AS 2008 5043

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell'Ufficio federale di polizia

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)

del 15 ottobre 2008

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 19 della legge federale del 13 giugno 20081 sui sistemi d’informazione di polizia della Confederazione (LSIP), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto 1 La presente ordinanza disciplina, per il sistema informatizzato IPAS, ai sensi degli articoli 12, 14 e 18 LSIP: a. l’autorità responsabile e la vigilanza; b. la struttura e il contenuto; c. i diritti d’accesso e il trattamento di dati; d. la protezione dei dati e la sicurezza dei dati.

2 Il sistema d’informazione IPAS è composto dai seguenti sottosistemi:

a. il sistema di trattamento dei dati relativi alla cooperazione di polizia interna- zionale e intercantonale di cui all’articolo 12 LSIP; b. il sistema d’informazione per l’identificazione di persone nell’ambito di perseguimenti penali e di ricerche di persone scomparse di cui all’articolo 14 LSIP; c. il sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol di cui all’articolo 18 LSIP.

Art. 2 Autorità responsabile e vigilanza

1 L’Ufficio federale di polizia (fedpol) è responsabile dell’IPAS. Esso emana un

regolamento sul trattamento dei dati registrati nell’IPAS.

RS 361.2 1 RS 361

2008-1754 5043

Ordinanza IPAS RU 2008

2 Fedpol nomina un servizio di controllo. Tale servizio gestisce i diritti d’accesso all’IPAS secondo la matrice d’accesso di cui all’allegato 2, vigila sulla cancellazione automatica dei dati ed effettua controlli dei dati. Il servizio di controllo è responsabile del rispetto, da parte degli utenti, dell’ordinanza, dei suoi allegati e del regolamento sul trattamento dei dati. 3 Il fornitore di servizi informatici incaricato dal Dipartimento federale di giustizia e polizia fornisce i mezzi informatici necessari alla gestione di IPAS.

Sezione 2: Struttura e contenuto dell’IPAS

Art. 3 Struttura dell’IPAS

1 L’IPAS contiene le seguenti categorie:

a. «Interpol»; b. «Europol»; c. «NSIS»; d. «AFIS-DNA»; e. «Ricerca di persone scomparse»; f. «Documenti d’identità».

2 Ogni categoria si suddivide nelle seguenti sottocategorie:

a. «Dati di base», in cui sono registrati dati relativi a persone fisiche, persone giuridiche e oggetti; b. «Fascicoli», in cui sono registrati l’ubicazione dei fascicoli cartacei, i diritti d’accesso ai fascicoli e le indicazioni relative al prestito; c. «Pratiche», in cui sono registrati la categoria secondo l’articolo 4 capoverso 1 cui appartengono i fascicoli, il loro stato d’avanzamento nonché dati sulla persona incaricata del fascicolo; d. «Contenuto», in cui sono registrati i dati più dettagliati sugli antecedenti ri- guardanti le persone fisiche, le persone giuridiche e gli oggetti; e. «Gestione delle pratiche e degli atti», funzione di gestione delle pratiche e degli atti.

Art. 4 Dati trattati in IPAS

1 L’IPAS contiene i seguenti dati e documenti:

a. categoria «Interpol»: dati e documenti relativi a persone annunciate alla Polizia giudiziaria federale (PGF) come presunti autori di reati, parti lese o persone informate sui fatti, nell’ambito d’inchieste di polizia giudiziaria che non sono sottoposte alla giurisdizione federale o di attività di polizia finaliz- zate alla prevenzione, condotte da autorità di perseguimento penale o di polizia svizzere o estere;

Ordinanza IPAS RU 2008

b. categoria «Europol»: dati trasmessi nell’ambito della cooperazione con Europol; c. categoria «NSIS»: dati trasmessi all’ufficio SIRENE in relazione a una segnalazione in N-SIS; d. categoria «AFIS-DNA»: dati e documenti relativi a persone di cui gli elementi segnaletici sono stati oggetto di un rilevamento e di un esame minuzioso da parte delle autorità di polizia svizzere o estere o del Corpo delle guardie di confine e che sono stato notificati a fedpol per confronto dei dati; e. categoria «Ricerca di persone scomparse»: dati e documenti relativi a persone in merito alle quali autorità svizzere o estere, privati, istituzioni o organizza- zioni internazionali hanno inoltrato una domanda al servizio di ricerca delle persone scomparse di fedpol; f. categoria «Documenti d’identità»: dati e documenti relativi a persone in merito alle quali fedpol ha aperto un fascicolo nell’ambito dell’applicazione della legislazione sui documenti d’identità. 2 I dati e i documenti che rientrano in più categorie secondo l’articolo 3 capoverso 1 sono trattati in ciascuna categoria di dati corrispondente.

