Ordinanza 3 sull'asilo relativa al trattamento di dati personali

Ordinanza 3 sull’asilo relativa al trattamento di dati personali (Ordinanza 3 sull’asilo, OAsi 3)

dell’11 agosto 1999

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 119 della legge del 26 giugno 19981 sull’asilo (legge), ordina:

Art. 1 Trattamento di dati personali (art. 96)2 1 L’Ufficio federale dei rifugiati (Ufficio federale) gestisce, per l’adempimento dei suoi compiti legali, i seguenti sistemi d’informazione: a. sistema automatizzato di registrazione delle persone (AUPER); b. sistema d’informazione e documentazione sull’asilo (IDA); c. amministrazione dei prestiti; d. amministrazione dei documenti di viaggio; e. documentazione giudiziaria turca; f. amministrazione delle spese di assistenza; g. amministrazione dei rimpatri; h. banca dati sui casi medici. 2 Nell’IDA sono raccolti documenti contenenti informazioni sui Paesi d’origine dei richiedenti l’asilo. Non vi figurano né dati personali particolarmente degni di prote- zione né profili della personalità. Se un documento proveniente da una fonte non pubblica contiene nomi di persone, il documento è anonimizzato prima di essere registrato nel sistema. Hanno accesso ai dati i collaboratori dell’Ufficio federale e della Commissione svizzera di ricorso in materia d’asilo (CRA), la Polizia federale nonché le autorità cantonali di polizia degli stranieri. 3 L’amministrazione dei prestiti gestisce i prestiti concessi ai rifugiati riconosciuti. Hanno accesso ai dati i collaboratori dell’Ufficio federale che si occupano dell’am- ministrazione dei prestiti. 4 L’amministrazione dei documenti di viaggio serve all’allestimento, alla gestione e al trattamento automatizzati di documenti di viaggio svizzeri per stranieri senza do- cumenti. Hanno accesso ai dati i collaboratori dell’Ufficio federale che si occupano della trattazione di domande per l’ottenimento di documenti di viaggio svizzeri.

RS 142.314 1 RS 142.31; RU 1999 2262 2 I rinvii che figurano dopo i titoli degli articoli si riferiscono ai relativi articoli della legge.

1999-4786 2351

Ordinanza 3 sull’asilo RU 1999

5 La documentazione giudiziaria turca è una banca dati di riferimento relativa ai do- cumenti giudiziari turchi presentati da richiedenti l’asilo e la cui autenticità è stata confermata. Hanno accesso ai dati i collaboratori dell’Ufficio federale specializzati nell’analisi di documenti giuridici. 6 L’amministrazione delle spese di assistenza registra i conteggi delle prestazioni di assistenza fornite dai Cantoni o su loro mandato. Hanno accesso ai dati i collabora- tori dell’Ufficio federale che si occupano dell’indennizzo delle prestazioni di assi- stenza ai Cantoni. 7 L’amministrazione dei rimpatri persegue lo svolgimento efficace dei compiti am- ministrativi e organizzativi nell’esecuzione di allontanamenti ed espulsioni. Hanno accesso ai dati i collaboratori dell’Ufficio federale che si occupano dell’esecuzione degli allontanamenti. 8 La banca dati sui casi medici contiene fatti e decisioni relativi ai casi medici. Essa è intesa ad agevolare una prassi unitaria riguardo ai casi medici. Hanno accesso ai dati i collaboratori dell’Ufficio federale che si occupano dei casi medici.

Art. 2 Divieto di comunicare dati (art. 97 cpv. 1)

Le autorità federali e cantonali che intendono comunicare al Paese d’origine o di provenienza dati di richiedenti l’asilo, rifugiati riconosciuti e persone bisognose di protezione che si trovano in Svizzera devono dapprima accertarsi presso l’Ufficio federale che esiste una decisione esecutiva e che con la comunicazione non mettono in pericolo né le persone interessate né i loro congiunti.

Art. 3 Comunicazione di dati allo scopo di acquisire documenti di viaggio (art. 97 cpv. 3 lett. b)

Se per l’esecuzione di un allontanamento è necessario trasmettere al Paese d’origine o di provenienza le impronte digitali della persona interessata, da tale trasmissione non deve trasparire che la persona interessata ha presentato una domanda d’asilo in Svizzera.

Art. 4 Comunicazione di dati personali a Stati terzi e a organizzazioni in- ternazionali (art. 98)

1 La trasmissione dei dati può avvenire per via elettronica.

2 Le impronte digitali e le fotografie sono considerate altri dati necessari per accerta- re l’identità di una persona conformemente all’articolo 98 capoverso 2 lettera c della legge.

