AS 2011 5589

Ordinanza sulla protezione dei dati personali del personale federale

Ordinanza sulla protezione dei dati personali del personale federale (OPDPers)

del 26 ottobre 2011

Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 27 capoverso 2, 27a capoverso 6 e 27c capoverso 7 della legge del 24 marzo 2000¹ sul personale federale (LPers), ordina:

Capitolo 1: Disposizioni generali Sezione 1: Principi

Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione 1 La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati personali dei candidati, degli impiegati e degli ex dipendenti dell’Amministrazione federale di cui all’arti- colo 1 capoversi 1 e 2 lettere a e d dell’ordinanza del 3 luglio 2001² sul personale federale.

2 Il trattamento dei dati raccolti nel quadro dei controlli di sicurezza è retto

dall’ordinanza del 4 marzo 2011³ sui controlli di sicurezza relativi alle persone.

Art. 2 Informazione degli impiegati Gli impiegati sono informati prima dell’introduzione o della modifica di un sistema d’informazione o di una collezione di dati.

Art. 3 Consulenza agli impiegati Gli impiegati possono far capo ai consulenti per la protezione dei dati della loro unità amministrativa o del loro dipartimento.

RS 172.220.111.4

2011-0875 5589

Protezione dei dati personali nell’Amministrazione federale RU 2011

Sezione 2: Protezione dei dati e sicurezza dei dati

Art. 4 Sicurezza dei dati

1 I dati su supporto cartaceo sono conservati sotto chiave.

2 La sicurezza dei dati per i sistemi d’informazione è retta:

a. dall’ordinanza del 14 giugno 19934 relativa alla legge federale sulla prote- zione dei dati (OLPD); b. dagli articoli 8 e 9 dell’ordinanza del 26 settembre 20035 sull’informatica nell’Amministrazione federale; e c. dalle raccomandazioni dell’Organo strategia informatica della Confedera- zione. 3 Per i sistemi d’informazione contemplati dalla presente ordinanza, l’Ufficio federa- le del personale (UFPER) emana regolamenti per il trattamento dei dati. Tali rego- lamenti disciplinano segnatamente le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati. 4 I servizi del personale, i centri di prestazione di servizi in materia di personale e i responsabili delle unità amministrative dell’Amministrazione federale adottano nel proprio ambito le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati personali.

Art. 5 Diritto d’accesso ai dati, alla loro rettifica e alla loro cancellazione 1 Le persone interessate possono far valere i propri diritti d’accesso, alla rettifica e alla cancellazione dei dati presso il competente servizio del personale o centro di prestazione di servizi in materia di personale, la Consulenza sociale del personale dell’Amministrazione federale (CSPers) o il servizio medico. Sono fatti salvi gli articoli 22, 35 e 39.

2 I dati inesatti sono rettificati d’ufficio.

Sezione 3: Comunicazione di dati

Art. 6 Pubblicazione 1 Il direttore dell’unità amministrativa interessata assicura che gli impiegati siano informati della prevista pubblicazione dei loro dati relativi all’attività professionale in Intranet, in un organo di pubblicazione interno o su un albo. 2 L’informazione indica la natura della pubblicazione prevista e menziona che gli impiegati che si oppongono alla pubblicazione possono segnalarlo per scritto in qualsiasi momento.

4 RS 235.11 5 RS 172.010.58

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3 La pubblicazione di dati personali degni di particolare protezione necessita del consenso scritto della persona interessata.

Art. 7 Comunicazione dei dati a terzi 1 Nessun dato può essere comunicato a terzi, in particolare ai nuovi datori di lavoro, agli istituti bancari, agli istituti di credito e ai locatori senza il consenso scritto della persona interessata. Chi comunica dati si assicura previamente che la persona inte- ressata abbia dato il proprio consenso. 2 Il consenso della persona interessata è considerato dato se essa ha designato un altro impiegato quale referenza per eventuali informazioni sul proprio conto. 3 La comunicazione dei dati si limita alle informazioni necessarie allo scopo della domanda. 4 Le disposizioni del presente articolo si applicano anche all’impiegato che cambia unità all’interno dell’Amministrazione federale. È fatto salvo l’articolo 12.

