AS 2021 552

Verordnung der FINMA vom 25. August 2021 über den Schutz von Personendaten ihres Personals (Personaldatenverordnung FINMA)

AS 2021 www.bundesrecht.admin.ch Massgebend ist die signierte elektronische Fassung

Verordnung der FINMA über den Schutz von Personendaten ihres Personals (Personaldatenverordnung FINMA)

vom 25. August 2021

Der Verwaltungsrat der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA), gestützt auf Artikel 13a Absatz 3 des Finanzmarktaufsichtsgesetzes vom 22. Juni 20071, verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern, von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von Lernenden (Personaldaten) durch die FINMA.

Art. 2 Zuständigkeiten

1 Die Abteilung Human Resources ist für die Personaldaten und deren Bearbeitung

verantwortlich. 2 Die Abteilung Information and Communication Technologies stellt den technischen Betrieb der Informationssysteme sicher.

3 Die Geschäftsleitung der FINMA regelt in einem Bearbeitungsreglement:

a. die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit; b. die Kontrolle der Datenbearbeitung; c. die Zugriffs- und Einsichtsrechte der einzelnen Kategorien von Mitarbeiterin- nen und Mitarbeitern der FINMA.

SR 956.126 1 SR 956.1

2021-2868 AS 2021 552

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

Art. 3 Datensicherheit

1 In Papierform vorliegende Personaldaten sind unter Verschluss zu halten.

2 Die für die Datenbearbeitung zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der

FINMA treffen in ihrem Bereich angemessene organisatorische und technische Mas- snahmen zur Sicherung der Personaldaten.

Art. 4 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht bei der Abteilung Human Resources geltend machen.

Art. 5 Veröffentlichung und Bekanntgabe an Dritte

1 Die Abteilung Human Resources informiert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

bevor deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden. Besonders schützenswerte Personendaten werden nicht veröffentlicht.

2 Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass

die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Veröffentlichung nicht einverstan- den sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können. 3 An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, dürfen Personaldaten nur mit schrift- licher Einwilligung der betroffenen Person bekanntgegeben werden oder soweit eine gesetzliche Grundlage besteht.

2. Abschnitt: Bewerbungsdossier

Art. 6 Bewerbung Bewerberinnen und Bewerber reichen ihre Bewerbung in elektronischer Form ein.

Art. 7 Inhalt Das Bewerbungsdossier kann die in Anhang 1 aufgeführten Daten enthalten.

Art. 8 Datenbearbeitung

1 Die Abteilung Human Resources und die für die Personalauswahl verantwortlichen

Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers, soweit es für die Durchfüh- rung des Bewerbungsverfahrens notwendig ist.

2 Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und

Bewerber, die angestellt werden, ins Personaldossier und in die Informationssysteme für das Personaldatenmanagement übertragen.

3 Die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, welche nicht durch die FINMA an-

gestellt werden, werden spätestens 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfah- rens vernichtet. Die Aufbewahrungsfrist kann verlängert werden, wenn die Daten für

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgeset- zes vom 24. März 19952 benötigt werden. Besondere Vereinbarungen mit den Bewer- berinnen und Bewerbern bleiben vorbehalten.

Art. 9 Persönlichkeits- und Integritätstests

1 Für folgende Abklärungen ist die ausdrückliche Einwilligung der Bewerberinnen

und Bewerber erforderlich: a. die Durchführung von Persönlichkeits- und Integritätstests; b. das Einholen von Referenzen.

2 Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Persönlich-

keits- und Integritätstests informiert werden über: a. den Zweck der Tests; b. die Verwendung der Testergebnisse; c. den Personenkreis, der über die Testergebnisse informiert wird. 3 Integritätstests werden nur durchgeführt, sofern dies zur Wahrung der Interessen der FINMA erforderlich ist.

3. Abschnitt:

Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Art. 10 Zweck Das Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Informationssystem E-Rekrutierung) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess elektronisch durchzuführen.

Art. 11 Inhalt Das Informationssystem E-Rekrutierung enthält die auszuschreibenden Stellen mit den notwendigen Informationen und die Daten der Bewerbungsdossiers der Bewer- berinnen und Bewerber nach Anhang 1.

Art. 12 Zugriffsrechte Die Abteilung Human Resources erteilt den für die Personalauswahl verantwortlichen Personen im Einzelfall die Zugriffsrechte.

2 SR 151.1

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

4. Abschnitt: Personaldossier

Art. 13 Inhalt Das Personaldossier kann die in Anhang 2 aufgeführten Daten enthalten.

Art. 14 Datenbearbeitung 1 Die Abteilung Human Resources und die Vorgesetzten bearbeiten die Daten der Per- sonaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

2 Die Abteilungen Interne Revision sowie Recht und Compliance bearbeiten die

Daten fallbezogen, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. Die Ein- sicht wird von der Abteilung Human Resources im Einzelfall gewährt.

