Ordinanza sull'organizzazione della Cancelleria federale

Ordinanza sull’organizzazione della Cancelleria federale (OrgCaF)

del 5 maggio 1999

Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 31 capoverso 3 e 47 capoverso 2 della legge sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione¹ (LOGA); in esecuzione dell’articolo 28 dell’ordinanza del 25 novembre 1998² sull’orga- nizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA), ordina:

Sezione 1: Funzioni, obiettivi e principi

Art. 1 Funzioni e obiettivi della Cancelleria federale 1 La Cancelleria federale è lo stato maggiore del Governo e svolge la funzione di cerniera tra il Governo, l’Amministrazione, l’Assemblea federale e il pubblico. 2 Essa si adopera presso il Consiglio federale e i dipartimenti affinché la prassi deci- sionale del Governo sia coerente e improntata a lungo termine e affinché il principio della collegialità sia rispettato.

Art. 2 Compiti della Cancelleria federale 1 Nella sua qualità di stato maggiore, la Cancelleria federale adempie in particolare i compiti definiti negli articoli 30 e 32 a 34 LOGA. 2 Essa adempie inoltre i compiti d’esecuzione che le assegnano in particolare la legi- slazione sui diritti politici, la legislazione sulla pubblicazione delle raccolte delle leggi e del Foglio federale e la legge sui rapporti fra i Consigli.

Art. 3 Principi operativi della Cancelleria federale Oltre ai principi generali dell’attività e direzione amministrativa (art. 11 e 12 OLOGA), la Cancelleria federale rispetta segnatamente le linee direttrici seguenti: a. garantisce parità di trattamento ai i destinatari delle sue attività;

RS 172.210.10

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b. provvede affinché le sue attività rispondano ai bisogni dei destinatari, siano eseguite tempestivamente e presentino un livello costante di qualità; c. provvede affinché le soluzioni siano amministrativamente semplici e le pro- cedure concise.

Sezione 2: Campi centrali di attività

Art. 4 I compiti della Cancelleria federale secondo l’articolo 2 si estendono ai campi cen- trali seguenti: a. Sostegno del Consiglio federale e del presidente della Confederazione, or- ganizzazione delle sedute del Consiglio federale: La Cancelleria federale sostiene il Consiglio federale e il presidente della Confederazione nella loro attività governativa e organizza le sedute del Con- siglio federale in modo che le decisioni siano preparate in condizioni otti- mali. b. Strategia, pianificazione e supervisione: In collaborazione con i dipartimenti, la Cancelleria federale prepara i docu- menti che permettono una politica di governo previdente e coerente e ne sorveglia la realizzazione. Assicura la formazione in materia di condotta strategica. c. Comunicazione e pianificazione dell’informazione, informazione interna ed esterna: La Cancelleria federale garantisce una politica d’informazione e di comuni- cazione a lungo termine e coordinata a livello governativo e provvede affin- ché le informazioni sulle decisioni del Consiglio federale siano comunicate il più rapidamente possibile. d. Garanzia dei diritti politici: La Cancelleria federale provvede affinché i diritti popolari possano essere esercitati conformemente alla Costituzione e alla legge e tutte le votazioni e elezioni federali si svolgano correttamente. e. Prestazioni dei servizi linguistici:

1. La Cancelleria federale provvede affinché i testi destinati alla pubblica-

zione e gli altri documenti importanti concordino per quanto concerne il contenuto e la forma nelle diverse lingue ufficiali e siano comprensi- bili per il cittadino. Provvede affinché la parità di trattamento delle lin- gue sia garantita.

2. La Cancelleria federale allestisce la versione italiana dei testi ufficiali

dell’Assemblea federale e dell’Amministrazione federale.

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f. Pubblicazioni: Dopo che le decisioni corrispondenti sono state adottate, la Cancelleria fede- rale pubblica il più rapidamente possibile i testi giuridici, gli altri documenti da pubblicare in virtù della legislazione federale sulle pubblicazioni ufficiali, nonché la giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazio- ne; contribuisce ad assicurare la qualità richiesta in materia di tecnica di pubblicazione e di tecnica legislativa .

Sezione 3: Compiti e competenze particolari

Art. 5 Pubblicazione della giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione La Cancelleria federale pubblica: a. le decisioni passate in giudicato e altre comunicazioni di importanza fonda- mentale e d’interesse generale che emanano dal Consiglio federale, dal- l’Amministrazione federale e dalle autorità giudiziarie federali; b. estratti di sentenze e decisioni degli organi della Corte europea dei diritti dell’uomo, che concernono la Svizzera.

Art. 6 Pubblicazione di elenchi 1 La Cancelleria federale pubblica l’Annuario federale e altri elenchi per facilitare la comunicazione fra i collaboratori dell’Amministrazione federale. 2 Può rendere accessibili, per mezzo della procedura di richiamo, segnatamente per la pubblicazione elettronica di elenchi, dati personali come: a. il cognome e il nome; b. la funzione; c. il titolo e l’appellativo ufficiale; d. la lingua ufficiale utilizzata; e. i numeri di telefono, di fax e del cercapersone; f. gli indirizzi postale ed elettronico; g. i protocolli di comunicazione utilizzati e parti di informazioni codificate. 3 Su proposta dell’interessato, e fatto salvo il diritto di modifica o revoca di costui, può rendere accessibili per mezzo della procedura di richiamo altri dati personali le- gati direttamente alla funzione. L’interessato deve essere reso attento ai rischi della procedura di richiamo. 4 Le persone esterne all’Amministrazione hanno accesso, per mezzo della procedura di richiamo, soltanto ai dati personali dei collaboratori dell’Amministrazione che fungono da interlocutori per i terzi. 5 La Cancelleria federale può delegare questi compiti ad altre unità amministrative.