Capitolo 2: Sistema d’informazione concernente il personale dell’Amministrazione federale

Art. 8 Contenuto I dati contenuti nel sistema d’informazione concernente il personale dell’Ammi- nistrazione federale (BV PLUS) figurano nell’allegato 1.

Art. 9 Struttura Il sistema BV PLUS si compone dei seguenti elementi: a. gestione dell’organizzazione per la rappresentazione della struttura organiz- zativa e funzionale del personale; b. amministrazione del personale per la gestione dei dati personali degli impie- gati; c. contabilità del personale per il conteggio e il versamento dello stipendio degli impiegati; d. rilevazione presenze del personale per la gestione dei dati tempo; e. gestione dei costi del personale per la pianificazione e il controllo dei costi del personale; f. sviluppo del personale per la pianificazione della carriera e dello sviluppo; g. gestione delle indennità per la pianificazione e la determinazione della retri- buzione; h. gestione degli eventi per l’amministrazione di manifestazioni e corsi;

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i. calcolo delle spese di viaggio per il rilevamento e la contabilità di viaggi, spese di viaggio e altre spese, nonché per il trasferimento al sistema finan- ziario; j. controlling del personale per la valutazione e l’analisi degli indicatori riguardanti il personale.

Art. 10 Trattamento dei dati e accesso ai dati 1 I servizi del personale, i centri di prestazione di servizi in materia di personale, i servizi finanziari e i servizi responsabili del supporto tecnico trattano i dati contenuti in BV PLUS ai fini dell’adempimento dei loro compiti di cui all’articolo 27a capo- verso 1 LPers. 2 Gli impiegati possono trattare i propri dati contenuti in BV PLUS, segnatamente i dati personali, i dati tempo e le spese, per quanto abbiano il diritto di accedervi. 3 I responsabili possono consultare e approvare i dati dei loro collaboratori, segna- tamente i dati tempo e le spese, per quanto abbiano il diritto di accedervi. 4I diritti d’accesso nonché la natura e la portata dell’accesso sono disciplinati nell’allegato 1. 5 Il regolamento per il trattamento dei dati disciplina, a complemento dell’articolo 4 capoverso 3, la forma del trattamento dei dati e i diritti d’accesso degli utenti.

Art. 11 Comunicazione dei dati

1 I dati non degni di particolare protezione contenuti in BV PLUS possono essere

comunicati ad altri sistemi d’informazione se: a. il sistema d’informazione poggia su una base legale; b. il sistema d’informazione è stato notificato all’Incaricato federale della pro- tezione dei dati e della trasparenza, ad eccezione delle collezioni di dati di cui all’articolo 18 OLPD6; c. per il sistema d’informazione è disponibile un regolamento per il trattamento dei dati.

2 La comunicazione di dati può avvenire attraverso un elenco di destinatari.

3 Le unità amministrative possono riprendere da BV PLUS i dati non degni di parti- colare protezione dei loro impiegati ai fini dell’amministrazione del personale nel loro ambito.

Art. 12 Trasferimento del diritto d’accesso ai dati Quando un impiegato cambia unità all’interno dell’Amministrazione federale, il diritto d’accesso ai dati di BV PLUS che lo riguardano è soppresso per l’unità di provenienza e trasferito alla nuova unità, ad eccezione dei dati di cui all’articolo 27a capoverso 3 lettera g LPers.

6 RS 235.11

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Art. 13 Conservazione 1 I dati dell’impiegato che lascia l’Amministrazione federale o decede sono conser- vati per dieci anni in BV PLUS. 2 Allo scadere di questo termine, si propone all’Archivio federale di custodirli. I dati considerati senza valore archivistico dall’Archivio federale sono distrutti.

Art. 14 Verbalizzazione

1 Gli accessi e le modifiche in BV PLUS sono costantemente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per due anni dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT).

Art. 15 Responsabilità

1 L’UFPER è responsabile di BV PLUS.

2 Le unità amministrative collegate a BV PLUS sono responsabili del trattamento dei dati gestiti da quest’ultimo nel campo di loro pertinenza; è fatta salva la responsabi- lità dei dipartimenti per i propri centri di prestazione di servizi in materia di persona- le. I servizi responsabili badano all’esattezza dei dati.

