeest responsable d’IPAS. Il édicte un règlement sur le traitement des

données enregistrées dans IPAS. 2 Il nomme un service de contrôle. Celui-ci est chargé de gérer les droits d’accès à IPAS, de coordonner les données de l’index et de faire modifier ou effacer les données d’entente avec les personnes ayant effectué la saisie de ces données.

3 Le Centre de service informatique du Département fédéral de justice et police

(département) fournit les moyens informatiques nécessaires à l’exploitation d’IPAS.

Art. 15 Sécurité des données La sécurité des données est régie par l’ordonnance du 23 février 2000 sur l’informatique dans l’administration fédérale10.

Art. 16 Durée de conservation des données

1 Les données du système principal en relation avec des données dactyloscopiques

mémorisées dans le système automatique d’identification des empreintes digitales (ordonnance du 21 novembre 2001 sur le traitement des données signalétiques, AFIS11) ou en relation avec des profils d’ADN mémorisés dans le système d’information fondé sur les profils d’ADN (ordonnance du 31 mai 2000 sur le système d’information fondé sur les profils d’ADN12) sont effacées en même temps que les données correspondantes qui sont stockées dans ces systèmes d’information. 2 Lors de l’effacement de profils d’ADN, les autres données relatives à la personne concernée, conservées dans IPAS, sont effacées si aucun autre matériel signalétique ne se rapporte à la même personne. Lorsque les autres données conservées dans IPAS ne peuvent pas être effacées, la note portant sur l’existence d’un profil d’ADN doit être effacée en même temps que le profil d’ADN.

3 Le numéro de contrôle du processus est effacé lorsque la Confédération ne

conserve plus aucune donnée signalétique de la personne concernée.

4 Les données des catégories «Recherche de personnes disparues» et «Documents

d’identité» du système principal sont effacées après quinze ans.

5 Les autres données du système principal sont effacées après dix ans.

Art. 17 Journalisation Tout traitement de données figurant dans IPAS est consigné dans un procès-verbal.

10 RS 172.010.58 11 RS 361.3; RO 2002 ... 12 RS 361.1

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Art. 18 Archivage 1 L’office propose aux Archives fédérales les données dont il n’a plus besoin ou qui sont destinées à l’effacement, accompagnées de tous les documents qui s’y rappor- tent.

2 Les données et documents que les Archives fédérales jugent sans valeur archi-

vistique sont détruits.

Section 4 Dispositions finales

Art. 19 Modification du droit en vigueur Les ordonnances ci-après sont modifiées comme suit:

1. Ordonnance du 31 mai 2000 sur le système d’information fondé sur les profils

Art. 22 Abrogé

2. Ordonnance du 16 mars 1998 sur le Bureau de communication en matière de

blanchiment d’argent14

Art. 3, al. 1, let. c 1 En vue de l’accomplissement de ses tâches légales, le bureau peut être raccordé au moyen d’une procédure d’appel (on line) aux banques de données suivantes: c. le système informatisé de gestion et d’indexation de dossiers et de personnes de l’Office fédéral de la police (IPAS);

Art. 20 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2002.

21 novembre 2001 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Moritz Leuenberger La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz

13 RS 361.1 14 RS 955.23

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Annexe 1 (art. 4, al. 2)

Catalogue des données Système principal A. Catégorie «AFIS» Sous-catégorie «Données de base» relative aux personnes physiques

1. Numéro

2. Nom

3. Prénom

4. Date de naissance

5. Sexe

6. Nationalité

7. Adresse

8. Lieu de naissance

9. Lieu d’origine

10. Noms des parents

11. Etat civil

12. Langue maternelle

13. Documents d’identité

14. Noms contrôlés/identité établie

15. Date de décès

16. Signalement

(signes particuliers, taille, couleur des yeux, de la peau et des cheveux)

17. Nom(s) d’emprunt et caractéristiques

Sous-catégorie «Données de base» relative aux personnes morales

1. Numéro

2. Nom

3. Siège

4. Nationalité

5. Forme juridique

6. Informations du registre du commerce

7. Nom des membres des organes dirigeants

8. Adresse

9. Autre(s) nom(s) et caractéristiques

Sous-catégorie «Données de base» relative aux objets

1. Numéro

2. Nom de l’objet

3. Description

4. Dates relatives à l’événement

5. Pays de provenance de l’information

6. Caractéristiques

7. Adresse

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Sous-catégorie «Dossiers» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro

2. Collaborateur ayant saisi le dossier

3. Emplacement habituel (centre de documentation)

4. Emplacement actuel (nom de l’emprunteur)

5. Numéro de volume

6. Informations sur les données de base liées au dossier

7. Dates des documents du dossier

8. Remarques

Sous-catégorie «Affaires» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro

2. Type (entrée/sortie, autorité émettrice ou destinataire)

3. Date de l’affaire

4. Date de saisie et collaborateur responsable

5. Autorité de l’identification

6. Motif pour lequel la personne a été signalisée

7. Date de l’identification

8. Lieu de l’identification

9. Priorité

10. Délai

11. Référence

12. Catégorie

13. Etat d’avancement de l’affaire (étape)

14. Date de l’étape

15. Collaborateur en charge de l’étape

Sous-catégorie «Contenu» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro de contrôle de processus (empreintes digitales et/ou ADN)

