Ordinanza del DFF concernente dati ed informazioni elettronici

Ordinanza del DFF concernente la trasmissione elettronica di dati e di informazioni (OelDI)

del 30 gennaio 2002

Il Dipartimento federale delle finanze, visto l’articolo 45 dell’ordinanza del 29 marzo 2000¹ relativa alla legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (OLIVA), ordina:

Art. 1 Oggetto e scopo La presente ordinanza regola le esigenze d’ordine tecnico, organizzativo e procedu- rale riferite alla forza probatoria e al controllo di dati e informazioni (dati elettroni- ci) trasmessi e conservati per via elettronica o in maniera analoga secondo le dispo- sizioni degli articoli 43 e 44 OLIVA.

Art. 2 Definizioni

1 Ai sensi della presente ordinanza sono considerati controllo:

a. gli esami dei libri di commercio, dei documenti contabili e della corrispon- denza commerciale tenuti elettronicamente o in maniera analoga, nella sede sociale o al domicilio dei contribuenti; b. gli esami effettuati nella sede dell’Amministrazione federale delle contribu- zioni dei dati che i contribuenti devono renderle accessibili in base al diritto vigente. 2 Ai sensi della presente ordinanza sono considerate firme digitali le firme che:

a. si fondano su un certificato rilasciato conformemente alle disposizioni dell’ordinanza del 12 aprile 2000² sui servizi di certificazione elettronica (OSCert); b. si fondano su un certificato rilasciato da un prestatore di servizi di certifica- zione riconosciuto conformemente all’articolo 3 segg. OSCert; e c. sono state realizzate con mezzi che il titolare può tenere sotto il suo con- trollo esclusivo.

RS 641.201.1

2001-1565 259

Trasmissione elettronica di dati e di informazioni. O del DFI RU 2002

Art. 3 Forza probatoria 1 Le condizioni per la forza probatoria dei dati elettronici, richieste nell’articolo 43 capoverso 1 OLIVA, sono adempiute se: a. la sicurezza della trasmissione e della conservazione dei dati è garantita con firma digitale; b. il certificato rilasciato da un prestatore di servizi di certificazione confor- memente alle disposizioni dell’articolo 2 capoverso 2 era valido al momento dell’allestimento della firma; c. al più tardi prima della loro utilizzazione, i dati elettronici vengono esami- nati mediante verifica della firma digitale con riferimento all’integrità, au- tenticità e competenza per la firma, e il risultato viene documentato; d. la chiave pubblica necessaria per la verifica della firma digitale viene con- servata con i dati assicurati; questo vale anche per il certificato emesso da un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto conformemente alla lettera b, nella misura in cui esso non è stato pubblicato; e. nell’impiego di tecniche di crittografia viene conservata la chiave per deci- frare i dati codificati; f. non vengono utilizzati pseudonimi; e g. al momento del loro impiego le chiavi potevano essere considerate sicure senza alcun dubbio. 2 I dati trasmessi elettronicamente, che il destinatario della prestazione invia all’indi- rizzo del fornitore delle prestazioni (p. es. emissioni di accrediti) o emette in nome e per conto del fornitore delle prestazioni (autofatturazione), necessitano di una con- ferma di ricezione emessa da quest’ultimo. Questa conferma deve adempiere le con- dizioni di cui al capoverso 1 e riferirsi chiaramente ai dati ricevuti. 3 La conferma di ricezione di cui al capoverso 2 è parimenti necessaria quando il fornitore della prestazione vuol far valere come prova, unicamente in base ai dati trasmessi elettronicamente, che il destinatario ha il suo domicilio o la sua sede so- ciale all’estero.

Art. 4 Sicurezza dei dati 1 La procedura di elaborazione dei dati utilizzata deve poter garantire che vengano registrati tutti i dati da elaborare rilevanti ai fini della riscossione dell’imposta e che inoltre essi non possano venir soppressi o modificati senza che questo risulti. 2 Tutti i dati esistenti e tutti i sistemi di elaborazione dei dati che possono essere ri- levanti ai fini della riscossione dell’imposta e dei rispettivi controlli da parte del- l’Amministrazione federale delle contribuzioni, devono essere adeguatamente pro- tetti, attraverso la registrazione in elenchi sistematici e sufficienti controlli relativi all’accesso alle installazioni e ai dati, contro sparizioni, cambiamenti non autorizza- ti, distruzioni o furti.

