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Ordonnance concernant la gestion de l'immobilier et la logistique de la Confédération
Ordonnance concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération (OILC)
du 5 décembre 2008
Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 43, al. 2 et 3, et 47, al. 2, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1 et art. 35b de la loi du 4 octobre 1991 sur les EPF2, arrête:
Chapitre 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
1 La présente ordonnance règle:
a. les tâches et les compétences au sein de l’administration fédérale au sens de l’art. 6, al. 1, let. a à e, de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organi- sation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)3, dans le domaine de la gestion de l’immobilier; b. les tâches et les compétences de l’Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL), dans le domaine de la logistique; c. la façon de procéder en cas de différend. 2 Elle ne s’applique pas aux installations d’infrastructure de la Confédération liées aux routes nationales au sens de l’art. 2 de l’ordonnance du 7 novembre 2007 sur les routes nationales4; la gestion immobilière des routes nationales est régie par la loi fédérale du 8 mars 1960 sur les routes nationales5.
Art. 2 Objectifs stratégiques 1 Dans sa gestion de l’immobilier et de la logistique, la Confédération assure la fourniture appropriée d’immeubles et de biens de logistique en veillant à une optimi- sation du rapport coûts-utilité à long terme. Elle veille à améliorer la transparence et la prise de conscience des coûts, ainsi qu’à encourager un comportement économi- que, compte tenu en particulier des coûts du cycle de vie.
RS 172.010.21
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Gestion de l’immobilier et logistique de la Confédération RO 2008
2 Dans le domaine de la gestion de l’immobilier, elle vise les objectifs stratégiques ci-après: a. concentration des unités d’organisation de l’administration fédérale dans des ouvrages polyvalents, de taille appropriée, appartenant à la Confédération lorsque cela est économique; b. création et application de normes fondées sur le développement durable en matière d’études, de construction, d’aménagement, de gestion, d’exploitation et de déconstruction; pour atteindre cet objectif, l’administration fédérale introduit un système de gestion des ressources et de l’environnement. 3 Dans le domaine de la logistique, elle vise les objectifs stratégiques ci-après:
a. normalisation et tenue d’assortiments; b. concentration des commandes et coopérations avec d’autres organisations publiques en matière d’achats; c. examen périodique et développement des processus et des organisations d’achat; d. centralisation de la publication officielle des données sur des supports tels que papier, CD, etc.; e. mise à profit et diffusion des données en tout genre de la Confédération, y compris envois en grandes quantités.
Art. 3 Principes
1 Les services de la construction et des immeubles (SCI) dans le domaine de la
gestion de l’immobilier et l’OFCL dans le domaine de la logistique accomplissent leurs tâches en respectant les principes de l’opportunité, de l’économie et de la prise en considération des besoins des utilisateurs; ils tiennent compte des aspects cultu- rels et écologiques ainsi que des besoins des personnes handicapées.
2 Ils collaborent en partenariat.
Section 2 Conventions avec les autorités fédérales et d’autres institutions
Art. 4 Conventions avec l’Assemblée fédérale, les tribunaux fédéraux et la Société suisse d’utilité publique
1 Le Conseil fédéral approuve les conventions passées:
a. avec la délégation administrative de l’Assemblée fédérale sur la collabo- ration dans les domaines de la gestion de l’immobilier en faveur de l’Assemblée fédérale et des Services du Parlement;
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b. en vertu des art. 25a de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral6, 23a de la loi fédérale du 4 octobre 2002 sur le Tribunal pénal fédéral7 et 27a de la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal administratif fédéral8; c. avec la Société suisse d’utilité publique (SSUP) sur la collaboration (notamment dans les domaines de l’administration, de l’utilisation et de l’entretien) concernant la Prairie du Grütli. 2 Le Département fédéral des finances (DFF) est habilité à négocier les conventions.
3 Il peut convenir lui-même d’adaptations des conventions dans la mesure où il
s’agit de questions technico-administratives n’ayant pas d’incidences financières importantes.
Art. 5 Conventions avec d’autres institutions Les SCI peuvent, par contrat et à des prix couvrant les coûts, fournir des prestations de gestion de l’immobilier: a. aux unités de l’administration fédérale visées par l’art. 6, al. 1, let. f, OLOGA9; b. à d’autres administrations publiques et à des institutions proches de la Confédération qui poursuivent un but d'intérêt public.
Chapitre 2 Gestion de l’immobilier Section 1 Dispositions générales
Art. 6 Portefeuille immobilier
1 Le portefeuille immobilier de l’OFCL comprend tous les immeubles de la Confé-
dération qui ne font partie ni du portefeuille immobilier du DDPS, ni de celui des EPF. Font également partie du portefeuille immobilier de l’OFCL les immeubles destinés à l’accomplissement des tâches: a. de l’Assemblée fédérale et des Services du Parlement (art. 4, al. 1, let. a); b. des tribunaux fédéraux (art. 4, al. 1, let. b); c. de la Confédération à l’étranger; d. des commissions extraparlementaires visées à l’art. 57, al. 2, LOGA; e. d’autres institution en vertu de conventions selon les art. 4 et 5.
6 RS 173.110 7 RS 173.71 8 RS 173.32 9 RS 172.010.1
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2 Le portefeuille immobilier du DDPS comprend tous les immeubles du Départe-
ment fédéral de la défense, de la protection de la population et du sport (DDPS) utilisés et gérés par le DDPS en tant que propriétaire ou possesseur; en sont excep- tés: a. les immeubles destinés à l’administration du DDPS dans la région de Berne; b. les immeubles de l’Office fédéral du sport.
