Ordinanza sulla gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all'estero

Ordinanza sulla gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all’estero (Ordinanza VERA)

del 7 giugno 2004

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000¹ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento degli affari esteri, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto 1 La presente ordinanza disciplina l’esercizio e l’uso del sistema di informazioni per la gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all’estero (VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (Dipartimento), gestito dal servizio Mansioni consolari della Direzione delle risorse e della rete esterna per le rappresentanze svizzere all’estero (rappresentanze).

2 VERA serve al trattamento dei dati

a. degli Svizzeri all’estero, dei loro coniugi e figli; b. degli Svizzeri che soggiornano temporaneamente all’estero, eventualmente dei loro coniugi e figli nel quadro della tutela degli interessi privati svizzeri; c. delle persone e dei parenti per i quali la Svizzera assume una funzione pro- tettrice o tutela interessi stranieri; d. dei cittadini stranieri che hanno aderito all’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità ai sensi dell’articolo 2 della legge federa- le del 20 dicembre 1946² su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e dell’articolo 3 dell’ordinanza del 26 maggio 1961³ concernente l’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (OAF).

Art. 2 Scopo e contenuto del sistema di informazioni

1 VERA serve ad adempiere i compiti consolari delle rappresentanze nel quadro

della promozione dei rapporti degli Svizzeri all’estero tra loro e con la patria. Le rappresentanze assumono segnatamente compiti che riguardano:

RS 235.22

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a. la tenuta del registro d’immatricolazione; b. l’adempimento degli obblighi militari da parte degli Svizzeri all’estero; c. il sostegno agli Svizzeri all’estero; d. l’esercizio dei diritti politici da parte degli Svizzeri all’estero; e. la prestazione di assistenza in caso di privazione della libertà di Svizzeri all’estero; f. il rilascio di documenti d’identità per Svizzeri all’estero; g. l’aggiornamento del registro di stato civile. 2 Serve inoltre da base per la raccolta di dati sulle persone nell’ambito dello svolgi- mento dei compiti che le rappresentanze svolgono nel quadro dell’AVS/AI facoltati- va ai sensi dell’articolo 2 LAVS4 e dell’articolo 3 capoverso 1 lettera b OAF5.

Sezione 2: Dati e loro elaborazione

Art. 3 Dati personali

1 Nel Vera sono memorizzati i seguenti dati personali:

a. cognome; b. nome; c. cognome e nome dei genitori; d. sesso; e. data e luogo di nascita; f. stato civile; g. cittadinanza cantonale e comunale; h. diritti civici; i. data della naturalizzazione; j. iscrizione nel Repertorio svizzero dei segnalamenti; k. professione; l. indirizzo e mezzi di comunicazione (telefono, fax, posta elettronica); m. estremi del passaporto e della carta d’identità per i documenti rilasciati pri- ma del 1° gennaio 2003; n. dati sul diritto di voto; o. modifiche dello stato civile; p. lingua;

4 RS 831.10 5 RS 831.111

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q. dati sull’arrivo e sulla partenza; r. dati sull’obbligo di notificazione militare (data del congedo per l’estero, indirizzo del datore di lavoro per i frontalieri, foglio militare); s. depositi; t. dati sull’assistenza sociale; u. dati sull’adesione al fondo di solidarietà per gli Svizzeri all’estero (Soli- swiss) se si dispone dell’autorizzazione scritta della persona immatricolata.

2 Per permettere lo svolgimento dei compiti nel quadro dell’AVS facoltativa sono

elaborati i seguenti dati personali: a. cognome; b. nome; c. cognome e nome dei genitori; d. sesso; e. data e luogo di nascita; f. stato civile; g. luoghi di attinenza; h. cittadinanze; i. indirizzo e mezzi di comunicazione (telefono, fax, posta elettronica); j. modifiche dello stato civile; k. lingua; l. dati sull’arrivo e sulla partenza.

