Ordinanza sull'organizzazione della Cancelleria federale

Ordinanza sull’organizzazione della Cancelleria federale (OrgCaF)

del 29 ottobre 2008

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 47 capoverso 2 della legge del 21 marzo 1997¹ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA); in esecuzione dell’articolo 28 dell’ordinanza del 25 novembre 1998² sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA), ordina:

Sezione 1: Obiettivi, funzioni principali e principi operativi

Art. 1 Obiettivi e funzioni principali 1 La Cancelleria federale è lo stato maggiore del Governo e funge da tramite tra il Governo, l’Amministrazione, l’Assemblea federale e il pubblico. 2 La Cancelleria federale si adopera presso il Consiglio federale e i dipartimenti affinché la prassi decisionale del Governo sia coerente e improntata a lungo termine e affinché il principio della collegialità sia rispettato. 3 La Cancelleria federale esercita le funzioni di cui agli articoli 30 e 32–34 LOGA, in particolare le seguenti funzioni principali: a. sostiene il Consiglio federale e il presidente della Confederazione nella loro attività governativa e provvede affinché le decisioni siano preparate in con- dizioni ottimali; b. in collaborazione con i dipartimenti, prepara i documenti che permettono una politica di governo lungimirante e coerente e ne esamina la realizza- zione; c. garantisce una politica d’informazione e di comunicazione a lungo termine e coordinata a livello governativo e provvede affinché le informazioni sulle decisioni del Consiglio federale siano comunicate il più rapidamente possi- bile.

RS 172.210.10

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4 La Cancelleria federale adempie inoltre i compiti d’esecuzione che le assegna la legislazione; in particolare: a. provvede affinché i diritti popolari possano essere esercitati conformemente alla Costituzione federale3 e alla legislazione sui diritti politici e affinché tutte le votazioni e elezioni federali si svolgano correttamente; b. pubblica, con la massima sollecitudine e la qualità richiesta, i testi giuridici e gli altri documenti da pubblicare in virtù della legislazione federale sulle pubblicazioni ufficiali; c. fornisce le prestazioni di traduzione, terminologia e coordinamento previste dall’ordinanza del 19 giugno 19954 sulla traduzione nell’amministrazione generale della Confederazione ed esegue i compiti affidatile dalla legisla- zione sulle lingue.

Art. 2 Principi operativi Oltre ai principi generali dell’attività amministrativa e della direzione dell’Ammini- strazione (art. 11 e 12 OLOGA), la Cancelleria federale rispetta segnatamente i principi operativi seguenti: a. fornisce le proprie prestazioni puntualmente e tenendo conto dei bisogni dei destinatari; b. provvede affinché le soluzioni siano amministrativamente semplici e le pro- cedure concise e trasparenti; c. è un partner affidabile per il Governo, l’Amministrazione, l’Assemblea fede- rale e il pubblico e si presenta in modo coerente; d. promuove il Governo elettronico.

Sezione 2: Competenze particolari

Art. 3 Prestazioni linguistiche 1 La Cancelleria federale si impegna a favore del plurilinguismo nell’Amministra- zione federale e si adopera per la parità delle lingue ufficiali. 2 Nelle lingue ufficiali, la Cancelleria federale assicura la qualità dei testi destinati alla pubblicazione e di altri testi importanti.

Art. 4 Supporto legislativo e settori giuridici 1 La Cancelleria federale assicura la qualità della legislazione della Confederazione. In particolare:

3 RS 101 4 RS 172.081

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a. formula i principi che presiedono alla redazione formale degli atti normativi e provvede affinché siano rispettati; b. in collaborazione con l’Ufficio federale di giustizia, provvede affinché gli atti normativi della Confederazione concordino per quanto concerne il con- tenuto e la forma in tutte le lingue ufficiali, siano adeguati al contenuto e ai destinatari, siano coerenti e comprensibili per il cittadino.

2 La Cancelleria federale prepara ed esegue le leggi e le ordinanze nei seguenti

settori: a. diritto in materia di organizzazione dell’amministrazione; b. diritto in materia di procedura di consultazione; c. diritto in materia di pubblicazioni ufficiali; d. diritti politici. 3 All’interno dell’Amministrazione federale, la Cancelleria federale è competente per le questioni relative al diritto parlamentare. In questo ambito prepara in partico- lare i pareri del Consiglio federale.

Art. 5 Pubblicazione di elenchi e dati personali

1 La Cancelleria federale pubblica l’Annuario federale. Questo contiene:

a. i nomi dei membri dell’Assemblea federale; b. i nomi dei membri dei tribunali della Confederazione; c. i nomi dei membri del Consiglio federale e il nome del cancelliere della Confederazione; d. nomi, funzioni, indirizzi, numeri di telefono e di fax nonché gli indirizzi e-mail delle persone che ricoprono le principali funzioni in seno all’Ammi- nistrazione federale, ai Servizi del Parlamento e ad altre importanti organiz- zazioni di diritto pubblico che svolgono compiti amministrativi della Confe- derazione. 2 Nell’ambito della pubblicazione elettronica dell’Annuario federale, la Cancelleria federale permette l’accesso in linea ai dati di altre persone soltanto se risulta oppor- tuno e necessario tenuto conto della funzione svolta da queste ultime. 3 La Cancelleria federale può pubblicare organigrammi e altri elenchi o delegarne la pubblicazione ad altre unità amministrative. 4 La Cancelleria federale può rendere accessibili in linea all’interno dell’Ammini- strazione dati personali quali: a. il cognome e il nome; b. la funzione; c. il titolo e l’appellativo ufficiale; d. la lingua ufficiale utilizzata; e. i numeri di telefono e di fax;

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f. gli indirizzi postale ed elettronico; g. i protocolli di comunicazione utilizzati e parti di informazioni codificate. 5 La Cancelleria federale permette a persone esterne all’Amministrazione l’accesso in linea ai dati personali degli impiegati dell’Amministrazione federale che fungono da interlocutori per i terzi, nella misura in cui la loro funzione lo esiga. 6 Su proposta dell’interessato, la Cancelleria federale può rendere accessibili in linea altri dati personali legati direttamente alla funzione. L’interessato deve essere reso attento ai rischi della procedura in linea. L’interessato può revocare in ogni momento il proprio consenso alla pubblicazione estesa dei propri dati.

