Ordinanza del DFF concernente dati ed informazioni elettronici

Ordinanza del DFF concernente dati ed informazioni elettronici (OelDI)

dell’11 dicembre 2009

Il Dipartimento federale delle finanze (DFF), visto l’articolo 125 dell’ordinanza del 27 novembre 2009¹ sull’IVA (OIVA), ordina:

Art. 1 Oggetto e scopo La presente ordinanza regola le esigenze d’ordine tecnico, organizzativo e procedu- rale riferite alla forza probatoria e al controllo di dati e informazioni (dati elettronici) creati per via elettronica o in maniera analoga secondo le disposizioni degli arti- coli 122–124 OIVA.

Art. 2 Definizioni

1 Ai sensi della presente ordinanza sono considerati controllo:

a. gli esami dei libri di commercio, dei documenti contabili e della corrispon- denza commerciale tenuti elettronicamente o in maniera analoga, nella sede sociale o al domicilio del contribuente; b. gli esami effettuati nella sede dell’Amministrazione federale delle contribu- zioni (AFC) dei dati che il contribuente deve renderle accessibili in base al diritto vigente.

2 Sono considerate firme elettroniche ai sensi della presente ordinanza le firme

elettroniche avanzate secondo l’articolo 2 lettera b della legge del 19 dicembre

20032 sulla firma elettronica (FiEle) che soddisfano le condizioni seguenti:

a. si fondano su un certificato rilasciato da un prestatore di servizi di certifica- zione riconosciuto ai sensi dell’articolo 3 FiEle conformemente ai doveri di cui alla sezione 5 FiEle e contengono le seguenti indicazioni:

1. il numero di serie,

2. il nome della persona fisica o giuridica che detiene la chiave per la veri-

fica della firma,

3. la chiave per la verifica della firma,

4. la durata della validità,

5. il nome, lo Stato di domicilio e la firma elettronica avanzata del presta-

tore che ha rilasciato il certificato;

RS 641.201.511

2009-2054 6803

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b. rispettano le esigenze relative alla generazione di chiavi per la creazione e la verifica della firma di cui all’articolo 6 capoverso 1 FiEle nonché le esigenze relative ai dispositivi per la creazione di una firma di cui all’articolo 6 capo- verso 2 lettere b e c FiEle.

3 Le firme elettroniche conformi all’articolo 14 capoverso 2bis del Codice delle

obbligazioni3 sono equiparate alle firme elettroniche di cui al capoverso 2, purché non contengano limitazioni che ne escludono l’utilizzazione ai fini della presente ordinanza.

4 L’AFC può emanare disposizioni d’ordine tecnico ed amministrativo per le firme

avanzate e i certificati secondo il capoverso 2, segnatamente per la loro creazione, emissione e utilizzazione.

Art. 3 Forza probatoria 1 Le condizioni per la forza probatoria dei dati elettronici, previste all’articolo 122 capoverso 1 OIVA, sono adempiute se: a. la sicurezza della trasmissione e della conservazione dei dati è garantita mediante la firma elettronica; b. il certificato rilasciato da un prestatore di servizi di certificazione confor- memente all’articolo 2 capoverso 2 era valido al momento dell’allestimento della firma; c. i dati elettronici vengono esaminati nella misura necessaria, entro lo scadere della durata della conservazione di cui all’articolo 11, mediante verifica della firma elettronica con riferimento all’integrità, autenticità e competenza per la firma e, in caso di elaborazione automatizzata, la verifica dei dati elet- tronici avviene sistematicamente dopo la conclusione della trasmissione, ma al più tardi prima della loro utilizzazione, e il risultato viene documentato; d. la chiave pubblica necessaria per la verifica della firma elettronica viene conservata con i dati assicurati; questo vale anche per il certificato emesso da un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto secondo la lettera b, nella misura in cui tale certificato non è stato pubblicato; e. nell’impiego di tecniche di crittografia viene conservata la chiave per deci- frare i dati codificati; f. non vengono utilizzati pseudonimi; e g. al momento del loro impiego le chiavi potevano essere considerate sicure senza alcun dubbio. 2 I dati elettronici che il destinatario della prestazione invia all’indirizzo del fornitore delle prestazioni (ad es. emissioni di accrediti) o emette in nome e per conto del fornitore delle prestazioni (autofatturazione) necessitano di una conferma di rice- zione emessa da quest’ultimo. La conferma di ricezione deve adempiere le condi- zioni di cui al capoverso 1 e riferirsi chiaramente ai dati ricevuti.

