Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti amministrativi

Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi

del 18 giugno 2010

Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 11b capoverso 2, 21a capoverso 1 e 34 capoverso 1bis della legge federale del 20 dicembre 19681 sulla procedura amministrativa (PA); vista la disposizione finale della modifica del 17 giugno 20052 della PA, ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione 1 La presente ordinanza disciplina le modalità della comunicazione per via elettro- nica tra una parte e un’autorità amministrativa della Confederazione (autorità) nell’ambito di un procedimento retto dalla PA

2 La presente ordinanza è applicabile alla comunicazione di:

a. atti scritti in vista dell’emanazione di una decisione ai sensi dell’articolo 5 PA; b. decisioni ai sensi dell’articolo 5 PA.

Art. 2 Piattaforme riconosciute per la trasmissione sicura Sono riconosciute le piattaforme di trasmissione riconosciute conformemente all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 20103 sulla comunicazione per via elet- tronica nell’ambito di procedimenti civili e penali nonché di procedure d’esecuzione e fallimento.

RS 172.021.2 1 RS 172.021 2 RU 2006 2197 3 RS 272.1; RU 2010 3105

2010-0598 3031

Comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi RU 2010

Sezione 2: Comunicazione di atti scritti a un’autorità

Art. 3 Ammissibilità della comunicazione per via elettronica 1 Gli atti scritti possono essere comunicati per via elettronica a qualsiasi autorità.

2 Gli atti scritti possono essere comunicati per via elettronica al Tribunale ammini- strativo federale, al Tribunale penale federale o a un’autorità dell’Amministrazione federale decentralizzata se: a. detta autorità figura nella lista delle autorità che ammettono la comunica- zione per via elettronica; e b. secondo tale lista, l’autorità ha dichiarato ammissibile la comunicazione per via elettronica nel procedimento in questione. 3 L’autorità può escludere, mediante iscrizione nella lista, la comunicazione per via elettronica per i procedimenti in cui vengono trattate informazioni classificate SEGRETE o CONFIDENZIALI ai sensi dell’ordinanza del 4 luglio 20074 sulla protezione delle informazioni.

Art. 4 Lista 1 La Cancelleria federale pubblica su Internet una lista degli indirizzi delle autorità.

2 Per ogni autorità la lista indica:

a. l’indirizzo elettronico; b. gli indirizzi ammessi per la trasmissione per via elettronica; c. i canali di comunicazione autorizzati, quali la piattaforma di trasmissione riconosciuta, il sito Internet per trasmettere on line atti scritti o l’indirizzo di posta elettronica non protetto; d. i formati di dati autorizzati per la comunicazione; e. singoli tipi di atti da trasmettere, oltre che per via elettronica, anche su carta; f. l’indirizzo al quale figurano i certificati da utilizzare per la cifratura di atti scritti trasmessi all’autorità (codice di cifratura pubblico) e per la verifica della firma elettronica dell’autorità. 3 Per le autorità dell’Amministrazione federale decentralizzata la lista indica inoltre se queste autorizzano la comunicazione elettronica per tutti o solo per determinati procedimenti amministrativi (lista positiva o negativa). 4 La Cancelleria federale può disciplinare la registrazione e l’aggiornamento delle iscrizioni.

4 RS 510.411

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Art. 5 Formato 1 Le parti comunicano i loro atti scritti e gli allegati nel formato autorizzato, secondo la lista, per il canale di comunicazione utilizzato. 2 Se non riesce a leggere un atto scritto o gli allegati, l’autorità concede alla parte un breve termine per: a. ritrasmettere l’atto scritto o gli allegati nel formato stabilito dall’autorità; o b. trasmettere, dopo averli stampati, tutto l’atto scritto e gli allegati o soltanto una parte di esso, secondo le modalità previste dall’articolo 21 PA. 3 Se per l’atto scritto non è usata una piattaforma di trasmissione riconosciuta, l’autorità provvede a proteggere appropriatamente i dati personali durante la tra- smissione nei canali di comunicazione autorizzati. L’invio trasmesso per posta elettronica usuale va cifrato con il codice di cifratura pubblico indicato nella lista. 4 Sono fatte salve le disposizioni speciali dell’Istituto federale della proprietà intel- lettuale sulla comunicazione con l’Istituto.

