Ordinanza sul sistema di informazione Ordipro del Dipartimento federale degli affari esteri

Ordinanza sul sistema di informazione Ordipro del Dipartimento federale degli affari esteri (Ordinanza Ordipro)

del 7 giugno 2004

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento degli affari esteri, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

1 La presente ordinanza disciplina il funzionamento del sistema di informazione

Ordipro (Ordipro) del Dipartimento federale degli affari esteri (Dipartimento).

2 Ordipro serve al trattamento dei dati:

a. dei membri delle rappresentanze diplomatiche e consolari in Svizzera e delle persone autorizzate ad accompagnarli in Svizzera; b. dei membri delle missioni permanenti presso le organizzazioni internazionali in Svizzera; c. dei membri delle delegazioni permanenti di organizzazioni internazionali presso le organizzazioni internazionali in Svizzera; d. dei membri delle rappresentanze permanenti presso la Conferenza sul disar- mo in Svizzera; e. dei membri degli uffici di osservatori e delle organizzazioni loro equiparate in Svizzera; f. dei membri delle missioni speciali in Svizzera; g. delle persone che lavorano per le organizzazioni internazionali in Svizzera; e h. delle persone autorizzate ad accompagnare in Svizzera le persone di cui alle lettere b–g.

RS 235.21 1 RS 235.2

2004-0513 2951

Ordinanza Ordipro RU 2004

Art. 2 Scopo e contenuto del sistema di informazione 1 Ordipro serve ad adempiere i compiti dell’ente responsabile del servizio del proto- collo presso il Dipartimento (Protocollo) e della Missione permanente della Svizzera presso l’Ufficio delle Nazioni Unite e presso le altre organizzazioni internazionali a Ginevra (Missione) conformemente alla Convenzione di Vienna del 18 aprile 19612 sulle relazioni diplomatiche, alla Convenzione di Vienna del 24 aprile 19633 sulle relazioni consolari e agli accordi di sede ai sensi dell’allegato 1. Segnatamente, serve: a. come base per il disbrigo amministrativo dell’accreditamento e del soggior- no delle persone registrate, b. al rilascio e alla gestione delle diverse categorie di carte di legittimazione.

2 Comprende le collezioni di dati del Protocollo e della Missione.

3 Il DFAE è autorizzato ad aggiornare l’allegato 1.

Sezione 2: Dati e loro trattamento

Art. 3 Dati In Ordipro la Missione ed il Protocollo trattano i seguenti dati personali: a. cognome; b. nome; c. data di nascita; d. indirizzo privato e numero di telefono; e. sesso; f. stato civile; g. nazionalità; h. titolo e funzione; i. datore di lavoro (rappresentanza, organizzazione internazionale, eventuale ulteriore datore di lavoro); j. professione; k. passaporto (tipo, validità, numero); l. successore di (nome della persona sostituita); m. data di arrivo e di partenza; n. data di entrata in servizio; o. tipo di permesso di lavoro in Svizzera;

2 RS 0.191.01 3 RS 0.191.02

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p. dati della carta di legittimazione; q. targa e attribuzione; r. dati fotografici; s. rapporti di parentela degli accompagnatori autorizzati con le persone di rife- rimento; t. debiti; u. controversie, procedure penali, civili e amministrative.

Art. 4 Trattamento dei dati personali 1 I dati delle persone di cui all’articolo 1 capoverso 2 lettera a sono raccolti e trattati dal Protocollo, quelli delle persone di cui all’articolo 1 capoverso 2 lettere da b ad h dalla Missione. 2 Per adempiere i compiti legali, gli enti dell’Amministrazione federale delle dogane elaborano in Ordipro dati sulle persone di cui all’articolo 1 capoverso 2. Per quel che riguarda questo trattamento di dati, essi sono responsabili del rispetto delle disposi- zioni legali sulla protezione dei dati.

Art. 5 Accesso ai dati

1 In genere sono autorizzati ad accedere ai dati:

a. la Direzione politica; b. la Direzione del diritto internazionale pubblico; c. i posti guardie di confine per il controllo delle persone alla frontiera; d. le organizzazioni internazionali in Svizzera, ai dati concernenti le persone che impiegano ed i loro accompagnatori. 2 Sono autorizzati ad accedere ai dati esclusivamente per chiarimenti sull’identità delle persone: a. la polizia degli stranieri cantonale e comunale; b. gli uffici di polizia designati dai Cantoni e dai Comuni; c. l’Ufficio federale di polizia (fedpol); d. l’Ufficio federale dell’immigrazione, dell’integrazione e dell’emigrazione (IMES); e. l’Amministrazione federale delle dogane (AFD); f. la cassa cantonale di compensazione di Ginevra. 3 Gli uffici cantonali per i controlli ai veicoli e la circolazione stradale sono autoriz- zati ad accedere ai dati esclusivamente per il controllo dei veicoli e per chiarimenti sull’identità dei conducenti.