3 RS 220

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3 La conferma di ricezione di cui al capoverso 2 è parimenti necessaria quando il fornitore della prestazione vuol far valere come prova, unicamente in base ai dati trasmessi elettronicamente, che il destinatario ha il suo domicilio o la sua sede sociale all’estero.

Art. 4 Sicurezza dei dati 1 La procedura di elaborazione dei dati utilizzata deve poter garantire che vengano registrati tutti i dati da elaborare rilevanti ai fini della riscossione dell’imposta e che inoltre essi non possano venir soppressi o modificati senza che questo risulti. 2 Tutti i dati esistenti e tutti i sistemi di elaborazione dei dati che possono essere rilevanti ai fini della riscossione dell’imposta e dei rispettivi controlli da parte dell’AFC devono essere adeguatamente protetti, attraverso la registrazione in elen- chi sistematici e sufficienti controlli relativi all’accesso alle installazioni e ai dati, contro sparizioni, cambiamenti non autorizzati, distruzioni o furti.

Art. 5 Verificabilità 1 Per ogni sistema di elaborazione dei dati (ad es. sistema di contabilità) dev’essere allestita una documentazione sulla procedura. 2 Alla strutturazione e all’estensione della documentazione si applica per analogia l’articolo 4 capoverso 1 dell’ordinanza del 24 aprile 20024 sui libri di commercio.

3 I dati di base e le tabelle direttrici devono essere documentati.

4 La durata delle registrazioni e tutte le relative modifiche devono essere annotate e commentate. Dev’essere inoltre garantito che le registrazioni e le modifiche possano essere riprodotte in modo leggibile senza ritardi irragionevoli. 5 L’impiego di numeri chiave e codici è autorizzato esclusivamente per la defini- zione degli articoli. Esso presuppone che il significato dei numeri e dei codici possa essere sempre stabilito in modo univoco senza ritardi irragionevoli sia dall’emittente sia dal destinatario dei dati.

Art. 6 Riproduzione 1 Il contribuente deve garantire che i dati rilevanti per la riscossione dell’imposta, le istruzioni di lavoro e gli altri documenti organizzativi come la messa a punto di tabelle, necessari alla loro comprensione, possano essere resi leggibili senza ritardi irragionevoli. 2 Il contribuente è tenuto a presentare i documenti necessari per la comprensione dei dati e dei documenti organizzativi e se necessario a fornire riproduzioni leggibili senza mezzi ausiliari. 3 I dati registrati rilevanti ai fini della riscossione dell’imposta devono essere ripro- dotti senza modifiche di contenuto in modo completo e facilmente comprensibile.

4 RS 221.431

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Art. 7 Disponibilità 1 L’AFC è autorizzata a prendere visione sul posto di tutti i dati registrati rilevanti per l’imposta e ad utilizzare il sistema di elaborazione dei dati del contribuente per effettuarne il controllo. L’esame di questi dati può essere compiuto anche in un altro luogo indicato dal contribuente, in territorio svizzero o, con il consenso del contri- buente, presso l’AFC. 2 Nella misura in cui sia necessario per il controllo, l’AFC può esigere che i dati rilevanti per la riscossione dell’imposta vengano utilizzati elettronicamente secondo le sue direttive, o che i dati elettronici registrati le siano messi a disposizione gratui- tamente su un supporto dati utilizzabile elettronicamente da lei definito. 3 Il contribuente deve provvedere ad adottare le misure precauzionali necessarie al fine di evitare che l’accesso ai dati da parte dell’AFC possa causare modifiche di dati o far insorgere altri danni al suo sistema di elaborazione dei dati. Delle conse- guenze in caso d’inosservanza dell’obbligo di diligenza è responsabile esclusiva- mente il contribuente.

Art. 8 Tracciabilità delle operazioni commerciali 1 Ogni operazione commerciale deve poter essere controllata individualmente senza ritardi irragionevoli e senza oneri particolari a partire dal documento all’origine dell’operazione, attraverso la contabilità fino al rendiconto dell’imposta sul valore aggiunto e viceversa.

2 Le singole voci contenute in un insieme di cifre devono essere comprovate.

3 Va assicurata la concordanza tra i dati contenuti nell’archivio e quelli del conto imposta precedente. 4 Va tenuto un giornale delle transazioni, in cui sono registrate senza lacune l’entrata e l’uscita di tutti i dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta. 5 L’archiviazione, eventuali conversioni nonché le altre operazioni effettuate sui dati devono essere protocollate.

