Ordinanza sul sistema informatico dell'Amministrazione federale delle dogane in materia penale

Ordinanza sul sistema informatico dell’Amministrazione federale delle dogane in materia penale

del 6 marzo 2000

Il Consiglio federale svizzero, visti l’articolo 107 della legge federale del 22 marzo 1974 1 sul diritto penale amministrativo (DPA); l’articolo 111 della legge federale del 20 marzo 1981 2 sull’assistenza internazionale in materia penale (AIMP) e gli articoli 27, 128 e 142 della legge federale del 1° ottobre 1925 3 sulle dogane, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina l’esercizio e l’impiego del sistema informatico del- l’Amministrazione federale delle dogane (AFD) in materia penale (Sistema Infor- matico per il Servizio Inquirente, SISI).

Art. 2 Compiti del sistema informatico Il sistema informatico persegue i seguenti obiettivi: a. rilevare ed elaborare i dati di persone sospettate di aver commesso un’infrazione nel campo del traffico transfrontaliero delle merci nonché ne- gli altri campi in cui l’AFD è l’autorità preposta al perseguimento penale oppure che sono state perseguite o giudicate per una tale infrazione; b. rilevare ed elaborare i dati di persone interessate da una domanda di assi- stenza amministrativa o giudiziaria; c. agevolare l’esecuzione delle pene e delle misure; d. consentire ai servizi doganali (ufficio doganale, posto guardie di confine) di accedere agli avvisi di sospetto concernenti persone, merci e veicoli connessi a infrazioni in cui l’AFD è l’autorità preposta al perseguimento penale; e e. strutturare metodicamente i controlli doganali al confine in base a valutazio- ni statistiche.

RS 313.041

2000-0397 1127

Ordinanza sul sistema informatico RU 2000

Art. 3 Contenuto del sistema informatico

1 Il sistema informatico può contenere le seguenti indicazioni:

a. i dati personali di persone fisiche (cognome, nome[i], indirizzo, domicilio, Paese, cognome da nubile, appellativo, data di nascita, luogo di nascita, luo- go d’origine, sesso, stato civile, professione, lingua, cognome e nome[i] del padre e della madre, numeri di telefono, cellulare e telefax, indirizzo e-mail, riferimento bancario); b. i dati personali di persone giuridiche e associazioni di persone (nome, ditta, forma giuridica, indirizzo, sede, Paese, persone o organi attivi, numeri di telefono, cellulare e telefax, indirizzo e-mail, riferimento bancario); c. gli indirizzi di eventuali difensori o il domicilio di recapito in Svizzera; d. le indicazioni concernenti il sospetto, l’accusa o la condanna; e. i numeri delle pratiche; f. il genere delle infrazioni, le fattispecie penali applicabili, la procedura di sdoganamento, i generi di traffico, il luogo, la data e l’ora dei reati commes- si, i nascondigli, i mezzi di trasporto impiegati nonché il Paese di prove- nienza o di origine o il luogo di destinazione delle merci; g. le indicazioni relative a beni sequestrati; h. il giornale d’inchiesta concernente lo svolgimento dell’istruttoria; i. i nomi dei collaboratori che hanno trattato l’affare; j. la data e il genere delle decisioni nonché la loro entrata in vigore; k. i controlli dei termini; l. nei casi di assistenza amministrativa e giudiziaria: le indicazioni secondo le lettere a-c, e, g-k nonché le indicazioni concernenti l’autorità richiedente, la data, l’oggetto della richiesta e il genere dei provvedimenti; m. le indicazioni concernenti la riscossione e l’esecuzione di tributi, spese, multe e relative garanzie. 2 I numeri delle pratiche informano circa il genere di affare (ricerca, inchiesta, assi- stenza amministrativa, assistenza giudiziaria), l’ufficio di servizio che ha aperto la pratica e contengono il numero progressivo e l’anno dell’affare.