Art. 5 Esame dattiloscopico (art. 99) 1 Non sono prese le impronte digitali di fanciulli di età inferiore a 14 anni accompa- gnati da un genitore.

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2 Nei casi in cui la domanda è presentata dall’estero, al confine o in un Cantone, spetta alle autorità ivi competenti prendere impronte digitali e fotografie secondo le istruzioni dell’Ufficio federale. Nel caso di domande di persone che si trovano in carcere, l’Ufficio federale può copiare le impronte digitali disponibili, per motivi tecnici istrut- tori, presso il Dipartimento federale di giustizia e polizia e inserirle nella sua raccolta. 3 L’Ufficio federale può incaricare ditte private di prendere le impronte digitali nei centri di registrazione, a condizione che tali ditte possano garantire l’osservanza delle disposizioni sulla protezione dei dati. Le impronte digitali e i relativi dati per- sonali possono essere trasmessi per via elettronica. 4 Se necessario per chiarire reati, l’Ufficio federale mette a disposizione degli organi di polizia che eseguono indagini copie delle proprie impronte digitali e fotografie. Questi dati possono essere trasmessi dagli organi di polizia ad autorità estere sol- tanto con il consenso dell’Ufficio federale. 5 Se impronte digitali di uffici di polizia esteri (INTERPOL) concordano con quelli dell’Ufficio federale, quest’ultimo decide, giusta l’articolo 97 capoverso 1 della leg- ge, circa l’ammissibilità della trasmissione del risultato alle autorità estere.

Art. 6 Sistema automatizzato di registrazione delle persone (art. 100)

1 L’Ufficio federale è il detentore del sistema di registrazione AUPER.

2 I dati personali e quelli sulle pratiche sono registrati centralmente dall’Ufficio fe- derale. Le autorità cantonali di polizia degli stranieri registrano unicamente l’indi- rizzo delle persone che si trovano in Svizzera in virtù della legge. 3 Le autorità cantonali si assumono le spese d’acquisto e gestione dei loro apparec- chi. La Confederazione finanzia l’installazione e la gestione di una linea di dati fino a un punto di raccordo centrale (distributore principale) situato nel Cantone. I Can- toni prendono a carico le spese d’installazione e gestione delle linee secondarie ne- cessarie sul loro territorio. 4 Le stazioni di dati previste per l’utilizzazione esterna all’Amministrazione federale devono corrispondere alle prescrizioni tecniche della Confederazione. L’Ufficio fe- derale disciplina i particolari.

Art. 7 Contenuto dell’AUPER (art. 100)

1 L’AUPER contiene i seguenti dati:

a. cognome (nomi, appellativi, cognomi e nomi dei genitori); b. data di nascita; c. sesso; d. cittadinanza; e. stato civile; f. numero personale e del fascicolo, categoria del fascicolo; g. indirizzi in Svizzera e all’estero;

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h. religione; i. appartenenza etnica; j. documenti di legittimazione; k. dati amministrativi relativi alla pratica (stato della procedura, Cantone di at- tribuzione, passaggio in giudicato ecc.); l. dati per l’allestimento di documenti di legittimazione (cognome e indirizzo del datore di lavoro, n. RIS). 2 Il catalogo dei dati nonché la competenza relativa all’accesso ai dati e al loro trat- tamento figurano negli allegati 1 e 2.

Art. 8 Comunicazione di dati contenuti nell’AUPER (art. 101)

L’Ufficio federale verifica annualmente se le condizioni per l’accesso all’AUPER concesso secondo l’articolo 101 della legge continuano a essere date.

Art. 9 Comunicazione in singoli casi 1 L’Ufficio federale può, in singoli casi, comunicare alle autorità federali, cantonali e comunali nonché a organizzazioni private i dati personali di cui hanno bisogno per l’adempimento dei loro compiti legali. 2 Di norma i dati personali non sono comunicati a privati. In via eccezionale può essere comunicato l’indirizzo, se la persona che chiede l’informazione dimostra che ne ha bisogno per far valere pretese giuridiche esistenti o per la difesa di altri inte- ressi degni di protezione.

Art. 10 Comunicazione di liste 1 L’Ufficio federale può consegnare liste con dati personali alle autorità federali, cantonali e comunali nonché a organizzazioni private, se esse ne hanno bisogno per l’adempimento dei loro compiti legali e se il trattamento da parte dell’autorità ri- chiedente è compatibile con lo scopo definito in materia dalla legge.