3 Le portefeuille immobilier des EPF comprend tous les immeubles destinés à
l’accomplissement des tâches du domaine des EPF.
Art. 7 Définitions 1 Au sens de la présente ordonnance, on entend par immobilier l’ensemble des biens- fonds, des bâtiments et des installations qui appartiennent à la Confédération ou qui sont en sa possession, en particulier sous forme de location, de fermage ou de lea- sing.
2 La gestion de l’immobilier comprend l’ensemble des mesures destinées à couvrir
les besoins en locaux de l’administration fédérale et à sauvegarder les intérêts de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles. 3 Sont désignées comme SCI les unités organisationnelles qui sont compétentes pour la gestion de l’immobilier dans les domaines indiqués à l’art. 6, al. 1. 4 Sont désignées comme organisations d’utilisateurs (OU) les unités organisationnel- les qui utilisent un ou plusieurs immeubles.
Section 2 Services de la construction et des immeubles
Art. 8 Organisation au sein de l’administration fédérale
1 Sont responsables de la gestion de l’immobilier en tant que SCI:
a. l’OFCL, pour les immeubles faisant partie de son portefeuille immobilier; b. armasuisse, pour les immeubles faisant partie du portefeuille immobilier du DDPS; c. le Conseil des EPF, pour les immeubles faisant partie du portefeuille immo- bilier des EPF. 2 Pour les immeubles à affectation mixte, la responsabilité est définie en fonction de l’affectation principale. 3 Si, dans un cas particulier, il subsiste des doutes au sujet de la responsabilité et si aucune entente n’est trouvée, les départements concernés règlent la question entre eux. S’ils n’arrivent pas à s’entendre, le chef du DFF tranche. 4 Dans des instructions, le DDPS définit les tâches et les compétences des titulaires de fonction du portefeuille immobilier du DDPS et le Conseil des EPF celles des titulaires de fonction du portefeuille immobilier des EPF.
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5 Les instructions du Conseil des EPF se fondent sur le diagramme de fonctions de l’annexe 1; ce diagramme prime les art. 9 et 12 de la présente ordonnance en cas de contradiction.
Art. 9 Pilotage de la gestion de l’immobilier 1 Dans leur domaine de compétence, les SCI sont responsables du pilotage stratégi- que, tactique et opérationnel de la gestion de l’immobilier. 2 Dans le domaine du pilotage stratégique, les SCI assument en particulier les tâches suivantes: a. examen des besoins: examiner les besoins annoncés sous l’angle de la léga- lité, de l’opportunité, des normes, de l’optimisation des processus d’exploi- tation, de l’économie et du financement; b. planification et pilotage des investissements: planifier et piloter les crédits d’engagement et les crédits budgétaires; c. gestion du portefeuille immobilier: définir des stratégies, des conceptions globales, des directives et des instruments de contrôle afin d’optimiser le rapport coûts-utilité du portefeuille immobilier de la Confédération; d. transparence des coûts: créer la transparence en mettant en évidence les coûts effectifs de la Confédération en tant que propriétaire et possesseur d’immeubles, maître d’ouvrage, gestionnaire et exploitant d’immeubles; e. planification pluriannuelle et fixation d’objectifs: élaborer, dans le cadre d’une planification pluriannuelle continue, des objectifs stratégiques et, en fonction de ceux-ci, définir chaque année des objectifs opérationnels; f. développement durable: tenir compte de manière équilibrée, durant toutes les phases de la gestion de l’immobilier, de la capacité économique, de la responsabilité écologique et des besoins sociaux. Sont déterminantes les recommandations sur la construction durable de la Conférence de coordina- tion des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics (CSFC)10. 3 Dans le domaine du pilotage tactique des projets, les SCI assument en particulier les tâches suivantes: a. rapport d’état: établir à un rythme défini un rapport d’état ayant la teneur suivante:
1. comparaison entre la situation actuelle et la situation visée,
2. pronostic jusqu’à la fin du projet,
3. appréciation des causes des différences entre la situation actuelle et la
situation visée, ainsi que des chances et des risques,
4. propositions de mesures de pilotage visant à atteindre les objectifs,
5. éventuellement, demande de modification du projet (écarts par rapport à
l’objectif, correction de l’objectif);
10 www.kbob.ch/Publications/Recommandations sur la construction durable
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b. contrôle des projets: mettre en œuvre des instruments de contrôle de gestion servant à piloter chaque projet; c. rapports périodiques: établir tous les six mois des rapports assortis d’un commentaire pour le contrôle des crédits d’engagement et des crédits bud- gétaires; d. audits: réaliser, sur ordre du département d’attache du SCI, des audits pour tous les projets et processus de la gestion de l’immobilier; le DFF est compé- tent pour les audits concernant le portefeuille immobilier des EPF. 4 Dans le domaine du pilotage opérationnel des projets, les SCI assument en parti- culier les tâches suivantes: a. fourniture d’immeubles, désinvestissement et gestion commerciale des ouvrages, comprenant notamment l’acquisition, y compris les coopérations en la matière, la gestion des locaux et des surfaces, la comptabilité des ouvrages et la gestion des contrats; b. gestion technique des bâtiments, comprenant notamment l’entretien, l’exploitation technique ainsi que la gestion de l’énergie et de la sécurité; c. gestion de l’infrastructure des bâtiments, comprenant l’acquisition, la four- niture, la coordination et la surveillance de tous les services nécessaires à l’utilisation quotidienne de l’ouvrage; d. études préalables et études de projet, comprenant la direction des phases d’études de faisabilité, de définition de projet, de procédure de sélection, d’avant-projet, de projet de construction, de procédure d’autorisation et de projet de mise à l’enquête; l’optimisation des coûts du cycle de vie du bâti- ment doit être prise en compte durant toutes les phases du projet; e. appel d’offres et réalisation, comprenant la direction des phases d’appel d’offres, de comparaison des offres, d’adjudication, de projet d’exécution, d’exécution, de mise en service et de fin des travaux, compte tenu des coûts du cycle de vie du bâtiment; f. consommation des ressources, comprenant la gestion des ressources et des aspects environnementaux, ainsi que l’établissement de rapports périodiques sur la consommation des ressources (chaleur, électricité, eau, déchets) par surface de référence énergétique et par bâtiment (compte tenu des éléments du parc immobilier permettant une évaluation probante) et sur la planifi- cation des mesures; ces renseignements sont mis à la disposition des OU intéressées dans le cadre du programme RUMBA (gestion des ressources et management environnemental de l’administration fédérale).