3 L’UFIT è responsabile della gestione tecnica di BV PLUS.

Capitolo 3: Dossier di candidatura Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 16 Contenuto Il dossier di candidatura può contenere in particolare i dati menzionati nell’alle- gato 2.

Art. 17 Trattamento dei dati I servizi del personale, i centri di prestazione di servizi in materia di personale e le persone responsabili della selezione dei candidati trattano nel loro ambito i dossier dei candidati.

Art. 18 Informazione sui test della personalità Prima dell’esecuzione dei test della personalità i candidati devono essere informati su: a. lo scopo dei test; b. l’utilizzazione dei risultati dei test; e c. la cerchia di persone che viene informata di questi risultati.

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Sezione 2: Sistema d’informazione per i dossier di candidatura

Art. 19 Scopo Il sistema d’informazione per il reclutamento di personale nell’Amministrazione federale (e-Recruiting BV) serve a mettere a concorso i posti di lavoro e a semplifi- care il processo di candidatura.

Art. 20 Struttura 1 Il sistema e-Recruiting BV si compone dell’applicazione e-Disposition e del modu- lo per la gestione delle candidature. 2 Con l’applicazione e-Disposition vengono redatti e pubblicati i bandi di concorso.

3 Nel modulo per la gestione delle candidature vengono registrati i posti da mettere a concorso, con le informazioni necessarie, e trattati i dati dei candidati.

Art. 21 Diritti d’accesso 1 La persona responsabile in seno al dipartimento assegna su richiesta delle unità amministrative i diritti d’acceso ai propri servizi del personale e centri di prestazione di servizi in materia di personale. 2 I servizi del personale e i centri di prestazione di servizi in materia di personale assegnano, in singoli casi, i diritti d’accesso alle persone responsabili della selezione dei candidati.

Art. 22 Diritto d’accesso, di rettifica e di cancellazione In caso di candidatura elettronica il candidato stesso può esercitare nel sistema e- Recruiting BV i diritti d’accesso, di rettifica e di cancellazione.

Art. 23 Verbalizzazione 1 Gli accessi e le modifiche nel sistema e-Recruiting BV sono costantemente verba- lizzati.

2 I verbali sono conservati per due anni dall’UFPER.

Art. 24 Responsabilità

1 L’UFPER è responsabile del sistema e-Recruiting BV.

2 Le unità amministrative sono responsabili dei dati gestiti nel loro ambito; è fatta salva la responsabilità dei dipartimenti per i propri centri di prestazione di servizi in materia di personale.

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Art. 25 Distruzione dei dati I servizi del personale e i centri di prestazione di servizi in materia di personale distruggono i dati del sistema e-Recruiting BV tre mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura. È fatto salvo l’articolo 27b capoverso 7 LPers.

Capitolo 4: Atti del personale Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 26 Contenuto I dati contenuti negli atti del personale figurano nell’allegato 3.

Art. 27 Trasmissione degli atti in caso di passaggio a un’altra unità amministrativa Se un impiegato passa ad un’altra unità amministrativa, gli atti del personale non sono trasmessi alla nuova unità amministrativa. Qualsiasi deroga deve essere conve- nuta con l’impiegato.

Art. 28 Conservazione, archiviazione e distruzione 1 I dati degli atti del personale sono conservati per i dieci anni seguenti la cessazione del rapporto di lavoro. Allo scadere del termine di conservazione dei dati, si propone all’Archivio federale di custodirli. I dati considerati senza valore archivistico dall’Archivio federale sono distrutti. 2 I risultati dei test della personalità e dei test di valutazione delle potenzialità sono conservati per cinque anni e poi distrutti. Questo termine si applica anche in caso di scioglimento del rapporto di lavoro.

3 Le valutazioni delle prestazioni e le decisioni basate su una valutazione sono

conservate per cinque anni. Esse possono essere conservate eccezionalmente più a lungo se una controversia concernente pretese derivanti dal rapporto di lavoro lo giustifica. In un simile caso sono conservati al più tardi fino alla conclusione della procedura e poi distrutti.

Sezione 2: Sistema d’informazione per gli atti del personale

Art. 29 Scopo Il sistema d’informazione per gli atti del personale dell’Amministrazione federale (atti del personale BV) serve ad amministrare, gestire e archiviare elettronicamente i dati personali degli impiegati.