Art. 4 Trattamento di dati personali Le rappresentanze raccolgono e trattano i dati delle persone di cui all’articolo 1.

Art. 5 Comunicazione 1 I dati personali, ad eccezione di quelli di cui all’articolo 3 capoverso 1 lettere j e t, sono comunicati ai seguenti servizi per lo svolgimento dei compiti legali mediante procedura di richiamo e sotto forma di diritto di consultazione: a. alla Direzione politica, Divisione VI, Servizio degli Svizzeri all’estero e Pro- tezione consolare; b. alla Segreteria generale, Ispettorato consolare e finanziario; c. alla Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari e Ammi- nistrazione del personale, Backoffice Pass. 2 I dati personali di cui all’articolo 3 capoverso 2 sono messi a disposizione della Cassa svizzera di compensazione per consultazione su un server separato da VERA, gestito dalla Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari.

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3 In singoli casi, i dati personali possono essere comunicati alle autorità se queste ne hanno bisogno per lo svolgimento dei compiti affidati loro dalla legge.

Art. 6 Accesso ai dati 1 L’accesso ai dati memorizzati nel VERA può essere concesso ai servizi autorizzati ed ai relativi collaboratori se ne hanno bisogno per svolgere i compiti affidati loro dalla legge. 2 La Direzione delle risorse e della rete esterna del Dipartimento, Mansioni consola- ri, controlla ogni anno se continuano a sussistere i presupposti per le autorizzazioni di accesso alla banca di dati.

Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati

Art. 7 Diritto di ricevere informazioni

1 Le persone registrate nel VERA appartenenti a una delle categorie di cui

all’articolo 1 possono chiedere per iscritto e documentando la propria identità infor- mazioni sui propri dati personali alla Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari.

2 Le informazioni sono rilasciate per iscritto e sono gratuite.

3 Ai sensi dell’articolo 9 della legge federale del 19 giugno 19926 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.

Art. 8 Diritto di rettifica Ogni persona può chiedere che i dati errati sulla propria persona siano rettificati.

Art. 9 Obbligo di scrupolosità 1 Le rappresentanze provvedono affinché i dati personali siano trattati conformemen- te alle prescrizioni. 2 Si accertano che i dati personali che inseriscono nel VERA o che rendono pubblici siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 10 Sicurezza dei dati

1 La Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari, emana un

regolamento sul trattamento dei dati che disciplina le misure di organizzazione e sicurezza e il controllo del trattamento dei dati. Conformemente alle disposizioni relative al diritto sulla protezione dei dati, prende adeguate misure organizzative e tecniche.

6 RS 235.1

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2 Ogni trattamento di dati deve essere protetto con profili personali degli utenti e con parole di identificazione. I dati sono trasmessi sotto forma di crittogramma.

Art. 11 Verbale Le modifiche nel VERA sono messe costantemente a verbale. I verbali sono conser- vati per tre anni.

Art. 12 Vigilanza e coordinamento 1 La Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari, esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali nel VERA ai sensi della presente ordi- nanza e delle istruzioni che ne discendono.

2 Coordina le proprie attività con le altre autorità che partecipano al VERA.

3 Esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 13 Periodo di conservazione e distruzione

1 Dopo cinque anni si distruggono:

a. i dati personali corredati dell’indicazione «partito», sempre che in questo pe- riodo non vi sia stata una nuova registrazione; b. i dati personali corredati dell’indicazione «defunto». 2 È fatto salvo l’articolo 12 delle Istruzioni del 28 settembre 1999 sull’obbligo generale di offerta e di versamento dei documenti all’Archivio federale, in merito alla gestione di archivi paralleli.

Art. 14 Archiviazione Prima di distruggerli, la Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari, propone i dati all’Archivio federale.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 15 La presente ordinanza entra in vigore 1° luglio 2004.

7 giugno 2004 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Joseph Deiss La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

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