Art. 10 Besoins des OU Les SCI tiennent compte des besoins des OU de façon appropriée dans le cadre de leurs tâches.
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Art. 11 Désignation des interlocuteurs 1 Les SCI désignent les interlocuteurs auxquels leurs OU peuvent s’adresser suivant l’opération visée.
2 Les interlocuteurs pour le portefeuille immobilier de l’OFCL figurent dans
l’annexe 2.
Art. 12 Compétences 1 Dans les limites des crédits d’engagement et des crédits budgétaires accordés par les Chambres fédérales et conformément aux directives du département compétent, les SCI peuvent traiter eux-mêmes toutes les affaires relevant de leur domaine de compétence. Il s’agit en particulier: a. de l’achat et de la vente d’immeubles, ainsi que de la constitution, de la modification, de l’exercice et de la radiation de droits de préemption, d’emption et de rachat sur des immeubles; b. de la constitution, de la modification et de la radiation de droits de superficie et d’autres droits réels limités; c. de la location et de l’affermage d’immeubles ou de parties d’immeubles, ainsi que de l’encaissement des loyers et des frais accessoires correspon- dants; d. de la location et de l’affermage d’immeubles pour l’administration fédérale; e. de la conclusion d’opérations de leasing dans le cadre de l’art. 52 de l’ordon- nance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération11; f. de la définition imposée de standards applicables à la construction, à l’attri- bution de surfaces, à l’aménagement intérieur, ainsi qu’à la gestion et à l’exploitation d’immeubles; g. de l’utilisation économique et rationnelle de l’espace disponible; h. de l’attribution ferme d’immeubles et de locaux aux OU après consultation des départements concernés; i. de l’adjudication de marchés de construction, de fournitures et de services; j. de mandats confiés à des tiers.
2 Les SCI peuvent confier des tâches à des OU dans le cadre de conventions.
Art. 13 Achat et vente d’immeubles
1 Si un SCI envisage d’acheter un immeuble, il demande d’abord aux autres SCI
s’ils disposent d’un objet approprié dans leur portefeuille. 2 Si un SCI envisage de vendre un immeuble, il le propose, sous réserve de droits de préemption ou de droits de rachat, aux acheteurs potentiels ci-après dans l’ordre de priorité suivant:
11 RS 611.01
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a. autres SCI (propres besoins de la Confédération); b. cantons; c. communes; d. particuliers. 3 La vente aux cantons, aux communes ou à des particuliers se fait par principe aux prix du marché.
Art. 14 Obligations de l’OFCL Le Palais fédéral et le centre de la ville de Berne sont réservés à l’Assemblée fédé- rale, au Conseil fédéral et aux services qui lui sont proches, de même qu’aux unités d’organisation assumant des tâches internationales.
Section 3 OU et collaboration avec les SCI
Art. 15 1 Les OU collaborent à l’exécution des tâches définies dans la présente ordonnance selon les directives des SCI. 2 Les OU qui utilisent des immeubles des portefeuilles immobiliers de l’OFCL et du DDPS ne sont en principe pas habilitées à mettre à la disposition de tiers les locaux qui leur sont attribués par les SCI. Les exceptions sont soumises à une réglemen- tation écrite entre l’OU et le SCI. 3 Elles formulent et justifient leurs besoins en matière d’immobilier et remettent leurs demandes selon les instructions du SCI compétent. 4 Les OU et les SCI tiennent compte de leurs droits et de leurs obligations récipro- ques et s’informent mutuellement de toutes les affaires importantes.
Section 4 OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et collaboration avec l’OFCL
Art. 16 Fonctions des OU 1 Les OU du portefeuille immobilier de l’OFCL et les secrétariats généraux (SG) ou les autres organes d’attache auxquels elles sont rattachées désignent des respon- sables de l’immobilier comme partenaire chargé de collaborer avec l’OFCL. Ils les dotent des compétences et des ressources nécessaires. 2 Elles désignent les personnes chargées d’exécuter les fonctions suivantes à titre permanent: a. responsable du service de contact pour les immeubles au niveau du SG ou de l’organe d’attache de l’OU;
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b. logisticien de l’immobilier au niveau de l’OU (LI OU); c. logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E).