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Art. 30 Sistema d’informazione per gli atti del personale dell’Aggruppamento Difesa 1 Il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport gestisce un proprio sistema d’informazione per gli atti del personale dell’Aggruppamento Difesa. 2 Questo sistema è disciplinato negli articoli 34a–34f dell’ordinanza del 16 dicembre

20097 sui sistemi d’informazione militari.

Art. 31 Dati ripresi da BV PLUS I dati non degni di particolare protezione possono essere ripresi da BV PLUS.

Art. 32 Diritti d’accesso 1 La persona responsabile in seno al dipartimento assegna su richiesta delle unità amministrative i diritti d’acceso ai propri servizi del personale e centri di prestazione di servizi in materia di personale. 2 I servizi del personale e i centri di prestazione di servizi in materia di personale assegnano ai superiori, in singoli casi, un diritto d’accesso limitato nel tempo.

Art. 33 Verbalizzazione 1 Gli accessi e le modifiche nel sistema atti del personale BV sono costantemente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per due anni dall’UFIT.

Art. 34 Responsabilità

1 L’UFPER è responsabile del sistema atti del personale BV.

2 Le unità amministrative collegate al sistema atti del personale BV sono responsabi- li del trattamento dei dati gestiti da quest’ultimo nel campo di loro pertinenza; è fatta salva la responsabilità dei dipartimenti per i propri centri di prestazione di servizi in materia di personale. I servizi responsabili badano all’esattezza dei dati. 3 L’UFIT è responsabile della gestione tecnica del sistema atti del personale BV.

Art. 35 Diritto d’accesso I servizi del personale consentono un accesso limitato nel tempo ai dati del sistema atti del personale BV agli impiegati che chiedono di consultare i propri atti.

7 RS 510.911

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Capitolo 5: Fascicoli della Consulenza sociale del personale dell’Amministrazione federale

Art. 36 1 La CSPers tratta i dati necessari all’adempimento dei propri compiti, in particolare i dati concernenti la situazione finanziaria e familiare degli impiegati. 2 I fascicoli concernenti le misure d’assistenza sociale sono conservati presso la CSPers. 3 Essi sono conservati per cinque anni dopo l’attuazione delle misure e poi distrutti.

Capitolo 6: Dati relativi alla salute

Art. 37 Contenuto dei documenti medici I documenti medici comprendono il questionario d’assunzione, i rapporti e i certifi- cati medici, gli accertamenti medici del servizio medico nonché la valutazione del rischio d’invalidità e di morbilità necessari a valutare l’attitudine dei candidati al momento dell’assunzione e degli impiegati nel corso del rapporto di lavoro.

Art. 38 Trattamento dei dati 1 I documenti medici sono tenuti su supporto cartaceo. Taluni dati, quali il nome dell’impiegato e la diagnosi, possono essere trattati in un sistema d’informazione a fini di fatturazione o di allestimento di statistiche.

2 Il sistema d’informazione dei dati medici deve rimanere un sistema chiuso.

Art. 39 Diritto d’accesso Se ritiene che le informazioni contenute nei documenti medici possano essere pre- giudizievoli per l’impiegato, il servizio medico può comunicare i dati a un medico di fiducia designato dall’impiegato.

Art. 40 Comunicazione di dati a terzi 1 Soltanto le conclusioni tratte da constatazioni mediche del servizio medico sono comunicate al servizio del personale. Il contenuto dei documenti medici è comunica- to al servizio del personale o a terzi soltanto se l’impiegato ha dato previamente il suo consenso scritto. 2 Se l’impiegato non dà il suo consenso, il servizio giuridico dell’UFPER può auto- rizzare il servizio medico a trasmettere dati relativi alla salute o documenti medici ai servizi interessati (art. 28 cpv. 3 e 4 LPers).

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Art. 41 Conservazione 1 I documenti medici dei candidati e degli impiegati sono conservati presso il servi- zio medico designato dal Dipartimento federale delle finanze. 2 Essi sono conservati per i 40 anni seguenti la cessazione del rapporto di lavoro. Allo scadere di questo termine, sono distrutti.