Sezione 2: Trattamento dei dati

Art. 4 Principio I dati memorizzati nel sistema informatico possono essere trattati solo nell’ambito dell’impiego previsto (art. 2).

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Art. 5 Trattamento da parte dei servizi doganali 1 I collaboratori di un servizio doganale (ufficio doganale o posto guardie di confi- ne) possono: a. trattare i dati di una pratica aperta dallo stesso servizio doganale, fintantoché esso ne è competente; b. consultare i dati di una tale pratica unicamente se la competenza per il trat- tamento di quest’ultima è passata a un’altra autorità; c. consultare nell’ambito dell’articolo 2 lettera a, in base ai dati personali, tutti i dati giusta l’articolo 3 capoverso 1 lettere a, b, d, e ed f; e d. consultare gli avvisi di sospetto giusta l’articolo 2 lettera d. 2 I collaboratori di un servizio doganale possono consultare i dati relativi alle proce- dure penali giusta l’articolo 2 lettera a in congiunzione con l’articolo 3. a. al massimo per due anni a decorrere dall’ultima registrazione, se la procedu- ra penale si è conclusa con la condanna a una multa sino a 500 franchi; b. al massimo per cinque anni a decorrere dall’ultima registrazione, se la pena è superiore.

Art. 6 Trattamento da parte del servizio inquirente di un circondario doga- nale I collaboratori del servizio inquirente di un circondario doganale possono: a. trattare i dati di una pratica aperta dallo stesso servizio inquirente o dai ser- vizi doganali di tale circondario, fintantoché il servizio inquirente di siffatto circondario ne è competente; b. consultare i dati di una pratica unicamente se la competenza per il tratta- mento di quest’ultima è passata a un’altra autorità; c. consultare nell’ambito dell’articolo 2 lettere a e b, in base ai dati personali, tutti i dati giusta l’articolo 3 capoverso 1, ad eccezione di quelli secondo le lettere g e k; e d. trattare gli avvisi di sospetto giusta l’articolo 2 lettera d.

Art. 7 Trattamento da parte degli altri servizi dell’AFD 1 In base ai dati personali, i collaboratori degli altri servizi dell’AFD possono tratta- re tutti i dati giusta l’articolo 3 capoverso 1 lettere a, b, d, e, f ed l nella misura in cui ciò sia necessario per l’adempimento dei loro compiti. 2 I collaboratori della divisione Cause penali della Direzione generale delle dogane (DGD) possono trattare tutti i dati del sistema informatico.

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Art. 8 Procedura di richiamo 1 L’accesso ai dati del sistema informatico ha luogo mediante procedura di richiamo («on line»). 2 I dati possono essere trattati soltanto dai collaboratori dell’AFD e unicamente nell’ambito delle loro competenze giusta gli articoli 5-7.

Art. 9 Comunicazione di dati ad altre autorità 1 In casi particolari, l’AFD può comunicare dati contenuti nel sistema informatico ad altre autorità in Svizzera, se un simile obbligo d’informazione è previsto legalmente. La DGD decide in merito alla comunicazione dei dati. 2 I dati contenuti nel sistema informatico possono essere comunicati ad autorità este- re e internazionali nell’ambito di accordi internazionali. La DGD disciplina la com- petenza in materia di comunicazione dei dati.

Art. 10 Rettificazione dei dati I dati errati e quelli che non corrispondono alle disposizioni della presente ordinanza devono essere rettificati d’ufficio o cancellati.

Art. 11 Diritti delle persone interessate 1 Per le procedure penali sbrigate, i diritti delle persone interessate, segnatamente il diritto di informazione, di rettificazione e di cancellazione, sono retti dalle disposi- zioni concernenti la legge del 19 giugno 19924 sulla protezione dei dati e dalle rela- tive prescrizioni esecutive, nonché dalla DPA. 2 Per le procedure penali pendenti, tali diritti sono retti dall’articolo 36 DPA con- cernente il diritto di esame degli atti. 3 Per le domande di assistenza amministrativa tali diritti sono retti dalle disposizioni della legge federale del 20 dicembre 19685 sulla procedura amministrativa e, per le domande di assistenza giudiziaria, da quelle dell'AIMP.