3 Dans le cadre d’un projet de construction, elles désignent la personne chargée
d’exécuter la fonction temporaire de représentant de l’OU et, dans les grands projets, la fonction temporaire de chef de projet pour l’OU dans l’organisation du projet de construction. 4 Les tâches à exercer par les fonctions visées aux al. 2 et 3 figurent dans l’annexe 3.
5 Au besoin, les fonctions visées aux al. 2 et 3 peuvent être exercées par la même personne.
Art. 17 Demandes des OU 1 Les OU formulent, justifient et annoncent leurs besoins selon les instructions de l’OFCL. 2 Dans leurs demandes, elles doivent fournir la preuve économique de leurs besoins.
3 Avant de remettre leurs demandes à l’OFCL, les OU demandent une appréciation
et une recommandation du SG compétent ou, le cas échéant, de leur organe d’attache; font exception les demandes portant sur les petits travaux et les travaux d’entretien. 4 Les SG ou les organes d’attache examinent et apprécient les demandes et fixent des priorités, les comparent avec la stratégie de développement et la planification à long terme du département ou de l’unité, émettent une recommandation et les transmet- tent avec une justification à l’OFCL.
Art. 18 Droits et obligations de l’OFCL dans le cadre de la collaboration 1 L’OFCL tient compte des directives internes à la Confédération et des possibilités financières et veille à fournir aux OU des espaces selon des principes économiques.
2 Il informe régulièrement les OU sur:
a. les principes de la stratégie du portefeuille; b. la planification des investissements (planification pluriannuelle, fourchette des investissements); c. la stratégie d’affectation des bâtiments; d. les instructions, les normes et les standards relatifs à la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable; e. la stratégie de maintenance; f. l’utilisation des ressources et la charge environnementale. 3 Il met à la disposition des OU, en ligne, des instruments de planification et de pilotage répondant à leurs besoins, en particulier:
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a. les formules de demande; b. les plans d’affectation et les données sur les surfaces pour les bâtiments administratifs; c. les instructions, les normes et les standards concernant la construction, l’aménagement, l’exploitation et la construction durable; d. la documentation sur l’organisation et les processus de l’OFCL.
4 Il consulte régulièrement sa clientèle.
Art. 19 Droits et obligations des OU dans le cadre de la collaboration 1 Les OU de l’administration fédérale au sens de l’art. 6, al. 1, let. a à e, OLOGA12 doivent commander l’ensemble de leurs prestations à l’OFCL. 2 Les OU de l’administration fédérale au sens de l’art. 6, al. 1, let. f, OLOGA peu- vent commander leurs prestations à l’OFCL par le biais d’une convention. 3 Les OU collaborent avec l’OFCL pour atteindre les objectifs visés à l’art. 2 dans les domaines suivants: a. affectation et utilisation rationnelle des espaces; b. planification et optimisation des processus d’exploitation spécifiques à l’utilisateur; c. planification et optimisation de la gestion et de l’exploitation du bâtiment; d. optimisation des besoins d’espaces et de surfaces; e. preuves du caractère économique des processus d’exploitation.
4 Elles informent régulièrement l’OFCL sur:
a. leur planification à court et à moyen terme; b. leur stratégie à moyen et à long terme; c. l’évolution des besoins de surfaces; d. l’évolution de l’effectif de personnel (postes à plein temps et à temps par- tiel); e. l’appréciation de l’emplacement et l’appropriation de l’immeuble; f. les exigences de qualité des locaux; g. les suggestions pour l’adaptation des normes des locaux. 5 Elles fournissent chaque année à l’OFCL les données suivantes pour les rapports généraux et les rapports relatifs au programme RUMBA: a. effectif de personnel (postes à plein temps et à temps partiel, par emplace- ment); b. indicateurs d’exploitation dans la mesure où l’OU est compétente pour l’exploitation du bâtiment.
12 RS 172.010.1
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Art. 20 Modèle de location axé sur le marché et sur les coûts 1 Dans le modèle de location axé sur le marché et sur les coûts pour les prestations de fourniture de surfaces, l’OFCL et les SG ou les services correspondants règlent leurs droits et obligations dans un accord général de niveau de service; ils se basent sur leurs droits et obligations définis dans la présente ordonnance. 2 Les modalités de l’accord sont régies par les directives et instructions relatives à la gestion budgétaire et comptable de la Confédération qui sont émises par l’Admi- nistration fédérale des finances13.
Art. 21 Règles particulières Des règles particulières s’appliquent à: a. la gestion des places de stationnement; elle est réglée dans l’ordonnance du 20 mai 1992 concernant l’attribution de places de stationnement dans l’administration fédérale14; b. l’utilisation et l’exploitation d’équipements de restauration; elles sont réglées dans une convention entre l’OFCL et l’Office fédéral du personnel; c. l’utilisation et l’exploitation de logements de service; elles sont réglées par l’art. 90 de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédé- ration15.
Section 5 Tâches particulières de l’OFCL
Art. 22 Constructions subventionnées ou cofinancées par la Confédération 1 L’OFCL expertise les constructions subventionnées ou cofinancées par la Confédé- ration et calcule les coûts des installations qui en font partie. Font exception les immeubles du portefeuille immobilier du DDPS. 2 Il conseille les autorités qui accordent les subventions, dans le cadre des tâches définies à l’al. 1.
