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235.26

Ordinanza concernente il sistema d’informazione Plato (Ordinanza Plato)

del 25 settembre 2020 (Stato 1° aprile 2026)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 29 della legge federale del 18 dicembre 2000 1 sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 57 h ter della legge del 21 marzo 1997 2 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), 3

ordina:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione Plato (Plato) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Scopo del sistema d’informazione

Plato serve al DFAE per adempiere i compiti che gli competono e che sono delegati alla Divisione Sicurezza umana (DSU) presso la Direzione politica e al Settore Aiuto umanitario e Corpo svizzero di aiuto umanitario (Settore AU/CSA) presso la Direzione dello sviluppo e della cooperazione (DSC) in applicazione della legge federale del 19 dicembre 20034 su misure di promozione civile della pace e di rafforzamento dei diritti dell’uomo e dell’ordinanza dell’11 maggio 19885 concernente il Corpo svizzero di aiuto umanitario. In particolare serve per:

  1. gestire e amministrare i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace presso la DSU e il CSA;
  2. reclutare esperti per il Pool di esperti;
  3. pianificare e gestire gli impieghi;
  4. preparare contratti di lavoro;
  5. gestire i corsi di formazione e di formazione continua degli esperti;
  6. mettere a disposizione il materiale d’impiego (logistica);
  7. elaborare statistiche.

Art. 3 Responsabilità

La DSU e il Settore AU/CSA sono responsabili di Plato.

Art. 4 Struttura

Plato è costituito da un’interfaccia di applicazione e dalle seguenti banche dati separate le une dalle altre:

  1. banca dati per i membri del Pool di esperti per la promozione civile della pace;
  2. banca dati per i membri del CSA.

Sezione 2 Trattamento dei dati

Art. 5 Dati trattati

Plato contiene i dati delle persone di cui all’articolo 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri.

La tipologia di dati trattati è riportata nell’allegato.

Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento

I dati sono registrati dalla DSU, da Personale DFAE e dal Settore AU/CSA. Questi servizi dispongono di diritti di trattamento completi per i dati che gestiscono.

Il Gruppo specialistico salvataggio CSA presso il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) dispone del diritto di lettura per i dati sugli esperti del CSA che sono membri del Gruppo specialistico salvataggio CSA.

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 76 Comunicazione di dati

I dati relativi agli esperti in servizio possono essere trasmessi alla Direzione consolare per l’adempimento dei suoi compiti nell’ambito della gestione delle crisi e degli incidenti di sicurezza nonché della prevenzione delle crisi.

Art. 8 Distruzione di set di dati

I set di dati relativi a persone sono distrutti al più tardi dieci anni dopo il raggiungimento del 70° anno di età.

I dati relativi ai candidati respinti sono distrutti al più tardi tre mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione della Confederazione in materia di archiviazione.

Art. 9 Archiviazione di documenti

In Plato è possibile salvare tutti i documenti concernenti le persone registrate nel sistema.

Sezione 3 Gestione e diritti di accesso

Art. 10 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di Plato.

L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, le banche dati e le applicazioni.

Un responsabile dell’applicazione è membro della DSU e un altro del Settore AU/CSA. Sono gli intermediari tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 11 Conferimento del diritto di accesso

I responsabili dell’applicazione accordano agli utenti di Plato i diritti di accesso individuali.

Verificano ogni anno se le condizioni per ottenere i diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 4 Sicurezza dei dati

Art. 12 Obblighi di diligenza

La DSU e il Settore AU/CSA provvedono affinché i dati registrati in Plato siano trattati conformemente alle prescrizioni.

Si assicurano che i dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 13 Regolamento sul trattamento dei dati

La DSU e il Settore AU/CSA emanano un regolamento sul trattamento dei dati. Esso contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 14 Verbale

Gli accessi a Plato e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali. 7

Sezione 5 Entrata in vigore

Art. 15

La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2020.

