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Ordinanza sull’elaborazione di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del DFAE (Ordinanza Web DFAE)

del 5 novembre 2014 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 57 h ter della legge del 21 marzo 1997 1 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);

visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 2000 2 sul personale federale (LPers), 3

ordina:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).

L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.

L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.

Art. 2 Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE

Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.

Art. 3 Gestione

Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).

Sezione 2 Dati e trattamento dei dati

Art. 4 Persone

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone:

  1. gli impiegati del DFAE;
  2. altri impiegati dell’Amministrazione federale;
  3. i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale);
  4. i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).

Art. 5 Genere, origine e modificabilità dei dati personali

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati nell’allegato.

Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013 4 sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.

Art. 6 Diritti d’accesso individuali

Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:

  1. gli impiegati del DFAE;
  2. altri impiegati dell’Amministrazione federale;
  3. i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;

Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:

  1. le persone di cui al capoverso 1;
  2. i terzi con accesso all’Extranet DFAE.

Art. 7 Attribuzione dei diritti d’accesso

Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.

Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.

I diritti d’accesso possono essere limitati.

Art. 8 Trattamento dei dati

Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).

Il numero personale non è visibile.

Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.

L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.

I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.

Art. 9 Gestione del sistema

L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE.

Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.

Sezione 3 Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni5

Art. 10 Diritto d’accesso e diritto di rettifica

Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.

Art. 11 Obblighi di diligenza

La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.

Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12 Sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono disciplinate:6

  1. 7 dall’ordinanza del 31 agosto 20228 sulla protezione dei dati;
  2. 9 dall’ordinanza dell’8 novembre 202310 sulla sicurezza delle informazioni.11

La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13 Verbalizzazione

Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente verbalizzati.

I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. 12

Sezione 4 Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 14

I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 5 Entrata in vigore

Art. 15

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.

Allegato

(art. 5 cpv. 1 e 2)

Origine ed estensione dei dati

LegendaAServizi di elenchi UFIT (ripresa automatica)BAttribuzione automatica da parte del Web DFAECInserimento manuale dei propri dati (facoltativo)DInserimento manuale dei propri dati (obbligatorio)

A. Intranet DFAE:
origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale

Dati

Origine

Cognome

A

Nome

A

Appellativo

A

Foto

C

Numero personale (non visibile)

A

Sigla

A

Numero ufficio

A

Dipartimento

A

Unità organizzativa 1

A

Unità organizzativa 2

C

Unità amministrativa

A

Funzione 1

A

Funzione 2

C

Telefono 1

A

Telefono 2

C

Cellulare professionale

C

Cellulare privato

C

Indirizzo e-mail

A

Fax

A

Indirizzo

A

Luogo di lavoro

A

Paese

A

Grado di occupazione

C

Orari di lavoro

C

Competenze

C

Superiore gerarchico (cognome, nome)

A

Supplente (cognome, nome)

C

Attitudini (esperienza professionale)

C

Appartenenza a un gruppo

B

Lingua di corrispondenza

A

Conoscenze linguistiche

C

B. Extranet DFAE:
origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale

Dati

Origine

Cognome

C

Nome

C

Appellativo

C

Foto

C

Dipartimento

C

Unità organizzativa

C

Unità amministrativa

C

Funzione

C

Telefono

C

Cellulare professionale

C

Cellulare privato

C

Indirizzo e-mail

C

Fax

C

Indirizzo

C

Luogo di lavoro

C

Paese

C

Orari di lavoro

C

Superiore gerarchico (cognome, nome)

C

Supplente (cognome, nome)

C

Attitudini (esperienza professionale)

C

Appartenenza a un gruppo

B

Lingua di corrispondenza

C

Conoscenze linguistiche

C

C. Extranet DFAE:
origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE

Dati

Origine

Cognome

D

Nome

D

Appellativo

D

Foto

C

Indirizzo

D

Località

D

Paese

D

Homepage

C

Funzione

C

Telefono

D

Numeri di cellulare

C

Indirizzo e-mail

D

Fax

C

Azienda (operante per …)

D

Persona di riferimento al DFAE (cognome, nome)

D

Supplente (cognome, nome)

C

Orari di lavoro

C

Competenze

C

Appartenenza a un gruppo

B

Lingua di corrispondenza

D

Conoscenze linguistiche

C