Legge federale sull’archiviazione (Legge sull’archiviazione, LAr)

L’Assemblea federale della Confederazione Svizzera,

visto l’articolo 85 numero 1 della Costituzione federale ¹ ;
visto il messaggio del Consiglio federale del 26 febbraio 1997 ² ,

decreta:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Scopo e campo d’applicazione

La presente legge disciplina l’archiviazione di documenti:

dell’Assemblea federale;
del Consiglio federale, dell’Amministrazione federale conformemente all’articolo 2 della legge federale del 21 marzo 1997³ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, nonché delle formazioni dell’esercito;
delle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero;
⁴ del Tribunale penale federale, del Tribunale amministrativo federale, del Tribunale federale dei brevetti e delle commissioni federali di ricorso e d’arbitrato;
degli istituti federali autonomi;
della Banca nazionale svizzera;
delle commissioni extraparlamentari;
di altre persone di diritto pubblico o privato, ad eccezione dei Cantoni, per quanto esse adempiano compiti federali d’esecuzione a loro affidati;
di servizi federali che sono stati sciolti.

La presente legge si applica inoltre all’utilizzazione degli archivi della Confederazione da parte di organi della Confederazione stessa e da parte di terzi.

Il Tribunale federale disciplina l’archiviazione dei suoi documenti conformemente ai principi della presente legge e dopo aver consultato l’Archivio federale. ⁵

Art. 2 Principio

Vengono archiviati tutti i documenti della Confederazione che hanno un valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale.

L’archiviazione contribuisce alla certezza del diritto nonché alla gestione continua e razionale dell’amministrazione. Realizza in particolare le condizioni necessarie alla ricerca nel campo della storia e delle scienze sociali.

Art. 3 Definizioni

Ai sensi della presente legge sono documenti tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell’adempimento di compiti pubblici della Confederazione, nonché tutti i mezzi ausiliari e i dati complementari necessari alla comprensione e all’utilizzazione di dette informazioni.

Si considerano archivi i documenti che sono stati ripresi dall’Archivio federale a fini di conservazione o che vengono archiviati autonomamente da altri servizi conformemente ai principi della presente legge.

Hanno un valore archivistico i documenti che hanno un’importanza giuridica o amministrativa o un grande valore informativo.

Sezione 2 Tutela dei documenti

Art. 4 Competenza in materia di archiviazione

L’Archivio federale archivia i documenti della Confederazione.

L’archiviazione di documenti dei Cantoni risultanti dall’esecuzione di compiti per conto della Confederazione è di competenza dei Cantoni medesimi sempre che una legge federale non disponga altrimenti.

La Banca nazionale svizzera nonché gli istituti autonomi designati dal Consiglio federale si occupano essi stessi dell’archiviazione dei loro documenti conformemente ai principi della presente legge.

Il Tribunale penale federale, il Tribunale amministrativo federale, il Tribunale federale dei brevetti e le commissioni federali di ricorso e d’arbitrato offrono all’Archivio federale di riprendere i loro documenti, sempre che non siano in grado di occuparsi autonomamente dell’archiviazione conformemente ai principi della presente legge. ⁶

Le altre persone di diritto pubblico o privato che adempiono compiti federali d’esecuzione a loro affidati si occupano in maniera autonoma dell’archiviazione dei relativi documenti conformemente ai principi della presente legge o offrono all’Archivio federale di riprenderli. Il Consiglio federale emana un’ordinanza in tal senso.

Art. 5 Gestione dell’informazione e degli atti

L’Archivio federale garantisce ai servizi tenuti ad offrire i loro documenti una consulenza per quanto concerne l’organizzazione, la gestione, la conservazione e il versamento dei loro documenti. Può offrire detta consulenza anche ad altri servizi.

Ha il diritto di visitare i servizi di registratura o quelli incaricati della gestione delle informazioni dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti e di fare rilevamenti in merito allo stato dei documenti da essi conservati.

Emana, all’attenzione dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti, istruzioni relative:

alla gestione, alla conservazione e al versamento di documenti;
alla costituzione e alla gestione di archivi paralleli.

Art. 6 Obbligo di offerta dei documenti

I servizi o le persone di cui all’articolo 1 capoverso 1 devono offrire all’Archivio federale di riprendere tutti i documenti dei quali non hanno più bisogno in modo permanente, sempre che non siano essi stessi competenti per la loro archiviazione.