Art. 15 Aufbewahrung und Vernichtung

1 Die Daten des Personaldossiers werden während zehn Jahren nach Beendigung des

Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschliessend vernichtet. 2 Die Ergebnisse von Persönlichkeits- und Integritätstests und Potenzialbeurteilungen werden während fünf Jahren nach Erhebung der Daten aufbewahrt und anschliessend vernichtet. 3 Leistungsbeurteilungen und Entscheide, die auf einer Beurteilung beruhen, sowie Daten über die Gesundheit, über Sozialmassnahmen und über administrative, betrei- bungs- und strafrechtliche Massnahmen werden während höchstens fünf Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

4 Daten nach Absatz 3 können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein

Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und an- schliessend vernichtet.

5. Abschnitt: Informationssystem für die Personaldossiers

Art. 16 Zweck Das Informationssystem für die Personaldossiers (Informationssystem E-Personal- dossier) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Per- sonaldaten.

Art. 17 Schnittstellen Über Schnittstellen können Personaldaten automatisiert aus den Informationssyste- men für das Personaldatenmanagement in das Informationssystem E-Personaldossier übernommen werden.

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

Art. 18 Zugriffsrechte Zugriff haben: a. die Abteilung Human Resources: auf sämtliche Personaldossiers; b. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: auf ihr eigenes Personaldossier; c. die Vorgesetzten: auf diejenigen Daten der Personaldossiers ihrer Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter, die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlich sind.

6. Abschnitt: Informationssysteme für das Personaldatenmanagement

Art. 19 Zweck Die Informationssysteme für das Personaldatenmanagement dienen der Verwaltung und Bewirtschaftung von Personaldaten in den folgenden Bereichen: a. Personalgewinnung; b. Personaleinsatz und Personalerhaltung; c. Personal- und Organisationsentwicklung; d. Personalplanung; e. Personalcontrolling; f. Personal- und Lohnadministration; g. Personalfreisetzung.

Art. 20 Inhalt Die Informationssysteme für das Personaldatenmanagement können die in Anhang 3 aufgeführten Daten enthalten.

Art. 21 Datenbearbeitung Die Abteilungen Human Resources, Finanzen und Interne Revision sowie die Vorge- setzten bearbeiten die Daten aus den Informationssystemen des Personaldatenmana- gements, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Art. 22 Schnittstellen Über Schnittstellen innerhalb der Informationssysteme für das Personaldatenmanage- ment sowie zum Informationssystem E-Personaldossier können Personaldaten auto- matisiert übertragen werden.

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

Art. 23 Zugriffsrechte

1 Zugriff haben:

a. die Abteilung Human Resources: auf sämtliche Daten; b. die Abteilung Finanzen: auf die Daten im Bereich Personalcontrolling und Personalplanung; c. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: auf ihre eigenen Zeit-, Lohn- und Spe- sendaten sowie ihre eigenen Daten betreffend Leistungsbeurteilung und Per- sonalentwicklung; d. die Vorgesetzten: auf die Zeit-, Lohn- und Spesendaten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Daten betreffend Leistungsbeurteilung und Perso- nalentwicklung. 2 Die Abteilung Human Resources erteilt der Abteilung Interne Revision im Einzelfall ein zeitlich begrenztes Zugriffsrecht auf die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten.

Art. 24 Datenbekanntgabe Über Schnittstellen innerhalb der Informationssysteme für das Personaldatenmanage- ment können Personaldaten zwecks Erfüllung gesetzlicher Pflichten automatisiert übermittelt werden, insbesondere an: a. die Zentrale Ausgleichsstelle des Bundes zwecks Prüfung, Bestimmung und Abrechnung der Sozialversicherungsansprüche aus der Alters- und Hinterlas- senenversicherung, der Invalidenversicherung und der Erwerbsersatzord- nung; b. die Pensionskasse des Bundes zwecks Meldung, Administration und Abrech- nung der Vorsorgebeiträge; c. die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt zwecks Meldung, Administra- tion und Abrechnung der Unfallansprüche; d. die zuständigen Steuerbehörden zwecks Wahrnehmung der steuerlichen Mel- depflichten des Arbeitgebers; e. das Bundesamt für Statistik zwecks Wahrnehmung der statistischen Melde- pflichten des Arbeitgebers.

Art. 25 Aufbewahrung und Vernichtung Die Daten werden während zehn Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in den Informationssystemen für das Personaldatenmanagement aufbewahrt und an- schliessend vernichtet.

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

7. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 26 Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2021 in Kraft.