2 La consegna di liste con dati personali a privati è vietata.

Art. 11 Diritti delle persone interessate 1 I diritti delle persone interessate, in particolare i diritti di accesso, di rettifica e di cancellazione, sono retti dalle disposizioni della legge federale sulla protezione dei 2 I dati inesatti vanno rettificati d’ufficio. Se la registrazione di dati inesatti è stata provocata da un comportamento della persona interessata in violazione dei propri doveri, possono esserle addebitati i costi per la rettifica fino a un massimo di 1500 franchi.

3 RS 235.1

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3 La persona interessata che intende far valere i suoi diritti deve provare la propria identità e presentare una domanda scritta all’Ufficio federale.

Art. 12 Sicurezza dei dati 1 L’Ufficio federale prende i provvedimenti tecnici e organizzativi appropriati se- condo le disposizioni di protezione dei dati per prevenire la perdita, la falsificazione, la distruzione e il trattamento non autorizzato dei dati.

2 L’accesso all’AUPER è messo a verbale e assicurato con profili individuali di

utenti e parole di accesso. I dati sono trasmessi in codice. 3 In caso di trasporto o di trasmissione di dati personali occorre garantire che non possano essere letti, copiati, modificati o cancellati senza autorizzazione. 4 Le autorità con raccordi diretti all’AUPER prendono misure atte a impedire alle persone non autorizzate l’accesso ai locali di lavoro. 5 In caso di distruzione, sottrazione o perdita, i dati e i programmi dell’AUPER de- vono poter essere ricostituiti.

Art. 13 Archiviazione I dati che non sono più necessari vanno archiviati o distrutti. L’archiviazione o la distruzione dei dati avviene in collaborazione con l’Archivio federale.

Art. 14 Statistica, pianificazione e ricerca 1 Sulla base dei dati contenuti nell’AUPER, l’Ufficio federale allestisce statistiche periodiche, nell’ambito della legge sull’asilo e d’intesa con l’Ufficio federale di sta- tistica. Tali statistiche non devono consentire illazioni nei confronti degli interessati. Le statistiche più importanti sono pubblicate. 2 A scopo di ricerca o di pianificazione, l’Ufficio federale può comunicare dati per- sonali ad autorità, a università e a loro istituti nonché a organizzazioni private. I dati devono essere anonimizzati nella misura in cui lo scopo del trattamento lo consenta. I risultati vanno pubblicati in modo tale che le persone interessate non possano esse- re determinate. L’ulteriore trasmissione di tali dati è lecita unicamente con il con- senso dell’Ufficio federale.

Art. 15 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 1999.

11 agosto 1999 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Ruth Dreifuss Il cancelliere della Confederazione, François Couchepin

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Allegato 1

Legenda Livello di accesso: A: interrogazione B: trattamento B1 trattamento per il rilascio dei libretti per stranieri N, F e S vuoto: nessun accesso Unità organizzative UFR: Ufficio federale dei rifugiati –I Amministratore del sistema – II Registrazione, registrazione dei dati AUPER – III Collaboratori dei centri di registrazione, Ufficio di attribuzione – IV Sezione identificazione –V Collaboratori, quadri, terzi incaricati di compiti Sirück CC Centro di calcolo DFGP, Servizi AFIS CRA Commissione svizzera di ricorso in materia d’asilo SR Servizio dei ricorsi del DFGP UFDS Ufficio federale degli stranieri UFP Ufficio federale di polizia PF Polizia federale DP IV Direzione politica, Divisione IV, del DFAE CDF Controllo federale delle finanze PS Polizia cantonale degli stranieri CP Comando cantonale di polizia OCF Organi federali e cantonali di controllo alla frontiera Assistenza Autorità cantonali di assistenza

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Catalogo dei dati AUPER (art. 101 cpv. 1 della legge)

UFR, CC + PS Esterni

I II III IV V PS CC/ CRA UFDS UFP PF DP IV CDF CP Assistenza Servizi SR (DFAE) OCF AFIS

Dati personali Cognome(i) B B B A A A A A B1 A A A A A A Nome(i) B B B A A A A A B1 A A A A A A Cognome(i) e nome(i) dei genitori B B B A A A A A A A A A A A A Appellativo(i) B B B A A A A A A A A A A A A Data di nascita B B B A A A A A B1 A A A A A A Sesso B B B A A A A A A A A A A A A Cittadinanza B B B A A A A A B1 A A A A A A Nazione di nascita B B B A A A A A A A A A A A A Stato civile B B B A A A A A A A A A A A A Numero personale B B B A A A A A B1 A A A A A A Numero e categoria B B B A A A A A B1 A A A A A A del fascicolo Indirizzo in Svizzera A A A A A B A A B1 A A A A A A Indirizzo all’estero B B B A A A A A A A A A A A A Religione B B B A A A A A A A A A A A Appartenenza etnica B B B A A A A A A A A A A A Documenti di legittimazione B B B A A A A A A A A A A A A

