Ordinanza sul sistema per il trattamento dei dati relativi alla protezione dello Stato

Ordinanza sul sistema per il trattamento dei dati relativi alla protezione dello Stato (Ordinanza ISIS)

del 1° dicembre 1999

Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 15 capoversi 3, 5 e 30 della legge federale del 21 marzo 1997¹ sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna (LMSI); visti gli articoli 14 e 39 della legge federale del 20 giugno 1997² sulle armi, gli ac- cessori di armi e le munizioni (LArm); visto l’articolo 8 della legge federale del 21 marzo 1997³ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione, il corpus dei dati e l’utilizzazione del sistema per il trattamento dei dati relativi alla protezione dello Stato (ISIS).

Art. 2 Scopo

1 ISIS serve agli scopi seguenti:

a. indagini di polizia giudiziaria nelle pratiche della giurisdizione penale fede- rale; b. misure preventive in materia di protezione federale dello Stato; c. compiti di polizia di sicurezza; d. esecuzione della legislazione sulle armi.

2 È utilizzato per:

a. analisi dei dati rilevati e della documentazione; b. disbrigo dei compiti amministrativi; c. deposito e amministrazione dei documenti.

RS 120.3

1999-6034 3461

Ordinanza ISIS RU 1999

Art. 3 Definizioni Nella presente ordinanza s’intende per: a. dati: le informazioni memorizzate nell’ISIS; b. dati di base: le informazioni generali che si riconducono a uno o più dati su- gli antecedenti; c. principali informazioni biografiche: indicazione dei seguenti dati di base: cognome, nome, rispettivamente organizzazione o ditta; pseudonimo, anno di nascita; falso anno di nascita; data di nascita; falsa data di nascita; grafia fonetica di tutti i cognomi e nomi; cittadinanza; per gli Svizzeri il luogo d’origine; d. dati sugli antecedenti: le informazioni in merito a singoli avvenimenti; e. dati marginali sugli antecedenti: tutti i dati sugli antecedenti senza il testo sugli antecedenti; f. consultazione breve: consultazione combinata delle principali informazioni biografiche e dati marginali sugli antecedenti; g. immagini: documenti registrati nell’ISIS sotto forma di immagini; h. dati statistici: rilevamenti numerici delle informazioni memorizzate nell’ISIS; i. sottocampi: elementi marcati nel testo di un antecedente, la cui utilizzazione permette, tra l’altro, di inserire elementi di confronto segnatamente in con- nessione con terzi.

Art. 4 Banche dati L’ISIS si compone delle banche dati seguenti: a. «Protezione dello Stato» (ST), in cui sono memorizzate informazioni su per- sone e avvenimenti concernenti l’attività sia di natura preventiva sia di poli- zia giudiziaria esplicata nel settore della protezione dello Stato dalla Polizia federale; b. «Procedure penali che non interessano la protezione dello Stato» (NS), in cui sono memorizzate informazioni su persone e avvenimenti rilevate nel- l’ambito di procedure d’indagine della polizia giudiziaria ma che non inte- ressano direttamente la sicurezza interna della Svizzera.; c. «Amministrazione» (VE), in cui sono memorizzate informazioni necessarie al controllo delle pratiche; d. «Documentazione» (DO), in cui sono memorizzate informazioni inerenti a tutto il campo d’attività della Polizia federale; e. «Sistema numerico» (NU), in cui sono memorizzate informazioni relative ad avvenimenti e riguardanti programmi di ricerche speciali della Polizia fede- rale;

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f. «Acquisto di armi da parte di stranieri» (DEWA), in cui sono memorizzate informazioni su persone concernenti l’acquisto di armi da parte di cittadini stranieri senza permesso di domicilio in Svizzera; g. «Gestione elettronica dei documenti» (EAV), in cui sono memorizzate le immagini dei documenti sui quali si fondano i dati di base e i dati sugli ante- cedenti.

Art. 5 Dati trattati 1 I dati sugli antecedenti, memorizzati nelle sette banche dati, sono raggruppati in categorie secondo le materie. 2 Nella banca dati „Protezione dello Stato“, i dati sugli antecedenti sono da distin- guere tramite categorie separate secondo l’attività preventiva e quella giudiziaria.

3 Le singole categorie di dati sono elencate nell’allegato 14.

Sezione 2: Utenti, collegamento e accesso ai dati

Art. 6 Utenti 1 Utenti dell’ISIS sono gli agenti della Polizia federale e degli organi cantonali inca- ricati di salvaguardare la sicurezza interna. Essi sono collegati al sistema per mezzo di una procedura di richiamo. 2 Per consultazioni brevi, gli agenti del Servizio di sicurezza dell’Amministrazione federale (SID), del servizio competente per i controlli di sicurezza delle persone presso la Confederazione e delle altre autorità di polizia e preposte al perseguimento penale della Confederazione possono essere collegati al sistema per mezzo di una procedura di richiamo.

3 Gli utenti hanno accesso ai dati di cui necessitano per l’adempimento dei loro

compiti legali. 4 I diritti d’accesso sono disciplinati dal Dipartimento federale di giustizia e polizia (Dipartimento) nell’allegato 25 della presente ordinanza. Il capo della Polizia fede- rale decide in merito alle richieste individuali.

Art. 7 Collegamento dei Cantoni Gli organi cantonali sono collegati a ISIS non appena il Cantone garantisce me- diante provvedimenti organizzativi l’utilizzazione corretta dei dati e la loro sicurez- za e il Dipartimento ha approvato la domanda cantonale di collegamento.

4 Il testo degli allegati 1 e 2 dell’ordinanza del 1° dicembre 1999 sul sistema d’informa- zione relativa alla protezione dello Stato non è pubblicato né nella RU né nella RS. Copie in tiratura separata sono ottenibili presso l'EDMZ, 3003 Berna. 5 Il testo degli allegati 1 e 2 dell’ordinanza del 1° dicembre 1999 sul sistema d’informa- zione relativa alla protezione dello Stato non è pubblicato né nella RU né nella RS. Copie in tiratura separata sono ottenibili presso l'EDMZ, 3003 Berna.

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Art. 8 Accesso alla banca dati ST 1 Nel caso richiedano informazioni alla banca dati relativa alla protezione dello Stato (ST), agli agenti della Polizia federale sono forniti i dati seguenti: a. i dati di base; b. i dati sugli antecedenti, raccolti nel quadro dell’attività esplicata nel settore della protezione preventiva dello Stato; c. i dati sugli antecedenti provenienti dalla polizia giudiziaria e che concernono i loro settori d’attività (terrorismo/estremismo violento, controspionaggio e altri settori che interessano la protezione dello Stato); d. le immagini che corrispondono ai dati sugli antecedenti. 2 Nel caso richiedano informazioni alla banca dati relativa alla protezione dello Stato (ST), agli agenti degli organi cantonali incaricati di salvaguardare la sicurezza interna sono forniti i dati seguenti: a. i dati di base, i dati sugli antecedenti e le immagini risultanti dallo scambio reciproco di informazioni; b. i dati di base e i dati marginali sugli antecedenti concernenti gli altri antece- denti. 3 Agli agenti del Servizio di sicurezza dell’Amministrazione federale (SID) è rila- sciata su domanda l’autorizzazione per consultazioni brevi della banca dati ST. 4 Le altre autorità federali di polizia o preposte al perseguimento penale sono colle- gate alla banca dati ST per mezzo di una procedura di richiamo per quanto necessi- tino dei dati per l’adempimento dei loro compiti legali. 5 Il servizio competente per i controlli di sicurezza delle persone presso la Confede- razione ha accesso per mezzo di una procedura di richiamo alle principali informa- zioni biografiche della banca dati ST necessarie per l’adempimento dei suoi compiti legali.

Sezione 3: Trattamento dei dati

Art. 9 Memorizzazione dei dati e controllo della qualità 1 Nell’ISIS possono essere trattate soltanto informazioni corrispondenti agli scopi definiti nell’articolo 2. 2 La Polizia federale introduce i dati nell’ISIS e determina la categoria di antece- denti e la durata di conservazione. 3 Le informazioni destinate alle banche dati ST e NS sono, in un primo tempo, me- morizzate provvisoriamente (codice «p») e valutate secondo provenienza, modo di trasmissione, contenuto e conoscenze già disponibili (codice «g» per i dati affidabili sugli antecedenti e codice «u» per quelli poco affidabili). In caso d’introduzione di un fatto nuovo, i dati sugli antecedenti già registrati e poco affidabili sono nuova- mente valutati nell’ambito del rispettivo insieme di dati.

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4 Il Servizio di controllo ISIS della Polizia federale (Servizio di controllo) esamina il tenore della registrazione provvisoria, segnatamente l’indicazione delle fonti, la va- lutazione dell’informazione, la data della prossima valutazione globale e la durata di conservazione e conferma la registrazione definitiva dei dati (codice «k» per i dati controllati).

Art. 10 Gestione elettronica dei documenti 1 La Polizia federale può rinunciare al deposito cartaceo dei documenti per quanto i documenti su cui si fondano i dati di base e i dati sugli antecedenti siano memoriz- zati come immagini nella gestione elettronica dei documenti. 2 La gestione elettronica dei documenti garantisce la regolare tenuta dei documenti e l’archiviazione.

Art. 11 Consultazione dei dati 1 I dati possono essere consultati secondo le principali informazioni biografiche, i dati di base e i dati sugli antecedenti oppure i dati di base e i dati sugli antecedenti. Le immagini non possono essere richiamate separatamente. 2 Per i dati sugli antecedenti può essere consultata soltanto una banca dati alla volta.

3 Agenti della Polizia federale specialmente formati possono procedere a valutazioni nel loro campo d’attività.

Art. 12 Comunicazione di dati personali 1 Nei singoli casi la Polizia federale può comunicare i dati personali trattati nel- l’ISIS: a. alle autorità di vigilanza; b. alle autorità cantonali preposte al perseguimento penale, allo scopo di pre- venire e perseguire atti punibili; c. al Dipartimento federale degli affari esteri, per valutare le istanze di accre- ditamento o il diritto di presenza in Svizzera di cittadini di Stati esteri o di membri di organizzazioni internazionali qualora sia necessario alla tutela degli obblighi di protezione risultanti dal diritto internazionale pubblico, inoltre nel quadro dei suoi diritti di cooperare nel settore della legislazione sugli scambi commerciali con l’estero, nonché in relazione a indagini di po- lizia giudiziaria o di procedure d’autorizzazione; d. ad altre unità amministrative dell’Ufficio federale di polizia:

1. in relazione alle procedure d’indagine della polizia giudiziaria nonché

alle ricerche preliminari atte al rilevamento dei fatti nel settore della lotta contro il crimine organizzato e il traffico illecito di stupefacenti:

2. nel quadro dell’assistenza amministrativa internazionale in materia pe-

nale (INTERPOL);

3. per completare o eseguire una richiesta d’assistenza giudiziaria in mate-

ria penale;

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4. per iscrizioni nel sistema di ricerca informatizzata di polizia RIPOL;

5. per la valutazione dei rischi per la sicurezza relativi alla protezione di

persone ed edifici; e. all’Ufficio federale degli stranieri, per i provvedimenti nei confronti degli stranieri, segnatamente per il loro allontanamento come anche per il tratta- mento delle domande di naturalizzazione; f. all’Ufficio federale dei rifugiati, per valutare le domande d’asilo; g. al Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport, per l’esecuzione della legge federale del 13 dicembre 19966 sul materiale bellico e per l’esercizio dei suoi diritti di cooperare nel settore della legislazione sugli scambi commerciali con l’estero; h. al Servizio della sicurezza militare, allo scopo di:

1. valutare la situazione dal profilo della sicurezza militare,

2. proteggere informazioni e oggetti militari,

3. adempiere compiti di polizia di sicurezza e di polizia criminale nell’am-

bito dell’esercito e, quando i militari sono posti in servizio attivo,

4. garantire la sicurezza preventiva dell’esercito da spionaggio, sabotaggio

e altri atti illeciti,

5. acquisire informazioni,

6. garantire la protezione dei membri del Consiglio federale, del Cancel-

liere della Confederazione e altre persone; i. al servizio informazioni del Dipartimento federale della difesa, della prote- zione della popolazione e dello sport, in relazione a informazioni rilevanti in materia di politica di sicurezza; j. al Dipartimento federale delle finanze, in relazione a indagini di polizia giu- diziaria; k. agli organi delle guardie di confine e delle dogane, per accertare la dimora delle persone, operare controlli doganali ed effettuare procedure ammini- strative penali; l. al Segretariato di Stato dell’economia, per l’esecuzione delle misure nel settore della legislazione sugli scambi commerciali con l’estero e per le in- dagini di polizia giudiziaria; m. all’Ufficio federale della formazione professionale e della tecnologia, per la concessione dei permessi d’impiego di sostanze esplosive; n. all’Ufficio federale dell’aviazione civile e alla Posta Svizzera, per l’esecu- zione di misure di polizia di sicurezza; o. all’Ufficio federale dell’energia, per l’esecuzione della legge del 23 dicem- bre 19597 sull’energia nucleare e per l’esercizio dei suoi diritti di cooperare nel settore della legislazione sugli scambi commerciali con l’estero;

6 RS 514.51 7 RS 732.0

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p. ai servizi competenti della Confederazione e dei Cantoni, per procedere ai controlli di sicurezza relativi alle persone; q. agli Uffici interessati, quando è necessario per garantirne la sicurezza; r. agli Uffici e ai privati, quando la comunicazione dei dati è necessaria per permettere loro di motivare una domanda d’informazione; s. a privati, quando si tratta di prevenire un pericolo considerevole. 2 Per la comunicazione dei dati all’estero si applica l’articolo 17 capoversi 3-5 e 7 LMSI.

3 La comunicazione di dati non è ammessa se vi si oppongono interessi preponde-

ranti pubblici o privati. 4 In occasione di ogni comunicazione di dati, il destinatario va informato sull’af- fidabilità e l’attualità dei dati (art. 9). Egli può utilizzare i dati soltanto per lo scopo per cui gli sono stati trasmessi. È reso attento sulle limitazioni d’utilizzazione e sul fatto che la Polizia federale si riserva il diritto di esigere informazioni sull’utiliz- zazione che ne è stata fatta. 5 La comunicazione dei dati nonché i destinatari, l’oggetto e il motivo della stessa vanno registrati.

Art. 13 Copia di dati in altre banche dati 1 I dati dell’ISIS non possono essere riportati in altre banche dati né ricorrendo a in- stallazioni di comunicazione, né ricorrendo a supporti di dati. 2 Per procedere a valutazioni speciali è possibile trasferire per breve tempo i dati dell’ISIS in banche dati di lavoro. Tali dati devono essere cancellati dopo la conclu- sione delle valutazioni.

Art. 14 Diritto d’essere informati delle persone interessate

1 Il diritto d’essere informati è retto di norma dall’articolo 18 LMSI.

2 Il diritto d’essere informati concernente dati provenienti da procedure in corso è retto dall’articolo 102bis della legge federale sulla procedura penale8. 3 Il diritto d’essere informati concernente dati della banca dati DEWA è retto dagli articoli 8 e 9 della legge federale sulla protezione dei dati9.

Art. 15 Valutazione globale e periodica dei dati nelle banche dati ST e NS 1 Il Servizio di controllo procede a una nuova valutazione globale di ciascun insieme di dati (dati di base e dati sugli antecedenti) al più tardi cinque anni dopo la registra- zione del primo dato o tre anni dopo l’ultima valutazione globale. 2 Esso valuta, tenendo conto dei pericoli e rischi attuali, se, per quanto concerne il rischio per la sicurezza interna oppure quale informazione di polizia giudiziaria o

8 RS 312.0 9 RS 235.1

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per la valutazione amministrativa, gli antecedenti registrati in un insieme di dati pre- sentino un elevato grado di plausibilità e possano essere ulteriormente utilizzati per altre attività esplicate nel settore della protezione preventiva dello Stato. 3 I dati sugli antecedenti di una persona memorizzati come poco affidabili da più di tre anni possono continuare a essere trattati come tali (codice «u») fino alla prossima valutazione globale soltanto a condizione che siano necessari per l’adempimento dei compiti legali e che il capo della Polizia federale o il suo sostituto ne abbia autoriz- zato il trattamento. 4 I dati concernenti terzi, registrati da più di tre anni senza dati di base propri, sono anonimizzati in occasione della valutazione globale, eccetto che siano necessari per un procedimento penale. 5 Il Servizio di controllo cancella i dati non più necessari. In caso di utilizzazione ulteriore di dati ancora necessari va annotata la valutazione globale.

Art. 16 Durata di conservazione dei dati 1 I dati di polizia preventiva possono essere memorizzati nell’ISIS per 15 anni al massimo. 2 La durata di conservazione dei dati provenienti da indagini di polizia giudiziaria è la seguente: a. fino alla scadenza dei termini di prescrizione per dati provenienti da proce- dure sospese; b. 10 anni per dati concernenti sentenze cresciute in giudicato, se sono adem- pite le condizioni dell’articolo 15 capoverso 6 LMSI.

3 Per i seguenti dati si applica la seguente durata massima di conservazione:

a. 20 anni per i dati dei programmi di ricerca di polizia preventiva in corso; b. fino a 10 anni per i dati concernenti divieti d’entrata dopo la loro scadenza; c. 5 anni per dati provenienti da procedure di controllo di sicurezza relative alle persone; d. rispettivamente 30 e 10 anni, per dati provenienti dalla corrispondenza con organi amministrativi e privati. 4 I dati della banca dati sulla documentazione (DO) possono essere conservati per una durata illimitata. 5 La cancellazione dei dati contenuti nella banca dati DEWA è retta dall’articolo 45 dell’ordinanza del 21 settembre 199810 sulle armi.

Art. 17 Cancellazione dei dati 1 Trascorsa la durata di conservazione, i dati sugli antecedenti sono cancellati entro

3 mesi, eccetto che:

10 RS 514.541

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a. siano ancora necessari nel quadro del perseguimento penale, segnatamente se il pertinente reato non è ancora prescritto o b. in base alla valutazione dei rischi e pericoli attuali secondo la decisione del capo della Polizia federale o del suo sostituto, siano indispensabili per l’adempimento dei compiti legali. 2 Nei casi previsti dal capoverso 1 la durata di conservazione ulteriore è di 3 anni. È possibile una sola proroga. 3 Con la soppressione dell’ultimo antecedente dev’essere cancellato l’intero insieme di dati (dati di base e dati sugli antecedenti).

Art. 18 Comunicazione della cancellazione ai Cantoni Se i dati dell’ISIS provenienti da organi cantonali incaricati della protezione dello Stato sono cancellati, il Servizio di controllo informa questi organi affinché siano distrutti i dati e i documenti tenuti parallelamente.

Art. 19 Obbligo di offrire i documenti all’Archivio federale 1 Dopo la cancellazione di un intero insieme di dati, la Polizia federale offre all’Ar- chivio federale i documenti costituenti il fascicolo o le immagini della persona inte- ressata nonché uno stampato dei dati di base cancellati. I documenti e le immagini che non fanno parte di un fascicolo personale sono offerti all’Archivio federale dopo che è stato cancellato nell’ISIS l’ultimo antecedente che si riferisce a tali documenti. 2 Non sono offerti per l’archiviazione i dati classificati provenienti dal traffico di- retto con autorità di sicurezza straniere. 3 I documenti designati dall’Archivio federale come non degni di essere archiviati vengono distrutti. Sono salve le altre disposizioni legali in materia di distruzione dei documenti. 4 Prima della consegna dei documenti dei fascicoli personali all’Archivio federale, la Polizia federale introduce nella banca dati relativa all’amministrazione la data di consegna, il numero di registrazione e le informazioni biografiche della persona in- teressata; tali informazioni vi sono conservate durante dieci anni e quindi cancellate.

Sezione 4: Disposizioni organizzative

Art. 20 Sicurezza dei dati e verbalizzazione automatica 1 Per la salvaguardia della sicurezza dei dati si applicano l’ordinanza del 10 giugno 199111 concernente la protezione delle applicazioni e dei sistemi informatici nel- l’Amministrazione federale e l’ordinanza del 14 giugno 199312 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati.

11 RS 172.010.59 12 RS 235.11

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2 La Polizia federale disciplina nel regolamento per il trattamento dei dati le misure organizzative e tecniche intese a evitare il trattamento non autorizzato dei dati e ad assicurare la verbalizzazione automatica dei dati introdotti. 3 Durante l’intera operazione di trasmissione, i dati ISIS sono trasmessi soltanto in forma codificata.

Art. 21 Responsabilità e vigilanza 1 La Polizia federale è responsabile dell’ISIS . Essa emana il regolamento per il trattamento dei dati. 2 Il Servizio di controllo vigila affinché gli utenti si attengano alla presente ordinan- za, ai relativi allegati e al regolamento per il trattamento dei dati. 3 Il Centro di calcolo del Dipartimento è responsabile della gestione e della sicurez- za dell’ISIS.

Art. 22 Finanziamento 1 La Confederazione finanzia la trasmissione dei dati fino alla centrale di collega- mento dei Cantoni.

2 I Cantoni assumono:

a. le spese d’acquisto e di manutenzione dei loro apparecchi; b. le spese d’installazione e di gestione della loro rete di distribuzione capilla- re.

3 La Confederazione versa un’indennità per le spese d’acquisto degli apparecchi

causate dal primo collegamento.

Art. 23 Esigenze tecniche 1 La Polizia federale fissa le esigenze tecniche che devono essere soddisfatte dai terminali dei Cantoni.

2 I particolari sono fissati nel regolamento per il trattamento dei dati.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 24 Diritto previgente: abrogazione L’ordinanza del 31 agosto 199213 sul sistema per il trattamento provvisorio dei dati relativi alla protezione dello Stato (Ordinanza ISIS) è abrogata.

13 RU 1992 1659, 1993 1962, 1996 3101, 1999 704

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Art. 25 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2000.

1° dicembre 1999 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Ruth Dreifuss Il cancelliere della Confederazione, François Couchepin

1770

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