Ordinanza sul sistema d'informazione del servizio civile

Ordinanza sul sistema d’informazione del servizio civile

del 30 giugno 2004

Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 80 capoverso 4 e 80a capoverso 4 della legge del 6 ottobre 19951 sul servizio civile (LSC), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Campo d’applicazione La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nell’ambito dell’esecuzione del servizio civile da parte delle autorità e da parte dei terzi ai quali sono stati dele- gati compiti d’esecuzione del servizio civile (incaricati d’esecuzione) ai sensi dell’articolo 79 capoverso 2 LSC.

Art. 2 Organi responsabili del sistema automatizzato d’informazione

1 L’organo d’esecuzione del servizio civile (organo d’esecuzione) è responsabile

dello sviluppo e della gestione del sistema d’informazione automatizzato del servi- zio civile (sistema ZIVI+). 2 L’organo d’esecuzione può fare ricorso a un altro servizio federale o a un fornitore privato per lo sviluppo tecnico del sistema ZIVI+ e per la gestione dell’applicazione.

Art. 3 Scopo del sistema ZIVI+ Il sistema ZIVI+ serve da sostegno a tutta l’esecuzione del servizio civile: a. l’esecuzione della procedura d’ammissione al servizio civile; b. l’esecuzione della procedura di riconoscimento degli istituti d’impiego; c. la preparazione, l’esecuzione, l’amministrazione, il controllo e la valutazione degli impieghi; d. l’esecuzione di ispezioni e di controlli di efficacia negli istituti d’impiego; e. la preparazione, l’esecuzione, il finanziamento e il controllo dei corsi d’in- troduzione e d’istruzione per le persone soggette all’obbligo di prestare ser- vizio civile e astrette al lavoro;

RS 824.095 1 RS 824.0

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f. l’esecuzione delle procedure disciplinari e la trattazione delle domande di risarcimento dei danni; g. la trattazione delle domande di consulenza e di assistenza delle persone sog- gette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro nonché la richiesta di rimborso delle prestazioni di assistenza sociale; h. la riscossione dei tributi dagli istituti d’impiego e la concessione di aiuti finanziari ai medesimi; i. la partecipazione alle procedure di ricorso; j. la gestione di membri delle commissioni d’ammissione e di riconoscimento, la pianificazione delle audizioni e il sostegno amministrativo ai lavori delle commissioni; k. la contabilità creditori e debitori; l. la documentazione; m. l’allestimento di statistiche; n. il sistema d’informazione concernente l’impiego delle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro; o. l’autenticazione degli utenti di un Extranet; p. la comunicazione sicura con i membri della commissione d’ammissione.

Art. 4 Pubblicazione su Internet I dati di base e le possibilità d’impiego degli istituti d’impiego riconosciuti che hanno dato il proprio assenso alla pubblicazione dei loro dati su Internet possono essere resi accessibili su Internet.

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 5 Provenienza dei dati I dati trattati nell’ambito dell’esecuzione del servizio civile provengono: a. dalle persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e da quelle soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro; b. dagli istituti che presentano una domanda di riconoscimento quale istituto d’impiego; c. dagli istituti d’istruzione; d. dai membri delle commissioni d’ammissione e di riconoscimento; e. dai destinatari dei dati secondo gli articoli 7 e 8.

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Art. 6 Contenuto del sistema ZIVI+

1 Nel sistema ZIVI+ i dati che possono essere trattati concernono:

a. le persone richiedenti l’ammissione al servizio civile e quelle soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro; b. gli istituti che chiedono il riconoscimento quali istituti d’impiego e quelli già riconosciuti in quanto tali; c. gli istituti d’istruzione; d. i periodi d’impiego e i corsi d’introduzione e d’istruzione; e. il contenuto del libretto di servizio; f. le procedure disciplinari e di ricorso; g. i membri delle commissioni d’ammissione e di riconoscimento; h. le sedute delle commissioni d’ammissione e di riconoscimento; i. i risultati delle ispezioni e dei controlli di efficacia. 2 I dati personali degni di particolare protezione che devono essere trattati nel siste- ma ZIVI+ nonché i diritti di accesso e di trattamento dei dati sono definiti nell’allegato.

