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Regolamento della Fondazione Pro Helvetia

del 24 gennaio 2002 Approvato dal Dipartimento federale dell’interno il 14 marzo 2002

Il Consiglio di fondazione della Fondazione Pro Helvetia, in applicazione dell’articolo 11 della legge federale del 17 dicembre 1965¹ concernente la Fondazione «Pro Helvetia» (denominata qui di seguito «legge») dispone:

Sezione 1: Consiglio di fondazione

Art. 1 Compiti 1 Il Consiglio di fondazione è l’organo supremo della Fondazione. Definisce le linee direttrici dell’attività della Fondazione.

2 Ha i seguenti compiti:

a. stabilisce gli obiettivi e le linee prioritarie a medio termine dell’attività della Fondazione e approva la richiesta di finanziamento periodica che la Fonda- zione sottopone al Dipartimento federale dell’interno (DFI); b. approva annualmente il preventivo unitamente al piano di ripartizione delle risorse tra i vari settori d’attività, il programma annuale, il rapporto di gestione e il conto annuale e li sottopone al DFI per approvazione; c. elegge fra i suoi membri il Comitato direttivo. In completamento al presente regolamento conferisce, nel singolo caso, incarichi al Comitato direttivo; d. elegge fra i suoi membri i gruppi di lavoro e provvede all’immediata pubbli- cazione di questa elezione. In completamento al presente regolamento confe- risce, nel singolo caso, incarichi ai gruppi di lavoro; e. elegge per un mandato di quattro anni due vicepresidenti del Consiglio di fondazione. Il primo vicepresidente è membro di un gruppo di lavoro e del Comitato direttivo, il secondo vicepresidente è membro soltanto del Comi- tato direttivo; f. elegge il direttore nonché il condirettore oppure un supplente del direttore; g. adotta l’ordinanza del 22 agosto 2002² sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia; quest’ultima deve essere approvata dal Consiglio federale.

RS 447.11

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3 Il presidente rappresenta il Consiglio di fondazione e il Comitato direttivo verso l’esterno.

Art. 2 Funzionamento e deliberazione 1 Il Consiglio di fondazione si riunisce su invito del presidente tutte le volte che è necessario, in ogni caso però almeno due volte all’anno. Cinque membri possono chiedere una riunione straordinaria. 2 La convocazione è inviata al più tardi dieci giorni prima della riunione e contiene l’ordine del giorno. Ogni membro può proporre un punto dell’ordine del giorno. 3 Il Consiglio di fondazione può prendere decisioni soltanto in merito ad argomenti che figurano nell’ordine del giorno. Con il consenso di tutti i presenti, può prendere decisioni anche in merito ad argomenti che non figurano nell’ordine del giorno, qualora siano urgenti e imprevisti. 4 Il Consiglio di fondazione può deliberare validamente quando almeno la metà dei suoi membri è presente. Le decisioni sono prese a maggioranza semplice dei votanti. Il presidente ha diritto di voto; a parità di voti, il suo voto è determinante. 5 Le decisioni concernenti affari per i quali non vi è il quorum diventano effettive se i membri assenti non formulano obiezioni dopo che esse sono state loro comunicate per iscritto con l’indicazione del termine d’opposizione. In caso contrario, l’affare deve essere riesaminato.

Sezione 2: Comitato direttivo

Art. 3 Compiti 1 Il Comitato direttivo si occupa dell’attuazione delle linee direttrici fissate dal Con- siglio di fondazione. È responsabile dell’organizzazione della Fondazione e sorve- glia la gestione.

2 Ha i seguenti compiti:

a. prepara gli affari da presentare al Consiglio di fondazione e gli sottopone delle proposte; b. elabora la richiesta di finanziamento periodica che la Fondazione sottopone al DFI; c. sorveglia l’orientamento degli obiettivi e l’adempimento del programma annuale; d. su proposta del gruppo di coordinamento dei gruppi di lavoro decide in merito a:

1. progetti propri alla Fondazione che differiscono dagli obiettivi a medio

termine di quest’ultima o dal programma annuale;

2. progetti propri alla Fondazione che riguardano i settori d’attività di

diversi gruppi di lavoro e che non rientrano nella competenza esclusiva della Segreteria;

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e. su proposta dei gruppi di lavoro o del gruppo di coordinamento dei gruppi di lavoro decide in merito alle direttive relative allo sviluppo di progetti propri alla Fondazione; f. decide in merito ai contributi periodici destinati a organizzazioni e istitu- zioni; g. lancia progetti propri alla Fondazione e a tal fine può ricorrere a esperti; h. provvede alla valutazione periodica dell’attività della Fondazione; i. stabilisce l’assegnazione dei compiti, nella misura in cui ciò non sia già definito dal presente regolamento, le procedure operative e il piano degli effettivi della Segreteria e li sorveglia; j. nomina gli altri collaboratori della Segreteria; k. decide in merito alla ripartizione delle riserve budgetarie; l. assolve tutti i compiti che il presente regolamento, l’ordinanza del 22 agosto

20023 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia oppure la legge non attri-

buiscono a un altro organo. 3 I compiti e le competenze del Comitato direttivo circa il trattamento delle domande di sussidio della Fondazione si basano sull’ordinanza del 22 agosto 2002 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia.

