152.21

Ordinanza del Tribunale federale relativa all’applicazione della legge sull’archiviazione

del 27 settembre 1999 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Tribunale federale,

visto l’articolo 1 capoverso 3 della legge del 26 giugno 1998 ¹ sull’archiviazione (LAr),

ordina:

Capo primo: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione

(art. 1 LAr)

La presente ordinanza disciplina l’archiviazione dei documenti del Tribunale federale e la loro consultazione da parte di terzi.

Per i procedimenti in corso rimangono riservate le disposizioni del diritto processuale.

Capo secondo: Archiviazione e tutela dei documenti

Art. 2 Principio

(art. 2 LAr)

I documenti del Tribunale federale che hanno valore archivistico vengono archiviati e conservati durevolmente.

Art. 3 Atti di un processo

Nei procedimenti in cui il Tribunale federale decide quale istanza di ricorso, sono conservati durevolmente:

1. gli allegati scritti;
2. la sentenza impugnata;
3. la corrispondenza intercorsa nel quadro della procedura dinanzi al Tribunale federale;
4. il rapporto;
5. il progetto di sentenza;
6. le opinioni relative alla causa espresse per iscritto dai membri e dal cancelliere (proposte e osservazioni figuranti sul foglio di circolazione o in documenti separati);
7. i decreti e le decisioni;
8. la sentenza;
9. i documenti concernenti gli scambi di pareri;

Gli altri atti del processo vengono rinviati dopo la conclusione del procedimento a coloro che li hanno trasmessi.

Nei procedimenti in cui il Tribunale federale decide in prima istanza, tutti gli atti processuali sono conservati durevolmente, in quanto non siano rinviati alle parti.

Il presidente della corte, della camera o di altro collegio giudicante possono, in un caso concreto, aggiungere atti ulteriori al fascicolo.

Art. 4 Altri documenti

Gli atti amministrativi sono archiviati durevolmente nella misura in cui siano di valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale per la storia e l’evoluzione del Tribunale federale o in generale.

Gli altri atti amministrativi vengono conservati in forma appropriata finché siano suscettibili di essere utilizzati ulteriormente. Rimangono riservate le disposizioni di legge speciali concernenti singole categorie di atti.

Le osservazioni chieste dal Tribunale federale sono conservate durevolmente.

Art. 5 Archivio del Tribunale federale

L’archivista provvede perché i documenti archiviati siano conservati e resi accessibili in modo sicuro e adeguato. Egli può prestare il proprio concorso nell’utilizzazione di determinati gruppi di atti.

Lo stesso compito incombe alla Segreteria generale per i documenti conservati nel proprio archivio.

Capo terzo: Accessibilità degli archivi

Sezione 1 Generalità

Art. 6 Termini di protezione

(art. 9 e 11 LAr)

Vige in linea di principio il termine di protezione di 30 anni previsto dall’articolo 9 della legge sull’archiviazione.

Gli atti di un processo soggiacciono al termine di protezione più lungo, di 50 anni, ai sensi dell’articolo 11 della legge sull’archiviazione, salvo che abbiano partecipato al procedimento esclusivamente enti o corporazioni di diritto pubblico.

Per gli altri documenti vige il termine di protezione di 50 anni, nella misura in cui contengano dati personali degni di particolare protezione. ²

Per i verbali d’udienza della Corte plenaria o degli organi direttivi del Tribunale federale vige il termine di protezione di 50 anni.

Art. 7 Prolungamento del termine di protezione

(art. 12 LAr)

Il termine di protezione di 30 o di 50 anni può in un caso particolare essere prolungato per una durata limitata ove un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si opponga alla consultazione da parte di terzi.

La Segreteria generale tiene un elenco accessibile al pubblico degli atti per i quali è stato stabilito un termine di protezione prolungato ai sensi di questa disposizione.

