Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio

Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc)

del 24 aprile 2002

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 957 capoverso 5 del Codice delle obbligazioni1, ordina:

Sezione 1: Libri

Art. 1 1 Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.

2 Il libro principale consta:

a. dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla ba- se dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio; b. del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate). 3 I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati neces- sari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.

Sezione 2: Principi generali

Art. 2 Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri 1 La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare). 2 Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili e la corrispondenza d’affari sono rilevati e conser- vati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trat- tamento regolare dei dati.

RS 221.431 1 RS 220

2000-1467 1399

Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio RU 2002

3 La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle regole e dalle raccomandazioni generalmente riconosciute in materia, sempreché la presente ordi- nanza o le normative fondate su di essa non dispongano diversamente.

Art. 3 Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione) I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili e la corrispondenza d’affari rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.

Art. 4 Documentazione 1A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e pro- grammi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio, dei documenti contabili e della corrisponden- za d’affari. 2 Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni.

Sezione 3: Principi della conservazione regolare

Art. 5 Obbligo di diligenza generale I libri di commercio, i documenti contabili e la corrispondenza d’affari devono esse- re conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.

Art. 6 Disponibilità 1 I libri di commercio, i documenti contabili e la corrispondenza d’affari devono es- sere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli en- tro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione. 2 Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se neces- sario per la consultazione e la verifica. 3 Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.

Art. 7 Organizzazione 1 Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archi- viate è disciplinata e documentata in modo chiaro.

2 È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.

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Art. 8 Archivio Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non auto- rizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.

Sezione 4: Supporti d’informazione

Art. 9 Supporti d’informazione ammessi

1 Sono ammessi per la conservazione di documenti:

a. i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’im- magini e i supporti di dati inalterabili; b. i supporti d’informazione alterabili quando:

1. sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle

informazioni registrate (ad es. firma digitale);

2. è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memoriz-

zazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);

3. sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei rela-

tivi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e

4. sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro

impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files). 2 I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni me- morizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, di- schetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).

Art. 10 Esame e migrazione di dati 1 L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente. 2 I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione (migrazione di dati) quando è garantito che: a. le informazioni rimangono complete ed esatte; b. la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali. 3 La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.

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Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 11 Diritto previgente: abrogazione L’ordinanza del 2 giugno 19762 concernente la registrazione di documenti da con- servare è abrogata.

Art. 12 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.

24 aprile 2002 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Kaspar Villiger La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

2 RU 1976 1334

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