Art. 12 Conservazione e cancellazione dei dati 1 I dati relativi alle procedure penali conclusesi con una condanna a una multa sino a

500 franchi nonché i dati concernenti le domande di assistenza amministrativa o

giudiziaria sono conservati per cinque anni a decorrere dall’ultima registrazione. 2 Gli avvisi di sospetto nonché i dati relativi alle procedure penali conclusesi senza condanna sono conservati al massimo per un anno a decorrere dall’ultima registra- zione. 3 Gli altri dati contenuti nel sistema informatico sono conservati per dieci anni a de- correre dall’ultima registrazione.

4 RS 235.1 5 RS 172.021

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4 Per motivi particolari, segnatamente nei casi di maggiore rischio di recidiva, il termine di conservazione secondo i capoversi 1-3 può essere prorogato della mede- sima durata. 5 Dopo la scadenza del termine di conservazione, i dati non archiviati contenuti nel sistema informatico vengono cancellati.

Art. 13 Archiviazione dei dati La trasmissione all’Archivio federale di dati contenuti nel sistema informatico è retta dalle disposizioni della legge federale del 26 giugno 19986 sull’archiviazione (legge sull’archiviazione) e dalle relative prescrizioni esecutive.

Art. 14 Organizzazione 1 Il sistema informatico è di competenza della DGD. Per conto dell’AFD, l’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT) è responsabile del suo esercizio. 2 Il sistema informatico è utilizzato esclusivamente dall’AFD. Un collegamento in rete ad altri sistemi informatici non è ammesso.

3 I dati del sistema informatico sono memorizzati in una banca di dati centrale.

Art. 15 Sicurezza dei dati 1 Per garantire la sicurezza dei dati sono applicabili gli articoli 20 e 21 dell’ordi- nanza del 14 giugno 19937 sulla protezione dei dati e le disposizioni dell’ordinanza del 10 giugno 19918 concernente la protezione delle applicazioni e dei sistemi in- formatici nell’Amministrazione federale. 2 I dati, i programmi e le relative documentazioni devono essere protetti contro il trattamento non autorizzato nonché contro la distruzione e il furto. Essi devono poter essere ricostituiti. 3 La trasmissione dei dati deve avvenire in forma cifrata durante tutto il processo.

4 La DGD stabilisce per ogni utente l’accesso al sistema informatico mediante profili d’utente e parole chiave individuali, in modo che una persona possa utilizzare il si- stema soltanto nei limiti delle sue competenze. 5 La DGD emana le prescrizioni concernenti i relativi provvedimenti tecnici e orga- nizzativi e provvede a una verbalizzazione automatica del trattamento dei dati.

Art. 16 Statistica 1 I dati personali non anonimizzati possono essere elaborati ai fini di controlli e pia- nificazioni di gestione interni. I risultati di tale trattamento devono essere distrutti una volta usati.

6 RS 152.1 7 RS 235.11 8 RS 172.010.59

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2 I dati utilizzati e pubblicati per scopi statistici non possono contenere indicazioni che consentano di risalire alle persone interessate.

Sezione 3: Disposizioni finali

Art. 17 Disposizione transitoria 1 Le raccolte di dati già esistenti che sono servite all’AFD per perseguire e giudicare casi penali sono conservate come controllo di gestione o sotto forma di registro. In tali raccolte di dati non saranno effettuate nuove registrazioni.

2 Gli articoli 10-13 sono applicabili anche a tali raccolte di dati.

3 Inizialmente, l’AFD si occupa essa stessa dell’esercizio del sistema informatico. Tale esercizio sarà poi affidato all’UFIT del Dipartimento federale delle finanze nell’ambito dell’attuazione della riorganizzazione informatica NOVE-IT.

Art. 18 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° aprile 2000.

6 marzo 2000 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Adolf Ogi La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

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