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235.23

Ordinanza
sui sistemi d’informazione sul personale del DFAE

del 23 agosto 2023 (Stato 1° ottobre 2023)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 29 della legge federale del 18 dicembre 2020 1 sul trattamento
dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 27 capoverso 5 della legge federale del 24 marzo 2000 2
sul personale federale,

ordina:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione dei sistemi d’informazione sul personale del Settore Personale del Dipartimento federale degli affari esteri (Settore Personale DFAE) nella Direzione delle risorse (DR).

Art. 2 Responsabilità

Il Settore Personale DFAE è responsabile dei sistemi d’informazione sul personale.

Sezione 2 EDAtransfer

Art. 3 Scopo

Il sistema d’informazione EDAtransfer è utilizzato dal Settore Personale DFAE per adempiere i propri compiti nel settore degli impieghi e dei trasferimenti del personale.

Serve a confrontare le capacità e le competenze dei candidati con i requisiti e le condizioni quadro dei posti messi a concorso, a fornire una base per le decisioni del datore di lavoro e a gestire amministrativamente i trasferimenti e gli impieghi del personale.

Art. 4 Dati trattati

EDAtransfer contiene dati relativi a:

  1. gli impiegati del DFAE soggetti all’obbligo di trasferimento secondo l’articolo 3 lettera a dell’ordinanza del DFAE del 20 settembre 20023 concernente l’ordinanza sul personale federale (O-OPers–DFAE);
  2. gli altri impiegati in servizio all’estero secondo l’articolo 3 lettera b O-OPers–DFAE;
  3. gli impiegati del DFAE e di altri Dipartimenti che occupano un posto in Svizzera riservato agli impiegati soggetti all’obbligo di trasferimento;
  4. le persone di accompagnamento e i figli secondo l’articolo 3 lettere d ed e
    O-OPers–DFAE degli impiegati di cui alle lettere a e b.

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.

Art. 5 Provenienza dei dati

I dati in EDAtransfer provengono da:

  1. il sistema d’informazione per la gestione dei dati del personale (SIGDP) dell’Ufficio federale del personale (UFPER);
  2. il sistema di reclutamento elettronico dell’UFPER;
  3. il Settore Personale DFAE.

I dati di cui al capoverso 1 lettere a e b non possono essere modificati.

Art. 6 Diritti di trattamento

Il Settore Personale DFAE dispone di diritti di trattamento completi per i dati di cui all’articolo 5 capoverso 1 lettera c e di diritti di lettura per i restanti dati.

I superiori responsabili del posto messo a concorso hanno il diritto di modificare i contenuti del bando.

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

Art. 7 Comunicazione di dati

Il Settore Personale DFAE può comunicare ai servizi del DFAE responsabili delle decisioni del datore di lavoro e del trattamento dei trasferimenti i dati in EDAtransfer di cui hanno bisogno per adempiere i propri compiti nel settore degli impieghi e dei trasferimenti del personale.

I dati relativi allo statuto contrattuale sono trasferiti automaticamente al sistema d’informazione EDApbu.

Art. 8 Distruzione di set di dati

I dati provenienti da SIGDP o dal Settore Personale DFAE sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la data in cui le persone interessate non rientrano più nelle categorie di persone di cui all’articolo 4 capoverso 1.

I dati provenienti dal sistema di reclutamento elettronico e i dati relativi alla candidatura sono distrutti entro tre mesi dalla conclusione della procedura di assunzione.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 3 EDApbu

Art. 9 Scopo

EDApbu è utilizzato dal Settore Personale DFAE, dagli impiegati soggetti all’obbligo di trasferimento e dai loro superiori per la gestione amministrativa e il monitoraggio della procedura di valutazione del potenziale nelle carriere di cui all’articolo 2
O-OPers–DFAE 4 . Serve in particolare a preparare la valutazione del potenziale.

Art. 10 Dati trattati

EDApbu contiene dati sugli impiegati del DFAE soggetti all’obbligo di trasferimento secondo l’articolo 3 lettera a O-OPers–DFAE 5 e sui loro superiori.

