Ordinanza sugli atti pubblici in forma elettronica

Ordinanza sugli atti pubblici in forma elettronica (OAPuE)

del 23 settembre 2011

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 55a capoverso 4 del titolo finale del Codice civile¹; visti gli articoli 7 capoverso 3 e 8 capoverso 2 della legge del 19 dicembre 2003² sulla firma elettronica (FiEle), ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e scopo 1 La presente ordinanza disciplina, nell’ambito del diritto privato, i requisiti tecnici e la procedura per: a. la realizzazione di copie elettroniche di atti pubblici; b. la certificazione elettronica di copie e di firme; c. la certificazione di copie cartacee di documenti elettronici. 2 Ha lo scopo di assicurare che gli atti pubblici in forma elettronica siano almeno altrettanto sicuri di quelli cartacei e di permetterne lo scambio tra diversi sistemi informatici.

Art. 2 Atto pubblico L’atto pubblico è un documento in cui, nella forma e secondo la procedura pre- scritte, un pubblico ufficiale rogatore competente per territorio o per materia riporta dichiarazioni costitutive di un negozio giuridico o di una procedura oppure constata fatti giuridicamente rilevanti.

Art. 3 Realizzazione di atti pubblici in forma elettronica 1 Per realizzare un atto pubblico in forma elettronica o procedere alla certificazione elettronica, il pubblico ufficiale rogatore: a. realizza il documento elettronico nei casi di cui agli articoli 10, 11 e 13; b. salva il documento in un formato elettronico riconosciuto;

RS 943.033

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c. allega l’attestato necessario (verbale) al documento salvato; d. firma il documento con una firma elettronica qualificata, basata su un certi- ficato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi di certificazione rico- nosciuto ai sensi della FiEle e vi appone la prova dell’abilitazione a redigere atti pubblici e un marcatempo riconosciuto. 2 Il Dipartimento federale di giustizia e polizia stabilisce in un’ordinanza i formati elettronici riconosciuti. 3 La prova dell’abilitazione a redigere atti pubblici è fornita mediante una conferma di ammissione separata tratta dal registro dei pubblici ufficiali rogatori per l’atto pubblico in questione e contenente le seguenti informazioni: a. l’attestazione che il titolare è abilitato a redigere atti pubblici; b. la designazione della professione o della funzione secondo il diritto canto- nale, nonché la sigla del Cantone abilitante; c. il rinvio all’iscrizione nel registro.

Art. 4 Obbligo di diligenza dei pubblici ufficiali rogatori 1 Il pubblico ufficiale rogatore adotta tutte le misure necessarie e adeguate affinché il suo certificato utilizzato per redigere atti pubblici non sia usato da altri, in partico- lare dal personale ausiliario. 2 Per la firma elettronica il pubblico ufficiale rogatore usa sempre un lettore in grado di garantire che il numero d’identificazione personale (NIP) immesso non sia letto da terzi.

Art. 5 Equivalenza delle forme 1 Le copie e le certificazioni elettroniche realizzate secondo la presente ordinanza equivalgono alle copie e alle certificazioni su carta. 2 Possono essere usate negli scambi con tutte le autorità che hanno introdotto la comunicazione elettronica.

Art. 6 Applicabilità del diritto estero In deroga alle disposizioni della presente ordinanza, le copie e le certificazioni elettroniche destinate all’estero possono essere realizzate in base ai requisiti ivi validi, sempreché questi offrano garanzie comparabili in materia di integrità, di autenticità e di sicurezza.

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Sezione 2: Registro svizzero dei pubblici ufficiali rogatori

Art. 7 Allestimento del registro 1 L’Ufficio federale di giustizia affida a un’organizzazione esterna all’Amministra- zione federale centrale l’allestimento e la gestione di un sistema per la tenuta di un registro svizzero dei pubblici ufficiali rogatori (registro). 2 Il gestore del registro si finanzia in modo autonomo con emolumenti che coprano le spese.

Art. 8 Iscrizioni da parte dei Cantoni 1 I Cantoni iscrivono nel registro almeno i pubblici ufficiali rogatori abilitati per il proprio Cantone che desiderano offrire atti pubblici in forma elettronica. 2 I Cantoni iscrivono senza indugio ogni modifica dei dati da loro tenuti nel registro.

