AS 2006 2331

Ordonnance sur le principe de la transparence dans l'administration

Ordonnance sur le principe de la transparence dans l’administration (Ordonnance sur la transparence, OTrans)

du 24 mai 2006

Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 2, al. 3, 10, al. 2 et 4, 17, al. 3 et 21 de la loi fédérale du 17 décembre 2004 sur le principe de la transparence dans l’administration (Loi sur la transparence, LTrans)1, arrête:

Section 1 Définitions (art 5, al. 3 LTrans)

Art. 1 1 On entend par document commercialisé, toute information fournie par une autorité contre paiement, y compris les informations qui ont une utilité directe pour l’élaboration d’un produit.

2 Un document a atteint son stade définitif d’élaboration:

a. lorsque l’autorité dont il émane l’a signé, ou b. lorsque son auteur l’a définitivement remis au destinataire notamment à titre d’information ou pour que celui-ci prenne position ou une décision. 3 On entend par document destiné à l’usage personnel, toute information établie à des fins professionnelles mais qui est utilisée exclusivement par son auteur ou par un cercle restreint de personnes comme moyen auxiliaire, tel que des notes ou des copies de travail.

Section 2 Droit d’accès aux documents officiels

Art. 2 Egalité en matière d’accès (art. 6, al. 1, LTrans)

L’accès accordé à une personne doit être accordé dans la même mesure à tout autre demandeur.

RS 152.31 1 RS 152.3; RO 2006 2319

2005-1874 2331

Ordonnance sur la transparence RO 2006

Art. 3 Assistance (art. 6, al. 1 et 3, LTrans)

1 L’autorité renseigne le demandeur sur les documents officiels accessibles et

l’assiste dans ses démarches, notamment lorsqu’il s’agit d’une personne handicapée. 2 Lorsque les documents officiels sont accessibles sur internet ou qu’ils font l’objet d’une publication officielle de la Confédération, l’autorité peut se limiter à com- muniquer les références nécessaires pour leur consultation. 3 L’autorité n’est pas tenue de traduire les documents officiels autorisés à être consultés selon la loi sur la transparence.

Art. 4 Consultation sur place (art. 6, al. 2, LTrans) 1 La consultation d’un document officiel a lieu auprès de l’autorité compétente pour traiter la demande d’accès.

2 L’autorité peut se borner à soumettre une copie du document officiel à la con-

sultation. 3 L’identité du demandeur peut être vérifiée à l’entrée des bâtiments de l’autorité en vertu du droit de domicile de la Confédération (art. 62f de la LF du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration2).

Art. 5 Remise d’une copie (art. 6, al. 2, LTrans) 1 A la requête du demandeur, l’autorité lui remet une copie du document officiel, sous réserve des restrictions liées à sa conservation.

2 Si le document est protégé par le droit d’auteur, l’autorité rend le demandeur

attentif aux restrictions d’utilisation.

Art. 6 Protection de la sphère privée de tiers et prépondérance de l’intérêt public (art. 7, al. 2, LTrans)

1 S’il appert dans le cadre de l’examen d’une demande d’accès que des intérêts

publics à la transparence s’opposent au droit du tiers à la protection de sa sphère privée, l’autorité compétente peut exceptionnellement accorder l’accès, après avoir procédé à une pesée des intérêts en présence.

2 Un intérêt public à la transparence est jugé prépondérant notamment:

a. lorsque le droit d’accès à un document répond à un besoin particulier d’information de la part du public suite notamment à des événements impor- tants; b. lorsque le droit d’accès sert à protéger des intérêts publics notamment l’ordre, la sécurité ou la santé publics, ou

2 RS 172.010

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c. lorsque la personne, dont la sphère privée pourrait être atteinte par le droit d’accès à un document officiel, est liée à une autorité soumise à la loi sur la transparence par un rapport de fait ou de droit qui lui procure des avantages importants.