Art. 4 Composizione e requisiti 1 Il Comitato direttivo è composto dal presidente del Consiglio di fondazione, da due vicepresidenti del Consiglio di fondazione e da altri quattro membri. Il Comitato direttivo è presieduto dal presidente. 2 I membri del Comitato direttivo hanno conoscenze particolari di politica culturale, diritto, economia aziendale e di pubblica amministrazione. Almeno due dei suoi membri rappresentano le culture latine. 3 Il primo vicepresidente e altri due membri del Comitato direttivo collaborano nei gruppi di lavoro.

Art. 5 Funzionamento e deliberazione 1 Il Comitato direttivo si riunisce su invito del presidente tutte le volte che è necessa- rio, ma in ogni caso almeno sei volte all’anno. Due membri possono chiedere una riunione straordinaria.

2 È inoltre applicabile per analogia l’articolo 2.

3 RS 447.12

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Sezione 3: Gruppi di lavoro e gruppo di coordinamento

Art. 6 Compiti 1 I gruppi di lavoro si occupano della qualità professionale dell’attività della Fonda- zione. 2 Nell’ambito dei propri settori d’attività, del preventivo, del programma annuale e degli obiettivi a medio termine della Fondazione, i gruppi di lavoro trattano le domande di sussidi della Fondazione ed elaborano progetti propri alla Fondazione. In collaborazione con la Segreteria essi provvedono alla realizzazione dei progetti, salvo nei casi in cui la competenza esclusiva spetta al Comitato direttivo oppure alla Segreteria. 3 Nell’ambito dei loro settori d’attività, i gruppi di lavoro hanno inoltre i seguenti compiti: a. elaborano, all’attenzione del Comitato direttivo, la fissazione degli obiettivi a medio termine e le linee prioritarie dell’attività della Fondazione nonché le richieste di finanziamento; b. annualmente, preparano all’attenzione del Comitato direttivo il preventivo e il programma annuale; c. valutano all’attenzione del Comitato direttivo le attività delle divisioni della Segreteria; d. sono a disposizione del Comitato direttivo e della Segreteria per offrire loro consulenza; e. possono elaborare direttive per lo sviluppo di progetti propri alla Fondazio- ne e sottoporle al Comitato direttivo. 4 I compiti e le competenze dei gruppi di lavoro nel trattamento delle domande si basano sull’ordinanza del 22 agosto 20024 sui sussidi della Fondazione Pro Helve- tia.

Art. 7 Composizione e requisiti

1 I gruppi di lavoro sono composti da almeno quattro membri. Essi eleggono fra i

loro membri il presidente; per il resto si costituiscono da sé. 2 I membri dei gruppi di lavoro hanno conoscenze particolari nei settori d’attività di loro competenza. 3 Ai gruppi di lavoro partecipano il primo vicepresidente del Consiglio di fondazio- ne nonché altri due membri del Comitato direttivo.

Art. 8 Gruppo di coordinamento

1 Il Gruppo di coordinamento coordina l’attività dei gruppi di lavoro e provvede

affinché l’attività della Fondazione si sviluppi in maniera intersettoriale e coerente.

4 RS 447.12

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2 È composto da un membro di ogni gruppo di lavoro. I membri del gruppo di coor-

dinamento non possono appartenere al Comitato direttivo.

3 Elegge tra i suoi membri il presidente e per il resto si costituisce da sé.

4 Ha i seguenti compiti:

a. elabora progetti propri alla Fondazione che riguardano i settori d’attività di diversi gruppi di lavoro e sottopone la proposta al Comitato direttivo, salvo nei casi in cui la competenza esclusiva spetta alla Segreteria; b. tratta progetti propri alla Fondazione che superano il quadro del programma annuale oppure gli obiettivi della Fondazione e sottopone la proposta al Comitato direttivo; c. elabora direttive per lo sviluppo di progetti propri alla Fondazione e le sot- topone al Comitato direttivo.

5 I compiti e le competenze del gruppo di coordinamento nel trattamento delle

domande di sussidi si basano sull’ordinanza del 22 agosto 20025 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia.

