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Ordonnance sur les systèmes d'information dans le domaine de la formation professionnelle et des hautes écoles
Ordonnance sur les systèmes d’information dans le domaine de la formation professionnelle et des hautes écoles (OSFPrHE)
du 15 septembre 2017
Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 56b, al. 3, 65, al. 1, et 68, al. 1, de la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle (LFPr)1, vu l’art. 67 de la loi du 30 septembre 2011 sur l’encouragement et la coordination des hautes écoles (LEHE)2, arrête:
Section 1 Objet
Art. 1 1 La présente ordonnance régit le traitement des données dans les systèmes d’infor- mation suivants du Secrétariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l’innovation (SEFRI): a. le système d’information selon l’art. 56b LFPr pour les subventions versées selon l’art. 56a LFPr aux personnes ayant suivi des cours préparatoires aux examens professionnels fédéraux et aux examens professionnels fédéraux supérieurs (cours préparatoires); b. le système d’information pour la liste des cours préparatoires visée à l’art. 66g de l’ordonnance du 19 novembre 2003 sur la formation profes- sionnelle (OFPr)3 (liste des cours préparatoires); c. le système d’information pour la reconnaissance des diplômes et des certifi- cats étrangers (application spécialisée Reconnaissance des diplômes); d. le système d’information pour la liste des titres protégés de la formation pro- fessionnelle initiale et de la formation professionnelle supérieure (liste des professions) visée à l’art. 38, al. 1, OFPr.
RS 412.108.1
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2 Les systèmes d’information mentionnés à l’al. 1 sont des sous-systèmes du sys-
tème central «BerufsbildungsCompetenz-Center (BeCC)».
Section 2 Système d’information pour les subventions versées aux personnes ayant suivi des cours préparatoires
Art. 2 But Le SEFRI gère un système d’information pour: a. contrôler le versement des subventions aux personnes ayant suivi des cours préparatoires (art. 56a LFPr); b. établir et analyser des statistiques sur le versement de subventions au sens de la let. a.
Art. 3 Données Le système d’information traite les données suivantes: a. données personnelles:
1. nom, prénom,
2. adresse, domicile fiscal, adresse électronique et numéro de téléphone,
3. date de naissance, sexe et lieu d’origine,
4. numéro AVS,
5. diplômes,
6. nombre d’années d’expérience professionnelle dans le domaine corres-
pondant,
7. coordonnées bancaires;
b. données sur les cours préparatoires:
1. cours fréquentés avec indication du numéro de cours,
2. prestataires;
c. documents liés à la demande:
1. décision concernant la réussite ou l’échec à l’examen qui a été passé
(art. 66b, let. d, OFPr4),
2. attestation de paiement des frais de cours pris en considération
(art. 66b, let. c, OFPr),
3. attestation du domicile fiscal en Suisse (art. 66c, let. a, OFPr),
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4. pour les demandes de subventions partielles au sens de l’art. 66d OFPr:
– taxation fiscale de l’impôt fédéral direct du requérant au sens de l’art. 66d, al. 1, let. e, OFPr – engagement au sens de l’art. 66d, al. 1, let. b, OFPr; d. décision de subventionnement.
Art. 4 Traitement des données Les données du système d’information sont traitées par: a. les personnes ayant suivi des cours préparatoires et qui recourent au système de déclaration accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir les données mentionnées à l’art. 3, let. a, b et c; b. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.
Art. 5 Transmission des données à d’autres services Les données du système d’information mentionnées ci-après peuvent être transmises aux services suivants: a. l’Office fédéral de la statistique: date de naissance, sexe, numéro AVS, do- micile fiscal, adresse électronique, diplômes, nombre d’années d’expérience professionnelle dans le domaine correspondant, cours fréquentés avec indi- cation du numéro de cours, prestataires, frais de cours pris en considération, examen passé, octroi des subventions avant ou après l’admission à l’examen, montant des subventions allouées; b. les autorités fiscales cantonales: nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro AVS, domicile fiscal et lieu d’origine des personnes ayant suivi des cours préparatoires ainsi que le montant des subventions allouées.
Art. 6 Conservation 1 La décision concernant la réussite ou l’échec à l’examen, la décision de subven- tionnement et le numéro AVS sont conservés durant 25 ans à des fins de contrôle de la limite supérieure des frais de cours pris en considération mentionnée à l’art. 66f, al. 2, OFPr5. 2 Les autres données sont rendues anonymes ou effacées dix ans après le versement de la subvention. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réser- vées.
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Section 3 Système d’information pour la liste des cours préparatoires
Art. 7 But Le SEFRI gère un système d’information pour la liste des cours préparatoires visée à l’art. 66g OFPr6.
Art. 8 Données Le système d’information traite les données des prestataires de cours préparatoires mentionnées ci-après: a. nom, adresse, personne de contact, adresse électronique, site internet; b. preuve du siège en Suisse; c. numéro d’entreprise (numéro d’identification des entreprises IDE) ou numé- ro du registre du commerce; d. offre de cours préparatoires; e. conditions générales; f. décision prononçant l’inscription d’un cours sur la liste, le retrait d’un cours de la liste ou la suspension d’un prestataire.
