Ordinanza concernente il sistema d'informazione Tangram

Ordinanza concernente il sistema d’informazione Tangram (Ordinanza Tangram)

del 30 settembre 2009

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000¹ sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri; visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 2000² sul personale federale, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina l’esercizio e l’utilizzazione del sistema d’inform- azione Tangram (Tangram) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2 Scopo di Tangram 1 Tangram serve al DFAE per adempiere i suoi compiti nell’ambito dell’impiego del personale e dei trasferimenti.

2 Tangram serve inoltre a confrontare in modo funzionale le capacità e le compe-

tenze dei candidati con i requisiti e le condizioni quadro dei posti messi a concorso, a semplificare il disbrigo amministrativo dei trasferimenti e degli impieghi di perso- nale e a ottimizzare in tal modo l’attribuzione dei posti.

Art. 3 Esercizio Tangram è gestito dal settore del Personale DFAE.

Art. 4 Struttura di Tangram

1 Tangram consta dei due componenti Tangram HR e Portale Tangram.

2 In Tangram HR il settore del Personale DFAE può:

a. trattare i dati degli impiegati, delle loro persone di accompagnamento e dei loro figli;

RS 235.23

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b. mettere a concorso i posti vacanti per gli impiegati; c. valutare le candidature e attribuire i posti.

3 Nel Portale Tangram:

a. gli impiegati possono:

1. candidarsi ai posti messi a concorso mediante procedura di richiamo,

2. consultare e trattare i loro dati nell’ambito dei loro diritti di trattamento

secondo l’articolo 8; b. i superiori gerarchici e i titolari del posto possono trattare la messa a con- corso dei posti vacanti.

Sezione 2: Dati e loro trattamento

Art. 5 Dati personali

1 Tangram contiene i dati concernenti:

a. i seguenti impiegati:

1. impiegati del DFAE soggetti all’obbligo di trasferimento,

2. personale soggetto a rotazione della Direzione dello sviluppo e della

cooperazione, 3. altri impiegati in servizio all’estero di cui all’articolo 3 lettera b dell’or- dinanza del DFAE del 20 settembre 20023 concernente l’ordinanza sul personale federale (O-OPers–DFAE); b. le persone di accompagnamento e i figli di cui all’articolo 3 lettere d ed e O-OPers–DFAE degli impiegati di cui alla lettera a.

2 I dati sono elencati negli allegati 1–4.

Art. 6 Provenienza dei dati personali 1 I dati negli allegati 1 e 2 sono dati statici, i dati negli allegati 3 e 4 sono dati dina- mici. 2 I dati statici secondo gli allegati 1 e 2, inclusi i dati relativi alla nazionalità, sono ripresi in Tangram mediante una procedura automatizzata dal sistema d’informa- zione concernente il personale BV Plus di cui agli articoli 26–34 dell’ordinanza del 3 luglio 20014 concernente la protezione dei dati personali nell’Amministrazione federale. Tali dati non possono essere modificati in Tangram.

3 I dati statici sono aggiornati quotidianamente.

3 RS 172.220.111.343.3 4 RS 172.220.111.4

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4 I dati dinamici sono rilevati come segue:

a. i dati di cui all’allegato 3: dal settore del Personale DFAE e dagli impiegati; b. i dati di cui all’allegato 4: dal settore del Personale DFAE.

5 I dati dinamici possono essere modificati in Tangram.

Art. 7 Dati relativi ai posti Tangram contiene i dati concernenti i posti messi a concorso, inclusi cognomi e nomi dei superiori gerarchici competenti. Tali dati sono rilevati dal settore del Per- sonale DFAE, dai superiori gerarchici competenti e dai titolari del posto.

Art. 8 Diritti di trattamento e procedura di richiamo

1 Gli impiegati dispongono dei seguenti diritti di trattamento:

a. dati di cui all’allegato 1: diritto di lettura dei propri dati e di quelli concer- nenti le loro persone di accompagnamento e i loro figli; b. dati di cui all’allegato 2: nessuno diritto di lettura; c. dati di cui all’allegato 3: diritto di trattamento dei propri dati e di quelli con- cernenti le loro persone di accompagnamento e i loro figli; d. dati di cui all’allegato 4: nessun diritto di lettura e trattamento; e. dati relativi ai posti: diritto di lettura. 2 Il settore del Personale DFAE ha il diritto di consultare tutti i dati in Tangram e di trattare tutti i dati personali dinamici e tutti i dati relativi ai posti. 3 I superiori gerarchici competenti per i posti messi a concorso e i titolari dei posti hanno il diritto di trattare i dati relativi ai posti. 4 Gli impiegati, i superiori gerarchici e i titolari dei posti esercitano i loro diritti di trattamento mediante procedura di richiamo.

Art. 9 Gestione del sistema 1 L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni. Pianifica, installa e configura l’infrastruttura d’informazione di Tan- gram e provvede a mantenerla in buono stato di funzionamento. 2 Il responsabile delle applicazioni costituisce l’interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. Assicura la soddisfazione degli utenti e svolge accertamenti dei bisogni in vista dello sviluppo di Tangram. Il responsabile è aggregato al settore del Personale del DFAE.

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Art. 10 Concessione del diritto di accesso individuale Il responsabile delle applicazioni accorda ai collaboratori del settore del Personale DFAE, agli impiegati, ai superiori gerarchici responsabili del posto messo a con- corso e ai titolari dei posti il diritto di accesso individuale. Verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano ad essere adempiute.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza dei dati

Art. 11 Diritto di ricevere informazioni e diritto di rettifica Le persone registrate in Tangram appartenenti a una delle categorie di cui all’articolo 5 capoverso 1 possono chiedere alla Direzione delle risorse e della rete esterna (DRE), settore del Personale DFAE, per scritto e documentando la propria identità, informazioni sui propri dati personali e la rettifica dei dati errati.

