AS 2006 945

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell'Ufficio federale di polizia

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)

Modifica del 10 marzo 2006

Il Consiglio federale svizzero ordina:

I L’ordinanza del 21 novembre 20011 sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (Ordinan- za IPAS) è modificata come segue:

Art. 5 cpv. 1 lett. a, c e d 1 Nel sistema principale sono trattati dati e documenti relativi alle seguenti categorie:

a. dati e documenti relativi a persone di cui tutti gli elementi segnaletici, in par- ticolare i connotati, la fotografia, le impronte digitali e il profilo del DNA, sono stati oggetto di un rilevamento e di un esame minuzioso da parte degli organi di polizia svizzeri o stranieri o del Corpo delle guardie di confine e che sono stati notificati all’Ufficio federale per confronto di dati (categoria «AFIS-DNA»); c. dati e documenti relativi a persone in merito alle quali autorità svizzere o straniere, privati, istituzioni o organizzazioni internazionali hanno inoltrato una domanda al servizio di ricerca delle persone scomparse dell’Ufficio federale (categoria «Ricerca di persone scomparse»); d. dati e documenti relativi a persone per cui l’Ufficio federale ha aperto un fascicolo nell’ambito dell’applicazione della legislazione sui documenti d’identità (categoria «Documenti d’identità»).

Art. 7 Funzione di gestione 1 La funzione di gestione serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli dell’Ufficio federale relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridi- che o oggetti, salvo i documenti e le iscrizioni relativi ai casi trattati dalla PGF nel sistema d’informazione JANUS. 2 Essa può contenere tutte le comunicazioni, segnatamente le comunicazioni telefo- niche, i messaggi di posta elettronica e le lettere, indirizzate all’Ufficio federale o

1 RS 361.2

2006-0084 945

Ordinanza IPAS RU 2006

provenienti da quest’ultimo. Contiene in particolare le comunicazioni scambiate nel quadro della cooperazione con l’Ufficio europeo di polizia (Europol).

3 Essa dà accesso:

a. ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate dall’Ufficio federale; b. ai dati relativi alla trasmissione e allo stato dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli nonché a eventuali ricerche effettuate nei sistemi d’informa- zione accessibili alla PGF; e c. all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito. 4 I dati trattati nella funzione di gestione possono essere indicizzati per persona, oggetto o evento e connessi al sistema principale o ad altri sistemi d’informazione dell’Ufficio federale. I dati che sono connessi al sistema principale o a un altro sistema d’informazione sottostanno alle regole di trattamento e alle restrizioni d’accesso applicabili a questi ultimi.

Art. 11 frase introduttiva e lett. d Fatte salve le disposizioni legali che reggono i dati segnaletici, INTERPOL, Euro- pol, la ricerca di persone scomparse e i documenti d’identità, l’Ufficio federale può, in casi particolari e nell’ambito dell’assistenza amministrativa, comunicare informa- zioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, quando esse ne hanno bisogno per adempiere i loro obblighi legali: d. Europol;

Art. 13 Diritti delle persone interessate

1 Ogni persona può domandare all’Ufficio federale informazioni sui dati a suo

riguardo che sono registrati nell’IPAS e chiedere la rettifica o la soppressione di questi dati. 2 Il diritto alla consultazione, alla rettifica e alla soppressione dei dati è retto dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 19922 sulla protezione dei dati (LPD). Per i dati comunicati da INTERPOL è fatto salvo l’articolo 13 dell’ordinanza del 1° dicembre 19863 sull’Ufficio centrale nazionale INTERPOL Berna. Per i dati comunicati da Europol è fatto salvo l’articolo 7 paragrafo 5 dell’Accordo del 24 settembre 20044 tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Per le iscrizioni nell’indice o nella funzione di gestione di dati che dipendono dalle compe- tenze della PGF è fatto salvo l’articolo 14 LUC5.

2 RS 235.1 3 RS 351.21 4 RS 0.360.268.2 5 RS 360

Ordinanza IPAS RU 2006

Art. 15 Sicurezza dei dati La sicurezza dei dati è garantita dall’ordinanza del 26 settembre 20036 sull’informatica nell’amministrazione federale (OIAF).

Art. 16 cpv. 1, 4 e 6 1 I dati del sistema principale che sono in correlazione con i dati dattiloscopici memorizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (O del 21 nov. 20017 sul trattamento dei dati segnaletici) o con profili del DNA memorizza- ti nel sistema d’informazione basato sui profili del DNA (O del 3 dic. 20048 sui profili del DNA) sono cancellati contemporaneamente ai dati corrispondenti memo- rizzati in questi sistemi d’informazione. 4 I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità» del sistema principale sono cancellati 50 anni dopo la prima registrazione. I dati della categoria «Ricerca di persone scomparse» si possono conservare finché le persone interessate non sono state ritrovate, ma al massimo finché esse hanno compiuto 99 anni.

6 I dati della funzione di gestione concernenti la cooperazione con Europol sono

conservati conformemente all’Accordo del 24 settembre 20049 tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Gli altri dati della funzione di gestione sono cancellati dopo tre anni.