Art. 7 Comunicazione di dati personali L’organo d’esecuzione comunica dati personali ai seguenti organi per gli scopi sottoelencati: a. agli istituti d’impiego, per l’occupazione di persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro; b. agli istituti d’istruzione, per l’esecuzione dei corsi d’introduzione e d’istru- zione; c. agli incaricati d’esecuzione che non hanno accesso diretto al sistema ZIVI+, per l’adempimento dei loro compiti; d. ai medici di fiducia, per l’accertamento della capacità lavorativa; e. al Gruppo della sanità (JMed), per l’accertamento dell’idoneità al servizio militare delle persone richiedenti l’ammissione al servizio civile; f. allo Stato maggiore di condotta dell’esercito, per la comunicazione del numero di giorni di servizio militare non prestati e per l’aggiornamento del sistema di gestione del personale dell’esercito (PISA); g. allo Stato maggiore di condotta dell’esercito o all’Ufficio dell’uditore in capo, per la trattazione di domande di reincorporazione nell’esercito; h. alla giustizia militare, affinché ne tenga conto in procedimenti pendenti per rifiuto del servizio e per il controllo del compimento della prestazione di lavoro;

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i. alle autorità militari competenti, per il controllo delle prestazioni di lavoro effettuate o non effettuate e per il coordinamento cronologico delle convoca- zioni delle persone astrette al lavoro che non sono state escluse dall’esercito; j. ai centri di reclutamento dell’esercito e ai servizi cantonali competenti, per le convocazioni, per il coordinamento del reclutamento e la trattazione della domanda d’ammissione al servizio civile e per l’incorporazione in una fun- zione militare dei reclutandi, la cui domanda d’ammissione al servizio civile è stata rifiutata; k. alla giustizia penale, per la trattazione di singoli casi d’infrazione alla LSC; l. all’Ufficio federale di polizia (fedpol), per l’iscrizione nel sistema di ricerca RIPOL allo scopo di cercare l’indirizzo di persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro di cui non si conosce la dimora e per la revoca della segnalazione una volta accertato l’indirizzo; m. al Dipartimento federale delle finanze, alla Posta Svizzera, alle FFS e al Consiglio dei PF, per la trattazione di domande di risarcimento dei danni; n. alle FFS, per il conteggio dei tragitti effettuati con i trasporti pubblici dalle persone che prestano servizio civile; o. ai servizi pubblici svizzeri qualificati e, all’occorrenza, ad altre istituzioni specializzate, per l’esame di programmi relativi a impieghi all’estero o nell’agricoltura; p. alle autorità cantonali responsabili del mercato del lavoro, per il parere sulle domande di riconoscimento degli istituti d’impiego; q. ai membri della commissione d’ammissione, per l’esecuzione della procedu- ra d’ammissione se non hanno un accesso diretto al sistema ZIVI+; r. agli uffici della protezione civile dei Comuni di domicilio, per il coordina- mento cronologico delle convocazioni di persone astrette al lavoro e per l’incorporazione delle persone prosciolte dall’obbligo di prestare lavoro; s. alle autorità cantonali della tassa d’esenzione dall’obbligo militare, per la determinazione e il rimborso della medesima; t. alle autorità cantonali e comunali competenti, per l’assistenza alle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro; u. agli uffici di esecuzione e fallimento, per l’accertamento della sospensione degli atti esecutivi e dell’impignorabilità dei valori patrimoniali; v. alle persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e agli istituti d’impiego, per la preparazione dei periodi d’impiego con l’ausilio del siste- ma d’informazione relativo agli impieghi; w. agli uffici di consulenza del servizio civile, per sostenerli nella ricerca di possibilità d’impiego con l’ausilio del sistema d’informazione relativo agli impieghi;

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x. ai datori di lavoro delle persone che prestano servizio civile, per constatare l’impossibilità di disdire il contratto di lavoro durante i periodi di cui all’articolo 336c capoverso 1 lettera a del Codice delle obbligazioni2; y. ai membri della commissione di riconoscimento, per l’adempimento dei loro compiti in conformità all’ordinanza del 5 dicembre 20033 sulle commissioni del servizio civile.

Art. 8 Comunicazione di dati personali mediante procedura di richiamo Sono collegati direttamente (online) al sistema ZIVI+: a. l’assicurazione militare, per il trattamento di casi assicurativi; b. gli incaricati d’esecuzione, in conformità ai contratti previsti dall’ordinanza del 22 maggio 19964 sulla delega a terzi di compiti esecutivi del servizio civile; c. il servizio giuridico del Dipartimento federale dell’economia, per l’esercizio del suo diritto di ricorso; d. i membri della commissione d’ammissione, per l’adempimento dei loro compiti conformemente all’ordinanza 5 dicembre 20035 sulle commissioni del servizio civile.