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UFR, CC + PS Esterni

I II III IV V PS CC/ CRA UFDS UFP PF DP IV CDF CP Assistenza Servizi SR (DFAE) OCF AFIS

Amministrazione delle pratiche Tipo di pratica B B B A A A A A A A A A A A A Numero della pratica B B B A A A A A A A A A A A A Collaboratore competente UFR B B A A A A A A A A A A A A Stato attuale della pratica B B A A A A A A A A A A A A Priorità B A A A A A A A A A A A A Nome e indirizzo degli interessati B B A A A A A A A A A A Cantone di attribuzione B B B A A A A A A A A A A N. di riferimento della polizia degli stranieri B B B A A B A A B1 A A A A N. di riferimento dell’assistenza B B B A A A A A A A A A A Data di apertura della pratica B B B A A A A A B1 A A A A A A Data del disbrigo della pratica B B B A A A A A B1 A A A A A A Passaggio in giudicato B B A A A A A A A A A A A A Termini B B A A A A A A A A A A A Nome e indirizzo del centro B B A A A B A A A A A A A N. di controllo, luogo e data del rilevamento B B A delle impronte digitali Mezzi finanziari propri B B B A A A A A A A A A Dichiarazione di garanzia B B B A A A A A A A A A Data di entrata del ricorso B B A A A A A A A A A A A A A Data del disbrigo del ricorso B B A A A A A A A A A A A A A Lingua materna B B B A A A A A A A A A

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UFR, CC + PS Esterni

I II III IV V PS CC/ CRA UFDS UFP PF DP IV CDF CP Assistenza Servizi SR (DFAE) OCF AFIS

Rilascio del libretto per stranieri N, F+S Attività B A A A A B A A B1 A A A Nome e indirizzo del datore di lavoro, N. RIS B A A A A B A A B1 A A A A

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Allegato 2

Catalogo dei dati AUPER (art. 101 cpv. 2 della legge)

UFS OSAR Posta

Dati personali Cognome(i) B B B Nome(i) B B B Cognome(i) e nome(i) dei genitori B B Appellativo(i) B B Data di nascita B B B Sesso B B Cittadinanza B B B Nazione di nascita Stato civile B Numero personale B B B Numero e categoria del fascicolo B B B Indirizzo in Svizzera B B Indirizzo all’estero B Religione B Appartenenza etnica B Documenti di legittimazione B Amministrazione delle pratiche Tipo di pratica B Numero della pratica B Collaboratore competente UFR B Stato attuale della pratica B Priorità B Nome e indirizzo degli interessati B Cantone di attribuzione B B N. di riferimento della polizia degli stranieri B N. di riferimento dell’assistenza B Data di apertura della pratica B B Data del disbrigo della pratica B Passaggio in giudicato B Termini B Nome e indirizzo del centro B

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UFS OSAR Posta

N. di controllo, luogo e data del rilevamento delle impronte digitali Mezzi finanziari propri B Dichiarazione di garanzia B Data di entrata del ricorso B Data del disbrigo del ricorso B Lingua materna B Rilascio del libretto per stranieri N e F+S/Sirück Attività B Nome e indirizzo del datore di lavoro, N. RIS B B Inizio e fine dell’attività lucrativa B B

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Allegato 3

Modifica del diritto vigente

L’ordinanza del 18 novembre 19924 concernente il sistema AUPER automatizzato di registrazione delle persone (ordinanza AUPER) è modificata come segue:

Ingresso visto l’articolo 54 capoverso 1 della legge federale del 29 settembre 19525 sull’ac- quisto e la perdita della cittadinanza svizzera; visto l’articolo 25 della legge federale del 21 marzo 19736 su prestazioni assisten- ziali agli Svizzeri all’estero; visto l’articolo 111 capoverso 1 della legge sull’assistenza internazionale in materia penale7,

Art. 2 cpv. 2

2 L’AUPER consiste di una banca dei dati personali nonché di quattro amministra-

zioni delle pratiche.

Art. 3 Autorità partecipanti Partecipano all’AUPER: a. l’Ufficio federale di polizia; b. l’Ufficio federale degli stranieri; c. il Servizio dei ricorsi del Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP).

