Ordinanza concernente la comunicazione per via elettronica nell'ambito di un procedimento amministrativo

Ordinanza concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di un procedimento amministrativo

del 17 ottobre 2007

Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 11b capoverso 2, 21a capoverso 1 e 34 capoverso 1bis della legge federale del 20 dicembre 1968¹ sulla procedura amministrativa (PA); vista a disposizione finale concernente la modifica del 17 giugno 2005² della PA, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione 1 La presente ordinanza disciplina le modalità della comunicazione per via elettro- nica tra una parte e un’autorità amministrativa della Confederazione nell’ambito di un procedimento a cui è applicabile la PA.

2 La presente ordinanza è applicabile alla comunicazione di:

a. atti scritti in vista dell’emanazione di una decisione ai sensi dell’articolo 5 PA; b. decisioni ai sensi dell’articolo 5 PA.

Art. 2 Piattaforme riconosciute per la trasmissione sicura 1 Le piattaforme per la trasmissione sicura (piattaforme di trasmissione) possono essere riconosciute se: a. per l’identificazione, la firma e il criptaggio applicano codici che si basano su certificati rilasciati da un prestatore di servizi di certificazione ricono- sciuto giusta la legge federale del 19 dicembre 2003³ sui servizi di certifi- cazione nel campo della firma elettronica (prestatore riconosciuto); b. rilasciano senza indugio una ricevuta, con l’indicazione del momento della ricezione di un atto scritto sulla piattaforma di trasmissione o del momento della consegna al destinatario; su tale ricevuta va apposta una firma basata su un certificato rilasciato da un prestatore riconosciuto; c. garantiscono il criptaggio della comunicazione dal mittente al destinatario;

RS 172.021.2

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d. sono in grado di comunicare con le autorità federali conformemente agli standard tecnici dell’Amministrazione federale in materia di trasmissione sicura. 2 Il Dipartimento federale delle finanze (DFF) decide in merito a domande di ricono- scimento. Può disciplinare più dettagliatamente la procedura di riconoscimento e in particolare stabilire quali informazioni devono essere allegate alla domanda. 3 Può revocare il riconoscimento se constata, d’ufficio o su denuncia, che le condi- zioni previste dal capoverso 1 non sono più adempiute. 4 La tassa di giustizia è calcolata in base al dispendio di tempo; la tariffa oraria ammonta a 250 franchi. Sono inoltre applicabili le disposizioni dell’ordinanza gene- rale sugli emolumenti dell’8 settembre 20044.

Sezione 2: Comunicazione di atti scritti a un’autorità

Art. 3 Ammissibilità Gli atti scritti possono essere comunicati a un’autorità amministrativa della Confe- derazione per via elettronica se: a. detta autorità figura nella lista delle autorità che ammettono la comuni- cazione per via elettronica (lista); e b. secondo la lista l’autorità ha dichiarato ammissibile la comunicazione per via elettronica nel procedimento in questione.

Art. 4 Lista 1 La Cancelleria federale pubblica su Internet una lista delle autorità amministrative della Confederazione che autorizzano la comunicazione per via elettronica.

2 La lista indica:

a. le autorità amministrative della Confederazione che autorizzano la comuni- cazione per via elettronica di atti scritti; b. l’indirizzo elettronico delle autorità; c. se l’autorità autorizza la comunicazione per via elettronica per tutti o solo per alcuni procedimenti amministrativi (lista positiva o negativa); d. i canali di comunicazione autorizzati dall’autorità, quali la piattaforma riconosciuta di trasmissione, il sito Internet per trasmettere on line atti scritti o l’usuale indirizzo di posta elettronica; e. i formati di dati autorizzati per la comunicazione;

4 RS 172.041.1

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f. l’indirizzo dei certificati da utilizzare in occasione della cifratura di atti scritti trasmessi all’autorità e quello utilizzato dall’autorità per la firma in occasione di un invio. 3 L’iscrizione nella lista è effettuata su domanda dell’autorità federale in questione. Ogni modifica di iscrizioni richiede il consenso dell’autorità.

Art. 5 Formato 1 Le parti comunicano i loro atti scritti e gli allegati nel formato utilizzato nella lista per il canale di comunicazione. 2 Se l’autorità non riesce a consultare gli atti scritti o gli allegati concede alla parte un breve termine per: a. ritrasmettere gli atti scritti o gli allegati nel formato stabilito dall’autorità; o b. trasmetterle, dopo averli stampati, tutti gli atti scritti e gli allegati o soltanto una parte di essi secondo le modalità previste dall’art. 21 PA.