3 I dati specifici sono elencati nell’allegato 1.

Art. 5 Sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol 1 Il sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridiche o oggetti, eccetto i documenti e le iscrizioni relativi ai casi trattati dalla PGF nel sistema d’informazione JANUS. 2 Esso può contenere tutte le comunicazioni, segnatamente le comunicazioni telefo- niche, i messaggi di posta elettronica, le lettere e le comunicazioni via telefax indi- rizzati a fedpol o provenienti da quest’ultimo. Contiene in particolare le comunica- zioni scambiate nel quadro della cooperazione con l’Ufficio europeo di polizia (Europol).

3 Esso dà accesso:

a. ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate da fedpol; b. ai dati relativi alla trasmissione e allo stato dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli nonché a eventuali ricerche effettuate nei sistemi d’informazione accessibili a fedpol; e c. all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito. 4 I dati trattati nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol possono essere indicizzati per persona, oggetto o evento e connessi alle altre sottocategorie o ad altri sistemi d’informazione di fedpol. I dati che sono connessi ad altre sottocate- gorie o a un altro sistema d’informazione sottostanno alle regole di trattamento e alle restrizioni d’accesso applicabili a questi ultimi.

Ordinanza IPAS RU 2008

Sezione 3: Diritti d’accesso e trattamento dei dati

Art. 6 Servizi con diritto d’accesso 1 I collaboratori di fedpol possono consultare l’IPAS online se per adempiere i loro compiti legali hanno bisogno di dati registrati nel sistema.

2 I diritti d’accesso sono disciplinati nell’allegato 2.

Art. 7 Trasmissione di dati Fatte salve le disposizioni legali che disciplinano il trattamento di dati segnaletici, Interpol, Europol, N-SIS, la ricerca di persone scomparse e i documenti d’identità, fedpol può, nell’ambito dell’assistenza amministrativa, trasmettere su richiesta le informazioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, a condizione che tali dati siano necessari per l’adempimento dei loro compiti legali: a. le autorità di polizia o di perseguimento penale federali, cantonali ed estere; b. gli uffici centrali nazionali Interpol e la segreteria generale di Interpol; c. i servizi dell’Ufficio federale della migrazione competenti per l’identifica- zione dei richiedenti l’asilo e delle persone bisognose di protezione e per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge federale del 16 dicembre

20052 sugli stranieri e dalla legge del 29 settembre 19523 sulla cittadinanza;

d. Europol; e. i servizi competenti dell’Amministrazione federale delle dogane; f. le rappresentanze svizzere all’estero competenti per il rilascio dei visti.

Art. 8 Ulteriori disposizioni sulla trasmissione dei dati 1 Al momento della comunicazione dei dati registrati nell’IPAS, si devono rispettare i divieti inerenti all’utilizzazione. Fedpol può comunicare alle autorità estere di cui all’articolo 7 dati relativi ai richiedenti l’asilo, ai rifugiati o alle persone provviso- riamente ammesse solo previa consultazione dell’Ufficio federale competente. 2 Fedpol rifiuta di trasmettere dati registrati nell’IPAS se vi si oppongono interessi preponderanti pubblici o privati. I dati che non sono destinati a essere comunicati sono segnalati come tali nell’IPAS. 3 Al momento di qualsiasi trasmissione di dati registrati nell’IPAS, il destinatario deve essere informato sulla natura, l’affidabilità e l’attualità dei dati. Egli può impiegarli esclusivamente allo scopo per cui tali dati gli sono stati trasmessi. Deve essere avvertito delle restrizioni d’impiego e del fatto che fedpol si riserva il diritto di esigere informazioni sull’uso che sarà stato fatto di questi dati. 4 La trasmissione di dati, il destinatario, l’oggetto e il motivo della trasmissione devono essere registrati nell’IPAS.