Section 3 Demande d’accès et compétences

Art. 7 Contenu de la demande d’accès (art. 10 LTrans)

1 La demande d’accès à un document officiel n’est soumise à aucune exigence de

forme et ne doit pas être motivée. 2 Elle doit contenir des indications suffisantes pour permettre à l’autorité d’identifier le document demandé. Le demandeur doit, pour autant qu’il soit en mesure de le faire, indiquer: a. les données courantes permettant d’identifier clairement un document comme sa date, son titre ou une référence; b. une période déterminée; c. l’autorité qui a établi le document, ou d. le domaine visé.

3 L’autorité peut inviter le demandeur à préciser sa demande.

4 Si le demandeur ne fournit pas, dans un délai de dix jours, les indications com- plémentaires requises pour l’identification du document officiel, sa demande est considérée comme retirée. L’autorité rend le demandeur attentif aux conséquences du non respect du délai.

Art. 8 Demandes d’accès aux documents officiels des représentations suisses à l’étranger (art. 10, al. 2, LTrans) 1 Les représentations suisses à l’étranger ainsi que les missions suisses auprès des Communautés européennes et des organisations internationales transmettent les demandes d’accès reçues portant sur des documents officiels qu’elles ont établis ou qui leur ont été adressés au titre de destinataire principal, au Département fédéral des affaires étrangères (département), qui décide de la suite à donner aux demandes. 2 Le département règle les délais de traitement, les compétences et les modalités de consultation.

Art. 9 Besoins particuliers des médias (art. 10, al. 4, let. a, LTrans)

L’autorité prend position sur les demandes d’accès présentées par les médias en tenant compte, dans la mesure du possible, de l’urgence de l’information.

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Art. 10 Demandes nécessitant un surcroît important de travail (art. 10, al. 4, let. c, LTrans) 1 Une demande d’accès nécessite un surcroît important de travail lorsque l’autorité n’est pas en mesure de traiter la demande avec le personnel et l’infrastructure dont elle dispose, sans entraver considérablement l’accomplissement d’autres tâches. 2 Les demandes nécessitant un surcroît important de travail sont traitées dans un délai raisonnable.

Art. 11 Autorité compétente pour prendre position (art. 12 LTrans) 1 Lorsqu’un document a été élaboré par plusieurs autorités, l’autorité en charge de l’affaire est compétente pour prendre position. 2 Lorsque la demande d’accès porte sur plusieurs documents qui concernent la même affaire et qui ont été établis ou reçus par différentes autorités soumises à la loi sur la transparence, l’autorité en charge de l’affaire est compétente pour prendre position. 3 Lorsque plusieurs autorités sont en charge de l’affaire, elles déterminent d’un commund accord l’autorité compétente pour prendre position. Cette dernière prend position sur la demande d’accès, d’entente avec les autorités intéressées. 4 Lorsqu’un document a été élaboré à la demande d’une autre autorité, cette dernière doit être entendue par l’autorité compétente avant que celle-ci prenne position. 5 Lorsque la demande d’accès porte sur un document classifié, la compétence et la procédure sont régies par les dispositions applicables en matière de protection des informations et de classification. L’autorité compétente examine si le document peut être déclassifié.

Section 4 Médiation et recommandation

Art. 12 Médiation (art. 13 LTrans) 1 Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (préposé) exa- mine si la façon dont la demande d’accès a été traitée est conforme à la loi et appro- priée. 2 Il entend les parties et s’efforce de les amener à un accord. Il leur soumet, si néces- saire, des propositions. La procédure peut se dérouler oralement ou par écrit. 3 Il constate le résultat de la médiation et le communique par écrit aux parties.

