AS 2016 3261

Ordonnance sur le système électronique de gestion de personnes, de dossiers et d'affaires de l'Office fédéral de la justice

Ordonnance sur le système électronique de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires de l’Office fédéral de la justice (Ordonnance GPDA)

du 23 septembre 2016

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration¹, vu l’art. 11a, al. 4, de la loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’entraide pénale internationale (EIMP)², arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet et relation avec l’ordonnance GEVER

1 Aux fins du traitement des données personnelles dans le système de gestion de

personnes, de dossiers et d’affaires exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ), la présente ordonnance: a. règle les domaines d’application du système et son contenu; b. règle la saisie des données dans les différents domaines d’application; c. désigne les services autorisés à traiter directement les données dans le sys- tème; d. règle les droits d’accès; e. règle la conservation, l’archivage et la destruction des données.

2 L’ordonnance GEVER du 30 novembre 20123 s’applique sauf disposition contraire

de la présente ordonnance.

RS 351.12

2016-0814 3261

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Art. 2 Autorité responsable L’OFJ est l’autorité responsable de l’acquisition, de l’exploitation, de l’entretien et du développement du système.

Art. 3 Domaines d’application Le système contient des données relevant des domaines d’application suivants: a. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale, notamment en matière d’extra- dition, d’autres actes d’entraide, de délégation de la poursuite et de la répres- sion d’une infraction et de transfèrement de personnes condamnées; b. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans les domaines du droit inter- national privé et de la procédure civile internationale, notamment en matière d’enlèvements internationaux d’enfants, d’adoptions internationales, de pro- tection internationale des enfants et des adultes, de recouvrement internatio- nal d’aliments, de successions internationales et d’entraide judiciaire interna- tionale en matière civile et commerciale; c. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans le domaine de l’assistance administrative internationale; d. données se rapportant aux tâches de l’OFJ dans le domaine du droit public, relatives aux mesures de coercition à des fins d’assistance et aux placements extrafamiliaux antérieurs à 1981.

Art. 4 But du système

1 Les buts du traitement des données relevant du domaine d’application visé à

l’art. 3, let. a, sont définis à l’art. 11a, al. 1, EIMP. 2 Les données relevant des domaines d’application visés à l’art. 3, let. b à d, peuvent être traitées dans ces mêmes buts.

Section 2 Données traitées et conversion de documents

Art. 5 Données traitées Le système contient: a. les documents relatifs aux dossiers et aux données saisies; b. les données d’identité des personnes qui font l’objet d’un traitement des données, en particulier:

1. leurs noms et prénoms,

2. leurs noms d’emprunt,

3. leur sexe,

4. leur date de naissance,

5. leur nationalité,

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6. leur lieu d’origine,

7. leur lieu de naissance,

8. leur adresse;

c. les données nécessaires au traitement et à la bonne gestion du dossier, en particulier:

1. le type de procédure,

2. la date des différents actes de procédure,

3. les nom et adresse des autorités ou parties impliquées,

4. les données relatives à la localisation du dossier si celui-ci a été établi

avant le 1er novembre 2016,

5. les infractions concernées,

6. les numéros de dossier consécutifs générés par le système.

Art. 6 Conversion de documents L’OFJ peut régler la conversion de documents dans le règlement de traitement (art. 7 de l’ordonnance GEVER du 30 novembre 20124) en dérogation aux directives de la Chancellerie fédérale visées à l’art. 10, al. 1, de ladite ordonnance.

Section 3 Droits d’accès et de traitement des unités organisationnelles de l’OFJ

Art. 7 Droits d’accès 1 Dans l’exercice de ses attributions, le responsable de l’information de l’OFJ a accès aux données relevant du domaine d’application visé à l’art. 3, let. a. 2 Les collaborateurs de l’OFJ qui, dans le cadre des tâches qui leur sont confiées, traitent des données dans le système, ont accès aux données d’identité de l’ensemble des personnes qui y sont enregistrées, dans la mesure où ils en ont besoin pour accomplir leurs tâches légales.

Art. 8 Droits de traitement 1 Les collaborateurs du domaine de direction Entraide judiciaire internationale sont autorisés à traiter les données directement dans le système, dans le cadre des tâches qui leur sont confiées, à l’exception des données concernant le recouvrement inter- national d’aliments, les enlèvements internationaux d’enfants, les adoptions interna- tionales, la protection internationale des enfants et des adultes et les successions internationales. 2 Les collaborateurs de l’unité Droit international privé sont autorisés à traiter direc- tement dans le système les données relevant des domaines d’application visés à l’art. 3, let. b, dans le cadre des tâches qui leur sont confiées.

4 RS 172.010.441

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3 Les collaborateurs de l’unité Mesures de coercition à des fins d’assistance et pla- cements extrafamiliaux antérieurs à 1981 sont autorisés à traiter directement dans le système les données relevant du domaine d’application visé à l’art. 3, let. d, dans le cadre des tâches qui leur sont confiées. 4 Les collaborateurs de l’unité Gestion et enregistrement des documents, de l’unité Gestion des dossiers et de l’administration système sont autorisés à traiter directe- ment dans le système les données relevant de l’ensemble des domaines d’application visés à l’art. 3, aux fins d’en assurer la saisie et la gestion, de veiller au bon fonc- tionnement du système et de remédier aux problèmes techniques. 5 L’OFJ peut autoriser d’autres collaborateurs à traiter les données directement dans le système dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec l’un des domaines d’application visés à l’art. 3.