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Art. 7 Legalizzazioni Nell’ambito delle legalizzazioni la Cancelleria federale è competente per le opera- zioni seguenti: a. autenticazione della firma apposta in calce a un documento da unità ammini- strative dell’Amministrazione federale, comprese le ambasciate e i consolati svizzeri, dalle missioni diplomatiche e dai consolati esteri in Svizzera, dalle cancellerie di Stato cantonali e da organizzazioni che adempiono compiti di diritto pubblico nell’interesse dell’intero Paese; b. apposizione della postilla conformemente all’articolo 2 della Convenzione internazionale dell’Aia del 5 ottobre 19613 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri e del decreto federale del 27 aprile 19724 che ap- prova detta Convenzione.

Art. 8 Accreditamento dei giornalisti di Palazzo federale La Cancelleria federale è competente per l’accreditamento dei giornalisti di Palazzo federale.

Sezione 4: Unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale subordi- nate alla Cancelleria federale

Art. 9 Servizio di controllo amministrativo del Consiglio federale 1 Il Servizio di controllo amministrativo del Consiglio federale (CCF) è direttamente subordinato al cancelliere della Confederazione. Esercita in modo tecnicamente au- tonomo il mandato di controllo che gli è affidato. 2 Il CCF analizza l’attività amministrativa e la direzione amministrativa basandosi sui principi fissati negli articoli 11 e 12 OLOGA. Il mandato di controllo del CCF si estende a tutte le unità amministrative subordinate alla sorveglianza del Consiglio federale. 3 Per le inchieste del CCF valgono i principi seguenti, sempreché non sia disposto altrimenti nei singoli mandati conferiti dal Consiglio federale: a. le unità amministrative sono svincolate dal segreto d’ufficio verso il CCF e verso gli esperti cui esso fa capo; b. nelle sue inchieste, il CCF tratta direttamente con le unità amministrative; c. il CCF informa immediatamente il dipartimento preposto nel caso in cui emerga un sospetto di violazioni del diritto che richieda un’inchiesta penale o disciplinare; d. prima della procedura di consultazione degli uffici, il CCF sottopone per pa- rere alle unità amministrative oggetto dell’inchiesta il suo progetto di rap- 3 RS 0.172.030.4 4 RS 172.030.4

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porto; i pareri non considerati nel rapporto finale vanno allegati al rapporto medesimo; e. il CCF propone al Consiglio federale un programma annuale d’inchieste co- ordinato con i programmi di altri organi di controllo.

4 La Cancelleria federale presenta annualmente al Consiglio federale un rapporto

vertente in particolare su: a. le inchieste del CCF secondo il programma annuale; b. la pianificazione e i risultati del controllo dei compiti federali; c. gli altri mandati del CCF; d. l’esecuzione delle decisioni prese dal Consiglio federale nel campo d’attività del CCF. 5 Le modalità della procedura e del rapporto sono disciplinate dal regolamento della Cancelleria federale.

Art. 10 Biblioteca centrale del Parlamento e dell’Amministrazione federale 1 I Compiti della Biblioteca centrale del Parlamento e dell’Amministrazione federale (BCPAF) sono retti dalle pertinenti disposizioni del diritto federale, segnatamente dal regolamento della Biblioteca centrale del Parlamento e dell’Amministrazione fe- derale del 23 giugno 19695. 2 Il capo della BCPAF dirige il Servizio di coordinazione delle biblioteche e dei centri di documentazione dell’Amministrazione federale. I compiti di questo servi- zio sono retti dalle istruzioni del 30 maggio 19946 concernenti il coordinamento e la cooperazione delle biblioteche e dei servizi di documentazione dell’Amministra- zione federale. 3 Inoltre, la BCPAF si occupa dello scambio internazionale di documenti ufficiali in applicazione della Convenzione del 15 marzo 18867 per lo scambio internazionale degli atti officiali e di altre pubblicazioni.

5 RS 432.22 6 FF 1994 III 700 7 RS 0.434.1

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Sezione 5: Unità amministrative dell’Amministrazione federale decentralizzata aggregate alla Cancelleria federale

Art. 11 1 L’Incaricato federale della protezione dei dati è aggregato amministrativamente alla Cancelleria federale. 2 La sua organizzazione e i suoi compiti sono retti dalla legislazione sulla protezione dei dati.

Sezione 6: Organizzazione delle unità amministrative, collaboratori personali

Art. 12 Organizzazione delle unità amministrative Il cancelliere della Confederazione definisce nel regolamento della Cancelleria la struttura, i rapporti di subordinazione e i compiti delle unità amministrative della Cancelleria federale.

Art. 13 Collaboratori personali Il Cancelliere della Confederazione può assumere collaboratori personali alle condi- zioni definite dall’ordinanza del 25 febbraio 19818 relativa ai rapporti d’impiego dei collaboratori personali dei capi di dipartimento.

Sezione 7: Disposizioni finali

Art. 14 Diritto previgente: abrogazione Sono abrogate: a. l’ordinanza del 30 giugno 1993 9 sull’organizzazione e i compiti della Can- celleria federale; b. l’ordinanza del 19 giugno 199510 concernente il Servizio di controllo ammi- nistrativo.

Art. 15 Disposizione transitoria I Servizi del Parlamento sono aggregati amministrativamente alla Cancelleria fede- rale fino all’entrata in vigore della nuova Costituzione federale.

8 RS 172.221.104.2 9 RU 1993 2076, 1998 664 1492 10 RU 1995 3637

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Art. 16 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 1999.

5 maggio 1999 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Ruth Dreifuss Il cancelliere della Confederazione, François Couchepin

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