4 L’entità dell’accesso degli enti autorizzati è definita nell’allegato 2.

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Art. 6 Concessione dell’autorizzazione individuale di accesso La direzione progettuale Ordipro accorda ai collaboratori degli organi autorizzati ad accedere ai dati l’autorizzazione individuale di accesso. Controlla ogni anno se continuano a sussistere i presupposti per le autorizzazioni di accesso ad Ordipro di cui all’allegato 2.

Art. 7 Comunicazione dei dati ad intervalli regolari I dati sono comunicati ad intervalli regolari agli enti ed agli istituti privati elencati qui di seguito per lo svolgimento dei compiti affidati loro per legge: a. all’Ufficio federale dei rifugiati; b. alle autorità fiscali federali, cantonali e comunali; c. all’Ufficio federale delle assicurazioni sociali; d. all’Ufficio federale della sanità pubblica; e. a coloro che forniscono prestazioni esenti da rimborso, imposta sul valore aggiunto e tasse doganali ai sensi degli accordi di sede di cui all’allegato 1 a persone di cui all’articolo 1 capoverso 2, per controllarne l’autorizzazione; f. agli uffici di statistica della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni in forma anonimizzata; g. alle autorità per la tassa d’esenzione dall’obbligo militare della Confedera- zione e dei Cantoni, esclusivamente per quel che riguarda i cittadini svizzeri tra i 20 ed i 30 anni.

Art. 8 Comunicazione dei dati a persone Alle persone giuridiche o fisiche che dimostrano un’esigenza particolare possono essere comunicati i dati di cui all’articolo 3 lettere a–i, m–q ed s.

Art. 9 Comunicazione dei dati nel quadro dell’assistenza amministrativa 1 I dati personali di Ordipro sono messi a disposizione degli enti che ne hanno biso- gno per svolgere le mansioni affidate loro per legge. I dati sono comunicati dal Protocollo o dalla Missione, a seconda della competenza. 2 Il Protocollo o la Missione possono anche distribuire elenchi se l’ente richiedente ne ha bisogno per svolgere le mansioni affidategli per legge e se il trattamento dei dati personali concorda con lo scopo del trattamento ai sensi della legge.

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Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati

Art. 10 Diritto di ricevere informazioni

1 Ogni persona può, per scritto e documentando la propria identità, chiedere ai

servizi competenti di cui all’articolo 4 informazioni sui dati raccolti che la concer- nono.

2 Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.

3 Ai sensi dell’articolo 9 della legge federale del 19 giugno 19924 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.

Art. 11 Diritto di rettifica Ogni persona può chiedere che i dati errati sulla propria persona siano rettificati.

Art. 12 Obbligo di scrupolosità 1 I servizi competenti ai sensi dell’articolo 4 provvedono affinché nel settore di cui sono responsabili i dati personali siano elaborati a norma di legge. 2 Si accertano che i dati personali che inseriscono in Ordipro o che rendono pubblici sono esatti, completi e aggiornati.

Art. 13 Sicurezza dei dati 1 I servizi competenti ai sensi dell’articolo 4 emanano un regolamento sul trattamen- to dei dati che disciplina le misure di organizzazione e sicurezza e il controllo del trattamento dei dati. 2 Nei settori di loro competenza prendono adeguate misure organizzative e tecniche conformemente alle disposizioni relative al diritto sulla protezione dei dati,. 3 Ogni trattamento di dati deve essere protetto con profili personali degli utenti e con parole di identificazione.

Art. 14 Registrazione degli accessi Ogni accesso a Ordipro è registrato. Le registrazioni sono conservate per tre anni.

Art. 15 Vigilanza e coordinamento 1 Il Protocollo e la Missione esercitano la vigilanza sul trattamento dei dati personali in Ordipro ai sensi della presente ordinanza e delle istruzioni che ne discendono. 2 Coordinano le proprie attività con le altre autorità che partecipano ad Ordipro ai sensi dell’articolo 5. 3 Esercitano la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

4 RS 235.1

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4 Vigilanza il produttore delle carte di legittimazione per quel che riguarda il rispetto delle norme di protezione dei dati e la cancellazione elettronica tempestiva dei dati sulle persone in questione.

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 16 Periodo di conservazione 1 Ricevuto l’annuncio della partenza di una persona, i dati personali trattati dal Protocollo e dalla Missione sono corredati dell’indicazione «partito». 2 Dopo un anno i dati personali corredati dell’indicazione «partito» sono disponibili solo per il Protocollo e la Missione. 3 Dopo cinque anni i dati personali corredati dell’indicazione «partito» sono distrutti, sempre che non vi siano ancora pendenze ai sensi dell’articolo 3 lettere t ed u. 4 Il produttore delle carte di legittimazione distrugge tutti i dati memorizzati al massimo entro dieci giorni a partire dal momento in cui li ha ricevuti.

Art. 17 Obbligo di proporre i dati all’Archivio federale Prima di distruggerli, il Protocollo e la Missione propongono i dati personali che hanno trattato all’Archivio federale.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 18 La presente ordinanza entra in vigore il 1° luglio 2004.