3 L’autorità provvede a proteggere appropriatamente i dati personali durante la

comunicazione nei canali di comunicazione autorizzati. L’invio di comunicazione mediante piattaforma di trasmissione o indirizzo di posta elettronica usuale va cifra- to con il codice di cifratura pubblica dell’autorità che figura nella lista. 4 Sono fatte salve le disposizioni speciali dell’Istituto federale della proprietà intel- lettuale per quel che concerne le comunicazioni a esso trasmesse.

Art. 6 Firma 1 È considerata firma elettronica riconosciuta ai sensi dell’articolo 21a capoverso 2 PA una firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore riconosciuto. 2 Una firma elettronica riconosciuta ai sensi dell’articolo 21a capoverso 2 PA non è richiesta se l’identificazione del mittente e l’integrità della comunicazione sono garantite con altri mezzi adeguati. Sono eccettuati i casi in cui il diritto federale prescrive di firmare un documento. 3 Se manca la firma elettronica riconosciuta richiesta, l’autorità concede al mittente un termine per la correzione. Il mittente può ritrasmettere gli atti scritti assieme a una firma riconosciuta oppure inviare quest’ultimi firmati a mano giusta l’arti- colo 21 della PA.

Art. 7 Certificato Se non figura nella lista dei prestatori di servizi di certificazione oppure se non è accessibile sulla piattaforma di trasmissione dell’autorità, il certificato qualificato munito del codice per la verifica della firma deve essere allegato all’invio firmato.

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Sezione 3: Notificazione di decisioni

Art. 8 Consenso necessario 1 L’autorità può notificare una decisione per via elettronica a una parte, se questa ha esplicitamente acconsentito per scritto a tale tipo di notificazione nell’ambito del procedimento in questione. 2 Chi è regolarmente parte in un procedimento dinnanzi a una determinata autorità oppure rappresenta regolarmente parti dinnanzi a detta autorità può comunicarle per scritto di accettare la notificazione elettronica di tutte le decisioni. 3 Il consenso concernente la notificazione per via elettronica può essere revocato presso l’autorità in questione in qualsiasi momento.

4 L’approvazione e la revoca non devono essere firmate.

Art. 9 Modalità

1 L’invio è effettuato mediante una piattaforma riconosciuta di trasmissione.

L’autorità può utilizzare anche un altro tipo di trasmissione, se questo permette di identificare in modo appropriato sia il mittente, di stabilire il momento della notifi- cazione e di cifrare la comunicazione fino al destinatario.

2 Le decisioni e gli allegati sono comunicati in formato PDF/A.

3 Le decisioni sono provviste di firme qualificate basate su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore riconosciuto. In occasione della notificazione di un importante numero di decisioni che non possono essere firmate singolarmente da un rappresentante dell’autorità, le decisioni possono essere munite di una firma elettro- nica, oggetto di un certificato rilasciato da un prestatore riconosciuto i cui mezzi di creazione sono sotto il controllo del titolare del certificato.

Art. 10 Momento della notificazione 1 Se l’autorità mette l’invio a disposizione del destinatario in una casella postale elettronica, il momento in cui l’invio è scaricato è considerato il momento della notificazione. 2 Se l’indirizzo di notificazione indicato all’autorità dal destinatario dell’invio è una casella postale elettronica che è stata aperta, previa identificazione del detentore, su una piattaforma riconosciuta di trasmissione sicura, la notificazione a tale casella postale è considerata primo tentativo di consegna infruttuoso ai sensi dell’articolo 20 capoverso 2bis PA.

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Sezione 4: Disposizioni finali

Art. 11 Riconoscimento provvisorio Per due anni dopo l’entrata in vigore della presente ordinanza il DFF può, su domanda, accordare a una piattaforma di trasmissione sicura un riconoscimento provvisorio fino alla decisione definitiva, se da un esame sommario della domanda di riconoscimento emerge che le condizioni previste dall’articolo 2 capoverso 1 sono verosimilmente soddisfatte.

Art. 12 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2008 con effetto sino al 31 dicembre 2016.

17 ottobre 2007 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Micheline Calmy-Rey La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz

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