25. August 2021 Eidgenössische Finanzmarktaufsicht Die Präsidentin: Marlene Amstad

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

Anhang 1 (Art. 7)

Daten des Bewerbungsdossiers

Anrede Titel Vorname Nachname Geburtsdatum Nationalitäten Strasse PLZ Ort Land E-Mail-Adressen Telefonnummern Korrespondenzsprache Foto Bewerbungsschreiben Lebenslauf Zeugnisse Diplome Angaben zum Kanal, über welchen die Bewerberin oder der Bewerber auf die Stelle aufmerksam wurde Angaben zur Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber Angaben zu Lohnvorstellungen Angaben zu Straf-, Betreibungs- und Konkursverfahren, welche die Eignung für die ausgeschriebene Stelle betreffen können Angaben zu Verfahren oder Abklärungen der FINMA Einwilligung zu Persönlichkeits- und Integritätstests Ergebnisse von Persönlichkeits- und Integritätstests Weitere Daten und Dokumente, die die Bewerberin oder der Bewerber der FINMA zur Verfügung stellt

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

Anhang 2 (Art. 13)

Daten des Personaldossiers

1 Personalgewinnung

1.1 Daten aus dem Bewerbungsdossier nach Anhang 1

1.2 Arbeitsvertrag und Anstellungsunterlagen

1.3 Sicherheitsrelevante Dokumente

2 Personalführung

2.1 Personalien und Daten zu Familie und Angehörigen

2.2 Kopie Ausweis

2.3 Stellen-/Funktionsbeschreibungen

2.4 Leistungsbeurteilungen

2.5 Zielvereinbarungen

2.6 Zeugnisse

2.7 Arbeitszeit

2.8 Personaleinsatz

2.9 Disziplinarwesen

2.10 Bewilligungen

2.11 Öffentliche Ämter und Nebenbeschäftigungen

3 Personalhonorierung

3.1 Lohn / Zulagen

3.2 Spesen

3.3 Spontanprämien

3.4 Lohnnebenleistungen / Vergünstigungen

3.5 Familienergänzende Kinderbetreuung

3.6 Quellensteuer

3.7 Bankverbindungen

4 Sozialversicherungen

4.1 Alters- und Hinterlassenenversicherung / Invalidenversicherung / Erwerbser-

satzordnung / Arbeitslosenversicherung

4.2 Schweizerische Unfallversicherungsanstalt / Unfallversicherung

4.3 Familienzulagen

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

4.4 Pensionskasse des Bundes PUBLICA

4.5 Militärversicherung

5 Gesundheit und Case Management

5.1 Arztzeugnisse

5.2 Entbindungen von der Schweigepflicht von Ärztinnen und Ärzte sowie Ver-

sicherungen

5.3 Anfragen / Stellungnahmen des ärztlichen Dienstes

5.4 Dauer der Absenzen infolge Krankheit und Unfall

5.5 Daten über Sozialmassnahmen

5.6 Daten über administrative, betreibungs- und strafrechtliche Massnahmen

6 Versicherungen Allgemein

6.1 Unterlagen Haftpflichtfälle

6.2 Effektenschäden

7 Personalentwicklung

7.1 Aus- und Weiterbildung

7.2 Entwicklungsmassnahmen

7.3 Qualifikationen

7.4 Verhaltens- und Fachkompetenzen

7.5 Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen

7.6 Kaderentwicklung

7.7 Berufliche Grundbildung

8 Austritt

8.1 Kündigung Arbeitgeber

8.2 Kündigung Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer

8.3 Pensionierung

8.4 Todesfall

8.5 Austrittsformalitäten

9 Übrige Daten, die zur Abwicklung

des Arbeitsverhältnisses notwendig sind

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552

Anhang 3 (Art. 20)

Daten in den Informationssystemen für das Personaldatenmanagement

1 Personalgewinnung

Daten zur Begründung des Arbeitsverhältnisses

2 Personaleinsatz und Personalerhaltung

Daten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses Angaben zu Leistungen und Kompetenzen Beurteilungen und Berichte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis Verfahrensakten und Entscheide von Behörden in Verbindung mit der Arbeit Angaben zur gesundheitlichen Situation in Bezug auf die Arbeitsfähigkeit Daten aus dem Absenz- und Case Management einschliesslich Aktennotizen und Pro- tokolle

3 Personal- und Organisationsentwicklung

Angaben zum Potenzial, zu Qualifikationen und zur Entwicklungsplanung Entwicklungsmassnahmen einschliesslich Aus- und Weiterbildungen

4 Personalplanung, Personalcontrolling,

Personal- und Lohnadministration Angaben zur organisatorischen Planung und Zuordnung der Stelle Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen Angaben zu Lohn, Steuern und berufliche Vorsorge Zeitwirtschaftsdaten einschliesslich Arbeitszeit und Absenzen Erforderliche Daten zum Vollzug des Sozialversicherungsrechts

5 Personalfreisetzung

Daten zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

6 Übrige Daten, die zur Abwicklung

des Arbeitsverhältnisses notwendig sind

Personaldatenverordnung FINMA AS 2021 552