Art. 9 Intervento di terzi 1 L’intervento di terzi nel flusso di dati fra il fornitore della prestazione e il desti- natario della stessa è autorizzato, per i dati rilevanti ai fini della riscossione dell’imposta (ad es. fatturazione), solo nella misura in cui sono adempiute le seguen- ti condizioni: a. fra il committente e il terzo esiste un accordo che autorizza quest’ultimo a ritrasmettere i dati. Nei casi di ritrasmissione di dati in forma elettronica ai fini dell’allestimento di fatture o conteggi, o dell’emissione di note di cre- dito, vi è un’autorizzazione esplicita o implicita per ogni singola trasmissio- ne di dati ed essa è visibile per il corrispondente destinatario;

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b. la trasmissione ulteriore integrale e senza modifiche dei dati, ricevuti attra- verso la trasmissione a distanza o tramite lo scambio di supporti di dati, è assicurata per mezzo di provvedimenti e controlli conformemente all’arti- colo 3 capoverso 1; c. qualsiasi operazione sui dati ricevuti prima della loro ritrasmissione resta controllabile e può essere resa leggibile senza ritardi irragionevoli. 2 In caso di fatturazione globale delle prestazioni di più fornitori a un destinatario, possono essere inglobate in un’unica somma soltanto le prestazioni di un solo forni- tore.

3 Nei confronti dell’AFC resta sempre responsabile il committente (fornitore di

prestazioni o destinatario), indipendentemente dagli accordi conclusi fra il commit- tente e il terzo intervenuto. 4 I terzi intervenuti sono sottoposti all’obbligo di fornire informazioni previsto per i terzi tenuti a fornire informazioni dall’articolo 73 della legge del 12 giugno 20095 sull’IVA (LIVA).

5 I terzi intervenuti devono essere iscritti nel registro di commercio svizzero.

Art. 10 Conservazione 1 I dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta devono essere conservati dallo speditore e dal destinatario nella forma originale di trasmissione e nella loro integralità su supporti di dati utilizzabili elettronicamente. Non è ammessa una conservazione esclusivamente in forma stampata o su microfilm. 2 Nei casi di trasformazione (conversione) in un altro formato (formato inhouse) dei dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta, ambedue le versioni devono essere conservate e gestite sotto il medesimo indice. La versione convertita dev’essere contrassegnata come tale. 3 I dati rilevanti per la riscossione dell’imposta devono essere sempre direttamente accessibili da parte del contribuente, durante il termine di conservazione fissato nell’articolo 11, e poter essere resi leggibili e utilizzabili elettronicamente da un unico luogo in territorio svizzero, senza ritardi irragionevoli. 4 La conservazione dei supporti di dati all’estero è autorizzata solo se restano sempre garantiti l’accesso, la riproduzione e la disponibilità dei dati rilevanti per la riscos- sione dell’imposta.

Art. 11 Durata della conservazione Alla durata della conservazione e alla cancellazione dei dati elettronici rilevanti per la riscossione dell’imposta sul valore aggiunto si applicano per analogia l’articolo 70 capoversi 2 e 3 LIVA 6 e l’articolo 41 della legge del 18 marzo 20057 sulle dogane.

5 RS 641.20 6 RS 641.20 7 RS 631.0

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Art. 12 Sviluppo delle tecnologie dell’informazione 1 L’AFC segue costantemente lo sviluppo tecnico delle tecnologie dell’informazione rilevanti per la riscossione dell’imposta.

2 L’AFC cura i necessari contatti con i principali utenti attivi in tale campo.

Art. 13 Diritto previgente: abrogazione L’ordinanza del DFF del 30 gennaio 20028 concernente dati ed informazioni elettro- nici è abrogata.

Art. 14 Disposizioni transitorie 1 Nella misura in cui al contribuente non è possibile farsi rilasciare certificati di cui all’articolo 2 capoverso 2 da prestatori di servizi di certificazione riconosciuti con- formemente alla FiEle9, l’AFC accetta anche certificati rilasciati da un prestatore di servizi di certificazione che adempie comprovatamente e senza dubbi le condizioni per poter farsi riconoscere a tempo debito dall’organismo di riconoscimento secondo l’articolo 4 FiEle. 2 I certificati che sono stati accettati dall’AFC in conformità del capoverso 1 conser- vano la loro validità per un anno a partire dal momento in cui è possibile domandare il rilascio di certificati di cui all’articolo 2 capoverso 2 a un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto secondo l’articolo 3 FiEle.

Art. 15 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2010.

11 dicembre 2009 Dipartimento federale delle finanze: Hans-Rudolf Merz

8 RU 2002 259, 2007 4689 9 RS 943.03

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Per mantenere il parallelismo d’impaginazione tra le edizioni italiana, francese e tedesca della RU, questa pagina rimane vuota.

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