Art. 9 Funzionamento e deliberazione 1 I gruppi di lavoro e il gruppo di coordinamento si riuniscono su invito del loro presidente ogniqualvolta gli affari lo esigono. Due membri possono chiedere una riunione straordinaria.

2 È inoltre applicabile per analogia l’articolo 2.

Sezione 4: Disposizioni procedurali comuni per gli organi della Fondazione

Art. 10 Affari urgenti 1 In casi urgenti, i presidenti del Consiglio di fondazione, del Comitato direttivo, dei gruppi di lavoro e del gruppo di coordinamento possono ordinare che la decisione sia presa mediante circolazione degli atti. La decisione è considerata definitiva se due terzi dei membri l’approvano. Ogni membro può chiedere la trattazione orale di un determinato affare. 2 Se l’urgenza di un affare non consente di prendere una decisione mediante circola- zione degli atti, esso può essere sbrigato mediante decisione presidenziale. Il presi- dente è tenuto ad informarne immediatamente per iscritto gli altri membri. 3 La decisione di un affare è considerata urgente se in seguito alla sua presentazione ritardata la Fondazione dovesse subire un notevole svantaggio oppure un danno non facilmente riparabile.

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Art. 11 Delega della competenza di decisione Ogni organo abilitato a prendere decisioni può sottoporre gli affari di importanza fondamentale alla decisione dell’istanza superiore.

Art. 12 Verbale 1 Sulle riunioni del Consiglio di fondazione, del Comitato direttivo, dei gruppi di lavoro e del gruppo di coordinamento vengono stesi verbali. 2 Il verbale contiene gli elementi salienti dei dibattiti e delle decisioni. Ogni membro può chiedere che la sua opinione figuri nel verbale insieme al suo nome. 3 Il verbale deve essere firmato dal presidente e dalla persona della Segreteria incari- cata della sua redazione e quindi sottoposto all’approvazione in occasione della riunione successiva.

4 Su richiesta, ogni membro del Consiglio di fondazione può prendere visione di

tutti i verbali.

Art. 13 Segreto d’ufficio 1 I membri del Consiglio di fondazione e il personale della Segreteria sono tenuti a rispettare il segreto d’ufficio su fatti di cui vengono a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni. 2 L’autorità superiore ai sensi dell’articolo 320 cifra 2 del Codice penale6 è il Dipar- timento federale dell’interno.

Art. 14 Altre disposizioni procedurali, diritto di firma 1 Per quanto riguarda l’assegnazione dei sussidi a terzi ed il rispettivo diritto di fir- ma vengono applicate le disposizioni dell’ordinanza del 22 agosto 20027 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia. 2 Le rimanenti decisioni della Fondazione sono firmate dal presidente oppure da un membro della vicepresidenza e dal direttore oppure dal suo supplente. Il Comitato direttivo può conferire la firma ad altri membri.

Sezione 5: Segreteria

Art. 15 Competenze 1 La Segreteria è il centro operativo della Fondazione ed esegue le decisioni del Consiglio di fondazione, del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro. 2 Nell’ambito del preventivo, del programma annuale e degli obiettivi a medio ter- mine della Fondazione, la Segreteria ha la competenza di sviluppare ed attuare in

6 RS 311.0 7 RS 447.12

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modo autonomo progetti propri alla Fondazione fino ad un importo massimo di

50 000 franchi.

3 Nell’ambito del preventivo la Segreteria può disporre liberamente sulle spese

amministrative. 4 I compiti e le competenze della Segreteria nel trattamento di domande di sussidi della Fondazione sono disciplinate dall’ordinanza del 22 agosto 20028 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia.

Art. 16 Organizzazione

1 La Segreteria si compone:

a. della direzione; b. delle divisioni; c. dei servizi.

2 Le divisioni si suddividono in:

a. Arti visive e cinema; b. Musica; c. Letteratura; d. Teatro e danza; e. Cultura e società.

3 I servizi si suddividono in:

a. Comunicazione; b. Valutazione; c. Servizi centrali, ossia Finanze, Personale, Logistica e Informatica e tecnolo- gia; d. Affari internazionali; e. Servizi in seno alle divisioni.

Art. 17 Direzione 1 Il direttore ha la responsabilità operativa dell’attività della Fondazione e dirige la Segreteria. È responsabile delle pubbliche relazioni della Fondazione e la rappre- senta verso l’esterno, nella misura in cui ciò non rientra nella competenza del presi- dente. È responsabile nei confronti del Comitato direttivo.