Art. 9 Comunicazione di dati personali in casi particolari In casi particolari e su richiesta, l’organo d’esecuzione comunica ad altri organi soltanto i dati di cui questi ultimi necessitano assolutamente per adempiere i propri compiti legali.

Art. 10 Sorveglianza e coordinamento

1 L’organo d’esecuzione esercita la sorveglianza su:

a. il trattamento dei dati personali in virtù della presente ordinanza e del rego- lamento d’esercizio; b. il rispetto delle disposizioni in materia di protezione e di sicurezza dei dati da parte dei privati e delle istituzioni che partecipano al sistema ZIVI+. 2 Esso coordina le sue attività con le autorità della Confederazione che partecipano al sistema ZIVI+ e con i privati e le istituzioni coinvolti. 3 Esso accorda i diritti individuali di trattamento dei dati per il sistema ZIVI+.

2 RS 220 3 RS 824.013 4 RS 824.091 5 RS 824.013

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Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati

Art. 11 Obblighi di diligenza

1 Le autorità che partecipano al sistema ZIVI+ provvedono, nel proprio settore,

affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni. 2 I privati e le istituzioni cui sono stati delegati compiti esecutivi provvedono, nel proprio settore, affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescri- zioni. 3 Le autorità, i privati e le istituzioni si accertano che i dati personali che introduco- no nel sistema o comunicano agli organi competenti siano completi, esatti e aggior- nati.

Art. 12 Sicurezza dei dati 1 La sicurezza dei dati si fonda sugli articoli 8–12 dell’ordinanza del 14 giugno 19936 sulla protezione dei dati, sugli articoli 8 e 9 dell’ordinanza del 26 settembre

20037 concernente l’informatica e la telecomunicazione nell’Amministrazione

federale (OIAF) e sulle raccomandazioni dell’Organo strategia informatica della Confederazione. 2 Le autorità, i privati e le istituzioni autorizzati adottano i provvedimenti organizza- tivi e tecnici necessari secondo le disposizioni in materia di protezione dei dati affinché i loro dati personali siano protetti dalla perdita e da qualsiasi trattamento, consultazione o sottrazione non autorizzato. 3 L’organo d’esecuzione emana un regolamento per il trattamento dei dati che con- templa le normative necessarie in materia di misure organizzative e di sicurezza nonché le disposizioni necessarie sul controllo del trattamento dei dati.

4 Nell’ambito del trattamento dei dati, l’organo d’esecuzione provvede affinché

siano automaticamente aggiornati i nomi degli utenti, le operazioni da essi compiute e la data in cui sono state effettuate.

Art. 13 Diritto d’informazione e diritto di rettifica Le persone interessate devono far valere i propri diritti, in particolare i diritti d’informazione, di rettifica e di cancellazione, presso l’organo d’esecuzione in virtù degli articoli 5 e 8 della legge federale del 19 giugno 19928 sulla protezione dei dati (LPD) e della legge federale del 20 dicembre 19689 sulla procedura amministrativa.

6 RS 235.11 7 RS 172.010.58 8 RS 235.1 9 RS 172.021

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Sezione 4: Conservazione, archiviazione e statistica

Art. 14 Durata di conservazione e archiviazione

1 Sono conservati per la durata di cinque anni i dati riguardanti:

a. le persone soggette all’obbligo di prestare servizio civile e astrette al lavoro, dalla fine dell’obbligo di prestare servizio civile e lavoro; b. gli istituti d’impiego, dall’estinzione del riconoscimento; c. gli istituti d’istruzione, dopo il loro ultimo corso d’introduzione o d’istru- zione; d. i membri delle commissioni d’ammissione e di riconoscimento, dopo la fine del loro ultimo mandato. 2 Scaduto il temine di conservazione, l’organo d’esecuzione trasmette all’Archivio federale, rende anonimi o distrugge tutti i dati conformemente all’articolo 21 LPD10.

3 I dati trasmessi all’Archivio federale sono distrutti nel sistema ZIVI+.

Art. 15 Statistica L’organo d’esecuzione comunica all’Ufficio federale di statistica i dati di cui neces- sita per lo svolgimento dei suoi compiti.