Capitolo 7: Disposizioni finali

Art. 42 Abrogazione e modifica del diritto vigente

1 L’ordinanza del 3 luglio 20018 concernente la protezione dei dati personali

nell’Amministrazione federale è abrogata. 2 L’ordinanza del 16 dicembre 20099 sui sistemi d’informazione militari è modifi- cata secondo la versione qui annessa.

Art. 43 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2012.

26 ottobre 2011 In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Micheline Calmy-Rey La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

8 RU 2001 2251, 2009 5101 9 RS 510.911

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Allegato 1 (art. 8 e 10 cpv. 4)

BV PLUS Dati, portata dell’accesso e diritto al trattamento dei dati

Legenda

Osservazioni Portata Scopo M¹ Mutazione solo su mandato scritto UA A Intera Amministrazione federale 1 Gestione del personale M² Mutazione solo per emergenze aziendali B Più settori contabili su mandato 2 Controlling/Approvazione M³ Mutazione solo mediante portale RU C Proprio settore contabile 3 Revisioni (limitate nel tempo) M Mutazione D Propri dati 4 Controlling S Lettura E Propri dati e dati dei collaboratori 5 Sostegno della gestione G Approvazione subordinati 6 Servizio tecnico

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Solo via portale S, M³ S, G, M³ Solo lettura S S S Mutazione M¹ M² M M Scopo 5 6 3 3 1 1 4 1 1, 2 Portata A A A A B C C D E Azioni in materia di personale M¹ M² S S M M S S Attribuzione organizzativa M¹ M² S S M M S S S Dati personali M¹ M² S S M M M³ M³ Stato del conteggio M¹ M² S S M M M³ M³ Disabilità M¹ M² S S M M Diritto al congedo M¹ M² S S M M S S Indirizzi M¹ M² S S M M M³ M³ Orario di lavoro teorico M¹ M² S S M M S S Retribuzione di base M¹ M² S S M M S S Relazioni bancarie M¹ M² S S M M M³ Versamenti esterni M¹ M² S S M M Retribuzione e deduzioni ricorrenti M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Pagamenti complementari M¹ M² S S M M Elementi del contratto M¹ M² S S M M S S Gestione delle trasferte M¹ M² S S M M S Osservanza dei termini M¹ M² S S M M S S Famiglia / persona di riferimento M¹ M² S M M M³ M³ Formazione M¹ M² M M S S Altri / precedenti datori di lavoro M¹ M² M M Qualifiche EDA Valutazioni M¹ M² M M Ripartizione dei costi M¹ M² S S M M S S Procure M¹ M² M M Dati interni M¹ M² M M S S Statistiche M¹ M² M M Funzioni interne M¹ M² S M M S S Istruzioni M¹ M² S M M Assicurazione sociale svizzera M¹ M² S S M M S S Assicurazioni M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Dati fiscali Svizzera M¹ M² S S M M S S Prestiti M¹ M² S S M M S S Indicazioni sulla data M¹ M² S S M M S S Prestiti / mutui M¹ M² S S M M Statuto di dimora M¹ M² S S M M Informazione rilevazione presenze M¹ M² S S M M S S Adesioni M¹ M² S S M M S Versamenti di prestiti / mutui M¹ M² S S M M Servizio militare / civile M¹ M² S S M M M³ M³ Compensazione diritti al congedo M¹ M² S S M M S S Comunicazione M¹ M² S S M M S S Messaggi M¹ M² S S M M S Dati base Cassa pensioni M¹ M² S S M M Valori individuali Cassa pensioni M¹ M² S S M M Azioni complementari M¹ M² S S M M Valori default foglio del tempo di lavoro M¹ M² S S M M Occupazione accessoria M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Statuto esportazione S S Indennità monte ore M¹ M² S S M M Informazione sulla trasmissione di dati S S Indennità di residenza Ufficio M¹ M² S S M M S S Pianificazione costi del personale M¹ M² S S M M Spese di formazione e perfezionamento Svizzera M¹ M² S S M M Oggetto (Unità organizzativa, posti in organico) M¹ M² S S M M S S Oggetto (posto) M¹ M² S S Collegamento M¹ M² S S M M S S Descrizione verbale (Unità organizzativa, posti in organico) M¹ M² S S M M Stato maggiore (Unità organizzativa, posti in organico) M¹ M² S S M M Pagamento teorico M¹ M² S S M M Vacante M¹ M² S S M M Caratteristiche contabilizzazione (Unità organizzativa, posti in M¹ M² S S M M organico) Tempo di lavoro (Unità organizzativa, posti in organico) M¹ M² S S M M Gruppo / cerchia di collaboratori M¹ M² S S M M