7 giugno 2004 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Joseph Deiss La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

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Allegato 1 (art. 2 cpv. 1)

Accordi di sede

Accordo su i privilegi e le immunità dell’Organizzazione delle Nazioni Unite con- chiuso l’11 giugno/1° luglio 1946 tra il Consiglio federale svizzero e il Segretario generale dell’Organizzazione delle Nazioni Unite (RS 0.192.120.1); Accordo del 17 novembre 1997 tra il Consiglio federale svizzero e gli Stati Parte della Convenzione relativa alla conciliazione e all’arbitrato nel quadro dell’Organiz- zazione per la sicurezza e la cooperazione in Europa (OSCE) al fine di determinare lo statuto giuridico in Svizzera della Corte di conciliazione e d’arbitrato nel quadro dell’OSCE (RS 0.192.120.193.1); Accordo del 10 marzo 1955 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione meteorologica mondiale per determinare lo statuto di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.242); Scambio di lettere del 5 febbraio/22 aprile 1948 concernente lo statuto giuridico in Svizzera dell’Unione postale universale (RS 0.192.120.278.3); Accordo del 22 luglio 1971 tra il Consiglio federale svizzero e l’Unione internazio- nale delle telecomunicazioni per determinare lo statuto giuridico di questa organiz- zazione in Svizzera (RS 0.192.120.278.41); Accordo del 21 agosto 1948 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione mondiale della sanità per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.120.281); Accordo dell’11 marzo 1946 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione internazionale del lavoro per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazio- ne in Svizzera (RS 0.192.120.282); Accordo del 28 settembre 1971 tra il Consiglio federale svizzero e l’Unione inter- parlamentare per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizze- ra (RS 0.192.121.71); Accordo del 9 dicembre 1970 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione mondiale della proprietà intellettuale per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.23); Accordo del 17 novembre 1983 tra il Consiglio federale svizzero e l’Unione interna- zionale per la protezione delle novità vegetali per determinare lo statuto giuridico in Svizzera (RS 0.192.122.25); Accordo del 15 novembre 1946 concernente lo statuto giuridico in Svizzera dell’Ufficio internazionale di educazione (con Proc. verb.) (RS 0.192.122.41); Accordo dell’11 giugno 1955 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione

europea per le ricerche nucleari per determinare lo statuto giuridico di questa orga- nizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.42);

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Accordo del 19 marzo 1993 tra il Consiglio federale svizzero e il Comitato interna- zionale della Croce Rossa per determinare lo Statuto giuridico del Comitato in Svizzera (RS 0.192.122.50); Accordo del 29 novembre 1996 tra il Consiglio federale svizzero e la Federazione internazionale delle Società della Croce Rossa e della Mezzaluna Rossa per deter- minare lo statuto giuridico della Federazione internazionale in Svizzera (RS 0.192.122.51); Accordo del 10 marzo 1976 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione internazionale della Protezione Civile per determinare lo Statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.52); Accordo del 2 giugno 1995 tra la Confederazione Svizzera e l’Organizzazione mondiale del commercio per determinare lo statuto giuridico dell’Organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.632); Accordo del 10 agosto 1961 tra il Consiglio federale svizzero e l’Associazione europea di libero scambio per determinare lo statuto giuridico di questa Associazio- ne in Svizzera (RS 0.192.122.632.3); Accordo del 18 maggio 1987 tra il Consiglio federale svizzero e l’Ufficio interna- zionale dei tessili e dell’abbigliamento per determinare lo statuto giuridico in Sviz- zera (RS 0.192.122.632.5); Accordo del 10 febbraio 1988 tra il Consiglio federale svizzero e l’Organizzazione intergovernativa per i trasporti internazionali per ferrovia (OTIF) per determinare lo statuto giuridico di questa organizzazione in Svizzera (RS 0.192.122.742); Accordo del 9 dicembre 1976 tra il Consiglio federale svizzero e l’Associazione dei Paesi Esportatori di Minerali di Ferro per determinare lo statuto giuridico di questa associazione in Svizzera (RS 0.192.122.931); Scambio di lettere del 7 aprile/3 maggio 1954 concernente lo statuto giuridico in Svizzera del Comitato intergovernativo per le migrazioni europee (RS 0.192.122.935); Accordo del 10 febbraio 1987 tra il Consiglio federale svizzero e la Banca dei Rego- lamenti Internazionali al fine di determinare lo status giuridico della Banca in Sviz- zera (RS 0.192.122.971.3); Accordo del 20 marzo 1997 fra il Consiglio federale svizzero e il Centro Sud inteso a determinare lo statuto giuridico del Centro in Svizzera (RS 0.192.122.972.11).

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Allegato 25 (art. 5 cpv. 4)

Matrice di accesso

5 Il testo dell’allegato 2 non è pubblicato né nella Raccolta ufficiale delle leggi federali né nella Raccolta sistematica del diritto federale. Se ne possono ordinare estratti alla Missio- ne permanente della Svizzera presso l’Ufficio delle Nazioni Unite e presso le altre orga- nizzazioni internazionali a Ginevra, casella postale 194, 1211 Ginevra 20 .

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