Sezione 5: Finanziamento

Art. 16 1 La Confederazione finanzia lo sviluppo e la gestione del sistema d’informazione ZIVI+ nonché l’allacciamento e la gestione delle linee di trasmissione dei dati fino agli organi collegati direttamente (online) al sistema ZIVI+. Sono eccettuati l’allacciamento e la gestione delle linee di dati accessibili ai membri della commis- sione d’ammissione. 2 Gli organi e le persone collegati direttamente al sistema ZIVI+ assumono i costi di acquisto e di gestione dei loro apparecchi e dei software necessari. L’organo d’esecuzione fissa le condizioni che tali apparecchi e i software devono adempiere.

10 RS 235.1

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Sezione 6: Disposizioni finali

Art. 17 1 L’ordinanza del 14 agosto 199611 sul sistema d’informazione del servizio civile è abrogata.

2 La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2004.

30 giugno 2004 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Joseph Deiss La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

11 RU 1996 2461, 1997 2779, 1998 2530

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Allegato (art. 6 cpv. 2)

Dati personali nel sistema ZIVI+: utenti e diritto di trattamento A = consultazione B = trattamento (iscrizione iniziale e mutazione)

Organi interessati: 1 = Collaboratori delle ammissioni 10 = Servizio giuridico dell’organo d’esecuzione

2 = Collaboratori degli impieghi 11 = Pianificazione delle audizioni

3 = Collaboratori delle ammissioni e degli impieghi 12 = Responsabile degli impieghi speciali

4 = Collaboratori delle ispezioni 13 = Commissione d’ammissione

5 = Collaboratori dell’infrastruttura 14 = Servizio giuridico del DFE

6 = Amministrazione specializzata degli impieghi 15 = Autorità cantonali della tassa d’esenzione dall’obbligo 7 = Amministrazione specializzata delle ammissioni militare/ Amministrazione federale delle contribuzioni

8 = Direttore del centro regionale 16 = Assicurazione militare

9 = Direzione dell’organo d’esecuzione

Dati Organi interessati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1. Dati personali del richiedente/ della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile 1 Numero di sistema del richiedente/ della persona soggetta A A A A A A A A A A A A A A A A all’obbligo di prestare servizio civile

2 Cognome B B B A B B B A A A A B A A A A

3 Nome B B B A B B B A A A A B A A A A

4 Indirizzo B B B A B B B A A A A B A A A A

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Dati Organi interessati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

5 Data di nascita B B B A B B B A A A A B A A A A

6 Titolo B B B A B B B A A A A B A A A A

7 Stato civile B B B A B B B A A A A B A A A A

8 Cantone d’origine B B B A B B B A A A A B A A A A

9 Numero AVS B B B A B B B A A A A B A A A A

10 Attività professionali B B B A B B B A A A A B A A A A 11 Campo annotazioni per informazioni e contatti B B B A B B B A A A A B A A A A

2.Procedura d’ammissione 12 Competenza del centro regionale o dell’organo centrale per il B B B A B B B A A A A B A A A A richiedente/ la persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile

13 Idoneità B A B A B B B A A A A A A A

14 Ultimo grado militare ottenuto dalla persona soggetta all’obbligo B A B A B B B A A A A A A A di prestare servizio civile 15 Iscrizione nel casellario giudiziale sì/no, data dell’iscrizione B B B A A A A A

16 Membri di una comunità religiosa B B B A A A A A

17 Documentazione completa alla ricezione della domanda B B B A A A A A

18 Osservazioni relative alla sospensione B B B A A A A A

19 Status al momento dell’ammissione: soggetto all’obbligo di B B B A A A A A A prestare servizio militare, reclutando, membro di una comunità religiosa 20 Riconsiderazione di una non entrata in materia o di un rigetto B B B A A A A A della domanda

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Dati Organi interessati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

21 Questionario concernente la procedura d’ammissione B B B A A A A A

22 Data della ricezione della domanda d’ammissione e della B B B A A A A A documentazione complementare

23 Coinvolgimento della giustizia militare B B B A A A A A

24 Osservazioni in merito alla domanda d’ammissione B B B A A A A A

25 Osservazioni sulla sospensione della domanda, incluso il periodo B B B A A A A A di sospensione

26 Decisione relativa alla domanda d’ammissione B B B A A A A A A

27 Decisione relativa alle assenze alle audizioni A A A A A B A

28 Incartamento del richiedente con la documentazione completa B B B A A A A A della procedura d’ammissione

3. Impieghi

29 Istruzione della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio B B B A A B B A A A B A A civile 30 Tipo di servizio della persona soggetta a prestare servizio civile, B A B A A B B A A A A A A A della persona soggetta a prestare servizio civile astretta al lavoro, della persona astretta al lavoro o della persona che ha rifiutato il servizio d’avanzamento di sottufficiale 31 Collaboratore responsabile delle iscrizioni B B B A A B B A A A A B A A A