Art. 23 L’art dans la construction 1 Pour les projets d’art dans la construction relatifs aux bâtiments du portefeuille immobilier de l’OFCL, l’OFCL se charge des tâches suivantes: a. études; b. coordination des projets avec les autres projets de construction; c. gestion des crédits; d. organisation de concours;
13 www.accounting.admin.ch
14 RS 172.058.41 15 RS 172.220.111.3
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e. mandats directs; f. traitement des questions techniques de construction; g. administration. 2 Il règle sa collaboration avec l’Office fédéral de la culture et la Commission fédé- rale des beaux-arts par le biais de conventions.
Art. 24 FIPOI L’OFCL fournit des membres aux organes statutaires de la FIPOI (Fondation des immeubles pour les organisations internationales) à Genève.
Section 6 Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics (CSFC) et compétence du DFF
Art. 25 Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics (CSFC)
1 La Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles
des maîtres d’ouvrage publics (CSFC) comprend au moins: a. les trois SCI visés dans la présente ordonnance; b. l’Office fédéral des routes; c. l’Office fédéral des transports. 2 La CSFC peut admettre d’autres membres, en particulier d’autres offices fédéraux, ainsi que des représentants d’organes des constructions et des immeubles cantonaux et communaux.
3 Elle se dote des organes suivants, dans lesquels ses membres sont représentés:
a. le comité; b. les groupes spécialisés permanents; c. au besoin, des groupes ad hoc chargés de mandats de durée limitée.
4 Les décisions de ses organes sont prises à la majorité simple des votants.
5 Le comité doit en particulier définir les activités essentielles de la CSFC.
6 L’OFCL préside la CSFC.
7 Il gère le secrétariat de la CSFC.
Art. 26 Objectifs, tâches et compétences de la CSFC 1 La CSFC défend les intérêts de ses membres en tant que propriétaires et posses- seurs d’immeubles, maîtres d’ouvrage, gestionnaires et exploitants d’immeubles.
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2 Elle vise en particulier les objectifs suivants et assume les tâches suivantes:
a. elle veille à ce que ses membres collaborent de façon efficace; b. elle encourage l’échange d’expériences entre ses membres et les représen- tants d’autres institutions de la branche de la construction et de l’immobilier; c. elle représente ses membres de façon uniforme envers d’autres institutions publiques et envers la branche de la construction; d. elle encourage l’efficacité dans la fourniture, la construction, l’aménage- ment, la gestion et l’exploitation de bâtiments et d’installations de la Confé- dération; e. elle tient compte du développement durable; f. elle tient compte des aspects culturels; g. elle organise régulièrement des cours de formation et de perfectionnement à l’intention du personnel chargé de la gestion de l’immobilier, afin d’encou- rager la collaboration dans le domaine immobilier de la Confédération. 3 Elle assume en particulier des tâches de coordination dans les domaines suivants:
a. achats et contrats; b. variations de prix; c. prestations des bureaux d’études; d. normes; e. construction durable.
4 Dans le cadre de la gestion de l’immobilier, elle peut:
a. émettre des recommandations communes pour ses membres; b. représenter ses membres en Suisse.
5 Elle peut définir l’organisation détaillée de son domaine de compétence.
Art. 27 Compétence du DFF Sur proposition de la CSFC, le DFF édicte, dans le domaine de la gestion de l’immobilier, des instructions pour les membres de la CSFC rattachés à l’admi- nistration fédérale et pour leurs OU.
Section 7 Régime des crédits
Art. 28 Fourniture de crédits 1 Le département dont fait partie le SCI demande chaque année, pour tous les projets d’investissement de son SCI dans le domaine de la gestion de l’immobilier, un crédit d’ensemble structuré comme suit:
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a. un crédit d’engagement pour chaque projet qui entraîne des coûts dépassant
10 millions de francs, avec des explications pour chaque projet;
b. un crédit-cadre avec une structure adéquate pour tous les autres projets de construction.
2 Le crédit d’ensemble est demandé dans un message sur l’immobilier séparé; pour
le domaine des EPF, il est partie intégrante du message sur le budget. 3 Le département dont fait partie le SCI sollicite par la voie du budget concerné les crédits budgétaires nécessaires pour réaliser les projets prévus et exploiter les immeubles. 4 Dans les messages mentionnés à l’al. 2, les coûts annuels prévus pour l’exploi- tation ainsi que les frais subséquents du bâtiment sont présentés pour les projets visés à l’al. 1, let a.
5 Dans le cadre de la gestion de l’immobilier, les SCI peuvent:
a. statuer sur les crédits d’études et sur la libération de crédits destinés à des projets d’investissement; b. statuer sur des crédits d’exploitation et sur la libération des crédits corres- pondants; c. gérer des crédits d’engagement et des crédits budgétaires.
Art. 29 Pilotage financier Les SCI établissent chaque année pour leur domaine de compétence une planifica- tion des investissements continue sur quatre ans ainsi qu’une planification des inves- tissements à plus long terme pour la gestion de l’immobilier.