Art. 12 Obblighi di diligenza 1 Il settore del Personale DFAE provvede affinché i dati siano trattati conforme- mente alle prescrizioni. 2 Il settore del Personale DFAE si accerta che i dati inseriti in Tangram siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 13 Sicurezza dei dati 1 La sicurezza dei dati è retta dall’ordinanza del 14 giugno 19935 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati e dalla sezione sulla sicurezza informatica dell’ordinanza del 23 febbraio 20006 sull’informatica nell’Amministrazione fede- rale. 2 La DRE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici tesi ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati. 3 La DRE prende i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari per proteggere i dati contro ogni trattamento non autorizzato, contro la loro distruzione e sottrazione. 4 Ogni trattamento di dati deve essere protetto con profili personali degli utenti e con parole di identificazione.

Art. 14 Verbalizzazione Gli accessi a Tangram e le modifiche dei dati sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per tre anni.

5 RS 235.11 6 RS 172.010.58

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Art. 15 Vigilanza e coordinamento 1 La DRE esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali in Tangram ai sensi della presente ordinanza e delle pertinenti istruzioni. 2 Esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 16

1 Al più tardi dopo cinque anni sono distrutti:

a. i dati relativi agli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE è stato sciolto o che non sottostanno più all’obbligo di trasferimento; b. i dati relativi alle persone di accompagnamento e ai figli degli impiegati di cui alla lettera a; c. i dati relativi alle persone di accompagnamento e ai figli che non adempiono più le condizioni previste dall’articolo 3 lettere d ed e O-OPers–DFAE7. 2 Rimangono salve le disposizioni della legge del 26 giugno 19988 sull’archiviazione e le sue disposizioni d’esecuzione.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 17 Modifica del diritto vigente L’allegato dell’ordinanza del 3 luglio 20019 concernente la protezione dei dati personali nell’Amministrazione federale è modificato come segue:

7 RS 172.220.111.343.3 8 RS 152.1 9 RS 172.220.111.4

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Allegato (art. 29 cpv. 3)

Elenco dei sistemi elettronici

Campo Contenuto dei dati Periodicità

DDPS Insieme dei dati di base del personale e dei dati mensile (DIRINF)10 salariali del DDPS Dogane Insieme dei dati di base del personale e dei dati mensile salariali dell’Amministrazione delle dogane UFM11 Insieme dei dati di base degli interpreti dell’UFM mensile DFAE Dati di base di: quotidiana

1. impiegati del DFAE soggetti all’obbligo di

trasferimento;

2. personale soggetto a rotazione della Direzione dello

sviluppo e della cooperazione;

3. altri impiegati in servizio all’estero secondo

l’articolo 3 lettera b dell’ordinanza del DFAE del 20 settembre 200212 concernente l’ordinanza sul personale federale O-OPers–DFAE);

4. persone di accompagnamento e figli delle persone

di cui ai numeri 1–3 definiti nell’articolo 3 lettere d ed e O-OPers–DFAE.

Art. 18 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° novembre 2009.

30 settembre 2009 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Hans-Rudolf Merz La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

10 Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (Direzione dell’informatica del DDPS)

11 Ufficio federale della migrazione

12 RS 172.220.111.343.3

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Allegato 1 (art. 6 e 8)

Dati statici secondo l’articolo 8 capoverso 1 lettera a

1. Cognome

2. Nome

3. Data di nascita

4. Numero personale

5. Appartenenza al servizio

6. Sesso

7. Titolo

8. Indirizzo

9. Modo di comunicazione (fax, telefono, posta elettronica)

10. Luogo d’origine

11. Nazionalità

12. Lingua madre

13. Lingua di corrispondenza

14. Grado d’occupazione

15. Funzione/posto

16. Attività accessorie

17. Posti precedenti

18. Candidature precedenti

19. Competenze (competenze dirigenziali, personali, sociali, trasversali e speci- fiche al dipartimento)

20. Data dell’ultima valutazione delle prestazioni

21. Corsi di perfezionamento assolti

22. Cognomi della persona di accompagnamento e dei figli

23. Nomi dei figli

24. Nazionalità della persona di accompagnamento e dei figli

25. Data di nascita della persona di accompagnamento e dei figli

26. Sesso dei figli

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Allegato 2 (art. 6 e 8)

Dati statici secondo l’articolo 8 capoverso 1 lettera b

1. Tipo di contratto

2. Statuto contrattuale, compresa la data

3. Data d’acquisizione del titolo

4. Stato civile

5. Classe di stipendio, compresa la data

6. Fascia di funzione con posizione finale

7. Risultato della valutazione delle prestazioni

8. Data di trasferimento

9. Data di partenza

10. Superiore gerarchico di contatto

11. Sesso della persona di accompagnamento

12. Nome della persona di accompagnamento

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Allegato 3 (art. 6 e 8)

Dati dinamici secondo l’articolo 8 capoverso 1 lettera c

1. Fotografia (facoltativa)

2. Volée (data)

3. Tipo di economia domestica (comune/separata)

4. Partner che lavora presso la Confederazione

5. Obiettivi professionali/perfezionamento

6. Posti auspicati

7. Qualifiche e specializzazioni (formazione, esperienze, lingue, specializza-

zioni geografiche e tematiche)

8. Conoscenze linguistiche della persona di accompagnamento e dei figli

9. Formazione della persona di accompagnamento

10. Attività professionale della persona di accompagnamento

11. Esigenze scolastiche dei figli

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Allegato 4 (art. 6 e 8)

Dati dinamici secondo l’articolo 8 capoverso 1 lettera d

1. Nazionalità precedenti

2. Religione

3. Data di trasferimento prevista

4. Data di partenza prevista

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