32 Status dei militari in ferma continuata B B A B A A A B A A

33 Numero di giorni supplementari di servizio prestati B B A B A A A B A A

volontariamente

34 Esonero dal servizio ai sensi dell’art. 13 LSC B B A B A A A B A A

35 Foto formato passaporto per carta d’identità e biglietti FFS B B A A B A A A B della persona soggetta all’obbligo di prestare servizio civile

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Dati Organi interessati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 36 Osservazioni sulla persona soggetta a prestare servizio civile B B A A B A A A B

37 Riesame dell’idoneità al servizio militare B B A B A A A B

38 Osservazioni sull’idoneità al servizio militare B B A B A A A B

39 Visita effettuata dal medico di fiducia B B A B A A A B

40 Convocazione d’ufficio B B A B A A A B

41 Motivo del congedo B B A B A A A B

42 Procedura disciplinare con decisione A A A A A A B A

43 Motivo dell’esonero dall’obbligo di prestare servizio civile B B A B A A A B

44 Incartamento con la documentazione completa della persona B B A B A A A B

soggetta all’obbligo di prestare servizio civile, esclusa la documentazione per l’ammissione

4. Istituti richiedenti/ istituti d’impiego

45 Nome B B A B A A A B A

46 Indirizzo B B A B A A A B A

47 Persona di contatto B B A B A A A B A

48 Numero di sistema A A A A A A A A

49 Ambito d’attività dell’istituto d’impiego secondo l’art. 4 LSC B B A B A A A B

50 Elenco dei capitolati d’onere e delle rispettive attività B B A B A A A B

51 Dati interni: forma giuridica, valutazione finanziaria, B B A B A A A B

aiuto finanziario, verifiche, status, descrizione, destinatario della decisione

52 Dati necessari per il trattamento della domanda B B A B A A A B

53 Questionario B B A B A A A B

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Dati Organi interessati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

54 Assoggettamento alla tassa B B A B A A A B

55 Decisione di riconoscimento B B A B A A A B

56 Dati per la domanda di aiuto finanziario B B A B A A A B

57 Incartamento dell’istituto d’impiego con la documentazione B B A B A A A B completa 58 Competenza del centro regionale o dell’organo centrale per B B A B A A A B l’istituto d’impiego

59 Dati concernenti le ispezioni B B B B A A A B

60 Contenuto del questionario sulla soddisfazione del cliente B B A B A A A B

61 Incartamento con la documentazione completa concernente B B A B A A A B

l’istituto d’impiego

5. Procedura di ricorso

5.1 Procedura di ricorso in materia d’ammissione

62 Ricorrente (persona soggetta all’obbligo di prestare servizio B B B A A A A A civile oppure servizio giuridico del DFE)

63 Oggetto d’impugnazione del ricorso B B B A A A A A

64 Dispositivo della decisione impugnata B B B A A A A A

65 Istituto che ha preso la decisione impugnata B B B A A A A A

66 Parere dell’organo d’esecuzione B B B A A A A A

67 Parere della commissione d’ammissione B B A A A A A A

68 Decisione della commissione di ricorso B B B A A A A A

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Dati Organi interessati

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

5.2 Procedura di ricorso in materia d’impiego e di riconoscimento

69 Ricorrente (persona soggetta all’obbligo di prestare servizio B B B A A A B civile oppure istituto d’impiego)

70 Oggetto d’impugnazione del ricorso B B B A A A B

71 Dispositivo della decisione impugnata B B B A A A B

72 Istituto che ha preso la decisione impugnata B B B A A A B

73 Parere dell’organo d’esecuzione B B B A A A B

74 Decisione della commissione di ricorso B B B A A A B

6. Commissioni

75 Competenza del centro regionale per i membri della commissione B B B A A A B A d’ammissione

76 Indirizzi dei membri delle commissioni B B B A A A B A

77 Appartenenza alla commissione (ammissione/riconoscimento) B B B B B A A A B B A

78 Seduta della commissione d’ammissione B B B A A A B B A

79 Decisione della commissione B B B A A A A A

80 Osservazioni in merito al rinvio dell’audizione B B B A A A A A

81 Seduta della commissione di riconoscimento B B A B A A A B A

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