Section 4 Droits d’accès du Secrétariat d’Etat aux migrations, de l’Office fédéral de la police et du Service de renseignement de la Confédération

Art. 9 Secrétariat d’Etat aux migrations Les unités organisationnelles ci-après du Secrétariat d’Etat aux migrations ont accès en ligne aux données d’identité des personnes qui font l’objet de la part de l’OFJ d’un traitement des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale: a. domaine de direction Immigration et intégration: dans la division Nationa- lité, les sections Naturalisation Suisse alémanique 1 et 2, et la section Naturalisation Suisse romande et Tessin; dans la division Entrée, la section Identification et Consultation des visas; b. domaine de direction Planification et ressources: dans la section Gestion des documents, les services Gestion des données Immigration et intégration et Gestion des données Asile et retour; c. domaine de direction Asile.

Art. 10 Office fédéral de la police 1 Les unités organisationnelles ci-après de l’Office fédéral de la police ont accès en ligne à aux données d’identité des personnes qui font l’objet de la part de l’OFJ d’un traitement des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale: a. domaine de direction Police judiciaire fédérale; b. domaine de direction Service fédéral de sécurité: la division Protection des personnes de la Confédération et des représentations étrangères et la division Protection des visites et conférences internationales;

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c. domaine de direction Coopération policière internationale: la division Atta- chés de police, la division coopération policière opérationnelle et la division Centrale d’engagement de fedpol / SIRENE Suisse; d. division principale Services: le domaine RIPOL recherche de personnes; e. état-major: la division Droit et protection des données et le Bureau de com- munication en matière de blanchiment d’argent MROS.

2 Lorsqu’elle assume des tâches incombant à l’OFJ en vertu de l’art. 11a, al. 3,

EIMP, la division Centrale d’engagement de fedpol / SIRENE Suisse du domaine de direction Coopération policière internationale a également accès en ligne aux don- nées relevant du domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale, si ces données sont nécessaires à la localisation des dossiers établis avant le 1 er no- vembre 2016.

Art. 11 Service de renseignement de la Confédération Les unités organisationnelles du Service de renseignement de la Confédération qui sont compétentes pour l’exécution de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure5 ont accès en ligne à l’identité des personnes qui font l’objet de la part de l’OFJ d’un traitement des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale.

Section 5 Communication de données à d’autres autorités

Art. 12 1 Sur demande écrite et motivée, l’OFJ peut communiquer dans le cas particulier des données enregistrées dans le système à des autorités fédérales et cantonales, dans la mesure où celles-ci en ont besoin pour accomplir leurs tâches légales.

2 En cas d’urgence, les demandes et les données requises peuvent être communi-

quées par téléphone ou par voie électronique.

3 Toute communication de données doit être consignée dans le système.

Section 6 Exactitude des données, sécurité informatique, durée de conservation, archivage et statistiques

Art. 13 Exactitude des données 1 Chaque unité organisationnelle de l’OFJ contrôle à intervalles réguliers l’exacti- tude des données enregistrées dans son domaine d’activité.

2 Les données inexactes sont rectifiées d’office.

5 RS 120

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Art. 14 Sécurité informatique

1 La sécurité informatique est régie par les dispositions suivantes:

a. ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données6; b. ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale7; c. directives du Conseil fédéral du 1er juillet 2015 concernant la sécurité infor- matique dans l’administration fédérale8.

2 En dérogation à l’art. 12, al. 2, de l’ordonnance GEVER du 30 novembre 20129,

les documents enregistrés dans le système ne sont pas chiffrés; ils sont cependant techniquement protégés contre les accès non autorisés.

Art. 15 Journalisation

1 Tout accès à des données ou traitement de données dans le système doit faire

l’objet d’une journalisation électronique. 2 Les journaux sont conservés pendant deux ans à compter de la date de leur établis- sement.

Art. 16 Durée de conservation et archivage 1 Les données sont proposées aux Archives fédérales dix ans au plus à compter de la date du dernier traitement. 2 Les données sont détruites si les Archives fédérales ne jugent pas leur archivage utile, à moins qu’elles ne continuent d’être utilisées dans une procédure relevant des domaines d’application visés à l’art. 3.

Art. 17 Statistiques 1 L’utilisation à des fins de statistique de données personnelles enregistrées dans le système est régie par l’art. 22 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données10. 2 Les données utilisées et publiées à des fins de statistique doivent être présentées sous une forme qui empêche toute identification des personnes concernées.

6 RS 235.11 7 RS 172.010.58 8 FF 2015 5313 9 RS 172.010.441 10 RS 235.1

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Section 7 Dispositions finales

Art. 18 Abrogation d’un autre acte L’ordonnance PAGIRUS du 16 décembre 200911 est abrogée.

Art. 19 Dispositions transitoires 1 L’OFJ déploie le système prévu par la présente ordonnance le 1 er avril 2017 au plus tard. Les données électroniques et les dossiers papier sont traités selon l’ancien droit jusqu’à la date du déploiement du nouveau système. 2 Les données suivantes sont saisies dans le nouveau système en vertu de la présente ordonnance et détruites tant dans le système PAGIRUS que dans les dossiers papier PAGIRUS: a. toutes les données électroniques de PAGIRUS; b. les documents papier nécessaires à la poursuite d’une procédure.

3 Les documents relevant des dossiers PAGIRUS qui sont saisis dans le nouveau

système sont soumis au nouveau droit. La numérisation des documents papier est notamment régie par l’art. 10 de l’ordonnance GEVER du 30 novembre 201212 et par les dispositions du règlement de traitement relatives à la conversion de docu- ments.

4 Les autres dossiers papier PAGIRUS et les documents qu’ils contiennent restent

soumis à l’ancien droit.

Art. 20 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2016.

23 septembre 2016 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Johann N. Schneider-Ammann Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

11 RO 2010 1, 2012 6731, 2014 3789 12 RS 172.010.441

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