2 RS 142.20 3 RS 141.0

Ordinanza IPAS RU 2008

5 Fedpol disciplina le modalità dettagliate della trasmissione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 2.

Art. 9 Durata di conservazione dei dati 1 I dati registrati nell’IPAS che sono in correlazione con i dati dattiloscopici memo- rizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (O del 21 nov. 20014 sul trattamento dei dati segnaletici) o con profili del DNA memorizzati nel sistema d’informazione basato sui profili del DNA (O del 3 dic. 20045 sui profili del DNA), sono cancellati contemporaneamente ai dati corrispondenti memorizzati in questi sistemi d’informazione. 2 Al momento della cancellazione dei profili del DNA sono cancellati anche tutti gli altri dati conservati nell’IPAS relativi alla persona in questione, se non vi è altro materiale segnaletico che si riferisca alla stessa persona. Se gli altri dati conservati in IPAS non possono essere cancellati, la nota riguardante l’esistenza di un profilo del DNA nell’IPAS è cancellata contemporaneamente al profilo del DNA.

3 Il numero di controllo del processo è cancellato quando la Confederazione non

conserva più alcun dato segnaletico sulla persona in questione.

4 I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità»

sono cancellati 50 anni dopo la prima registrazione. I dati della categoria «Ricerca di persone scomparse» possono essere conservati finché le persone interessate non sono state ritrovate, ma al massimo fino al compimento del novantanovesimo anno di età.

5 I dati della categoria «Interpol» sono cancellati dopo dieci anni.

6 I dati della categoria «Europol» sono cancellati conformemente all’articolo 9

paragrafo 8 dell’Accordo del 24 settembre 20046 tra la Confederazione svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. 7 I dati della categoria «NSIS» trasmessi come informazioni supplementari nell’am- bito della cooperazione con altri Stati Schengen sono cancellati conformemente all’articolo 45 dell’ordinanza N-SIS del 7 maggio 20087. 8 I dati del sistema di gestione delle pratiche e degli atti che non sono in correlazione con altre categorie sono cancellati dopo tre anni.

Art. 10 Archiviazione In virtù dell’articolo 21 della legge federale del 19 giugno 19928 sulla protezione dei dati, la consegna all’Archivio federale di dati contenuti nel sistema d’informazione è retta dalla legge federale del 26 giugno 19989 sull’archiviazione.

4 RS 361.3 5 RS 363.1 6 RS 0.360.268.2 7 RS 362.0 8 RS 235.1 9 RS 152.1

Ordinanza IPAS RU 2008

Sezione 4: Protezione dei dati e sicurezza dei dati

Art. 11 Diritti delle persone interessate Il diritto d’accesso, il diritto alla rettifica e alla cancellazione dei dati è retto dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 199210 sulla protezione dei dati (LPD). Per i dati comunicati da Interpol è fatto salvo l’articolo 13 dell’ordinanza del 1° dicembre 198611 sull’Ufficio centrale nazionale Interpol Berna. Per i dati comu- nicati da Europol è fatto salvo l’articolo 7 paragrafo 5 dell’Accordo del 24 settembre 200412 tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Per i dati che hanno una correlazione con una segnalazione in N-SIS è fatto salvo l’articolo 49 dell’ordinanza N-SIS del 7 maggio 200813. Per le iscrizioni nel sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol di dati che rientrano nella competenza della PGF è fatto salvo l’articolo 8 LSIP.

Art. 12 Sicurezza dei dati La sicurezza dei dati è garantita dall’ordinanza del 14 giugno 199314 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati, dall’ordinanza del 26 settembre 2003 15 sull’informatica nell’Amministrazione federale nonché dalle istruzioni del CIC del 27 settembre 2004 sulla sicurezza informatica nell’Amministrazione federale.

Art. 13 Verbalizzazione Ogni trattamento di dati nell’IPAS è verbalizzato. I verbali devono essere conservati per un anno.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 14 Diritto previgente: abrogazione L’ordinanza IPAS del 21 novembre 200116 è abrogata.

10 RS 235.1 11 RS 351.21 12 RS 0.360.268.2 13 RS 362.0 14 RS 235.11 15 RS 172.010.58 16 RU 2002 111, 2004 4813, 2006 945

Ordinanza IPAS RU 2008

Art. 15 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 5 dicembre 2008.