Art. 9 Traitement des données Les données du système d’information sont traitées par: a. les prestataires de cours préparatoires qui recourent au système de déclara- tion accessible sur la plateforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données mentionnées à l’art. 8, let. a à d, et confirmer chaque année les cours qui sont reconduits; b. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.
Art. 10 Transmission des données à d’autres services de la Confédération Le nom, l’adresse et le numéro d’entreprise (numéro d’identification des entreprises IDE) ou le numéro du registre du commerce des prestataires, ainsi que les données relatives aux cours préparatoires qu’ils ont fournies, peuvent être transmis à l’Office fédéral de la statistique.
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Art. 11 Conservation Les données sont conservées durant 25 ans à des fins d’assurance de la qualité et d’évaluation historique des cours dispensés en Suisse pour préparer à un examen fédéral et elles sont ensuite effacées. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réservées.
Section 4 Système d’information pour l’application spécialisée Reconnaissance des diplômes
Art. 12 But Le SEFRI gère un système d’information pour: a. traiter les demandes de reconnaissance ou d’attestation de niveau des diplômes et des certificats étrangers en vertu des dispositions suivantes:
1. annexe III de l’Accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse,
d’une part, et la Communauté européenne et ses Etats membres, d’autre part, sur la libre circulation des personnes7,
2. annexe K, appendice 3, de la Convention du 4 janvier 1960 instituant
l’Association Européenne de Libre-Echange (AELE)8,
3. art. 68, al. 1, LFPr, dans le domaine de la formation professionnelle,
4. art. 70, al. 1, LEHE, dans le domaine des hautes écoles pour l’exercice
d’une profession réglementée; b. établir et analyser des statistiques sur les activités mentionnées à la let. a.
Art. 13 Données Le système d’information traite les données suivantes: a. données personnelles:
1. titre, nom, prénom, nom de naissance,
2. adresse, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, case pos-
tale,
3. date de naissance, lieu d’origine, nationalité,
4. langue maternelle, connaissances linguistiques,
5. cursus scolaire et professionnel;
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b. documents liés à la demande:
1. titres/diplômes/qualifications et écoles/institutions de formation,
2. copie du permis de séjour, copie du passeport,
3. justifications d’emploidélivrées par les anciens employeurs;
c. noms et adresses des anciens employeurs; d. décision de reconnaissance, décision de reconnaissance assortie de mesures compensatoires, recommandation de reconnaissance, attestation de niveau.
Art. 14 Traitement des données Les données du système d’information sont traitées par: a. les requérants qui recourent au système de déclaration accessible sur la pla- teforme internet du SEFRI pour saisir et actualiser les données mentionnées à l’art. 13; b. les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspon- dantes; c. les collaborateurs de la Conférence des recteurs des hautes écoles suisses qui traitent les demandes déposées par les titulaires d’un diplôme d’une haute école en vue de l’exercice de professions non réglementées.
Art. 15 Conservation
1 La décision positive du SEFRI est conservée durant 50 ans pour permettre
l’établissement d’un duplicata à l’intention du requérant.
2 Les autres données liées à la demande sont rendues anonymes ou effacées 15 ans
après la décision. Les dispositions de la législation relative à l’archivage sont réser- vées.
Section 5 Système d’information pour la liste des professions
Art. 16 But Le SEFRI gère un système d’information pour la liste des professions visée à l’art. 38, al. 1, OFPr9.
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Art. 17 Données Le système d’information traite les données suivantes: a. titre avec indication du numéro de la profession; b. données sur les partenaires de la formation professionnelle en lien avec un titre:
1. nom,
2. adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse internet.
Art. 18 Traitement des données Les données du système d’informations sont traitées par les collaborateurs du SEFRI chargés des tâches d’exécution correspondantes.
Art. 19 Conservation Les données sont utilisées pour la gestion et l’évaluation historique des professions en Suisse et ne sont pas effacées.
Section 6 Dispositions communes
Art. 20 Droits des personnes concernées Les droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès et le droit à la rectification ou à la destruction de données, sont régis par la loi fédérale du 19 juin
1992 sur la protection des données10 et ses dispositions d’exécution.
Art. 21 Sécurité des données 1 La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données11 et ses dispositions d’exécution, par l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédé- rale12 et par les directives du Conseil fédéral du 1er juillet 2015 concernant la sécuri- té informatique dans l’administration fédérale13. 2 Le SEFRI édicte un concept de rôles et d’accès dans lequel il définit son organisa- tion interne, les procédures de traitement des données et de contrôle, et les mesures de sécurité. 3 Il veille à ce que les dispositions régissant la sécurité informatique du système soient intégrées dans les conventions de prestations conclues avec des tiers.
10 RS 235.1 11 RS 235.1 12 RS 172.010.58 13 FF 2015 5313
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Art. 22 Octroi des droits d’accès individuels Les droits d’accès individuels sont octroyés conformément au concept de rôles et d’accès.
Section 7 Entrée en vigueur
Art. 23 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2018.
15 septembre 2017 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Doris Leuthard Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
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