Art. 5 Trattamento dei dati L’utente ha accesso ai dati di cui ha bisogno per adempiere i compiti legali. Il diritto di accesso ai dati che sono ottenuti mediante procedimenti di richiamo è retto nei dettagli dagli articoli 6 capoverso 2, 7 e 8 nonché dall’allegato 1.

Art. 6 cpv. 2 2 Nei limiti del diritto di accesso (art. 8), l’utente dispone dei campi di dati necessari all’adempimento del compito legale.

Art. 7 lett. a e f Abrogate

4 RS 142.315 5 RS 141.0 6 RS 852.1 7 RS 351.1

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Art. 8 cpv. 1 secondo periodo, 2 primo periodo, 3 e 4

1 ... Sono fatte salve le disposizioni dell’articolo 9 capoverso 1.

2 Soltanto l’Ufficio federale di polizia e il Servizio dei ricorsi del DFGP hanno ac- cesso ai dati concernenti i cittadini svizzeri e relativi all’assistenza degli Svizzeri all’estero e all’assistenza giudiziaria internazionale. ... 3 L’Ufficio federale degli stranieri e il Servizio dei ricorsi del DFGP hanno accesso ai dati risultanti dall’ambito delle pratiche della cittadinanza.

4 Abrogato

Art. 9 cpv. 2, 10 e 15 a 17 Abrogati

Art. 18 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 1993 ed è valida fino al 31 di- cembre 2000. L’allegato 1 contiene la nuova versione conformemente all’allegato. L’allegato 2 è abrogato.

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Allegato 1

Legenda

Livelli d’accesso A: interrogare, visualizzare B: trattare vuoto: nessun accesso Unità organizzative: UFP: Ufficio federale di polizia –I Amministratore del sistema – II Registrazione – III Assistenza agli Svizzeri all’estero – IV Servizio d’identificazione, Casellario giudiziale, Interpol e Uffici centrali –V Assistenza giudiziaria internazionale, estradizioni, documenti e ri- cerche di persone scomparse nonché ricerche/RIPOL UFDS (Cit) Ufficio federale degli stranieri (Sezione della cittadinanza) SR: Servizio dei ricorsi DFGP

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Campo dei dati AUPER Ufficio federale di polizia Autorità parteci- panti

* I II III IV V SR UFDS / Cit

Art.6 Cognome, nome B B B A A A B Appellativo (codice) B B B A A A B Nome di ditte e organizzazioni B B A Numero fascicolo, categoria fascicolo B B B A A A B Tipo di pratica, numero della pratica B B B A A B Numero personale B B B A A A B Sesso B B B A A A B Data e luogo di nascita, data di morte B B B A A A B Stato civile B B B A A A B Cognome e nome dei genitori B B B A A A B Cittadinanza svizzera del coniuge e della B B B A A B madre o del padre Tipo e durata del permesso di soggiorno A A B A A A A Cittadinanza B B B A A A B Luogo di origine B B B A A B Data di entrata e di uscita B B A A A A Indirizzo in Svizzera e all’estero B B B A A A B Rinvii standardizzati B B B A A A B

Art. 7 lett. b Stato attuale delle singole pratiche B B B A Ordini/ Provvedimenti presi B A B A Nome e indirizzo degli interessati B A B A Controllo del disbrigo B A B A Durata del soggiorno all’estero B A B A Richiesta dei servizi/delle autorità B A B A Servizio di trasmissione B A B A Cantone di rimpatrio B B B A Durata assicurata dell’assistenza B A B A Assistenze accordate e B A B A rimborsi A B A Blocco di prestazioni assistenziali e abro- B A B A gazioni

Art. 7 lett. c Stato attuale delle singole pratiche A B Ordini/ Provvedimenti presi A B Nome e indirizzo degli interessati A B Controllo del disbrigo A B

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Campo dei dati AUPER Ufficio federale di polizia Autorità parteci- panti

* I II III IV V SR UFDS / Cit Art. 7 lett. d Stato attuale delle singole pratiche B B B A Ordini/ Provvedimenti presi B B B A Nome e indirizzo degli interessati B B B A Dati personali dei testimoni B B B A Controllo del disbrigo B B B A Controllo dei termini B B B A Date d’esecuzione B B B A Regioni di ricerca B B B A Autorità e persone interessate richiedenti B B B A assistenza giudiziaria

Art. 7 lett. e Stato attuale delle singole pratiche B Ordini/ Provvedimenti presi B Persone e servizi interessati B Controllo del disbrigo B Priorità di trattazione delle pratiche B Anticipo dei costi e spese procedurali B Termini perentori di trattazione pratiche B

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