260

Trasmissione elettronica di dati e di informazioni. O del DFI RU 2002

Art. 5 Verificabilità 1 Per ogni sistema di elaborazione dei dati (p. es. sistemi di contabilità) dev’essere allestita una documentazione sulla procedura. L’estensione e la pianificazione di questa documentazione devono essere concepite in modo tale che un terzo compe- tente in materia di contabilità possa capire il funzionamento del sistema di elabo- razione dei dati per il quale è stato creato senza dover ricorrere ad ulteriori chiari- menti. 2 I dati di base e le tabelle (direttrici) devono essere documentati. La durata delle registrazioni e tutte le relative modifiche devono essere annotate e commentate. Dev’essere inoltre garantito che essi possano essere riprodotti in modo leggibile sen- za ritardi irragionevoli. 3 L’impiego di numeri chiave e codici è autorizzato esclusivamente per la definizio- ne degli articoli e presuppone che il loro significato possa essere sempre stabilito in modo univoco senza ritardi irragionevoli sia dall’emittente sia dal destinatario dei dati.

Art. 6 Riproduzione 1 I contribuenti devono garantire che i dati rilevanti per la riscossione dell’imposta, le istruzioni di lavoro e gli altri documenti organizzativi come la messa a punto di tabelle, necessari alla loro comprensione, possano essere resi leggibili senza ritardi irragionevoli. I contribuenti sono inoltre tenuti a presentare i documenti necessari per la loro comprensione e se necessario a fornire riproduzioni leggibili senza mezzi ausiliari. 2 I dati registrati rilevanti ai fini della riscossione dell’imposta devono essere ripro- dotti senza modifiche di contenuto in modo completo e facilmente comprensibile.

Art. 7 Accesso ai dati 1 L’Amministrazione federale delle contribuzioni è autorizzata a prendere visione sul posto di tutti i dati registrati rilevanti per l’imposta e ad utilizzare il sistema di elaborazione dei dati del contribuente per effettuarne il controllo. L’esame di questi dati può essere compiuto anche in un altro luogo indicato dal contribuente, in terri- torio svizzero o presso l’Amministrazione federale delle contribuzioni. 2 L’Amministrazione federale delle contribuzioni può esigere che i dati rilevanti per la riscossione dell’imposta vengano utilizzati elettronicamente secondo le sue diret- tive, o che i dati elettronici registrati le siano messi a disposizione gratuitamente su un supporto dati utilizzabile elettronicamente da lei definito. 3 Il contribuente deve provvedere ad adottare le misure precauzionali necessarie al fine di evitare che l’accesso ai dati da parte dell’Amministrazione federale delle contribuzioni possa causare modifiche di dati o far insorgere altri danni al suo si- stema di elaborazione dei dati. Delle conseguenze in caso d’inosservanza dell’obbli- go di diligenza è responsabile esclusivamente il contribuente.

261

Trasmissione elettronica di dati e di informazioni. O del DFI RU 2002

Art. 8 Tracciabilità delle operazioni commerciali 1 Ogni operazione commerciale deve poter essere controllata individualmente senza ritardi irragionevoli e senza oneri particolari a partire dal documento all’origine dell’operazione, attraverso la contabilità fino al rendiconto dell’imposta sul valore aggiunto e viceversa.

2 Le singole voci contenute in un insieme di cifre devono essere conservate.

3 I dati contenuti nell’archivio devono essere concordati con quelli del conto impo- sta precedente. 4 Va tenuto un giornale delle transazioni, in cui sono registrate senza lacune l’entrata e l’uscita di tutti i dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta. 5 L’archiviazione, eventuali conversioni nonché le altre operazioni effettuate sui dati devono essere protocollate.