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 2.

Art. 11 Provenienza dei dati

I dati in EDApbu provengono da:

  1. SIGDP dell’UFPER;
  2. EDAtransfer;
  3. il Settore Personale DFAE, le persone interessate e i loro superiori.

I dati di cui al capoverso 1 lettere a e b non possono essere modificati.

Art. 12 Diritti di trattamento

Il Settore Personale DFAE dispone di diritti di lettura per tutti i dati di cui all’articolo 11.

Le persone interessate dispongono di diritti di lettura per tutti i dati che le riguardano. Dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che possono immettere autonomamente.

I superiori dispongono di diritti di lettura per i dati relativi alla persona interessata dalla procedura di valutazione del potenziale. Dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che possono immettere autonomamente.

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

Art. 13 Distruzione di set di dati

Al termine della procedura di valutazione del potenziale, la valutazione del personale è archiviata nel dossier personale elettronico e distrutta al più tardi dopo cinque anni.

I dati restanti sono distrutti entro tre mesi dalla data in cui le persone interessate non rientrano più nelle categorie di persone di cui all’articolo 10 capoverso 1.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 4 EDAcv

Art. 14 Scopo

Il sistema d’informazione EDAcv serve agli impiegati del DFAE per elaborare un curriculum vitae standard in previsione di impieghi futuri.

Nell’ambito della pianificazione degli impieghi dei dipendenti del DFAE, EDAcv serve al Settore Personale DFAE per valutare esperienze e competenze professionali e tematiche, titoli di studio e conoscenze linguistiche.

Art. 15 Dati trattati

EDAcv contiene i dati degli impiegati del DFAE e dei loro familiari.

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.

Art. 16 Provenienza dei dati

I dati in EDAcv provengono da:

  1. SIGDP dell’UFPER;
  2. le persone interessate.

I dati di cui al capoverso 1 lettera a non possono essere modificati.

Art. 17 Diritti di trattamento

Il Settore Personale DFAE dispone di diritti di lettura per tutti i dati.

Le persone interessate dispongono di diritti di trattamento completi per i dati da loro immessi autonomamente di cui all’articolo 16 capoverso 1 lettera b. Dispongono di diritti di lettura per i dati di cui all’articolo 16 capoverso 1 lettera a che le riguardano.

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

Art. 18 Distruzione di set di dati

I dati in EDAcv sono distrutti entro cinque anni dalla data in cui la persona interessata lascia il DFAE.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 5 Gestione e diritti di accesso

Art. 19 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione sul personale.

L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.

Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte del Settore Personale DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 20 Conferimento dei diritti di accesso

I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.

Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 6 Sicurezza dei dati

Art. 21 Obblighi di diligenza

Il Settore Personale DFAE provvede affinché i dati registrati siano trattati conformemente alle prescrizioni.

Garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati. Sono fatti salvi i dati in EDAcv che possono essere elaborati autonomamente dalle persone interessate.

Art. 22 Regolamento sul trattamento dei dati

Il Settore Personale DFAE emana per ogni sistema d’informazione sul personale un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 23 Verbalizzazione

Gli accessi ai sistemi d’informazione sul personale e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

Le verbalizzazioni sono conservate per un anno separatamente dal rispettivo sistema in cui sono trattati i dati personali.

Sezione 7 Disposizioni finali

Art. 24 Abrogazione e modifica di altri atti normativi

L’abrogazione e la modifica di altri atti normativi sono disciplinate nell’allegato 4.

Art. 25 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 2023.

