152.13

Regolamento
del Tribunale amministrativo federale
concernente l’archiviazione

del 9 dicembre 2010 (Stato 1° febbraio 2024)

Il Tribunale amministrativo federale,

visti gli articoli 1 capoverso 1 lettera d e 4 capoverso 4 della legge
del 26 giugno 1998 ¹ sull’archiviazione (LAr),

adotta il seguente regolamento:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e campo di applicazione

(art. 1 LAr)

Il presente regolamento disciplina l’archiviazione dei documenti del Tribunale amministrativo federale e la loro consultazione da parte di terzi.

Per i procedimenti in corso sono salve le disposizioni del diritto processuale.

Sezione 2 Archiviazione e tutela dei documenti

Art. 2 Principio

(art. 2 LAr)

Sono archiviati i documenti del Tribunale amministrativo federale che hanno valore archivistico.

L’archiviazione dei documenti garantisce che le attività del Tribunale amministrativo federale possano essere verificate e comprovate.

Art. 3 Atti di un processo

Per ogni processo sono archiviati i seguenti atti:

1. gli allegati scritti;
2. la decisione impugnata;
3. le decisioni definitive e le decisioni incidentali;
4. le note figuranti nell’elenco degli atti;
5. la corrispondenza;
6. i verbali;
7. il progetto di sentenza;
8. le opinioni relative alla causa espresse per scritto dai giudici e dal cancelliere, in particolare le proposte e le osservazioni figuranti sul foglio di circolazione o in documenti separati;
9. la sentenza o la decisione del giudice unico;
10. i documenti concernenti uno scambio di pareri.

Gli altri atti del processo, in particolare gli atti che sono stati messi a disposizione da altre autorità, sono in linea di massima rinviati, dopo la conclusione del procedimento, a coloro che li hanno trasmessi.

Il presidente della Camera può, nel singolo caso, aggiungere atti ulteriori al fascicolo.

Art. 4 Altri documenti

Gli atti amministrativi sono archiviati nella misura in cui permettano di documentare la storia e l’evoluzione del Tribunale amministrativo federale oppure abbiano valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale.

Gli altri atti amministrativi sono conservati in forma appropriata fintanto che sussiste la possibilità di un loro impiego ulteriore. Sono salve le disposizioni di legge speciali concernenti singole categorie di atti.

Gli atti relativi alle richieste di consultare gli archivi sono archiviati.

Art. 5 Competenze

La Commissione amministrativa è competente per le decisioni di principio riguardanti l’archiviazione (art. 11 cpv. 3 lett. k del R del 17 apr. 2008 ² del Tribunale amministrativo federale, RTAF).

Il segretario generale emana le direttive nell’ambito dell’archiviazione (art. 15 cpv. 1 lett. a RTAF).

Il segretario generale è competente per l’organizzazione e la gestione dell’archivio.

Sezione 3 Accessibilità degli archivi a terzi

Art. 6 Termine di protezione

(art. 9 e 11 LAr)

Vige in linea di massima il termine di protezione di 30 anni previsto dall’articolo 9 LAr.

Gli atti di un processo sono soggetti al termine di protezione prorogato, di 50 anni, ai sensi dell’articolo 11 LAr.

Per gli altri atti classificati in base a nomi di persona vige il termine di protezione prorogato, di 50 anni, nella misura in cui contengano dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità.

I documenti che erano accessibili al pubblico già prima del loro versamento all’archivio lo restano anche in seguito.

Art. 7 Calcolo del termine di protezione

(art. 10 LAr)

Il termine di protezione vige di regola per un intero fascicolo o un’intera pratica.

Per gli atti di un processo il termine di protezione decorre dalla data della decisione. Per gli altri atti è determinante la data del documento più recente.

I documenti aggiunti ulteriormente che sono privi d’informazioni rilevanti non contano ai fini del calcolo del termine.

Art. 8 Proroga del termine di protezione

(art. 12 LAr)

Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla consultazione degli atti da parte di terzi, la Commissione amministrativa può prorogare il termine di protezione.

Il segretario generale tiene un elenco, accessibile al pubblico, dei documenti per i quali il termine di protezione è stato prorogato.

Art. 9 Consultazione degli atti di un processo durante il termine di protezione

(art. 13 LAr)

La consultazione degli atti di un processo durante il termine di protezione può essere accordata in particolare se:

1. le persone interessate hanno dato il loro consenso; oppure
2. le persone interessate sono decedute da almeno tre anni.

Il Tribunale amministrativo federale provvede al rispetto dei diritti delle parti e dei terzi interessati.

Allo scopo di proteggere i diritti della personalità, come pure specifici segreti, la consultazione può essere limitata a determinate parti degli atti. Gli atti di cui è ammessa la consultazione possono essere anonimizzati o resi illeggibili.

Art. 10 Consultazione dopo la scadenza del termine di protezione

Scaduto il termine di protezione, chiunque ha diritto di consultare gli archivi.

La consultazione avviene nei locali del Tribunale amministrativo federale.

Art. 11 Domanda di consultazione

Per la consultazione degli archivi deve essere presentata una domanda scritta o orale.

Le domande di consultazione durante il termine di protezione devono essere motivate per scritto.

Se una domanda è presentata dopo la scadenza del termine di protezione, al richiedente può essere chiesto di motivare la domanda se si pone la questione di una proroga del termine di protezione nel caso concreto (art. 8).

Art. 12 Decisione

Il segretario generale decide in merito alla domanda di consultazione degli archivi. In caso di dubbi, consulta dapprima il servizio precedentemente responsabile del documento in questione. ³

Il rifiuto o la limitazione del diritto di consultazione necessita una motivazione. Su richiesta è pronunciata una decisione impugnabile.

Art. 13 Restrizioni e oneri

La consultazione può essere sottoposta durante i termini di protezione a restrizioni o a oneri.

L’autorizzazione di consultare i documenti non esonera il richiedente dall’obbligo di rispettare nell’utilizzazione delle informazioni la protezione della personalità come pure specifici segreti.

Al richiedente può essere chiesto di dichiarare per scritto di aver preso conoscenza degli oneri impostigli.

Sezione 4 Rimedi giuridici, tasse ed entrata in vigore

Art. 14 Ricorso

Le possibilità di ricorso sono disciplinate dagli articoli 82–89 della legge del 17 giugno 2005 ⁴ sul Tribunale federale.

Art. 15 Tasse

Le prestazioni di base fornite dal Tribunale amministrativo federale per permettere la consultazione degli archivi sono gratuite, sempre che non cagionino oneri straordinari.

I costi di prestazioni ulteriori, come pure della riproduzione di documenti, sono fatturati in base al dispendio di tempo e di materiale. Si applica il regolamento del 21 febbraio 2008 ⁵ sulle tasse amministrative del Tribunale amministrativo federale.

Art. 16 Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il 1° maggio 2011.