Art. 9 Intervento di terzi 1 L’intervento di terzi nel flusso di dati fra il fornitore della prestazione e il destina- tario della stessa è autorizzato, per i dati rilevanti ai fini della riscossione dell’im- posta (p. es. fatturazione), solo nella misura in cui sono adempiute le seguenti con- dizioni: a. fra il committente e il terzo esiste un accordo che autorizza quest’ultimo a ritrasmettere i dati. Nei casi di ritrasmissione di dati in forma elettronica ai fini dell’allestimento di fatture o conteggi, o dell’emissione di note di cre- dito, vi è un’autorizzazione esplicita o implicita per ogni singola trasmissio- ne di dati ed essa è visibile per il corrispondente destinatario. b. La trasmissione ulteriore integrale e senza modifiche dei dati, ricevuti attra- verso la trasmissione a distanza o tramite lo scambio di supporti di dati, è as- sicurata per mezzo di provvedimenti e controlli conformemente alle disposi- zioni dell’articolo 3 capoverso 1. c. Qualsiasi operazione sui dati ricevuti prima della loro ritrasmissione resta controllabile e può essere resa leggibile senza ritardi irragionevoli. 2 In caso di fatturazione globale delle prestazioni di più fornitori a un destinatario, possono essere inglobate in un’unica somma soltanto le prestazioni di un solo for- nitore. 3 Nei confronti dell’Amministrazione federale delle contribuzioni resta sempre re- sponsabile il committente (fornitore di prestazioni, risp. destinatario) per quanto at- tiene a rischi o responsabilità, indipendentemente dagli accordi conclusi fra il com- mittente e il terzo intervenuto. 4 I terzi intervenuti sono sottoposti al medesimo obbligo di fornire informazioni co- me i terzi tenuti a fornire informazioni conformemente all’articolo 61 della legge federale del 2 settembre 19993 concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA).

3 RS 641.20

262

Trasmissione elettronica di dati e di informazioni. O del DFI RU 2002

Art. 10 Conservazione 1 I dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta devono essere archiviati dallo speditore e dal destinatario nella forma originale di trasmissione e nella loro integralità su supporti di dati utilizzabili elettronicamente. Non è ammessa una con- servazione esclusivamente in forma stampata o su microfilm. 2 Nei casi di trasformazione (conversione) in un altro formato (formato inhouse) dei dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta, ambedue le versioni devono essere archiviate e gestite sotto il medesimo indice. La versione convertita dev’es- sere contrassegnata come tale. 3 I dati rilevanti per la riscossione dell’imposta devono essere sempre direttamente accessibili da parte del contribuente, durante il termine di conservazione fissato nell’articolo 11, e poter essere resi leggibili e utilizzabili elettronicamente da un uni- co luogo in territorio svizzero, senza ritardi irragionevoli. 4 La conservazione dei supporti di dati all’estero è autorizzata solo se restano co- munque sempre garantiti l’accesso, la trasformazione nella forma leggibile e l’utilizzazione dei dati rilevanti per la riscossione dell’imposta.

Art. 11 Durata della conservazione In merito alla durata della conservazione e alla cancellazione dei dati elettronici ri- levanti per la riscossione dell’imposta sul valore aggiunto è applicabile per analogia l’articolo 58 capoverso 2 LIVA4.

Art. 12 Disposizioni transitorie 1 Nella misura in cui al contribuente non è possibile farsi rilasciare certificati da pre- statori di servizi di certificazione riconosciuti conformemente all’OSCert5, l’Ammi- nistrazione federale delle contribuzioni accetta anche certificati rilasciati da un for- nitore di servizi di certificazione che adempie comprovatamente e senza dubbi le condizioni per poter farsi identificare conformemente all’articolo 3 segg. OSCert quando ne sarà giunto il momento. 2 I fornitori di servizi di certificazione esteri, riconosciuti per questa loro caratteristi- ca in un Paese che sottopone in modo comprovato il riconoscimento a esigenze analoghe a quelle vigenti in Svizzera, sono considerati come adempienti le condi- zioni del capoverso 1.

Art. 13 Consultazione delle cerchie specializzate L’Amministrazione federale delle contribuzioni sorveglia regolarmente lo sviluppo tecnico nell’ambito della trasmissione e della conservazione dei dati elettronici rile- vanti per la riscossione dell’imposta. Essa cura i necessari contatti con i principali utenti attivi di queste tecnologie, allo scopo di constatare tempestivamente la neces- sità di eventuali adattamenti al livello più recente delle tecnologie dell’informazione.

4 SR 641.20 5 SR 784.103

263

Trasmissione elettronica di dati e di informazioni. O del DFI RU 2002

Art. 14 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° marzo 2002.

30 gennaio 2002 Dipartimento federale delle finanze: Kaspar Villiger

264