2 Il direttore:

a. dirige i collaboratori della Segreteria; b. determina la suddivisione dei compiti in collaborazione con il condirettore e ne informa il Comitato direttivo;

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c. dirige la Segreteria secondo i principi della delega e della determinazione degli obiettivi e garantisce un adeguato controllo generale; d. sorveglia e coordina l’attività delle divisioni e dei servizi vegliando a che essa sia in accordo con gli obiettivi fissati nonché al rispetto del preventivo e del programma annuale; e. garantisce un corretto disbrigo degli affari nonché una gestione dei conti e un controllo dei crediti ineccepibili; f. decide su progetti propri alla Fondazione nell’ambito della competenza della Segreteria. Con il consenso del Comitato direttivo, il direttore può delegare la competenza decisionale a un responsabile di divisione oppure a un responsabile di servizio; g. prepara gli affari sottoposti al Comitato direttivo, partecipa alle riunioni del Consiglio di fondazione e del Comitato direttivo con voto consultivo e con il diritto di presentare proposte, fa stendere il verbale ed esegue le decisioni; h. provvede alla preparazione e alla stesura dei verbali delle riunioni del grup- po di coordinamento e può partecipare, in qualsiasi momento, alle loro riunioni con voto consultivo e con il diritto di presentare proposte; i. può prendere parte, in qualsiasi momento, alle riunioni dei gruppi di lavoro con voto consultivo. 3 I compiti e le competenze del direttore nel trattamento delle domande di sussidi inoltrate alla Fondazione sono disciplinati dall’ordinanza del 22 agosto 20029 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia.

Art. 18 Responsabili di divisione 1 I responsabili di divisione dirigono le loro divisioni in maniera autonoma, sotto la sorveglianza del direttore.

2 In qualità di segretari dei gruppi di lavoro, essi sono incaricati di:

a. preparare le riunioni e i differenti affari; b. stendere i verbali delle riunioni; c. elaborare e eseguire le decisioni; d. far rispettare i limiti dei crediti d’impegno e di pagamento; e. sorvegliare i lavori sovvenzionati e il pagamento dei sussidi; f. stendere il rapporto annuale sull’attività dei gruppi di lavoro d’intesa con i loro presidenti. 3 Prendono parte con voto consultivo alle riunioni dei gruppi di lavoro e, se necessa- rio, a quelle del gruppo di coordinamento, del Comitato direttivo e del Consiglio di fondazione.

9 RS 447.12

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4 Pianificano di propria iniziativa o su incarico della direzione oppure degli organi della Fondazione progetti propri alla Fondazione e li eseguono nell’ambito dei cre- diti accordati. 5 I compiti e le competenze dei responsabili di divisione nel trattamento di domande di sussidi inoltrate alla Fondazione sono disciplinati dall’ordinanza del 22 agosto

200210 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia.

Art. 19 Responsabili di servizio 1 I responsabili di servizio dirigono i loro servizi in maniera autonoma, sotto la sor- veglianza del direttore. 2 Se per determinati settori dei loro servizi sono stati costituiti gruppi di lavoro, i responsabili di servizio fungono da segretari e si incaricano di: a. preparare le riunioni e i differenti affari; b. stendere i verbali delle riunioni; c. elaborare e eseguire le decisioni; d. far rispettare i limiti dei crediti d’impegno e di pagamento; e. sorvegliare i lavori sovvenzionati e il pagamento dei sussidi; f. stendere il rapporto annuale sull’attività dei gruppi di lavoro d’intesa con i loro presidenti. 3 Se per determinati settori dei loro servizi sono stati costituiti gruppi di lavoro, i responsabili di servizio prendono parte con voto consultivo alle loro riunioni e, se necessario, a quelle del gruppo di coordinamento, del Comitato direttivo e del Con- siglio di fondazione. 4 I responsabili di servizio pianificano di propria iniziativa o su incarico della dire- zione oppure degli organi della Fondazione progetti propri alla Fondazione e li ese- guono nell’ambito dei crediti accordati. 5 I compiti e le competenze dei responsabili di servizio nel trattamento di domande di sussidi inoltrate alla Fondazione sono disciplinati dall’ordinanza del 22 agosto

200211 sui sussidi della Fondazione Pro Helvetia.

Sezione 6: Disposizioni finali

Art. 20 Diritto previgente: abrogazione Il regolamento della Fondazione Pro Helvetia del 20 novembre 199712 è abrogato.

10 RS 447.12 11 RS 447.12 12 RU 1999 866

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Art. 21 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore il 14 marzo 2002.

24 gennaio 2002 In nome del Consiglio di fondazione della Fondazione Pro Helvetia: La presidente, Yvette Jaggi

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