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Art. 13 Recommandation (art. 14 LTrans) 1 Dans sa recommandation, le préposé rend les parties à la procédure de médiation notamment attentives au droit de demander que l’autorité rende une décision selon l’art. 15 LTrans et au délai dans lequel cette demande doit être présentée. 2 Il veille à ce que sa recommandation ne contienne aucune information susceptible de porter atteinte à l’un des intérêts énumérés à l’art. 7, al. 1, LTrans. 3 Il publie ses recommandations; ce faisant, il prend les mesures appropriées pour garantir la protection des données personnelles des parties à la procédure de média- tion. 4 Lorsque la protection visée à l’al. 3 ne peut pas être garantie, le préposé renonce à publier sa recommandation.

Section 5 Emoluments

Art. 14 Principe L’ordonnance générale sur les émoluments du 8 septembre 20043 est applicable, sous réserve des dispositions spéciales de la présente ordonnance.

Art. 15 Remise ou réduction de l’émolument (art. 17, al. 2 et 3 LTrans) 1 L’autorité renonce à percevoir un émolument lorsque la perception de cet émolu- ment occasionne des frais d’un montant supérieur à celui des prestations fournies. Les émoluments inférieurs à 100 francs ne sont pas facturés. 2 Les frais liés aux besoins particuliers des personnes handicapées ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’émolument.

3 L’autorité peut remettre ou réduire l’émolument lorsqu’elle refuse l’accès aux

documents officiels ou lorsqu’elle ne l’accorde que partiellement.

Art. 16 Tarif des émoluments et information sur les coûts prévisibles (art. 17, al. 3 LTrans)

1 Le tarif des émoluments est fixé dans l’annexe 1.

2 Si les coûts prévus dépassent 100 francs, l’autorité informe le demandeur du mon- tant prévisible de l’émolument. Si ce dernier ne confirme pas sa demande d’accès dans un délai de dix jours, elle est considérée comme retirée. L’autorité rend le demandeur attentif aux conséquences du non respect du délai.

3 RS 172.041.1

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Section 6 Gestion et publication des documents officiels, information relative aux documents officiels

Art. 17 Gestion des documents officiels (art. 21, let. a, LTrans)

La gestion et notamment l’enregistrement des documents officiels sont régis par l’art. 22 de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration4 et par les dispositions édictées par le département compétent en application de la législation fédérale relative à l’archivage.

Art. 18 Information relative aux documents officiels (art. 21, let. b, LTrans)

A moins qu’une disposition légale ne s’y oppose, les autorités informent le public de la manière suivante: a. elles publient sur internet des informations sur les domaines et les affaires importantes qui relèvent de leur compétence; b. elles mettent à la disposition des intéressés d’autres informations suscepti- bles de faciliter la recherche de documents officiels, pour autant que cela n’occasionne pas des frais disproportionnés.

Art. 19 Publication des documents officiels (art. 21, let. c, LTrans)

L’autorité compétente publie aussitôt que possible sur internet les documents offi- ciels importants: a. si cela n’occasionne pas des frais disproportionnés, et b. si la publication sur internet ne contrevient à aucune disposition légale.

Section 7 Conseiller à la transparence

Art. 20 La Chancellerie fédérale et chaque département désignent au minimum un conseiller à la transparence. Ce dernier a pour tâche: a. de conseiller les unités administratives concernées, les personnes ou les organismes extérieurs à l’administration fédérale et qui sont soumis à la loi sur la transparence; b. de promouvoir l’information et la formation des collaborateurs; c. de concourir à l’application de la législation sur la transparence.

4 RS 172.010.1

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Section 8 Evaluation (art. 19 LTrans)

Art. 21 Chaque année, les autorités communiquent au préposé les informations suivantes: a. le nombre de demandes d’accès déposées pendant l’année; b. le nombre de demandes acceptées, rejetées ou partiellement rejetées; c. le montant des émoluments perçus en vertu de la loi sur la transparence.

Section 9 Dispositions finales

Art. 22 Modification du droit en vigueur La modification du droit en vigueur est réglée dans l’annexe 2.

Art. 23 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 2006.