Art. 9 Contenuto del registro

1 I pubblici ufficiali rogatori sono iscritti nel registro con i seguenti dati:

a. il cognome e i nomi come da passaporto o carta d’identità, la data di nascita e la cittadinanza; b. l’indirizzo dello studio o dell’ufficio; c. la designazione della professione o della funzione secondo il diritto canto- nale e la sigla del Cantone abilitante; d. il numero d’identificazione delle imprese (IDI) secondo la legge federale del 18 giugno 20103 sul numero d’identificazione delle imprese ed eventual- mente il numero del pubblico ufficiale rogatore nel Cantone; e. la data dell’ammissione; f. eventualmente la data della revoca dell’abilitazione; g. i certificati utilizzati (attualmente o in precedenza) per redigere atti pubblici. 2 Il pubblico ufficiale rogatore comunica al registro i certificati di cui al capoverso 1 lettera g. 3 Per ogni nuova ammissione di un pubblico ufficiale rogatore già abilitato in pas- sato è effettuata una nuova iscrizione nel registro. Le iscrizioni precedenti non sono cancellate. 4 I Cantoni possono tenere nel registro altri dati relativi ai pubblici ufficiali rogatori, sempreché ciò si fondi su una base legale.

5 Fatti salvi i dati di cui al capoverso 4, quelli del registro sono pubblici.

3 RS 431.03

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Sezione 3: Procedura per le copie e le certificazioni

Art. 10 Copia elettronica di un atto originale

1 L’atto originale è realizzato su carta.

2 È digitalizzato per intero o in parte assieme agli eventuali allegati.

3 Il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante la conformità del documento con l’atto originale o le sue relative parti. 4 Eventualmente integra il verbale con altri dati quali il destinatario o il numero d’ordine della copia.

5 Realizza una copia elettronica ufficiale del documento conformemente all’arti-

colo 3 capoverso 1.

Art. 11 Copia elettronica certificata di un documento cartaceo

1 Per realizzare una copia elettronica certificata di un documento cartaceo,

quest’ultimo è digitalizzato per intero o in parte. 2 Il pubblico ufficiale rogatore allega alla copia elettronica il verbale attestante la conformità della copia con il documento cartaceo o le sue relative parti. 3 Stila una copia elettronica certificata del documento conformemente all’articolo 3 capoverso 1.

Art. 12 Stampa certificata di un documento elettronico

1 Il documento realizzato in un formato elettronico riconosciuto è stampato per

intero o in parte. 2 Il pubblico ufficiale rogatore allega alla stampa il verbale attestante che tale stampa riproduce correttamente il contenuto o la relativa parte del documento elettronico. 3 Se il documento da certificare reca una firma elettronica, il pubblico ufficiale rogatore verifica la firma e documenta sulla stampa il risultato della verifica in merito: a. all’integrità del documento; b. all’identità del firmatario; c. alla validità e alla qualità della firma, compresi eventuali attributi giuridica- mente rilevanti; d. al momento della firma indicando se il documento è munito di un marca- tempo riconosciuto. 4 Il pubblico ufficiale rogatore appone data e firma sulla stampa corredata del ver- bale secondo il diritto cantonale. 5 Il pubblico ufficiale rogatore può certificare anche stampe di documenti realizzati in un formato elettronico non riconosciuto. In questo caso garantisce la conformità soltanto in base a quanto riesce effettivamente a leggere.

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Art. 13 Certificazione elettronica di una firma autografa su un documento cartaceo

1 Per certificare elettronicamente una firma autografa apposta su un documento

cartaceo, il documento è digitalizzato per intero o in parte, firma compresa. 2 Il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante che la firma sul documento cartaceo: a. è stata apposta dal firmatario di proprio pugno in presenza del pubblico uffi- ciale rogatore; o b. è stata riconosciuta come propria dal firmatario. 3 Il pubblico ufficiale rogatore appone la firma sul documento corredato del verbale conformemente all’articolo 3 capoverso 1.

Art. 14 Certificazione elettronica di una firma elettronica 1 Per certificare elettronicamente una firma elettronica, il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante che la firma elettronica: a. è stata apposta dal firmatario in presenza del pubblico ufficiale rogatore; o b. è stata riconosciuta come propria dal firmatario.

2 Appone data e firma sul documento corredato del verbale secondo l’articolo 3

capoverso 1.

Sezione 4: Entrata in vigore

Art. 15 La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2012.

23 settembre 2011 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Micheline Calmy-Rey La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

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