Art. 7 Determinazione del valore archivistico e ripresa di documenti

L’Archivio federale determina, in collaborazione con i servizi di cui all’articolo 1 capoverso 1, il valore archivistico dei documenti.

I documenti dei quali è stato determinato il valore archivistico devono essere consegnati all’Archivio federale dai servizi tenuti ad offrirli. I servizi che non sono tenuti ad offrire i loro documenti si occupano essi stessi dell’archiviazione.

L’Archivio federale può conservare provvisoriamente documenti considerati senza valore archivistico qualora la legislazione federale preveda che essi devono essere conservati.

Art. 8 Distruzione di documenti

I documenti che devono essere offerti non possono essere distrutti senza l’autorizzazione dell’Archivio federale.

L’Archivio federale non distrugge alcun documento senza l’autorizzazione del servizio che versa documenti (servizio mittente).

Sezione 3 Accessibilità agli archivi

Art. 9 Principio della libera consultazione e termine di protezione

Gli archivi della Confederazione sono accessibili al pubblico, a titolo gratuito, dopo la scadenza di un termine di protezione di 30 anni, fatti salvi gli articoli 11 e 12.

I documenti che erano accessibili al pubblico già prima del loro versamento all’Archivio federale lo restano anche in seguito.

Art. 10 Calcolo del termine di protezione

Il termine di protezione decorre di regola dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.

Art. 11 Proroga del termine di protezione per i dati personali

Gli archivi classificati in base a nomi di persona e contenenti dati personali degni di particolare protezione sono soggetti a un termine di protezione di 50 anni, salvo che la persona interessata ne abbia autorizzato la consultazione. ⁷

Il termine di protezione prorogato si estingue tre anni dopo la morte della persona interessata. È fatto salvo l’articolo 12.

Nel caso di ricerche che non si riferiscono espressamente a persone il dipartimento competente può autorizzare la consultazione durante la proroga del termine di protezione e limitarla per mezzo dell’imposizione di determinati oneri.

Art. 12 Altre restrizioni alla consultazione

Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla consultazione di determinate categorie di archivi da parte di terzi, il Consiglio federale può, mediante ordinanza, limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione.

Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone nel caso particolare alla consultazione di archivi da parte di terzi, il servizio mittente o l’Archivio federale può limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione.

Art. 13 Consultazione durante il termine di protezione

Su richiesta dell’Archivio federale i servizi mittenti possono, già prima della scadenza dei termini di protezione di cui agli articoli 9, 11 o 12 capoverso 1, rendere accessibili al pubblico i loro archivi o accordare a singole persone il diritto di consultarli, qualora non vi si opponga:

alcuna prescrizione legale né
alcun interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione.

Tali autorizzazioni si applicano alle stesse condizioni a tutti i richiedenti.

L’autorizzazione precisa in quale misura gli archivi possono essere consultati. La consultazione può essere subordinata a oneri e condizioni; segnatamente può essere stabilito che i dati personali vengano resi anonimi.

Il Consiglio federale disciplina i dettagli della procedura d’autorizzazione e le condizioni relative alla consultazione, sempre che non siano applicabili le disposizioni generali della procedura amministrativa.

Art. 14 Consultazione da parte dei servizi mittenti

I servizi mittenti possono consultare i documenti da essi versati anche durante il termine di protezione.

Nel caso di dati personali i servizi mittenti possono, durante il termine di protezione, consultare i documenti da essi versati qualora ne abbiano bisogno:

come mezzi di prova;
a fini legislativi o giurisprudenziali;
per la valutazione a fini statistici; o
per una decisione in merito alla concessione, alla limitazione o al rifiuto del diritto alla consultazione o all’informazione della persona interessata.

Sono fatte salve limitazioni previste da altri disciplinamenti legali.

Gli archivi non possono più essere modificati.

Art. 15 Informazioni e contestazione⁸

La fornitura di informazioni e la concessione della consultazione alle persone interessate sono rette dalle disposizioni della legge federale del 25 settembre 2020 ⁹ sulla protezione dei dati. I servizi mittenti decidono in merito al rifiuto dell’informazione o della consultazione. ¹⁰

L’Archivio federale può inoltre differire o limitare la comunicazione di informazioni qualora essa sia incompatibile con una gestione amministrativa razionale.

Le persone interessate non possono esigere la distruzione o la rettifica di dati; devono limitarsi a segnalarne il carattere litigioso o l’inesattezza.

