La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) di Comunicazione del Dipartimento federale degli affari esteri (Comunicazione DFAE) in seno alla Segreteria generale del DFAE.
235.25
Ordinanza concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» di Comunicazione DFAE (Ordinanza «e-vent»)
del 17 ottobre 2018 (Stato 1° aprile 2026)
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 57 h ter della legge del 21 marzo 1997 1 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), 2
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 13 Oggetto
Art. 2 Scopo
Il sistema consente alla Comunicazione DFAE 4 di svolgere i suoi compiti nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di conferenze e manifestazioni.
Art. 3 Autorità responsabile
La Comunicazione DFAE è responsabile del sistema.
Art. 4 Struttura
Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 5 Persone e dati trattati
Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.
La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.
Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
I dati sono registrati dai partecipanti o dalla Comunicazione DFAE.
I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.
La Comunicazione DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.
Art. 7 Documenti
Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.
Art. 8 Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati
Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.
Sezione 3 Gestione e diritti di accesso
Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni fa parte della Comunicazione DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 10 Concessione del diritto di accesso
Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.
La Comunicazione DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 4 Sicurezza dei dati
Art. 11 Obblighi di diligenza
La Comunicazione DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.
Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati
La Comunicazione DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 13 Verbale
Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. 5
Sezione 5 Entrata in vigore
Art. 14
La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.
Allegato
(art. 5 cpv. 2)
Dati personali registrati nel sistema
- Cognomi
- Cognomi come da passaporto
- Nomi
- Nomi come da passaporto
- Titolo (accademico)
- Titolo (professionale o funzione ufficiale)
- Appellativo
- Ditta
- Sesso
- Data di nascita
- Luogo di nascita
- Cittadinanze
- Rappresentante di quale delegazione / Paese / organizzazione
- Indirizzi e-mail
- Numero di telefono (fisso)
- Numero di telefono (cellulare)
- Numero di fax
- Indirizzo (via, NPA, luogo)
- Paese
- Sito Internet
- Metodo di corrispondenza (lettera/e-mail)
- Indirizzo di fatturazione
- Particolari esigenze alimentari
- Grado militare
- Grado civile
- Posizione
- Datore di lavoro
- Arrivo al luogo della manifestazione/all’hotel
- Partenza dal luogo della manifestazione/dall’hotel
- Lingua di corrispondenza
- Informazioni sul volo (data e ora di partenza e di arrivo, numero del volo, tempi di trasferimento)
- Informazioni sul passaporto (numero, data di emissione, data di scadenza, luogo di emissione)
- Visto necessario
- Informazioni della carta di credito (numero, data di scadenza)
- Informazioni sull’hotel/sul luogo di soggiorno (indirizzo, numero della camera ecc.)
- Nome dell’accompagnatore
- Informazioni sulla partecipazione (workshop, cene ufficiali, colazione, pranzo, cena, escursioni)
- Temi dei workshop
- Foto
- Sponsorizzazioni: sì/no
- Motivazione della sponsorizzazione
- Esigenze specifiche dovute a limitazioni fisiche
- Partecipazione a conferenze precedenti