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Indicazione

UFPER-CCRU (supporto) UFIT-CCSAP (supporto) Centri di prestazione di servizi Servizi del personale Servizi delle finanze Revisori Collaboratori Superiori CDF

Ripartizione dei costi (Unità organizzativa, posti in organico) M¹ M² S S M M S Indirizzi (Unità organizzativa) M¹ M² M M Categoria di personale M¹ M² M M Assenze M¹ M² M M M³ S Presenze M¹ M² M M M³ S Reperibilità M¹ M² M M M³ G, M³ Monte ore assenze M¹ M² M M S S Monte ore presenze M¹ M² M M M³ G, M³ Giustificativi controprestazione M¹ M² M M Eventi tempo M¹ M² M M M³ S Default trasferimento tempo M¹ M² M M S S Correzione monte ore M¹ M² M M S Pianificazione dei costi M¹ M² S S M M Diritti all’estero M¹ M² S S M M Retribuzione di base informazioni supplementari M¹ M² S S M M S S Approvazioni M¹ M² S S M³ G

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Allegato 2 (art. 16)

Dati del dossier di candidatura

Fotografia Titolo Intestazione Nome Cognome Data di nascita Indirizzo e-mail Password Lingua di corrispondenza Via NPA Luogo Paese Telefono Lettera di motivazione Curriculum vitae Attestati, diplomi, referenze e altri documenti

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Allegato 3 (art. 26)

Dati degli atti del personale

1 Reclutamento del personale

1.1 Dossier di candidatura

1.2 Documentazione di assunzione

1.3 Sicurezza

2 Gestione del personale

2.1 Dati personali e dati relativi alla famiglia e alle persone di riferimento

2.2 Descrizioni dei posti

2.3 Certificati

2.4 Tempo di lavoro

2.5 Impiego del personale

2.6 Atti disciplinari

2.7 Autorizzazioni

2.8 Cariche pubbliche e occupazioni accessorie

3 Retribuzione del personale

3.1 Stipendio / indennità

3.2 Spese

3.3 Premi

3.4 Prestazioni accessorie allo stipendio / agevolazioni

3.5 Custodia di bambini complementare alla famiglia

4 Assicurazioni sociali

4.1 AVS/AI/IPG/AD

4.2 INSAI / assicurazione contro gli infortuni

4.3 Assegni familiari

4.4 PUBLICA

4.5 Assicurazione militare (AM)

5 Salute

5.1 Attestato d’idoneità all’entrata

5.2 Valutazione dell’idoneità medica

5.3 Certificati medici

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5.4 Autorizzazione per medici e assicurazioni

5.5 Richieste / pareri del servizio medico

5.6 Durata delle assenze dovute a malattia e infortunio

6 Assicurazioni in generale

6.1 Documentazione su casi di responsabilità civile

6.2 Danni agli effetti personali

7 Sviluppo del personale

7.1 Formazione e perfezionamento

7.2 Misure di sviluppo

7.3 Qualifiche

7.4 Competenze sociali e professionali

7.5 Risultati dei test della personalità e dei test di valutazione delle potenzialità

7.6 Sviluppo dei quadri

7.7 Formazione professionale di base

8 Uscita / passaggio

8.1 Disdetta da parte del datore di lavoro (DL)

8.2 Disdetta da parte del collaboratore (COLL)

8.3 Pensionamento

8.4 Decesso

8.5 Formalità d’uscita

8.6 Formalità del passaggio

9 Determinate categorie di personale

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Allegato 4 (art. 42 cpv. 2)

Modifica del diritto vigente

I L’ordinanza del 16 dicembre 200910 sui sistemi d’informazione militari (OSIM) è modificata come segue:

Ingresso visto l’articolo 186 della legge federale del 3 ottobre 200811 sui sistemi d’informazione militari (LSIM); visti gli articoli 27c capoverso 7 della legge del 24 marzo 200012 sul personale federale (LPers),

Titolo prima dell’art. 34a Sezione 8: Sistema d’informazione degli atti del personale Difesa

Art. 34a Organo responsabile Il settore Personale Difesa gestisce il Sistema d’informazione degli atti del personale Difesa (SIAPD).

