172.021.2 — OCE-PA
del 18 giugno 2010 (Stato 1° luglio 2022)
Il Consiglio federale svizzero,
visti gli articoli 11 b capoverso 2, 21 a capoverso 4 e 34 capoverso 1 bis della legge federale del 20 dicembre 1968 1 sulla procedura amministrativa (PA), 2
ordina:
La presente ordinanza disciplina le modalità della comunicazione per via elettronica tra una parte e un’autorità amministrativa della Confederazione (autorità) nell’ambito di un procedimento retto dalla PA
La presente ordinanza è applicabile alla comunicazione di:
Sono riconosciute le piattaforme di trasmissione riconosciute conformemente all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 2010 3 sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento.
Gli atti scritti possono essere comunicati per via elettronica a qualsiasi autorità.
e 3 ... 4
La Cancelleria federale pubblica su Internet una lista degli indirizzi delle autorità.
Per ogni autorità la lista indica:
... 6
La Cancelleria federale può disciplinare la registrazione e l’aggiornamento delle iscrizioni.
Le parti comunicano i loro atti scritti e gli allegati nel formato autorizzato, secondo la lista, per il canale di comunicazione utilizzato.
Se non riesce a leggere un atto scritto o gli allegati, l’autorità concede alla parte un breve termine per:
Se per l’atto scritto non è usata una piattaforma di trasmissione riconosciuta, l’autorità provvede a proteggere appropriatamente i dati personali durante la trasmissione nei canali di comunicazione autorizzati. L’invio trasmesso per posta elettronica usuale va cifrato con il codice di cifratura pubblico indicato nella lista.
Sono fatte salve le disposizioni speciali dell’Istituto federale della proprietà intellettuale sulla comunicazione con l’Istituto.
Il momento determinante per il rispetto di un termine è quello in cui la piattaforma di trasmissione utilizzata dalle parti in un procedimento rilascia la ricevuta che attesta il ricevimento dell’atto scritto a destinazione dell’autorità (ricevuta di consegna).
Il Dipartimento federale di giustizia e polizia stabilisce come registrare nella ricevuta il momento della consegna.
Una firma elettronica qualificata (art. 21 a cpv. 2 PA) non è richiesta se l’identificazione del mittente e l’integrità della comunicazione sono garantite con altri mezzi adeguati. Sono eccettuati i casi in cui il diritto federale prescrive di firmare un determinato documento.
Se manca una firma elettronica prescritta, l’autorità concede alla parte un termine per la correzione. La parte può ritrasmettere gli atti scritti muniti di una firma elettronica qualificata oppure inviarli firmati a mano conformemente all’articolo 21 PA.
Se non è accessibile sulla piattaforma di trasmissione utilizzata dall’autorità né figura nella lista del prestatore di servizi di certificazione riconosciuto (art. 12 cpv. 2 della legge del 18 marzo 2016 10 sulla firma elettronica, FiEle), il certificato qualificato munito della chiave crittografica pubblica deve essere allegato all’invio.
L’autorità può notificare una decisione per via elettronica a una parte che ha esplicitamente acconsentito per scritto a tale tipo di notificazione per il procedimento in questione.
Chi è regolarmente parte in un procedimento dinanzi a una determinata autorità oppure rappresenta regolarmente parti dinanzi a detta autorità può comunicare a quest’ultima di notificargli le decisioni per via elettronica in uno o in tutti i procedimenti.
Chiunque può comunicare a un’autorità di notificargli le fatture aventi carattere di decisione sotto forma di fattura elettronica. Le fatture aventi carattere di decisione sono decisioni il cui scopo principale consiste nello stabilire l’obbligo di pagare un determinato importo e che sono inviate unitamente alla fattura. 11
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
Il consenso e la revoca richiedono la forma scritta; non devono essere firmati.
Per la notificazione è utilizzata una piattaforma di trasmissione riconosciuta.
L’autorità può utilizzare anche un altro tipo di trasmissione, purché quest’ultimo permetta in modo appropriato di:
In deroga al capoverso 2 lettera b, non è necessario che il momento della notificazione di fatture elettroniche aventi carattere di decisione possa essere stabilito. Tali fatture sono notificate tramite gli abituali fornitori di servizi per lo scambio elettronico di fatture:
Le decisioni sono trasmesse in formato PDF/A, gli allegati in formato PDF. Le fatture elettroniche aventi carattere di decisione sono trasmesse in formato PDF e come dati strutturati. 14
Le decisioni sono provviste di un sigillo elettronico regolamentato o una firma elettronica qualificata (art. 2 lett. d ed e FiEle 15 ). 16
... 17
... 18
Se l’autorità trasmette la decisione a una casella di posta elettronica, il momento in cui l’invio è scaricato dal destinatario è considerato il momento della notificazione.
Se è indirizzata a una casella di posta elettronica del destinatario, installata previa identificazione del titolare su una piattaforma di trasmissione riconosciuta, la notificazione è considerata primo tentativo di consegna ai sensi dell’articolo 20 capoverso 2 bis PA.
Le fatture elettroniche aventi carattere di decisione si considerano notificate 30 giorni dopo l’accredito di un pagamento. 19
Se il destinatario di una fattura elettronica avente carattere di decisione non ha effettuato alcun pagamento entro 30 giorni dalla data di spedizione, gli viene notificata una nuova decisione sotto forma di documento cartaceo contro ricevuta oppure secondo l’articolo 9 capoverso 1 o 2.
In questo caso la notificazione della fattura elettronica non è presa in considerazione per stabilire il momento della notificazione.
Le parti possono chiedere che l’autorità trasmetta loro successivamente per via elettronica le decisioni che sono state loro notificate in altro modo.
L’autorità allega al documento elettronico l’attestazione che esso coincide con la decisione.
L’autorità verifica la firma elettronica in merito:
Alla stampa su carta l’autorità aggiunge il risultato della verifica della firma elettronica e l’attestazione che detta stampa riproduce correttamente il contenuto dell’atto scritto comunicato in forma elettronica.
L’attestazione va datata, firmata e corredata dei dati del firmatario.
L’ordinanza del 17 ottobre 2007 21 concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di un procedimento amministrativo è abrogata.
… 22
La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2011.
Gli articoli 3 capoversi 2 e 3 nonché 4 capoverso 3 sono validi fino al 31 dicembre 2016.
Per le decisioni notificate collettivamente e le fatture elettroniche aventi carattere di decisione (art. 9 cpv. 5), fino al 31 dicembre 2018 è sufficiente apporre una firma elettronica avanzata (art. 2 lett. b FiEle 24 ) basata sul certificato di un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto.