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Regolamento della Fondazione Pro Helvetia

del 20 novembre 1997

Approvato dal Dipartimento federale dell’interno il 7 dicembre 1998

Il Consiglio di fondazione della Fondazione Pro Helvetia, in applicazione dell’articolo 11 della legge federale del 17 dicembre 19651 concer- nente la Fondazione Pro Helvetia (detta qui di seguito «legge»), dispone:

Sezione 1: Organi della Fondazione

Art. 1 Gli organi della Fondazione sono: a. il Consiglio di fondazione; b. il Comitato direttivo; c. i gruppi di lavoro; d. la Segreteria.

Sezione 2: Consiglio di fondazione

Art. 2 Composizione Il Consiglio di fondazione è composto di un presidente e di 24 a 34 membri nomi- nati dal Consiglio federale.

Art. 3 Compiti

1 Il Consiglio di fondazione detiene la direzione superiore della Fondazione.

2 Il Consiglio di fondazione ha i seguenti compiti:

a. approva il programma annuale, il preventivo e il piano di ripartizione delle ri- sorse tra i vari settori, il rapporto di gestione e il bilancio da sottoporre al Di- partimento federale dell’interno; tutti i documenti vengono inoltrati all’Ufficio federale della cultura; b. elabora il programma della Fondazione a medio e a lungo termine nonché il relativo piano finanziario; c. definisce gli ambiti di attività da affidare ai suoi gruppi di lavoro;

RS 447.11 1 RS 447.1

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d. designa per un periodo amministrativo di quattro anni:

1. il primo e il secondo membro della vicepresidenza del Consiglio di fonda-

zione,

2. i membri del Comitato direttivo (fatto salvo l’art. 8 cpv. 1 della legge),

3. i membri dei singoli gruppi di lavoro e, per quanto possibile in base alla

proposta di questi ultimi, i loro presidenti; e. elegge il direttore nonché il direttore supplente; f. emana i regolamenti di esecuzione del regolamento della Fondazione, ad ecce- zione dei regolamenti concernenti il personale. 3 Nell’elaborazione del programma a medio e lungo termine, il Consiglio di fonda- zione si consulta con il Dipartimento federale dell’interno e con il Dipartimento fe- derale degli affari esteri.

Art. 4 Funzionamento 1 Il Consiglio di fondazione si riunisce su invito del presidente tutte le volte che è necessario, di norma due volte, ma in ogni caso almeno una volta all’anno. Cinque membri possono chiedere una riunione. La convocazione è inviata al più tardi dieci giorni prima della riunione e contiene l’ordine del giorno. Ogni membro può propor- re un punto dell’ordine del giorno. 2 Il Consiglio di fondazione può prendere decisioni soltanto in merito ad argomenti che figurano espressamente nell’ordine del giorno. Con il consenso di tutti i presen- ti, può prendere decisioni anche in merito ad argomenti che non figurano nell’ordine del giorno, qualora siano urgenti e imprevisti. 3 Il Consiglio di fondazione può deliberare validamente quando almeno la metà dei suoi membri è presente. Le decisioni sono prese a maggioranza semplice dei votanti. Il presidente ha diritto di voto. A parità di voti, è determinante il suo voto. 4 Le decisioni concernenti affari per i quali non vi è il quorum diventano effettive se i membri assenti non formulano obiezioni dopo ch’esse sono state loro comunicate per scritto con l’indicazione del termine d’opposizione. In caso contrario, l’affare deve essere riesaminato.

Sezione 3: Comitato direttivo

Art. 5 Composizione

1 Il Comitato direttivo si compone di norma del presidente della Fondazione, del

primo e del secondo membro della vicepresidenza, dei presidenti dei gruppi di lavo- ro nonché, eventualmente, di altri membri del Consiglio di fondazione.

2 Il Comitato direttivo è presieduto dal presidente del Consiglio di fondazione.

Art. 6 Compiti 1 Il Comitato direttivo gestisce gli affari della Fondazione, nella misura in cui non siano affidati a un altro organo.

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2 Il Comitato direttivo ha segnatamente i seguenti compiti:

a. prepara gli affari da presentare al Consiglio di fondazione; b. emana direttive per la valutazione di richieste e progetti in applicazione dell’ar- ticolo 2 della legge; c. coordina le attività dei gruppi di lavoro e sorveglia l’applicazione delle diretti- ve; d. stabilisce lo scadenzario delle riunioni dei gruppi di lavoro; e. decide, su proposta dei gruppi di lavoro materialmente competenti, circa i con- tributi e altre uscite che superano i 100 000 franchi; qualora non potesse dare seguito alla proposta di un gruppo di lavoro, gli rimanda il dossier in questione; in seconda lettura, il Comitato direttivo prende una decisione definitiva; f. decide circa eventuali contributi periodici a organizzazioni e istituzioni; g. decide circa la ripartizione delle riserve budgetarie; h. sorveglia la gestione della Segreteria ed emana i regolamenti sul personale, fatte salve le competenze del Consiglio di fondazione e del direttore; i. stabilisce il piano degli effettivi della Segreteria, la quale determina la posizio- ne finale raggiungibile per ogni posto di lavoro; k. designa i responsabili di divisione della Segreteria; l. decide circa le uscite della Segreteria, fatte salve le competenze del direttore. 3 Il Comitato direttivo può designare commissioni di esperti per ambiti specifici nonché specialisti interni ed esterni per preparare determinati dossier e può far capo a rappresentanti del Dipartimento federale degli affari esteri per le questioni riguar- danti l’estero.

Art. 7 Funzionamento

1 Il Comitato direttivo è convocato dal presidente o su richiesta di due membri.

2 Sono inoltre applicabili per analogia le disposizioni dell’articolo 4.

Sezione 4: Gruppi di lavoro

Art. 8 Composizione

1 I gruppi di lavoro si compongono di almeno cinque membri del Consiglio di fon-

dazione. Ogni membro del Consiglio di fondazione deve far parte di almeno un gruppo di lavoro. 2 Fatto salvo l’articolo 3 capoverso 2 lettera d, i gruppi di lavoro si costituiscono da sé.

Art. 9 Compiti e facoltà 1 I gruppi di lavoro trattano gli ambiti loro attribuiti dal Consiglio di fondazione.

2 Il Comitato direttivo definisce nel dettaglio gli ambiti di competenza e decide in caso di conflitti di competenza. 3 Nell’ambito dei crediti iscritti nel preventivo o nel piano di ripartizione finanziaria, i gruppi di lavoro hanno potere decisionale per una nuova spesa unica destinata ad

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un determinato scopo fino a un importo di 100 000 franchi. Se un progetto si com- pone di più parti distinte ma formanti un insieme, la competenza è determinata in funzione dell’importo complessivo.

Art. 10 Funzionamento 1 I gruppi di lavoro si riuniscono su convocazione dei loro presidenti nella misura in cui è necessario e in debita considerazione dello scadenzario delle riunioni. Due membri possono chiedere una riunione.

2 Sono inoltre applicabili per analogia le disposizioni dell’articolo 4.

Sezione 5: Disposizioni procedurali comuni

Art. 11 Scadenze per le richieste I gruppi di lavoro possono fissare le scadenze per la presentazione delle richieste. Le scadenze vengono rese note in anticipo per ogni anno.

Art. 12 Affari urgenti 1 In casi urgenti, i presidenti del Consiglio di fondazione, del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro possono ordinare che la decisione sia presa mediante circola- zione degli atti. La decisione è considerata definitiva se due terzi dei membri l’approvano senza riserva. Ogni membro può chiedere la trattazione orale di un de- terminato affare. 2 Se un affare non consente alcun rinvio, esso può eccezionalmente essere sbrigato mediante una decisione presidenziale, qualora essa rientri nella pratica corrente. I presidenti informano tempestivamente per scritto i membri dell’organo interessato.

Art. 13 Istanza superiore Ogni organo abilitato a prendere decisioni può sottoporre gli affari di importanza fondamentale alla decisione dell’istanza superiore.

Art. 14 Verbale 1 Sulle riunioni del Consiglio di fondazione, del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro sono stesi dei verbali. 2 Il verbale contiene gli elementi salienti dei dibattiti e delle decisioni. Ogni membro può chiedere che la sua opinione figuri nel verbale insieme al suo nome. 3 Il verbale è firmato dal presidente competente e dal membro della Segreteria inca- ricato della sua redazione ed è sottoposto per approvazione alla riunione successiva.

