AS 2013 4553
Ordinanza sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall'UFIT
Ordinanza sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT (OSEIC)
del 6 dicembre 2013
Il Consiglio federale svizzero, vista la legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione; visti gli articoli 27 capoverso 2 lettera c e 27a capoverso 6 della legge federale del 24 marzo 20002 sul personale federale, ordina:
Art. 1 Principio e scopo del trattamento dei dati
1 L’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT) gestisce
sistemi informativi finalizzati a confrontare, consolidare a livello centrale e a com- pletare con dati tecnici le informazioni concernenti il personale federale e il perso- nale delle aziende vicine alla Confederazione provenienti da diverse fonti (servizi di elenchi). 2 Questi servizi di elenchi servono a identificare le persone rilevate e a gestire appa- recchiature tecniche, allacciamenti, dati di contatto e simili a esse attribuiti.
3 Servono esclusivamente a scopi interni alla Confederazione a eccezione della
pubblicazione dei dati nell’Annuario federale.
Art. 2 Campo di applicazione personale
1 Nei servizi di elenchi sono trattate informazioni sulle seguenti persone:
a. collaboratori dell’Amministrazione federale centrale secondo l’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 19983 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA); b. collaboratori dell’Amministrazione federale decentralizzata secondo l’arti- colo 7a OLOGA; c. collaboratori dei Servizi del Parlamento secondo il titolo quarto, capitolo 7 della legge del 13 dicembre 20024 sul Parlamento;
RS 172.010.59
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d. collaboratori del Tribunale federale, del Tribunale amministrativo federale e del Tribunale federale dei brevetti, sempreché la legislazione non preveda diversamente; e. collaboratori del Ministero pubblico della Confederazione secondo gli arti- coli 7–22 della legge del 19 marzo 20105 sull’organizzazione delle autorità penali; f. collaboratori della segreteria dell’autorità di vigilanza sul Ministero pubblico della Confederazione secondo l’articolo 27 capoverso 2 della legge del 19 marzo 2010 sull’organizzazione delle autorità penali; g. persone elette dall’Assemblea federale secondo l’articolo 168 della Costitu- zione federale6; h. collaboratori delle autorità cantonali e comunali, qualora necessitino dei certificati digitali della Confederazione; i. persone esterne che svolgono attività per i servizi di cui alle lettere a–h. 2 Inoltre,nei servizi di elenchi l’UFIT può trattare dati sui collaboratori delle seguenti aziende che sono regolarmente in contatto con i servizi di cui al capover- so 1: a. le Ferrovie federali svizzere secondo la legge federale del 20 marzo 19987 sulle Ferrovie federali svizzere; b. la Posta svizzera; c. la RUAG; d. la SUVA.
Art. 3 Categorie di dati 1 Nei servizi di elenchi possono essere trattate le categorie di dati secondo l’allegato.
2 Non possono essere trattati dati personali degni di particolare protezione né profili della personalità.
Art. 4 Provenienza dei dati 1 L’UFIT riceve automaticamente i dati trattati nei servizi di elenchi dal sistema dʼinformazione concernente il personale dell’Amministrazione federale (BV PLUS) conformemente al capitolo 2 dell’ordinanza del 26 ottobre 20118 sulla protezione dei dati personali del personale federale. 2 L’UFIT riceve i dati concernenti le persone non rilevate in BV PLUS dai servizi di cui all’articolo 2. Può ricevere tali dati automaticamente dai corrispondenti sistemi dʼinformazione del personale.
5 RS 173.71 6 RS 101 7 RS 742.31 8 RS 172.220.111.4
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3 L’UFIT completa i dati con informazioni tecniche concernenti le apparecchiature, gli allacciamenti e simili attribuiti alle persone.
Art. 5 Organo responsabile
1 L’UFIT è responsabile per:
a. la gestione tecnica dei suoi servizi di elenchi; b. la sicurezza dei dati contenuti in tali servizi; c. il trattamento lecito dei dati contenuti in tali servizi. 2 Le persone interessate esercitano il proprio diritto d’accesso ai dati presso l’UFIT, mentre esercitano i propri diritti di rettifica e di cancellazione presso il servizio del personale della propria unità amministrativa o organizzazione.
Art. 6 Accesso per la lettura dei dati 1 Le categorie di dati contrassegnate da un asterisco che figurano nell’allegato pos- sono essere consultate mediante una procedura di richiamo da tutte le persone i cui dati possono essere registrati nel sistema. 2 Le categorie di dati non contrassegnate da un asterisco che figurano nell’allegato possono essere consultate all’interno dell’Amministrazione federale mediante una procedura di richiamo dalle persone autorizzate (amministratori).
