AS 2018 2579

Ordonnance sur le traitement des données dans le système de gestion des mandats du Service linguistique DFAE

du 20 juin 2018

Le Conseil fédéral suisse, en vertu de l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration1, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement automatisé des données (système) du Service linguistique du Département fédéral des affaires étrangères (Service linguistique DFAE).

Art. 2 But du système Le système est utilisé par le Service linguistique DFAE pour: a. la réception et la livraison de prestations linguistiques commandées par des clients (art. 5, al. 1, let. a) via le portail en ligne; b. la saisie et la gestion des mandats; c. l’attribution des mandats à des traducteurs internes et externes; d. la gestion des ressources; e. la production de statistiques et de rapports; f. le suivi des mandats; g. la traçabilité de l’attribution et du traitement des mandats.

Art. 3 Responsabilité Le Service linguistique DFAE est responsable du système.

RS 172.010.60 1 RS 172.010

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Traitement des données dans le système de gestion des mandats RO 2018

Art. 4 Structure Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Section 2 Données et droits de traitement

Art. 5 Données personnelles saisies dans le système

1 Le système contient des données concernant les personnes suivantes:

a. employés du DFAE qui commandent des prestations linguistiques (clients); b. employés du Service linguistique DFAE; c. traducteurs externes mandatés.

2 Les données sont indiquées dans l’annexe.

Art. 6 Provenance des données et droits de traitement 1 Pour les clients et les employés du Service linguistique DFAE, l’adresse électro- nique ainsi que les données relatives à l’unité d’organisation dont elles relèvent proviennent de la base centralisée des identités de la Confédération exploitée par l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en conformité avec l’art. 13, al. 1 et 4, de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération2. Ces données ne peuvent être modifiées. Les données relatives aux mandats confiés aux employés du Service linguistique DFAE sont saisies par le Service linguistique DFAE. 2 Pour les traducteurs externes, l’adresse électronique et les données relatives aux mandats qui leur sont confiés sont saisies par le Service linguistique DFAE.

3 Les autres données sont saisies directement par les personnes concernées, qui

peuvent les modifier à tout moment.

4 Les autres droits de traitement sont indiqués dans l’annexe.

5 Le secteur Informatique DFAE possède les droits de traitement nécessaires à

l’accomplissement de ses tâches. 6 Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

Art. 7 Documents Tout document relatif à un mandat saisi peut être enregistré dans le système.

2 RS 172.010.59

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Art. 8 Destruction des données 1 Sous réserve de l’al. 2, les données sont détruites douze mois après le dernier accès.

2 Les données suivantes sont détruites dix ans après le dernier accès:

a. nom; b. prénom; c. deuxième prénom; d. adresse électronique (nom d’utilisateur); e. indications concernant l’unité d’organisation; f. nom de l’entreprise.

Section 3 Droits d’accès et exploitation

Art. 9 Exploitation technique et administration du système

1 Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du

système. 2 L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications. 3 Le responsable du programme sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Il est rattaché au Service linguistique DFAE.

Art. 10 Attribution des droits d’accès 1 Le responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisa- teurs du système. 2 Il vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d'accès sont toujours remplies.

Section 4 Sécurité des données

Art. 11 Devoir de diligence

1 Le Service linguistique DFAE veille à ce que le traitement des données person-

nelles dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2 Il s’assure que les données sont exactes, complètes et à jour.

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Traitement des données dans le système de gestion des mandats RO 2018

Art. 12 Règlement relatif au traitement des données Le Service linguistique DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assu- rer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 13 Journalisation 1 Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2 Les journaux sont conservés pendant un an au maximum.

Section 5 Entrée en vigueur

Art. 14 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er août 2018.

20 juin 2018 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Alain Berset Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

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Annexe (art. 5, al. 2, et 6, al. 4)

Données et droits de traitement

Abréviations et explication des signes

Personnes ayant un droit d’accès Droits de traitement

Clients Employés du DFAE qui commandent A Droits complets en des prestations linguistiques matière de traite- ment des données Coordinateurs Employés du Service linguistique DFAE B Droit de lecture exerçant une fonction de coordination Traducteurs internes Traducteursemployés par le Service linguis- tique DFAE Traducteurs externes Traducteurs liés au Service linguistique DFAE par un contrat de mandat.

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A. Données des clients Données

Traducteurs internes Traducteurs externes Coordinateurs Clients

Formule de civilité – – – – Nom – B B B Prénom – B B B Deuxième prénom – B B B Sexe – – – – Adresse électronique – B B B Adresses électroniques pour la livraison – – – – Téléphone – B B B Portable – B B B Fax – – – – Centre de coûts – A – – Indications sur l’unité d’organisation – A B – Fuseau horaire – – – – Langue de correspondance – – – –

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B. Données des coordinateurs Données

Traducteurs internes Traducteurs externes Coordinateurs Clients

Nom B B B B Prénom B B B B Deuxième prénom B B B B Titre – – – – Adresse électronique (nom d’utilisateur) B B B B Deuxième adresse électronique – – – – Entreprise – – – – Adresse (bureau) – – – – NPA et lieu de travail – – – – Pays – – – – Centre de coût – – – – Téléphone B B B B Portable B B B B Langue de correspondance – – – –

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C. Données des traducteurs internes Données

Traducteurs internes Traducteurs externes Coordinateurs Clients

Titre – – – – Formule de civilité – – – – Nom – B B B Prénom – B B B Deuxième prénom – B B B Nom court – – – – Adresse électronique (nom d’utilisateur) – B B B Adresse (bureau) – B B – NPA et lieu de travail – B B – Pays – – – – Téléphone – B B B Portable – B B B Langue de correspondance – – – – Domaine de spécialité – B – – Prestation et facteur temps – B – – Combinaison linguistique (langues sources et langue cible) – B – – Groupe langue cible – – – – Horaires (disponibilités) – B – – Indications sur le travail (durée et type) – A – –

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D. Données des traducteurs externes Données

Traducteurs internes Traducteurs externes Coordinateurs Clients

Nom – B B B Prénom – B B B Deuxième prénom – B B B Initiales – – – – Sexe – – – – Formule de civilité – – – – Adresse électronique (nom d’utilisateur) – B B B Deuxième adresse électronique – – – – Adresse – B B – NPA et localité – B B – Pays – – – – Téléphone – B B B Portable – B B B Fax – – – – Nom de l’entreprise – B B – Type d’organisation (rôle) – B – – Site web – B B – Langue de correspondance – – – – Fuseau horaire – – – – Domaine de spécialité – B – – Combinaison linguistique – B – – Prestations et tarifs, y.c. devise et facteur temps – B – – Capacités (disponibilités) – B – – Indications sur le travail (durée et type) – A – –

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