4 Su richiesta, ogni membro del Consiglio di fondazione può prendere visione di

tutti i verbali.

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Art. 15 Segreto d’ufficio 1 I membri del Consiglio di fondazione e il personale della Segreteria sono tenuti a rispettare il segreto su fatti di cui vengono a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni. 2 L’autorità superiore ai sensi dell’articolo 320 numero 2 del Codice penale2 è il Di- partimento federale dell’interno.

Art. 16 Altre disposizioni procedurali, notifica delle decisioni, diritto di firma 1 Per quanto riguarda la procedura di assegnazione dei sussidi, sono applicabili le disposizioni del regolamento del 20 novembre 1997 3 concernente i sussidi della Fondazione Pro Helvetia. 2 Le decisioni concernenti l’attribuzione di sussidi, debitamente motivate, prese da- gli organi della Fondazione sono notificate dal responsabile di divisione. 3 Le rimanenti decisioni della Fondazione sono firmate da due persone: dal presi- dente oppure da un membro della vicepresidenza e dal direttore oppure dal suo sup- plente. Il Comitato direttivo può affidare la firma ad altri membri.

Sezione 6: Segreteria

Art. 17 Organizzazione La Segreteria si compone: a. della direzione (direttore e direttore supplente); b. delle divisioni; c. dei servizi.

Art. 18 Direttore Il direttore dirige la Segreteria. Svolge in particolare le seguenti mansioni: a. sorveglia e coordina i lavori delle divisioni e di altri servizi, verifica il corretto disbrigo degli affari nonché l’ineccepibile gestione dei conti e del controllo dei crediti; b. seleziona, fatta salva l’approvazione del Comitato direttivo, il personale della Segreteria, nella misura in cui non ne siano competenti il Consiglio di fonda- zione o il Comitato direttivo; c. prepara gli affari sottoposti al Consiglio di fondazione e al Comitato direttivo, prende parte alle riunioni con voto consultivo, fa stendere il verbale e esegue le decisioni; d. può prendere parte, in qualsiasi momento, alle riunioni dei gruppi di lavoro con voto consultivo;

2 RS 311.0 3 RS 447.12; RU 1999 873

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e. decide nel quadro del preventivo annuo circa le spese amministrative della Se- greteria. Per quanto riguarda le spese nuove e uniche può decidere fino a un tetto massimo di 10 000 franchi.

Art. 19 Responsabili di divisione 1 I responsabili di divisione dirigono la loro divisione in modo autonomo, sotto la sorveglianza del direttore. 2 In qualità di segretari dei gruppi di lavoro del Consiglio di fondazione, sono inca- ricati di: a. preparare le riunioni e i differenti dossier; b. stendere i verbali delle riunioni; c. elaborare e eseguire le decisioni; d. far rispettare i limiti dei crediti d’impegno e di pagamento; e. sorvegliare i lavori sovvenzionati e il pagamento dei sussidi; f. stendere il rapporto annuale sull’attività dei gruppi di lavoro d’intesa con i loro presidenti. 3 Prendono parte con voto consultivo alle riunioni dei gruppi di lavoro e, se necessa- rio, a quelle del Comitato direttivo e del Consiglio di fondazione. 4 Pianificano i progetti avviati su iniziativa della Fondazione e li concretizzano nel quadro dei crediti destinati a lavori e progetti da parte degli organi competenti della Fondazione. 5 I gruppi fissano le competenze finanziarie dei responsabili di divisione fino ad un importo massimo di 5 000 franchi per sussidio assegnato ed esclusivamente per le richieste che non superano i 10 000 franchi. I gruppi possono fissare ogni anno un tetto massimo per le decisioni prese dai responsabili di divisione.

Sezione 7: Entrata in vigore

Art. 20 Il presente regolamento entra in vigore con l’approvazione del regolamento dei sus- sidi del 20 novembre 19974 da parte del Consiglio federale e sostituisce quello dell’8 dicembre 19885.

20 novembre 1997 In nome del Consiglio di fondazione della Fondazione Pro Helvetia: La presidente, Simmen

4 RS 447.12; RU 1999 873 5 RU 1989 788

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