II Gli allegati 1 e 2 sono sostituti dalle versioni qui annesse.

III La presente modifica entra in vigore il 1° aprile 2006.

10 marzo 2006 In nome del Consiglio federale svizzero: Il Presidente della Confederazione: Moritz Leuenberger La cancelliera della Confederazione: Annemarie Huber-Hotz

6 RS 172.010.58 7 RS 361.3 8 RS 363.1 9 RS 0.360.268.2

Ordinanza IPAS RU 2006

Allegato 1 (art. 4 cpv. 2)

Catalogo dei dati

Sistema principale (Categorie «AFIS-DNA», «Interpol», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità») Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche

1. Numero

2. Cognome

3. Nome

4. Data di nascita

5. Sesso

6. Cittadinanza

7. Indirizzo

8. Luogo di nascita

9. Luogo d’origine

10. Nome dei genitori

11. Stato civile

12. Lingua madre

13. Documenti d’identità

14. Nomi controllati/identità accertata

15. Data del decesso

16. Connotati

(segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei capelli)

17. Pseudonimi e caratteristiche

18. Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel sistema

19. Persone che vivono nella stessa economia domestica

Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche

1. Numero

2. Nome

3. Sede

4. Cittadinanza

Ordinanza IPAS RU 2006

5. Forma giuridica

6. Informazioni del registro di commercio

7. Nome dei membri degli organi direttivi

8. Indirizzo

9. Altri nomi e caratteristiche

10. Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel sistema Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti

1. Numero

2. Nome dell’oggetto

3. Descrizione

4. Date relative all’evento

5. Paese di provenienza dell’informazione

6. Tipo di oggetto

7. Indirizzo

8. Identità o non identità con un altro oggetto dallo stesso nome registrato nel

sistema Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Collaboratore che ha aperto il fascicolo

3. Ubicazione abituale (centro di documentazione)

4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito)

5. Numero del volume

6. Informazioni sui dati di base legati al fascicolo

7. Data dei documenti del fascicolo

8. Osservazioni

Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Tipo (entrata/uscita, autorità emittente o destinatario)

3. Data della pratica

4. Data di registrazione e collaboratore responsabile

5. Autorità responsabile dell’identificazione

6. Motivo dell’annuncio/motivo per cui la persona è stata segnalata

7. Data dell’annuncio/dell’identificazione

Ordinanza IPAS RU 2006

8. Luogo dell’annuncio/dell’identificazione

9. Priorità

10. Termine

11. Riferimento

12. Categoria

13. Stato di avanzamento della pratica (fase)

14. Data della fase

15. Collaboratore incaricato della fase

16. Numero del documento

17. Testo della fase

Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero del controllo del processo (impronte digitali e/o DNA)

2. Esistenza di un profilo di DNA in CODIS

3. Tipo (informazioni sulle fotografie, le impronte digitali e i profili di DNA disponibili)

4. Osservazioni (domande e risposte inerenti alla pratica)

5. «Hit» (confronti effettuati, risultato)

6. Misure10

7. Osservazioni (testo libero di 600 caratteri con antecedenti e fattispecie rela- tivi alla persona o all’oggetto)11

8. Osservazioni divergenti

Funzione di gestione

1. Operazione (nome, descrizione dell’operazione; data e nome d’utente)

2. Fascicolo (numero, genere, categoria e descrizione del fascicolo; data d’ese- cuzione, osservazioni e nome d’utente)

3. Comunicazione (numero, tipo e genere di comunicazione; collegamento con

il sistema principale o con un altro sistema d’informazione; data, ora e auto- re della registrazione; data e luogo d’entrata/uscita; mittente/destinatario; descrizione sommaria della comunicazione; termine, utente e data d’esecu- zione) 4. Attribuzione della comunicazione (destinatari per il trattamento, termine per il trattamento, indicazioni in merito ai lavori effettuati)

10 I campi di dati di cui ai numeri 1–6 sono utilizzati solo per la categoria «AFIS-DNA». 11 Il campo di dati di cui al numero 7 è utilizzato solo per le categorie «Interpol», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità».

Ordinanza IPAS RU 2006

5. Documenti (numero, titolo e tipo di documenti, ubicazione, beneficiari di un prestito, data del prestito) 6. Persone fisiche (identità completa, verifica dell’identità, nome dei genitori, stato civile, indirizzo, pseudonimi, persone che vivono nella stessa economia domestica) 7. Persone giuridiche (nome, forma giuridica, verifica dell’identità, indirizzo)

8. Veicoli (tipo, genere, marca, Paese, numero d’identificazione, descrizione

del veicolo, indicazioni relative al proprietario)

9. Oggetti (numero, tipo, osservazioni)

Ordinanza IPAS RU 2006

Allegato 2 (art. 9 cpv. 2)

Diritti d’accesso a IPAS

G = Get (visualizzare) A = Add (visualizzare, introdurre dati, modificare e cancellare i dati registrati dall’unità amministrativa)

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