L’assemblée générale se réunit au moins deux fois par an. D’autres réunions peuvent être convoquées à la demande du président, du directeur ou d’au moins un tiers des représentants nationaux. Le bureau principal de l’ERIC ESS assure l’organisation des réunions, y compris la rédaction des procès-verbaux.
Toutes les décisions de l’assemblée générale, à l’exception des points réservés, sont adoptées à la majorité simple des voix des membres présents en la personne de leurs représentants nationaux conformément à l’art. 3, par. 5.
Sous réserve de l’art. 10, par. 15, une réunion de l’assemblée générale est convoquée au moins 14 jours civils à l’avance. Sous réserve de l’art. 10, par. 15, la convocation précise la date et le lieu de la réunion, ainsi que la nature générale des questions mises au débat.
Sous réserve des dispositions des statuts, les convocations et autres communications relatives aux réunions de l’assemblée générale sont adressées à tous les membres, au directeur, aux représentants nationaux, aux observateurs et à toute autre personne que le président souhaiterait inviter à la réunion.
L’oubli involontaire d’une personne qui était en droit d’être convoquée à une réunion de l’assemblée générale ou la non-réception par cette personne de sa convocation n’invalide pas les débats lors de cette réunion.
Toutes les convocations pour les réunions de l’assemblée générale se font sur support papier ou par voie électronique (au sens de l’art. 1168 de la loi britannique sur les sociétés de 2006), et par l’intermédiaire d’un site internet.
Aucune question ne peut être débattue lors d’une réunion de l’assemblée générale si le quorum des membres (en la personne de leurs représentants nationaux) n’est pas atteint. Le quorum est constitué des membres qui détiennent au moins un tiers des voix pouvant être exprimées à l’assemblée générale et qui sont autorisés à voter sur les questions mises au débat. Si, une demi-heure après l’heure prévue pour la réunion, le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale est reportée au même jour, dix minutes plus tard, dans le même lieu. Si, à l’ouverture de la réunion ajournée, le quorum n’est toujours pas atteint, les membres représentés et autorisés à voter sur les questions mises au débat constituent le quorum et ont pouvoir pour statuer sur tous les points qui auraient valablement pu être expédiés lors de la réunion initialement convoquée, étant entendu que toutes les décisions arrêtées lors de la réunion ajournée ne prendront effet qu’à condition et après que le procès-verbal de ladite réunion a été communiqué à tous les membres et a été approuvé par lettre ou par courrier électronique à la majorité simple des membres, ou à la majorité des deux tiers des membres s’il s’agit d’un point réservé. Aux fins du présent article, l’approbation d’un représentant national vaut approbation d’un membre.
Le président préside chaque réunion de l’assemblée générale. S’il n’y a pas de président, si le président n’est pas présent à l’heure prévue pour la tenue de la réunion ou s’il refuse d’agir, la présidence de la réunion est assurée par le vice- président ou, si ce dernier n’est pas présent ou refuse d’agir, par un représentant national élu à cet effet par ses pairs.
Lors des réunions de l’assemblée générale, les résolutions sont votées à main levée ou, si le président le juge utile, par voie de scrutin.
Une déclaration du président selon laquelle une résolution a été adoptée, adoptée à l’unanimité ou à une certaine majorité, rejetée, ou rejetée à une certaine majorité, et une mention correspondante dans le procès-verbal de la réunion de l’ERIC ESS valent comme preuves irréfutables du fait, sans justification du nombre ou de la proportion des voix comptabilisées pour ou contre ladite résolution.
Le président n’a ni droit de vote ni voix prépondérante. Le vice-président ou tout autre représentant national élu pour présider une réunion de l’assemblée générale conserve son droit de vote en tant que représentant national, mais ne dispose pas d’une voix supplémentaire lorsqu’il agit en tant que président.
Les observateurs ont le droit de prendre la parole et d’être entendus aux réunions de l’assemblée générale si le président le juge utile, mais ils n’ont pas de droit de vote. Le président peut, s’il le juge utile, inviter les observateurs à quitter la salle pendant tout ou partie de la réunion de l’assemblée générale.
L’assemblée générale ne peut statuer sur les points suivants (les points réservés) qu’à la majorité des deux tiers des membres représentés et votant au cours de la réunion, pour autant que la réunion ait été convoquée au moins six semaines à l’avance et que la convocation précise la date et le lieu de la réunion, ainsi que la nature générale des points réservés qui seront mis au débat:
a. toute modification apportée au mécanisme de gouvernance de l’ERIC ESS;
b. toute augmentation proposée au budget de l’ERIC ESS (tel que décrit à l’art. 17);
c. toute modification proposée au modèle de financement décrit à l’art. 17;
d. une proposition visant à mettre fin à la participation d’un membre;
e. une proposition visant à remplacer l’institution d’accueil;
f. une proposition visant à destituer le président, le vice-président ou le directeur avant la fin de son mandat;
g. toute modification dans la composition ou la structure de l’un des organes visés à l’art. 11, par. 3, ou à l’art. 13, par. 2; et
h. une proposition visant à apporter des modifications aux statuts (y compris les modifications précisées à l’art. 28).
Une résolution écrite adoptée par le même nombre de membres que celui requis pour une proposition présentée en séance est aussi valable que si elle avait été approuvée lors d’une réunion de l’assemblée générale dûment convoquée et organisée, et peut se composer de plusieurs instruments de forme similaire, signé chacun au nom d’un ou de plusieurs membres. Aux fins du présent article, l’approbation d’un représentant national vaut approbation d’un membre.
Les membres (en la personne de leurs représentants nationaux dûment nommés) sont réputés avoir participé à une réunion, ou partie de réunion, de l’assemblée générale lorsque:
a. la réunion a été convoquée et s’est déroulée conformément aux statuts; et
b. les membres peuvent se transmettre mutuellement des informations ou avis éventuels sur telle question débattue lors de la réunion.