Art. 8 Consultazione durante il termine di protezione

(art. 13 LAr)

La consultazione durante il termine di protezione può essere, in particolare, accordata quando:

1. esista l’accordo delle persone interessate;
2. le persone interessate siano decedute da almeno tre anni;
3. i documenti già erano accessibili al pubblico, con riserva di nuovi motivi che si oppongano alla consultazione.

Allo scopo di proteggere i diritti della personalità, come pure specifici segreti, la consultazione può essere limitata a determinate parti degli atti. Gli atti di cui sia ammessa la consultazione possono essere anonimizzati.

Art. 9 Calcolo del termine di protezione

(art. 10 LAr)

Il termine di protezione vale, di regola, per un intero fascicolo o per un’intera pratica.

Per il calcolo del termine di protezione è determinante per i fascicoli processuali la data della sentenza, negli altri casi l’anno del documento più recente.

I documenti aggiunti ulteriormente che sono privi d’informazioni rilevanti non contano ai fini del calcolo del termine.

Art. 10 Mezzi di ricerca

È libero l’accesso ai mezzi di ricerca che permettono di accedere ai documenti archiviati.

Essi possono essere pubblicati. Sono riservate le disposizioni sulla protezione della personalità.

Sezione 2 Consultazione

Art. 11 Principio

Dopo la scadenza del termine di protezione, ognuno ha diritto di consultare i documenti contenuti nell’archivio del Tribunale federale.

Il diritto di consultare tali documenti comprende:

1. la consultazione dei mezzi di ricerca;
2. la consultazione dei documenti:
3. le annotazioni di proprio pugno;
4. la riproduzione fotografica, fotomeccanica o digitale di singoli documenti, con riserva delle limitazioni intese a garantire la loro conservazione.

Di regola, i documenti dell’archivio devono rimanere durante la consultazione nell’edificio del Tribunale federale.

Art. 12 Domanda di consultazione

Per consultare documenti dell’archivio occorre presentare una domanda scritta al Tribunale federale.

La domanda deve contenere:

1. le generalità del richiedente ;
2. l’indicazione più esatta possibile dei documenti di cui è chiesta la consultazione;
3. laddove la consultazione sia chiesta durante il termine di protezione, il motivo della consultazione.

Trattandosi di una domanda presentata dopo la scadenza del termine di protezione, il richiedente può essere invitato a motivare la sua domanda ove sia prospettabile un prolungamento del termine di protezione in un caso particolare (art. 7).

Art. 13 Decisione

L’autorizzazione di consultare documenti archiviati è accordata dal Segretario generale.

Il diniego o la restrizione della consultazione deve essere motivata. A richiesta è emanata una decisione impugnabile.

Art. 14 Oneri

(art. 13 LAr)

La consultazione può essere sottoposta a restrizioni od a oneri.

L’autorizzazione di consultare i documenti non esonera il richiedente dall’obbligo di rispettare nell’utilizzazione delle informazioni la protezione della personalità come pure specifici segreti.

Il richiedente può essere invitato a dichiarare per iscritto di aver preso conoscenza degli oneri impostigli.

Art. 15 Tasse

(art. 9 LAr)

Le prestazioni di base fornite dal Tribunale federale per permettere la consultazione dei propri atti, come pure per reperire i documenti archiviati e garantire lo svolgimento della consultazione nel proprio edificio, sono gratuite, nella misura in cui siano compatibili con i criteri di un’amministrazione razionale.

I costi di prestazioni ulteriori, come pure della riproduzione di documenti, sono fatturati in base al dispendio di tempo e di materiale.

Sono applicabili le tariffe determinate dall’ordinanza del 24 agosto 1994 ³ sulle tasse amministrative del Tribunale federale.

Sezione 3 Protezione giuridica

Art. 16

Contro il diniego o la restrizione della consultazione può essere proposto ricorso dinanzi alla Commissione di ricorso del Tribunale federale; la decisione di quest’ultima è definitiva.

La procedura ha luogo secondo le disposizioni della legge federale sulla procedura amministrativa ⁴ .

Capo quarto: Disposizioni finali

Art. 17 Modifiche del diritto previgente

... ⁵

Art. 18 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 1999.