15 ottobre 2008 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Pascal Couchepin La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

Ordinanza IPAS RU 2008

Allegato 1 (art. 4 cpv. 3)

Catalogo dei dati

IPAS (Categorie «AFIS-DNA», «Interpol», «Europol», «NSIS», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità») Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche

1. Numero

2. Cognome

3. Nome

4. Data di nascita

5. Sesso

6. Cittadinanza

7. Indirizzo

8. Luogo di nascita e Paese di nascita

9. Luogo d’origine

10. Nome dei genitori

11. Stato civile

12. Lingua madre

13. Documenti d’identità

14. Nomi controllati/identità accertata

15. Data del decesso

16. Connotati

(segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei capelli)

17. Pseudonimi e caratteristiche

18. Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel sistema

19. Persone che vivono nella stessa economia domestica

Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche

1. Numero

2. Nome

3. Sede

4. Cittadinanza

Ordinanza IPAS RU 2008

5. Forma giuridica

6. Informazioni del registro di commercio

7. Nome dei membri e degli organi direttivi

8. Indirizzo

9. Altri nomi e caratteristiche

10. Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel sistema Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti

1. Numero

2. Nome dell’oggetto

3. Descrizione

4. Dati relativi all’evento (data/orario dalle … alle …)

5. Paese di provenienza dell’oggetto o Paese in cui si è verificato l’evento

6. Tipo di oggetto o di evento

7. Indirizzo

8. Identità o non identità con un altro oggetto dallo stesso nome registrato nel

sistema Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Collaboratore che ha aperto il fascicolo

3. Ubicazione abituale (centro di documentazione)

4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito)

5. Numero del volume o del sottofascicolo

6. Informazioni sui dati di base riguardanti il fascicolo

7. Data dei documenti del fascicolo

8. Osservazioni

Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero

2. Tipo (entrata/uscita, autorità emittente o destinatario)

3. Data della pratica

4. Data di registrazione e collaboratore responsabile

5. Autorità responsabile dell’identificazione

6. Motivo dell’annuncio/motivo per cui la persona è stata segnalata

7. Data dell’annuncio/dell’identificazione

Ordinanza IPAS RU 2008

8. Luogo dell’annuncio/dell’identificazione

9. Priorità

10. Termine

11. Riferimento

12. Categoria

13. Stato di avanzamento della pratica (fase)

14. Data della fase

15. Collaboratore incaricato della fase

16. Numero del documento

17. Testo della fase

Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti

1. Numero del controllo del processo (impronte digitali e/o DNA)

2. Esistenza di un profilo di DNA in CODIS

3. Tipo (informazioni sulle fotografie, le impronte digitali e i profili di DNA disponibili)

4. Osservazioni (domande e risposte inerenti alla pratica)

5. «Hit» (confronti effettuati, risultato)

6. Misure17

7. Osservazioni (testo libero di 600 caratteri con antecedenti e fattispecie relativi alla persona o all’oggetto)18

8. Ulteriori osservazioni

Sistema di gestione delle pratiche e degli atti di fedpol

1. Operazione (nome, descrizione dell’operazione; data e nome d’utente)

2. Fascicolo (numero, genere, categoria e descrizione del fascicolo; data d’ese- cuzione, osservazioni e nome d’utente)

3. Comunicazione (numero, tipo e genere di comunicazione; collegamento con

il sistema principale o con un altro sistema d’informazione; data, ora e autore della registrazione; data e luogo d’entrata/uscita; mittente/destinatario; descrizione sommaria della comunicazione; termine; utente e data d’esecu- zione) 4. Attribuzione della comunicazione (destinatari per il trattamento, termine per il trattamento, indicazioni in merito ai lavori effettuati) 5. Documenti (numero, titolo e tipo di documenti, ubicazione, beneficiari di un prestito, data del prestito)

17 I campi di dati di cui ai numeri 1–6 sono utilizzati solo per la categoria «AFIS-DNA». 18 Il campo di dati di cui al numero 7 è utilizzato solo per le categorie «Interpol», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità».

Ordinanza IPAS RU 2008

6. Persone fisiche (identità completa, verifica dell’identità, nome dei genitori, stato civile, indirizzo, luogo di nascita, pseudonimi, persone che vivono nella stessa economia domestica) 7. Persone giuridiche (nome, forma giuridica, verifica dell’identità, indirizzo) 8. Veicoli (tipo, genere, marca, Paese, numero di targa, descrizione del veicolo, indicazioni relative al proprietario)

9. Oggetti (numero, tipo, osservazioni)

Ordinanza IPAS RU 2008

Allegato 2 (art. 6 cpv. 2)

Diritti d’accesso a IPAS

G = Get (visualizzare) A = Add (visualizzare, introdurre dati, modificare e cancellare i dati registrati dall’unità amministrativa)

Servizi

AFIS-DNA INTERPOL EUROPOL NSIS RICERCA DOC. D’IDENTITÀ GPA SCOMPARSI