Art. 7 Pubblicazione dei dati L’UFIT trasmette alla Cancelleria federale i dati necessari alla pubblicazione dell’Annuario federale (art. 5 cpv. 1 e 2 dell’O del 29 ott. 20089 sull’organizzazione della Cancelleria federale).
Art. 8 Inoltro dei dati ad altri sistemi Tutte le categorie di dati possono essere automaticamente messe a disposizione dei sistemi dʼinformazione interni alla Confederazione per la ripresa e il confronto di dati, sempreché: a. il sistema corrispondente sia dotato di una base giuridica e di un regola- mento per il trattamento secondo l’articolo 11 dell’ordinanza del 14 giugno
199310 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati; e
b. il sistema corrispondente sia stato notificato all’Incaricato federale della pro- tezione dei dati e della trasparenza; fanno eccezione le collezioni di dati che non sottostanno all’obbligo di notifica secondo l’articolo 18 dell’ordinanza del 14 giugno 1993 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati.
9 RS 172.210.10 10 RS 235.11
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Art. 9 Accesso per la scrittura 1 I dati personali e relativi ai rapporti con la Confederazione, nonché i dati di con- tatto sono trattati direttamente dal servizio del personale competente nel corrispon- dente sistema di gestione dati del personale.
2 I dati tecnici sono trattati dalle persone competenti all’interno dell’UFIT.
3 L’UFIT rilascia diritti di scrittura solo per i sistemi e componenti di sistema ai quali la persona autorizzata deve avere accesso per svolgere la propria attività di servizio.
Art. 10 Conservazione e distruzione di dati Se una persona non è più assoggettata al campo di applicazione della presente ordi- nanza, l’UFIT distrugge i suoi dati nei servizi di elenchi al più tardi 180 giorni dopo la cessazione di tale assoggettamento.
Art. 11 Inventario L’UFIT tiene un inventario concernente: a. i suoi servizi di elenchi; b. i sistemi dʼinformazione da cui riceve dati automaticamente; c. i sistemi dʼinformazione a i cui sono trasmessi dati automaticamente.
Art. 12 Altro diritto applicabile Per il resto si applica l’ordinanza del 22 febbraio 201211 sul trattamento di dati personali derivanti dall’utilizzazione dell’infrastruttura elettronica della Confede- razione.
Art. 13 Modifica di un altro atto normativo L’ordinanza del 29 ottobre 200812 sull’organizzazione della Cancelleria federale è modificata come segue: Art. 5 cpv. 4 Abrogato
11 RS 172.010.442 12 RS 172.210.10
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Art. 14 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2014.
6 dicembre 2013 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Ueli Maurer La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova
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Allegato (art. 3 cpv. 1)
Categorie di dati
Osservazione preliminare: per il significato degli asterischi (*) vedasi articolo 6. a. Dati personali:
1. Cognome*
2. Nome*
3. Appellativo*
4. Titolo*
5. Iniziali*
6. Chiave per lʼidentificazione univoca della persona
7. Professione*
8. Lingua di corrispondenza*
b. Dati relativi ai rapporti con la Confederazione:
1. Rapporto di lavoro (interno/esterno)*
2. Unità organizzativa*
3. Futura attribuzione a un’unità organizzativa
4. Numero personale
5. Funzione*
6. Designazione del posto*
7. Identificazione del sistema RU da cui provengono i dati personali
8. Data di entrata e data di partenza
c. Dati di contatto:
1. Luogo di lavoro e indirizzo postale*
2. Numero dell’ufficio*
3. Elementi dell’indirizzo professionale* come indirizzo di posta elettro-
nica*, numero di telefono (rete fissa* e mobile*), numero di fax*, indi- rizzo VOIP*
4. Elementi d’indirizzo degli incaricati esterni*
d. Dati tecnici:
1. Apparecchiature, allacciamenti e simili attribuiti alla persona
2. Elementi dell'indirizzo, numero di identificazione e altri parametri tec-
nici delle apparecchiature, degli allacciamenti e simili
3. Linguaggio del sistema delle apparecchiature, degli allacciamenti e
simili
4. Chiave pubblica dei certificati digitali*
5. Gruppi di autorizzazioni
6. Nomi per l’accesso ai sistemi IT
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Per mantenere il parallelismo d’impaginazione tra le edizioni italiana, francese e tedesca della RU, questa pagina rimane vuota.
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