Art. 34b Scopo Il SIAPD serve all’Aggruppamento Difesa ad amministrare, gestire e archiviare i dati personali e i dati relativi al conteggio degli impiegati.

I dati personali e i dati relativi al conteggio contenuti nel SIAPD sono elencati nell’allegato 13a.

Art. 34d Raccolta dei dati I settori specialistici competenti per il personale raccolgono i dati per il SIAPD presso:

10 RS 510.911 11 RS 510.91 12 RS 172.220.1

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a. il sistema BV PLUS attraverso un’interfaccia; b. gli impiegati e i loro superiori diretti; c. gli organi competenti.

Art. 34e Comunicazione dei dati 1 I settori specialistici della Difesa competenti per il personale accordano l’auto- rizzazione di accedere al SIAPD mediante procedura di richiamo agli organi e alle persone seguenti: a. gli impiegati, per la consultazione e il trattamento dei propri dati; b. i superiori, per la consultazione dei dati degli impiegati loro subordinati e per il controllo e l’approvazione dei dati dei loro impiegati trattati da loro stessi.

2 Ogni accesso agli atti del personale è sottoposto a un controllo elettronico

dell’autorizzazione e verbalizzato elettronicamente. I verbali sono conservati per due anni presso la Base d’aiuto alla condotta dell’esercito (BAC). 3 I settori specialistici competenti per il personale aggiornano periodicamente i dati del SIAPD attraverso l’interfaccia con il sistema BV PLUS.

Art. 34f Conservazione dei dati 1 I dati del SIAPD sono conservati per i dieci anni seguenti la cessazione del rappor- to di lavoro. 2 Allo scadere del termine di conservazione dei dati, si propone all’Archivio federale di custodirli. I dati considerati senza valore archivistico dall’Archivio federale sono distrutti. 3 I risultati dei test della personalità e dei test di valutazione delle potenzialità sono conservati per cinque anni e poi distrutti. Questo termine si applica anche in caso di scioglimento del rapporto di lavoro.

4 Le valutazioni delle prestazioni e le decisioni basate su una valutazione sono

II Alla presente ordinanza è aggiunto un nuovo allegato 13a conformemente all’appen- dice dell’OSIM.

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Appendice dell’OSIM (all. 4 cifra II OPDPers)

Allegato 13a

Dati del SIAPD

1. Reclutamento del personale

1.1 Dossier di candidatura

1.2 Documentazione di assunzione

1.3 Sicurezza

2. Gestione del personale

2.1 Dati personali e dati relativi alla famiglia e alle persone di riferimento

2.2 Descrizioni dei posti

2.3 Certificati

2.4 Tempo di lavoro

2.5 Impiego del personale

2.6 Atti disciplinari

2.7 Autorizzazioni

2.8 Cariche pubbliche e occupazioni accessorie

3. Retribuzione del personale

3.1 Stipendio / indennità

3.2 Spese

3.3 Premi

3.4 Prestazioni accessorie allo stipendio / agevolazioni

3.5 Custodia di bambini complementare alla famiglia

4. Assicurazioni sociali

4.1 AVS/AI/IPG/AD

4.2 INSAI / assicurazione contro gli infortuni

4.3 Assegni familiari

4.4 PUBLICA

4.5 Assicurazione militare (AM)

Protezione dei dati personali nell’Amministrazione federale RU 2011

5. Salute

5.1 Attestato d’idoneità all’entrata

5.2 Valutazione dell’idoneità medica

5.3 Certificati medici

5.4 Autorizzazione per medici e assicurazioni

5.5 Richieste / pareri del servizio medico

5.6 Durata delle assenze dovute a malattia e infortunio

6. Assicurazioni in generale

6.1 Documentazione su casi di responsabilità civile

6.2 Danni agli effetti personali

7. Sviluppo del personale

7.1 Formazione e perfezionamento

7.2 Misure di sviluppo

7.3 Qualifiche

7.4 Competenze sociali e professionali

7.5 Risultati dei test della personalità e dei test di valutazione delle potenzialità