Art. 6 Firma 1 È considerata firma elettronica riconosciuta ai sensi dell’articolo 21a capoverso 2 PA una firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore riconosciuto di servizi di certificazione secondo la legge federale del 19 dicembre 20035 sui servizi di certificazione nel campo della firma elettronica (prestatore riconosciuto). 2 Una firma elettronica riconosciuta ai sensi dell’articolo 21a capoverso 2 PA non è richiesta se l’identificazione del mittente e l’integrità della comunicazione sono garantite con altri mezzi adeguati. Sono eccettuati i casi in cui il diritto federale prescrive di firmare un documento. 3 Se manca una firma elettronica riconosciuta necessaria, l’autorità concede alla parte un termine per la correzione. La parte può ritrasmettere gli atti scritti muniti di una firma riconosciuta oppure inviarli firmati a mano conformemente all’articolo 21 PA.

Art. 7 Certificato Se non è accessibile sulla piattaforma di trasmissione utilizzata dall’autorità né figura nella lista del prestatore riconosciuto, il certificato qualificato munito del codice per la verifica della firma deve essere allegato all’invio.

5 RS 943.03

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Sezione 3: Notificazione di decisioni

Art. 8 Consenso necessario 1 L’autorità può notificare una decisione per via elettronica a una parte che ha espli- citamente acconsentito per scritto a tale tipo di notificazione per il procedimento in questione.

2 Chi è regolarmente parte in un procedimento dinanzi a una determinata autorità

oppure rappresenta regolarmente parti dinanzi a detta autorità può comunicare a quest’ultima di notificargli le decisioni per via elettronica in uno o in tutti i procedi- menti.

3 Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

4 Il consenso e la revoca richiedono la forma scritta; non devono essere firmati.

Art. 9 Modalità 1 Per la notificazione è utilizzata una piattaforma di trasmissione riconosciuta.

2 L’autorità può utilizzare anche un altro tipo di trasmissione, purché quest’ultimo permetta in modo appropriato di: a. identificare inequivocabilmente il destinatario; b. stabilire inequivocabilmente il momento della notificazione; e c. trasmettere la decisione in forma criptata fino alla notificazione.

3 Le decisioni sono trasmesse in formato PDF/A, gli allegati in formato PDF.

4 Le decisioni sono provviste di una firma elettronica qualificata basata su un certifi- cato qualificato rilasciato da un prestatore riconosciuto. 5 In occasione della notificazione collettiva di decisioni che non possono essere firmate singolarmente da un rappresentante dell’autorità, le decisioni possono essere munite di una firma elettronica prodotta da un prestatore riconosciuto e creata con mezzi sui quali il titolare ha l’esclusivo controllo.

Art. 10 Momento della notificazione 1 Se l’autorità trasmette la decisione a una casella di posta elettronica, il momento in cui l’invio è scaricato dal destinatario è considerato il momento della notificazione. 2 Se è indirizzata a una casella di posta elettronica del destinatario, installata previa identificazione del titolare su una piattaforma di trasmissione riconosciuta, la notifi- cazione è considerata primo tentativo di consegna ai sensi dell’articolo 20 capo- verso 2bis PA.

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Sezione 4: Cambio del supporto

Art. 11 Trasmissione successiva di decisioni per via elettronica 1 Le parti possono chiedere che l’autorità trasmetta loro successivamente per via elettronica le decisioni che sono state loro notificate in altro modo. 2 L’autorità allega al documento elettronico l’attestazione che esso coincide con la decisione.

Art. 12 Stampa su carta di un atto scritto in forma elettronica

1 L’autorità verifica la firma elettronica in merito:

a. all’integrità del documento; b. all’identità del firmatario; c. alla validità e alla qualità della firma elettronica compresi eventuali attributi importanti giuridicamente; d. alla data e ora della firma, compresa la qualità di tali indicazioni. 2 Alla stampa su carta l’autorità aggiunge il risultato della verifica della firma elet- tronica e l’attestazione che detta stampa riproduce correttamente il contenuto dell’atto scritto comunicato in forma elettronica.

3 L’attestazione va datata, firmata e corredata dei dati del firmatario.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 13 Abrogazione del diritto vigente L’ordinanza del 17 ottobre 20076 concernente la comunicazione per via elettronica nell’ambito di un procedimento amministrativo è abrogata.

Art. 14 Modifica del diritto vigente L’ordinanza del 10 settembre 19697 sulle tasse e spese nella procedura amministra- tiva è modificata come segue:

Art. 14 cpv. 3 3 La tassa per la comunicazione successiva per via elettronica di decisioni secondo l’articolo 11 dell’ordinanza del 18 giugno 20108 sulla comunicazione per via elet- tronica nell’ambito di procedimenti amministrativi è di 20 franchi.

6 RU 2007 5093 7 RS 172.041.0 8 RS 172.021.2; RU 2010 3031

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Art. 15 Entrata in vigore e validità

1 La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2011.

2 Gli articoli 3 capoversi 2 e 3 nonché 4 capoverso 3 sono validi fino al 31 dicembre 2016.

18 giugno 2010 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Doris Leuthard La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

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