Chapitre 3 Logistique
Art. 30 Champ d’application 1 Le présent chapitre s’applique à l’administration fédérale au sens de l’art. 6, let. a à e, OLOGA16. 2 Les bénéficiaires des prestations et les services demandeurs ci-après qui ne sont pas visés par l’al. 1 peuvent, en s’appuyant sur des conventions contractuelles, obtenir de l’OFCL des produits de ses assortiments et des prestations d’édition à des prix couvrant les coûts: a. unités de l’administration fédérale au sens de l’art. 6, al. 1, let. f, OLOGA; b. tribunaux fédéraux; c. autres administrations publiques et institutions proches de la Confédération qui poursuivent un but d’intérêt public.
16 RS 172.010.1
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Art. 31 Tâches et compétences de l’OFCL 1 L’OFCL est le fournisseur unique de prestations pour l’administration fédérale au sens de l’art. 6, al. 1, let. a à e, OLOGA17 durant toutes les phases du processus de logistique.
2 Il décide de sa propre production et de ses achats, y compris des coopérations
d’achat.
3 Il constitue un service d’achat central de la Confédération selon l’art. 3 de
l’ordonnance du 22 novembre 2006 sur l’organisation des marchés publics de la Confédération18. 4 Il assume, pour l’administration fédérale au sens de l’art. 6, al. 1, let. a à e, OLOGA, des tâches de contrôle de gestion pour les achats et fournit les instruments nécessaires. 5 Il sert de service spécialisé et d’organe de normalisation pour les équipements de bureau et l’aménagement des locaux, ainsi que pour les publications de la Confé- dération. 6 Il constitue le service central d’achat et de diffusion des publications fédérales et des imprimés; il décide des canaux de distribution à utiliser. 7 Il tient, gère et diffuse les articles normalisés dans les assortiments suivants:
a. équipements de bureau (matériel et bureautique); b. équipements des locaux (mobilier, articles de ménage pour les ambassades, matériel pour le service domestique); c. informatique; d. moyens de télécommunication. 8 Il examine périodiquement les processus et les organisations du marché de biens et de prestations à usage civil et les optimise. 9 Il est compétent pour le conditionnement et l’édition de données officielles de la Confédération (en particulier les données à protéger, confidentielles ou secrètes). 10 Il est compétent pour la personnalisation et la confection du passeport suisse et d’autres documents d’identité et de légitimation de la Confédération, sur mandat de l’Office fédéral de la police.
Chapitre 4 Procédure en cas de différend Section 1 Généralités
Art. 32 1 Les différends dans les domaines de la gestion de l’immobilier et de la logistique doivent être éliminés autant que possible par accord mutuel.
17 RS 172.010.1 18 RS 172.056.15
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2 Pour les cas où ce ne serait pas possible, une procédure d’escalade doit être prévue.
3 Les SCI fixent la procédure et les niveaux d’escalade pour le domaine de la gestion de l’immobilier.
Section 2 Domaines du portefeuille immobilier de l’OFCL et de la logistique
Art. 33 Gestion de l’immobilier 1 Les différends ayant trait au portefeuille immobilier de l’OFCL doivent être élimi- nés d’un commun accord: a. entre le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL et un membre de la direction ou le LI OU pour les questions liées à la planification stratégique; b. entre le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL et le LI OU pour les ques- tions liées aux besoins immobiliers. 2 Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef du domaine des construc- tions de l’OFCL tranche.
Art. 34 Projets immobiliers (projets de construction) 1 Les différends dans les projets immobiliers (projets de construction) doivent être éliminés d’un commun accord entre le chef de projet de l’OFCL (maître d’ouvrage) et le chef de projet de l’OU. 2 Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL tranche. 3 Si les parties n’acceptent pas cette décision, le gestionnaire de portefeuille de l’OFCL et l’organe d’attache du chef de projet de l’OU cherchent une solution consensuelle. 4 Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef du domaine des construc- tions de l’OFCL tranche.
Art. 35 Gestion commerciale des bâtiments (imputation de prestations) En cas de différend dans la gestion commerciale des bâtiments (imputation de pres- tations), la procédure d’escalade s’applique conformément aux directives et instruc- tions relatives à la gestion budgétaire et comptable de la Confédération qui sont émises par l’Administration fédérale des finances19.
19 www.accounting.admin.ch
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Art. 36 Exploitation des immeubles 1 Les différends dans l’exploitation des immeubles (entretien ou petits travaux, exploitation du bâtiment, nettoyage) doivent être éliminés d’un commun accord entre le responsable du bâtiment de l’OFCL et le LI OU ou, le cas échéant, le LI E. 2 Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef de la division de la gestion des ouvrages et des bâtiments de l’OFCL tranche. 3 Si les parties n’acceptent pas cette décision, le chef de la division de la gestion des ouvrages et des bâtiments de l’OFCL et l’organe d’attache du LI OU ou, le cas échéant, du LI E cherchent une solution consensuelle. 4 Si aucune solution consensuelle n’est trouvée, le chef du domaine des construc- tions de l’OFCL tranche.
Art. 37 Logistique 1 Pour l’élimination des différends dans le domaine de la logistique, sont compétents du côté de l’OFCL, au premier niveau: a. le chef de la division de la diffusion, pour les processus liés aux équipements de bureau et aux publications; b. le chef de la division des achats, pour les processus liés à l’acquisition sur mandat; c. le chef du secteur Centre média de la Confédération, pour les processus liés à la production sur mandat. 2 Au second niveau, le chef du domaine de la logistique est compétent dans tous les cas.