Art. 6 Giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione e portale delle autorità 1 In collaborazione con i servizi interessati, la Cancelleria federale pubblica i testi concernenti il diritto federale di importanza fondamentale per la giurisprudenza delle autorità amministrative e d’interesse generale per il pubblico e che emanano segna- tamente dal Consiglio federale, dai dipartimenti o dalla Cancelleria federale oppure da un’altra unità dell’Amministrazione federale (Giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione, GAAC). Pubblica regolarmente la GAAC in forma elettronica. 2 La Cancelleria federale può rendere accessibile al pubblico per via elettronica l’offerta di informazioni e le prestazioni delle autorità della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni, nonché di altre organizzazioni che adempiono compiti statali. La collaborazione tra Confederazione e Cantoni e la partecipazione finanziaria dei Cantoni sono disciplinate da convenzioni di diritto pubblico.

Art. 7 Altre competenze in materia di informazione e comunicazione 1 La Cancelleria federale sostiene i dipartimenti e gli uffici federali che ne fanno richiesta nell’esercizio dei loro compiti in materia di comunicazione. 2 La Cancelleria federale cura l’uniformità dell’identità visiva dell’Amministrazione federale.

3 Essa gestisce il Centro media di Palazzo federale.

4 In collaborazione con i Servizi del Parlamento, la Cancelleria federale gestisce il Forum politico Käfigturm. 5 La Cancelleria federale rappresenta gli interessi dei dipartimenti in seno alla Biblioteca del Parlamento.

Art. 8 Legalizzazioni Nell’ambito delle legalizzazioni la Cancelleria federale è competente per le opera- zioni seguenti:

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a. autenticazione della firma apposta in calce a un documento da unità ammini- strative dell’Amministrazione federale, comprese le ambasciate e i consolati svizzeri, dalle missioni diplomatiche e dai consolati esteri in Svizzera, dalle cancellerie di Stato cantonali e da organizzazioni che adempiono compiti di diritto pubblico nell’interesse dell’intero Paese; b. apposizione della postilla conformemente all’articolo 2 della Convenzione internazionale dell’Aia del 5 ottobre 19615 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri e al decreto federale del 27 aprile 19726 che approva detta Convenzione.

Art. 9 Situazioni particolari o straordinarie 1 La Cancelleria federale assicura la formazione dell’Amministrazione federale in materia di gestione delle crisi.

2 Alla Cancelleria federale compete l’organizzazione dell’allarme dei membri del

Consiglio federale e del cancelliere della Confederazione in caso di evento grave. 3 La Cancelleria federale provvede, unitamente al Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport, a mantenere l’efficienza operativa dei centri di comando protetti della Confederazione.

Sezione 3: Unità amministrativa dell’Amministrazione federale decentralizzata

Art. 10 1 L’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) è aggre- gato amministrativamente alla Cancelleria federale. 2 La sua organizzazione e i suoi compiti sono retti dalla legislazione sulla protezione dei dati.

Sezione 4: Disposizioni finali

Art. 11 Diritto previgente: abrogazione L’ordinanza del 5 maggio 19997 sull’organizzazione della Cancelleria federale è abrogata.

Art. 12 Modifica del diritto vigente La modifica del diritto vigente è disciplinata nell’allegato.

5 RS 0.172.030.4 6 RU 1973 348 7 RU 1999 1757, 2002 2827, 2004 4521, 2007 349 4477

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Art. 13 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1 gennaio 2009.

29 ottobre 2008 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Pascal Couchepin La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

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Allegato (art. 12)

Modifica del diritto vigente

Le ordinanze qui appresso sono modificate come segue:

1. Ordinanza del 17 novembre 20048 sulle pubblicazioni ufficiali

Art. 16a Pubblicazioni in lingua inglese I testi del diritto interno della RS di particolare importanza o di interesse internazio- nale sono pubblicati in linea in lingua inglese in modo centralizzato.

Art. 29 cpv. 3 3 La versione elettronica della RS permette di consultare il diritto in vigore a una data determinata.

2. Ordinanza del 10 settembre 19699 sulle tasse e spese nella procedura

amministrativa

Art. 18 Legalizzazioni e attestazioni La tassa per una legalizzazione o un’attestazione è di franchi 20. Se l’attestazione è emanata in forma di decisione è applicabile l’articolo 13.

3. Ordinanza del 19 giugno 199510 sulla traduzione

nell’amministrazione generale della Confederazione

Titolo prima dell’art. 12a Sezione 4: Traduzioni in inglese

Art. 12a 1 La Cancelleria federale traduce in inglese testi di particolare importanza o di interesse internazionale, segnatamente atti normativi scelti del diritto interno. 2 La Cancelleria federale coordina e rivede le traduzioni in inglese di testi ufficiali importanti prodotte al di fuori della Cancelleria federale.

8 RS 170.512.1 9 RS 172.041.0 10 RS 172.081

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Titolo prima dell’art. 13 Sezione 5: Terminologia

Art. 13 rubrica Abrogata

Titolo prima dell’art. 14 Sezione 6: Coordinamento

Titolo prima dell’art. 16

Sezione 7: Disposizioni finali

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