24 mai 2006 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Moritz Leuenberger La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz

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Annexe 1 (art. 16)

Tarif des émoluments en francs

1. Reproductions

Francs

Photocopie format A4 ou A3 – à partir d’un document figurant sur une seule page normale jusqu’à A3, par page –.20 – à partir de formats spéciaux, à partir de documents reliés ou à partir de modèles de mauvaise qualité, par page 2.— Copie électronique (si le document n’est pas disponible sous forme électronique) Transmission en ligne – à partir d’un document figurant sur une seule page jusqu’à A3 –.20 – à partir de formats spéciaux, à partir de documents reliés ou à partir de modèles de mauvaise qualité, par page 2.—

Copie électronique sauvegardée sur support numérique, en sus du prix par page – par disquette 5.— – par CD-ROM ou DVD 35.—

Cassette audio ou cassette vidéo enregistrée par l’autorité – par cassette 35.— Reproduction de photographies, film 16 ou 35 mm copié sur cassette vidéo ainsi que toutes autres copies effectuées par une firme partenaire extérieure selon l’offre

2. Examen et préparation des documents officiels

Francs

Travail consacré à l’examen et à la préparation des documents offi- ciels – par heure 100.—

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Annexe 2 (art. 22)

Modification du droit en vigueur

Les ordonnances mentionnées ci-après sont modifiées comme suit:

1. Ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation

du gouvernement et de l’administration5

Art. 5, al. 1bis et 2 1bis La procédure de co-rapport commence le jour où le département compétent signe sa proposition.

2 Le département responsable remet en temps utile à la Chancellerie fédérale la

proposition définitive en vue de l’ouverture d’une procédure de co-rapport.

2. Ordonnance du 23 décembre 1992 sur la protection des marques6

Art. 38, al. 1 et 2 1 L’institut donne aux tiers des renseignements sur les demandes d’enregistrement, y compris sur les demandes retirées ou rejetées. L’institut peut percevoir une taxe. 2 Ces renseignements sont limités aux indications qui sont publiées en cas d’enre- gistrement.

3. Ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale

sur la protection des données7

Remplacement de dénominations: A l’art. 3, al. 1 et dans les titres précédant les art. 28 et 30, l’expression «Préposé fédéral à la protection des données» est remplacée par «Préposé fédéral à la protec- tion des données et à la transparence». Aux art. 3, al. 1 et 2, 7, al. 3, 8, al. 4, 10, al. 1, 16, al. 1, 17, al. 4, 19, al. 1, 20, al. 2 et 3, 28, al. 1 et 2, 29, al. 1 à 3, 30, al. 1 et 2, 31, al. 1 et 2, 32, al. 1 à 3, 33. al. 1, 34, al. 1 et 2, 35, al. 2, 37, al. 1, l’expression «préposé fédéral» est remplacée par le terme «préposé».

5 RS 172.010.1 6 RS 232.111 7 RS 235.11

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A l’art. 32, al. 3 et dans les titres précédant les art. 28 et 35, l’expression «Com- mission fédérale de la protection des données» est remplacée par «Commission fédérale de la protection des données et de la transparence».

Art. 14, al. 1 1 Les représentations suisses à l’étranger ainsi que les missions auprès des Commu- nautés européennes et auprès des organisations internationales transmettent les requêtes qui leur sont adressées au service compétent du Département fédéral des affaires étrangères. Le département règle les compétences.

Art. 31, al. 2

2 Le préposé communique directement avec les autres unités administratives, le

Tribunal fédéral et le Tribunal fédéral des assurances, les commissions d’arbitrage et de recours, les autorités étrangères de protection des données et toutes les autres autorités ou personnes privées soumises à la législation fédérale sur la protection des données ou à celle sur le principe de la transparence dans l’administration.

Art. 32, al. 1

1 Les offices fédéraux communiquent au préposé tous leurs projets législatifs

concernant le traitement de données personnelles, la protection des données et l’accès aux documents officiels. En matière de protection des données, les départe- ments et la Chancellerie fédérale lui communiquent leurs décisions sous forme anonyme, ainsi que leurs directives.

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