Art. 38 Procédure Les parties décrivent le différend par écrit et soumettent une proposition pour le résoudre.
Art. 39 Autres niveaux d’escalade 1 Si l’OU, le bénéficiaire de prestations ou le service demandeur n’accepte pas le résultat de la procédure, la question se règle entre le Secrétaire général du départe- ment d’attache de l’OU, du bénéficiaire de prestations ou du service demandeur et le directeur de l’OFCL.
2 Si aucun consensus n’est trouvé, le chef du DFF tranche.
Art. 40 Dispositions réservées Sont réservées les procédures de conciliation et d’arbitrage divergentes applicables aux litiges, aux différends et aux droits litigieux qui sont prévues dans une conven- tion au sens de l’art. 4.
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Chapitre 5 Dispositions finales
Art. 41 Dispositions d’exécution
1 Les SCI édictent pour leur domaine de compétence les instructions relatives à
l’exécution de la présente ordonnance dans le domaine de la gestion de l’immobilier. Les art. 8 et 27 sont réservés.
2 L’OFCL édicte des instructions pour le domaine de la logistique. Est réservée
l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique dans l’administration fédé- rale20.
Art. 42 Abrogation du droit en vigueur L’ordonnance du 14 décembre 1998 concernant la gestion de l’immobilier et la logistique de la Confédération21 est abrogée.
Art. 43 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2009.
5 décembre 2008 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Pascal Couchepin La chancelière de la Confédération, Corina Casanova
20 RS 172.010.58 21 RO 1999 1167, 2000 1227, 2002 2047, 2003 4501 5047, 2004 305, 2005 481, 2006 5613, 2007 2819 5957
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Annexe 1 (art. 8, al. 5)
Responsabilités en matière de gestion de l’immobilier dans le domaine des EPF (diagramme de fonctions) Dispositions complémentaires concernant les responsabilités dans la gestion de l’immobilier du domaine des EPF
Légende: A Approbation définitive C Collaboration P Proposition D Décision, resp. niveau de décision i Droit à l’information SCI Services de la construction et des immeubles E Exécution K Contrôle
Tâche/activité Périodicité Parlement CF AFF OFCL DFI Conseil des EPF SCI du domaine des EPF
A. Gestion stratégique de l’immobilier a. Planification/pilotage Schémas généraux des espaces (études pour le long continue i D2 D1 terme et estimation des besoins financiers); notamment principes pour la planification des besoins, la conservation et les mesures opérationnelles Planification des investissements (4 ans) annuelle i i i K i D Elaboration et actualisation, schéma général pour le 4 ans A D maintien de la valeur et de la fonction Normes et standards continue i D
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Tâche/activité Périodicité Parlement CF AFF OFCL DFI Conseil des EPF SCI du domaine des EPF
Cofinancement avec des moyens de tiers: élabora- 4 ans C/D C/D E/D tion et tenue de conventions-cadre b. Mise en œuvre Programme des constructions comme partie du annuelle A D4 K D2 D3 D1 message sur le budget c. Rapports Etat des crédits d’engagement (compte) semestrielle i i K i D Preuve du maintien de valeur et de fonction, art. 35b annuelle i K i E/D loi sur les EPF Rapport du niveau portefeuille général, y compris annuelle i i i E/D valeurs indicatives
B. Gestion opérationnelle de l’immobilier a. Planification/pilotage Planification de l’entretien des ouvrages individuels i E Demande de crédit de charges pour la fourniture de annuelle A D K E C C surfaces Transfert entre le crédit d’investissement (CI) et annuelle i D2 A E/D1 le crédit de financement (+/– 10 % de CI)
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Tâche/activité Périodicité Parlement CF AFF OFCL DFI Conseil des EPF SCI du domaine des EPF
b. Mise en œuvre Achat < 10 millions de fr. selon besoins E/D Achat > 10 millions de fr. (dans message sur le selon besoins A D3 K D2 i E/D1 budget) Cofinancement: convention avec des tiers selon besoins A2 A1 Vente/remise en droit de superficie (documentation selon besoins A E/D générale et plan commercial) Location/bail selon besoins E/D Obtention/octroi de servitudes, obtention de droits selon besoins E/D d’emption Décision, octroi de droits d’emption selon besoins D D E/P Tenue détaillée des crédits d’investissements continue i K E Planification des liquidités mensuelle i K E Gestion de l’augmentation/diminution des immobili- continue i K E sations/amortissements détaillés Tenue détaillée des provisions et engagements trimestrielle i K E conditionnels Tenue du compte des investissements/du bilan trimestrielle i E Répercussion des coûts des surfaces trimestrielle E C i
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Tâche/activité Périodicité Parlement CF AFF OFCL DFI Conseil des EPF SCI du domaine des EPF
c. Rapports Rapports trimestriels, changement de valeur, compte trimestrielle i K E des investissements/bilan Bouclement annuel: indications pour compte annuelle i K E d’Etat/bilan Indicateurs pour la gestion opérationnelle de annuelle i E l’immobilier Statistique de la construction pour l’OFS annuelle i E
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Annexe 2 (art. 11, al. 2)
Portefeuille des immeubles de l’OFCL: interlocuteurs à qui l’OU peut s’adresser suivant l’opération visée Abréviations: Dir. = membre de la direction CP = chef de projet LI OU = logisticien de l’immeuble au niveau de l’OU LI E = logisticien de l’immeuble au niveau des emplacements des OU RB = responsable de bâtiment