Allegato8

(art. 5 cpv. 2)

Dati personali registrati in Plato

I. Dati personali
  1. Cognomi
  2. Nomi
  3. Data di nascita/età
  4. Stato civile
  5. Sesso
  6. Luogo di nascita
  7. Luogo di origine
  8. Nazionalità con codice ISO
  9. Indirizzi (via, NPA, luogo)
  10. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)
  11. Tipo di indirizzo
  12. Numeri di telefono
  13. Indirizzo e-mail
  14. Appellativo
  15. Titolo
  16. Comunicazione
  17. Tipo di comunicazione
  18. Lingua di corrispondenza
  19. Conoscenze linguistiche
  20. Diplomi e certificati linguistici
  21. Numero AVS ai sensi dell’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 19469 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti
  22. Numero personale
  23. Indicazioni su documenti (data e luogo del deposito)
  24. Professione e formazione
  25. Attività attuale
  26. Esperienza in campo umanitario
  27. Grado militare
  28. Grado di polizia
  29. Stato (attivo/passivo) con data e cronologia
  30. Stato presso il DDPS
  31. Categoria AU/CSA
  32. Impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)
  33. Numero di impieghi AU/CSA (escl. mandato/Centrale DSC)
  34. di cui impieghi nella squadra di pronto intervento o nella Catena di salvataggio
  35. Membro della squadra di pronto intervento e funzione
  36. Priorità squadra di pronto intervento
  37. Membro della Catena di salvataggio e funzione
  38. Priorità Catena di salvataggio
  39. Organo competente
  40. Livello dirigenziale
  41. Azienda
  42. Esperienza per tipo di impiego
  43. Disponibilità e limitazioni di impiego
  44. Riserve nei confronti di un impiego
  45. Motivazione delle riserve nei confronti di un impiego
  46. Gruppo di lavoro specializzato e posizione
  47. Funzione gruppo specializzato e posizione
  48. Indicazioni su impieghi esterni (azienda, organizzazione, descrizione dell’attività, durata)
  49. Esigenze di formazione continua
  50. Indicazioni sui corsi (nome del corso, tipo di corso, luogo, tipo di partecipazione, stato di partecipazione)
II. Dati sul passaporto
  1. Tipo di passaporto
  2. Paese
  3. Numero di passaporto
  4. Periodo di validità
  5. Luogo di emissione
  6. Data di rilascio
  7. Consegna
  8. Restituzione
  9. Deposito del passaporto
III. Dati sul reclutamento
  1. Data dell’intervista
  2. Candidatura completa
  3. Giornata di reclutamento
  4. Conferma di idoneità
  5. Data estratto del casellario giudiziale
  6. Controllo di sicurezza relativo alle persone (validità)
  7. Conferma di ammissione
  8. Licenza di condurre (categoria, data, osservazioni)
IV. Dati sull’azienda
  1. Nome
  2. Indirizzi (via, luogo, Paese)
  3. Tipo di indirizzo
  4. Comunicazione
  5. Tipo di comunicazione
V. Dati della persona di riferimento
  1. Cognomi
  2. Nomi
  3. Tipo di relazione
  4. Priorità
  5. Partecipazione alla missione in famiglia
  6. Indirizzi (via, NPA, luogo)
  7. Paese (nome, codice postale, codice ISO, prefisso telefonico)
  8. Tipo di indirizzo
  9. Comunicazione
  10. Tipo di comunicazione
VI. Dati sull’impiego e sul contratto
  1. Impiego (denominazione, tipo, sottotipo, forma, durata, giorni, luogo, AU/CSA, organizzazione, funzione, gruppo specializzato, Paese, continente)
  2. Contratto (tipo, durata, numero, base giuridica)
  3. Impiego pianificato (tipo, stato)
  4. Missione in famiglia
  5. Classificazione
  6. Responsabile del programma
  7. Tasso di occupazione
  8. Civilian Police (CIVPOL)
  9. Livello controllo di sicurezza relativo alle persone
  10. Organizzazione di invio e organizzazione destinataria
  11. Supervisore
  12. Stato selezione
  13. Grado di polizia
  14. Responsabilità sicurezza
  15. Stato della candidatura
  16. Materiale/bagaglio
  17. Unità organizzativa/Divisione/Sezione
  18. Attualmente in servizio presso AU/CSA
  19. Indicazioni sul viaggio (data, ora)
  20. Viaggio compreso
  21. Congedo non retribuito (da/a, numero di giorni)
  22. Giorni di vacanza (numero)
  23. Subordinazione
  24. Settore del personale
  25. Dati sullo stipendio (classe di stipendio, importo, pagamenti, finanziamento, tipo di costi di viaggio di servizio ecc.)
  26. Numero di voli per le vacanze
  27. Giorni aggiuntivi
  28. Risarcimenti e indennità