Allegato 1

(art. 4 cpv. 2)

Dati trattati in EDAtransfer

1 Dati da SIGDP
  1. Dati sul posto in organico
  2. Cognome
  3. Nome
  4. Numero personale
  5. Chiave organizzativa
  6. Data di nascita
  7. Lingua di corrispondenza
  8. Classe di stipendio
  9. Indirizzo e-mail
  10. Appellativo
  11. Tipo di contratto
  12. Termine del contratto
  13. Cambiamento di funzione
  14. Numero di telefono
  15. Classe di stipendio per la funzione di supplente
  16. Dati relativi al superiore
2 Dati dal sistema di reclutamento elettronico (candidatura)
  1. Dati del bando
  2. Appellativo
  3. Cognome
  4. Nome
  5. Titolo
  6. Data di nascita
  7. Telefono
  8. Indirizzo e-mail
  9. Lingua di corrispondenza
  10. Paese
  11. NPA / località
  12. Data della candidatura
  13. Stato
  14. Valutazione e osservazioni RU
  15. Valutazione e osservazioni delle persone responsabili della selezione
3 Dati immessi dal Settore Personale DFAE
  1. Dati relativi al posto di lavoro
  2. Lingua
  3. Dati relativi alla richiesta di riduzione / prolungamento della durata d’impiego
  4. Competenze (dirigenziali, specialistiche, sociali e linguistiche)
  5. Potenziale
  6. Principi di base dei trasferimenti
  7. Informazioni su persone di accompagnamento e figli
  8. Stato nella procedura
  9. Informazioni relative al bando
  10. Statuto contrattuale (I, II, III)
  11. Dati relativi al colloquio di orientamento
  12. Osservazioni RU

Allegato 2

(art. 10 cpv. 2)

Dati trattati in EDApbu

1 Dati da SIGDP
  1. Dati sul posto in organico
  2. Appellativo
  3. Cognome
  4. Nome
  5. Numero personale
  6. Chiave organizzativa
  7. Data di nascita
  8. Lingua di corrispondenza
  9. Classe di stipendio
  10. Indirizzo e-mail
  11. Dati relativi al superiore
2 Dati immessi dal Settore Personale DFAE, dalle persone interessate e dai loro superiori
  1. Periodo di valutazione
  2. Dati relativi al superiore
  3. Valori della valutazione del potenziale
3 Dati da EDAtransfer
  1. Statuto contrattuale

Allegato 3

(art. 15 cpv. 2)

Dati trattati in EDAcv

1 Dati relativi agli impiegati
  1. Appellativo*
  2. Nome*
  3. Cognome*
  4. Numero personale*
  5. Categoria di personale*
  6. Titolo accademico
  7. Data di nascita*
  8. Cittadinanza*
  9. Stato civile
  10. Indirizzo*
  11. Numero di telefono dell’ufficio*
  12. Numero di telefono privato
  13. Indirizzo e-mail dell’ufficio*
  14. Indirizzo e-mail privato
  15. Reperibilità / assenze
  16. Dati relativi al posto di lavoro attuale*
  17. Fotografia
  18. Altri dati relativi alla persona
  19. Referenze: nome, funzione, contatti
  20. Ordine delle referenze
  21. Esperienza lavorativa
  22. Formazione e perfezionamento
  23. Competenze linguistiche
  24. Esperienze e competenze tematiche
2 Dati relativi ai familiari
  1. Dati relativi al coniuge / partner registrato / concubino:
  2. Nome*
  3. Cognome*
  4. Data di nascita*
  5. Cittadinanza*
  6. Altre cittadinanze
  7. Interesse per un’attività lucrativa / posizione professionale / titolo di studio / conoscenze linguistiche
  8. Informazioni di viaggio: si trasferisce nel luogo d’impiego / non si trasferisce nel luogo d’impiego
  9. Dati relativi ai figli:
  10. Nome*
  11. Cognome*
  12. Data di nascita*
  13. Cittadinanza*
  14. Altre cittadinanze
  15. Sistema scolastico
  16. Informazioni di viaggio: si trasferisce nel luogo d’impiego / non si trasferisce nel luogo d’impiego
  17. Dati da SIGDP

Allegato 4

(art. 24)

Abrogazione e modifica di altri atti normativi

I

L’ordinanza CV DFAE del 26 aprile 2017 6 è abrogata.

II

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