Art. 16 Consultazione di lasciti e depositi

La consultazione di lasciti o depositi di persone fisiche o giuridiche è disciplinata dalle disposizioni dei contratti di cessione.

In assenza di siffatte disposizioni, si applicano quelle relative agli archivi della Confederazione.

Sezione 4 Organizzazione e utilizzazione

Art. 17 Altri compiti dell’Archivio federale

L’Archivio federale conserva gli archivi storici della Repubblica Elvetica, dell’epoca dell’Atto di mediazione e del periodo della Dieta.

Si impegna a mettere al sicuro archivi e lasciti di persone di diritto privato o pubblico che hanno un’importanza nazionale. Ai fini della ripresa di detti archivi può stipulare contratti.

Provvede affinché gli archivi siano conservati in maniera sicura e adeguata, messi in valore e diffusi e partecipa al loro sfruttamento.

L’Archivio federale lavora in collaborazione con i servizi della Confederazione, con i Cantoni e con i privati. Si adopera ai fini del promovimento dell’archivistica. Collabora con organizzazioni nazionali e internazionali attive in questo ambito.

Art. 18 Prestazioni di servizio speciali

Il Consiglio federale può autorizzare l’Archivio federale, nell’ambito di un mandato di prestazioni, a fornire, nei limiti delle sue competenze, prestazioni di servizio particolari a terzi, segnatamente lavori di restauro e di conservazione, nonché consulenze in materia di gestione dell’informazione. Queste prestazioni sono convenute in contratti di diritto privato.

Le prestazioni possono essere fornite soltanto a titolo di attività accessorie nell’adempimento di mansioni legali e non possono essere offerte al di sotto del prezzo di costo.

Art. 19 Utilizzazione degli archivi a fini commerciali

L’utilizzazione degli archivi a fini commerciali necessita di un’autorizzazione.

L’autorizzazione può essere subordinata alla conclusione di un contratto che disciplini l’entità dell’utilizzazione ed un’eventuale partecipazione della Confederazione agli utili.

Il Consiglio federale disciplina le condizioni, la procedura e le competenze per l’autorizzazione e la conclusione del contratto relativo all’utilizzazione degli archivi a fini commerciali.

Art. 20 Inalienabilità e imprescrittibilità

Gli archivi della Confederazione sono inalienabili. Il Consiglio federale può prevedere eccezioni per via d’ordinanza.

Terzi non possono acquisire gli archivi nemmeno per prescrizione.

Art. 21 Regolamento relativo all’utilizzazione; provvedimenti amministrativi

L’Archivio federale emana un regolamento relativo all’utilizzazione. In esso può segnatamente prevedere che alle persone che abbiano violato in modo grave le disposizioni della presente legge o il regolamento relativo all’utilizzazione venga negato l’accesso all’Archivio federale.

Art. 22 Esemplari giustificativi

Un esemplare giustificativo di tutti i lavori e di tutte le pubblicazioni che si fondano interamente o parzialmente sugli archivi dell’Archivio federale deve essere consegnato gratuitamente a quest’ultimo.

Sezione 5 Disposizione penale

Art. 23

Chiunque rende note informazioni provenienti da archivi soggetti al termine di protezione o in altro modo espressamente sottratti alla pubblicazione è punito con una multa, sempre che non si sia in presenza di una fattispecie penale più grave. ¹¹

Sezione 6 Disposizioni finali

Art. 24 Esecuzione

Il Consiglio federale emana le disposizioni d’esecuzione.

Disciplina le modalità di versamento e di archiviazione di documenti di servizio di persone che, in virtù di un mandato, esercitano un’attività di diritto privato per conto della Confederazione.

Art. 25 Modifica del diritto vigente

… ¹²

Art. 26 Disposizione transitoria

Le disposizioni della presente legge sostituiscono quelle del decreto federale del 9 ottobre 1992 ¹³ concernente la consultazione dei documenti del Ministero pubblico della Confederazione, una volta scaduta la durata di validità di detto decreto.

I documenti di cui nel citato decreto non possono essere consultati dall’amministrazione per 50 anni a decorrere dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.

Art. 27 Referendum ed entrata in vigore

La presente legge sottostà al referendum facoltativo.

Il Consiglio federale ne determina l’entrata in vigore. Data dell’entrata in vigore: 1° ottobre 1999 ¹⁴