2. Existence d’un profil d’ADN dans CODIS

3. Type (informations sur les photographies, les empreintes digitales et les profils d’ADN disponibles)

4. Remarques (questions et réponses liées à l’affaire)

5. «Hit» (comparaisons effectuées, résultat)

6. Mesures

B. Catégorie «Interpol» Sous-catégorie «Données de base» relative aux personnes physiques

1. Numéro

2. Nom

3. Prénom

4. Date de naissance

5. Sexe

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6. Nationalité

7. Adresse

8. Lieu de naissance

9. Lieu d’origine

10. Nom des parents

11. Etat civil

12. Langue maternelle

13. Documents d’identité

14. Noms contrôlés/Identité établie

15. Date de décès

16. Signalement (signes particuliers, taille, couleur des yeux, de la peau et des che- veux)

17. Nom(s) d’emprunt et caractéristiques

Sous-catégorie «Données de base» relative aux personnes morales

1. Numéro

2. Nom

3. Siège

4. Nationalité

5. Forme juridique

6. Informations du registre du commerce

7. Nom des membres des organes dirigeants

8. Adresse

9. Autre(s) nom(s) et caractéristiques

Sous-catégorie «Données de base» relative aux objets

1. Numéro

2. Nom de l’objet

3. Description

4. Dates relatives à l’événement

5. Pays de provenance

6. Caractéristiques

7. Adresse

Sous-catégorie «Dossiers» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro

2. Collaborateur ayant saisi le dossier

3. Emplacement habituel (centre de documentation)

4. Emplacement actuel (nom de l’emprunteur)

5. Numéro de volume

6. Informations sur les données de base liées au dossier

7. Dates des documents du dossier

8. Remarques

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Sous-catégorie «Affaires» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro

2. Type (entrée/sortie, autorité émettrice ou destinataire)

3. Date de l’affaire

4. Date de saisie et collaborateur responsable

5. Autorité ayant effectué l’annonce

6. Motif de l’annonce

7. Date de l’annonce

8. Lieu de l’annonce

9. Priorité

10. Délai

11. Référence

12. Catégorie

13. Etat d’avancement de l’affaire (étape)

14. Date de l’étape

15. Collaborateur en charge de l’étape

Sous-catégorie «Contenu» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets 1. Remarques (texte libre de 600 caractères avec antécédents et état de fait relatifs à la personne ou à l’objet)

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Annexe 2 (art. 9, al. 2) Droits d’accès à IPAS G = Get (visualiser) A = Add (visualiser, introduire des données, modifier et effacer les données saisies par l’unité administrative)

Service Catégorie AFIS Catégorie Interpol

Données Dossiers Affaires Contenu Données Dossiers Affaires Contenu de base de base

OFP Services Service d’identification A A A A A A A A Section AFIS A A A A A A A G Permanence 24 h A A A G A A A A Section recherches/RIPOL G –– –– –– G G G –– Section documents d’identité G –– –– –– G G G –– Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent G –– –– –– G –– –– –– Police judiciaire fédérale Chef Division engagement et planification A A A G A A A A Commissariat criminalité générale A A A G A A A A Centrale d’engagement A A A G A A A A Division coordination G G G –– G G G G

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Service Catégorie AFIS Catégorie Interpol

Données Dossiers Affaires Contenu Données Dossiers Affaires Contenu de base de base

Service de contrôle JANUS G –– –– –– G G G G Commissariat SysPol G –– –– G G G –– Officier d’enquêtes G –– G –– G G G –– Divisions enquêtes G –– G –– G G G –– Division enquêtes préliminaires G –– G –– G G G –– Service d’analyse et de prévention Lutte contre le terrorisme G –– –– –– G –– –– –– Extrémisme G –– –– –– G –– –– –– Service de renseignements G –– –– –– G –– –– –– Non-prolifération G –– –– –– G –– –– –– Commissariat EST G –– –– –– G –– –– –– Commissariat CENTRE G –– –– –– G –– –– –– Commissariat OUEST G –– –– –– G –– –– –– Analyse COrg/CEco/CGen G –– –– –– G –– –– –– Service des étrangers G –– –– –– G –– –– –– Centre des appréciations de situation et des rapports G –– –– –– G –– –– ––

Ordonnance IPAS RO 2002

Service Catégorie AFIS Catégorie Interpol

Données Dossiers Affaires Contenu Données Dossiers Affaires Contenu de base de base

Support Gestion des dossiers A A A G A A A A Service postal G –– –– –– G –– –– –– Documentation G –– –– –– G –– –– –– Service de contrôle d’IPAS A A A G A A A A Etat-major Conseiller à la protection des données G G G G G G G G Service fédéral de sécurité Service des informations, des évaluations, de la protection et de la G –– –– –– G –– –– –– sécurité (DIAS) Commissariat Sécurité des magistrats et des représentations étrangères G –– –– –– G –– –– –– Commissariat Sécurité des visiteurs étrangers et sûreté de l’aviation G –– –– –– G –– –– ––

OFJ Section extraditions G –– –– –– G –– –– ––

DDPS Division de la protection des informations et des objets G –– –– –– G –– –– ––

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