Opération OFCL OU
Gestion de l’immobilier – Etudes stratégiques Gestionnaire de portef. Dir. (LI OU) – Besoins immobiliers Gestionnaire de portef. LI OU Projets immobiliers – Projets de construction CP maître d’ouvrage CP OU – Prise en location Gestionnaire immobilier CP OU Gestion commerciale des bâtiments – Imputation de prestations Gestionnaire grands comptes LI OU Exploitation de l’immeuble – Ligne directe Centre d’appels Tous (utilisateurs de locaux) – Petits travaux RB LI OU – Entretien RB LI OU ou LI E – Exploitation du bâtiment Centre de services LI OU ou LI E et nettoyage – Mobilier de remplace- Logistique, diffusion LI OU ou LI E ment
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Annexe 3 (art. 16, al. 4)
Tâches des différentes fonctions dans la gestion de l’immobilier des OU du portefeuille immobilier de l’OFCL
1. Tâches du responsable du service de contact des immeubles au niveau SG
(ou, lorsque l’OU n’est pas rattachée à un SG, l’organe d’attache de l’OU)
1.1. représente les intérêts du département envers l’OFCL;
1.2. coordonne les demandes des offices au sein du département (besoins de
locaux, de mobilier et de travaux des offices);
1.3. examine et approuve la recommandation pour les demandes des offices, les
transmet à l’OFCL et informe les offices de la recommandation;
1.4. informe les offices sur la stratégie de développement et la planification à
long terme du département et sur les décisions importantes pour l’OU concernant les immeubles.
2. Tâches du logisticien de l’immobilier au niveau de l’OU (LI OU)
2.1. représente l’utilisateur envers l’OFCL;
2.2. gère les surfaces louées auprès de l’OFCL ou attribuées pour utilisation
(postes de travail); 2.3. sert d’interlocuteur central pour tous les besoins de locaux et d’infrastructure de l’office;
2.4. coordonne les demandes des OU (besoins de locaux, de mobilier et de tra-
vaux de l’office) à remettre à l’OFCL;
2.5. soumet les demandes (besoins de locaux, de mobilier et de travaux de
l’office) à l’OFCL via le service de contact du niveau SG (ou, lorsque l’OU n’est pas rattachée à un SG, l’organe d’attache de l’OU);
2.6. demande les petits travaux et les mesures d’entretien directement à l’OFCL;
2.7. attribue les locaux et les places de travail des surfaces louées auprès de
l’OFCL et les prépare;
2.8. établit des plans de disposition (pour le mobilier) et planifie les mesures
telles que déménagements ou commandes d’infrastructure (mobilier de rem- placement, informatique et téléphonie de poste de travail, prestations de l’OFCL);
2.9. assure l’information interne concernant le domaine immobilier.
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3. Tâches du logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E)
Le logisticien de l’immobilier aux emplacements des OU (LI E) est subordonné techniquement au LI OU et exécute ses tâches en collaboration et d’entente avec lui; il:
3.1. sert d’interlocuteur sur place pour tous les besoins de locaux et d’infra-
structure; 3.2. gère toutes les surfaces louées auprès de l’OFCL ou attribuées pour utilisa- tion (postes de travail) à son emplacement;
3.3. soumet des demandes (besoins de locaux, de mobilier et de travaux de
l’emplacement) au LI OU;
3.4. demande l’exécution des petits travaux au LI OU;
3.5. demande les travaux d’entretien à l’OFCL;
3.6. attribue les locaux et les places de travail des surfaces louées auprès du SCI et les prépare; 3.7. établit des plans de disposition (pour le mobilier) et planifie les mesures, telles que déménagements ou commandes d’infrastructure (mobilier de rem- placement, informatique et téléphonie pour postes de travail, prestations de l’OFCL);
3.8. assure l’information interne concernant le domaine immobilier pour
l’emplacement.
4. Tâches du représentant de l’OU dans les projets de construction
(pour les grands projets, comme chef de projet de l’OU dans l’organisation du projet):
4.1. représente l’OU et défend ses intérêts dans les projets de construction;
4.2. détermine, coordonne et justifie les besoins relatifs à la construction et aux équipements dans l’optique de l’exploitation; 4.3. fait représenter les processus de travail et les flux de matériel et de personnel de façon compréhensible (disposition à l’intérieur des locaux, schémas des relations); 4.4. réunit les données de base pour les programmes des locaux et les cahiers des charges relatifs à l’exploitation et assume la responsabilité de l’établissement de l’appréciation des risques par le service de sécurité de la Confédération;
4.5. fait élaborer des schémas généraux d’exploitation s’ils sont nécessaires au
projet de construction;
4.6. représente les intérêts de l’OU dans la planification de l’affectation des
locaux et des délais;
4.7. dirige la commission d’exploitation dans les projets de construction exi-
geants;
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4.8. détermine les besoins de mobilier et d’équipements;
4.9. collabore à la coordination et à l’organisation de l’ameublement, de l’amé-
nagement des places de travail et des déménagements;
4.10. organise en interne la réception et la mise en service de l’ouvrage;
4.11. fait rédiger les listes de défauts à l’intention de l’OFCL;
4.12. assure l’information interne concernant le projet de construction.
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